Ngày nay, có sự trao đổi email liên tục giữa các cá nhân, công ty, v.v. dẫn đến lượng thư trong hộp thư của chúng ta ngày càng tăng. Việc quản lý và truy xuất một số lượng lớn email mọi lúc trở nên khó khăn. Do đó, để giải quyết vấn đề này, khái niệm Lưu trữ Email^{(Email Archiving)} đã ra đời. Hãy để chúng tôi xem nó chính xác là gì và làm cách nào để lưu trữ email trong Microsoft Outlook 2019/2016 .

Lưu trữ Email là gì

Lưu trữ Email^{(Email Archiving)} là một quy trình quản lý email nhằm quản lý và lưu trữ các email của bạn một cách có hệ thống. Nó lưu trữ vĩnh viễn và bảo mật dữ liệu của bạn mà không bị mất dữ liệu. Về cơ bản^(Basically) , khi bạn lưu trữ một email, nó sẽ biến mất khỏi hộp thư đến của bạn mà không bị xóa và được lưu trữ trong thư mục Lưu trữ^{(Archive folder)} . Những email bạn không muốn xóa vì bạn có thể cần chúng trong tương lai có thể được lưu trữ. Tất cả các email trong thư mục lưu trữ có thể được khôi phục nếu cần thiết để nội dung quan trọng không bị mất. Việc lưu trữ^(Archiving) sẽ chuyển các email từ máy chủ thư mạng sang máy tính cục bộ của bạn.

Cách lưu trữ Email trong Outlook

Để mở Microsoft Outlook , hãy nhấp vào nút Bắt đầu^(Start) và cuộn xuống Outlook để mở.

Đi tới Hộp thư^(Inbox) đến của bạn và mở email bạn muốn lưu trữ. Khi thư của bạn được mở, bạn sẽ thấy tùy chọn Lưu trữ^(Archive) trong thanh menu ở đầu hộp thư của mình.

Nhấp vào Lưu trữ^(Archive) và bạn sẽ nhận thấy rằng email của bạn đã biến mất khỏi hộp thư đến. Bạn sẽ tìm thấy tất cả các email như vậy trong thư mục Lưu trữ^(Archive) mà bạn có thể thấy ở ngăn bên trái. Nhấp^(Click) vào thư mục lưu trữ để xem chúng.

Bạn có thể tìm kiếm một thư cụ thể mà bạn đang tìm kiếm trong hộp tìm kiếm ở trên. Bạn có thể lọc các email và sắp xếp chúng từ mới nhất hoặc cũ nhất ở trên cùng theo yêu cầu của bạn. Bạn cũng có thể sắp xếp các email theo ngày, kích thước, chủ đề, tầm quan trọng, danh mục, v.v.

Thật đơn giản để lưu trữ email trong Outlook và do đó có thể được thực hiện một cách hiệu quả.

Lưu trữ hàng loạt email trong Outlook

Để lưu trữ hàng loạt email trong Outlook , hãy mở File > Info > Tools và chọn Dọn dẹp các mục cũ^{(Clean up old items)} .

Chọn Lưu trữ thư mục này và tất cả các thư mục con^{(Archive this folder and all subfolders)} , rồi chọn thư mục bạn muốn lưu trữ.

Tiếp theo, trong Lưu trữ các mục cũ hơn, hãy nhập ngày.

Chọn Bao gồm các mục với tùy chọn Không tự động lưu trữ để lưu trữ đã chọn^{(Do not AutoArchive to archive checked option)} .

Nhấp vào OK và thoát.

Đọc^(Read) : Cách Tự động lưu trữ các mục cũ của bạn trong Microsoft Outlook .

Cách truy xuất email đã lưu trữ trong Outlook

Để truy cập các email đã lưu trữ của bạn trong Microsoft Outlook :

1. Mở Outlook
2. Chọn ID email
3. Nhấp vào thư mục Lưu trữ
4. Bạn sẽ thấy tất cả các email đã lưu trữ của mình ở đây.

Tôi hy vọng bạn thấy bài viết này hữu ích.

How to archive Emails & retrieve archived emails in Outlook

Today, there is a conѕtant exchange of emails between individuals, companies, etc. which has resulted in a growing volume of mails in our mailboxes. It has beсome difficult to manage and retrieve a large number оf emails еvery time. Thus, to resolve this рroblem, the concept of Email Archiving came into existence. Let us see what it is exactly and how can an email be archived in Microsoft Outlook 2019/2016.

What is Email Archiving

Email Archiving is an email management process that manages and files your emails systematically. It permanently stores and secures your data without any data loss. Basically, when you archive an email, it disappears from your inbox without being deleted and is stored in the Archive folder. The emails which you do not want to delete because you may need them in the future can be archived. All the emails in the archive folder can be restored if required so that the important content is not lost. Archiving will move emails off of the network mail server to your local computer.

How to archive Emails in Outlook

To open Microsoft Outlook, click on the Start button and scroll down to Outlook to open it.

Go to your Inbox and open the email you wish to archive. Once your mail is open, you will see the Archive option in the menu bar at the top of your mailbox.

Click on Archive and you will notice that your email has disappeared from the inbox. You will find all such emails in the Archive folder that you can see in the left pane. Click on the archive folder to view them.

You can search for a particular mail that you are looking for in the search box above. You can filter the emails and sort them from the newest or oldest on top as per your requirements. You can also arrange the emails according to date, size, subject, importance, categories, and so on.

It is that simple to archive emails in Outlook and hence can be done in an efficient manner.

Bulk archive email in Outlook

To bulk archive email in Outlook, open File > Info > Tools, and select Clean up old items.

Select Archive this folder and all subfolders, and choose the folder you want to archive.

Next, under Archive items older than, enter a date.

Select Include items with Do not AutoArchive to archive checked option.

Click OK and exit.

Read: How to Auto archive your old items in Microsoft Outlook.

How to retrieve archived emails in Outlook

To access your archived emails in Microsoft Outlook:

1. Open Outlook
2. Select the email ID
3. Click on Archive folder
4. You will see all your archived emails here.

I hope you find this post useful.

Related posts

• Body của Emails or Text là mất tích trong Outlook

• Không thể xóa Emails or Folders trong Outlook

• Làm thế nào để mã hóa Emails trong Microsoft Outlook app and Outlook.com

• Cách mở MIME Emails and Attachments bằng Outlook

• Làm thế nào để nhớ lại một Email trong Outlook? Email s Unsend

• Cách yêu cầu Read Receipts trong Microsoft Outlook

• Cách tạo và thiết lập ID custom domain email trong Outlook

• Fix Outlook Send/Receive error 0x8004102A

• Cách cài đặt Outlook trên Web dưới dạng Progressive Web App

• Cách tạo và thêm Holidays lên Outlook Calendar

• Làm thế nào để sử dụng Gmail From Outlook.com interface

• Cách chia sẻ Calendar trong Outlook

• Lỗi tải tin nhắn Outlook error trên Android mobile

• Chúng tôi không thể lên lịch lỗi cuộc họp - Lỗi nhóm trong Outlook

• Cách chuyển tiếp email hoặc vô hiệu hóa chuyển tiếp trái phép bằng Outlook.com

• Convert NSF để PST sử dụng NSF tự do PST converter công cụ

• Autocomplete không hoạt động chính xác trong Outlook

• Cách thêm Outlook Smart Tile lên New Tab Page bằng Edge

• Sự cố thiết lập custom domain email với Outlook

• Outlook Error 80041004 Đồng bộ hóa folder hierarchy của bạn