Khi một doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân muốn tạo một tài liệu nhất quán như biểu mẫu, thư hoặc nhãn gửi thư giống hệt nhau ngoại trừ thông tin cụ thể, chẳng hạn như tên, địa chỉ hoặc số điện thoại của Người nhận^(Recipient) . Để làm điều này, bạn cần thực hiện quy trình Kết hợp Thư^{(Mail Merge)} , quy trình này cho phép bạn tạo một tài liệu tùy chỉnh đơn giản.

Cách sử dụng Kết hợp Thư trong Word

Công cụ trộn^{(Mail Merge)} thư trên tab gửi thư của Microsoft Word cho phép bạn thực hiện kết hợp thư^{(Mail Merging)} . Những công cụ này là

• Start Mail Merge : Start Mail Merge tạo một tài liệu và gửi cho nhiều người. Bạn có thể chèn các trường như Tên và Địa chỉ^(Address) . Word sẽ tạo một bản sao cho từng Người nhận^(Recipient) và thay thế các trường đó bằng thông tin của người đó.
• Chọn Người nhận^{(Select Recipient)} : Chọn Người nhận^(Recipient) cho phép bạn chọn danh sách những người bạn muốn gửi tài liệu của mình.
• Chỉnh sửa danh sách người nhận^{(Edit Recipient List)} : Thao tác này thay đổi danh sách người nhận của bạn hoặc chọn những người cụ thể để nhận thư. Trong công cụ này, bạn có thể sắp xếp, lọc, tìm và loại bỏ các bản sao và xác thực địa chỉ của danh sách.

Cách thiết lập Phối thư^{(Mail Merge)} thủ công cho các chữ cái

• Để thiết lập Phối thư^{(Mail Merge)} thủ công cho một bức thư, trước tiên bạn cần tạo một tài liệu trống, hãy chuyển đến tab Gửi thư^{(Mailing tab)} .
• Chọn Bắt đầu trộn thư^{(Start Mail Merge)} , sau đó chọn Thư^(Letters) .
• Nhấp vào Chọn người nhận^{(Select Recipients)} .
• Một menu thả xuống sẽ xuất hiện; bạn có thể chọn để chọn Nhập danh sách mới^{(Type a New List)} , sử dụng danh sách hiện có^{(Use an Existing List)} , chọn từ Danh sách liên hệ Outlook^{(choose from Outlook Contacts)} .

Chúng tôi sẽ sử dụng Type a New List .

Một hộp thoại có nhãn Danh sách địa chỉ ^{(Address List)}mới^{( New)} sẽ bật lên. Trong hộp thoại, bạn có thể nhập văn bản vào các hàng và cột. Ở bên trái của hộp thoại Danh sách Địa chỉ Mới , một số lệnh cho phép bạn sửa đổi danh sách của mình; ^{(New Address List)}chúng được gọi là Mục nhập mới^{(New Entry)} , Xóa mục nhập, Tìm^(Find) và Tùy chỉnh các cột^{(Customize Columns)} .

Để thêm một hàng mới, hãy nhấp vào Mục nhập mới^{(New Entry)} . Để xóa một hàng, hãy chọn Xóa mục nhập^{(Delete Entry)} . Để thêm, xóa, đổi tên, di chuyển lên và xuống các Cột^(Columns) , Chọn ^(Select) Tùy chỉnh Cột^{(Customize Columns)} . Nhập Dữ liệu^{(Enter Data)} vào danh sách của bạn, chọn OK và Lưu^(Save) tệp của bạn. Nếu bạn muốn quay lại và chỉnh sửa danh sách của mình, hãy nhấp vào Chỉnh sửa Danh sách Người nhận^{(Edit Recipient List)} , bây giờ hãy chỉnh sửa.

Bây giờ bạn có thể viết hoặc sao chép một bức thư vào tài liệu.

Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn các trường và chọn Chèn và Hợp nhất Trường^{(Insert and Merge Fields)} ; chọn các lĩnh vực bạn muốn. Bạn có thể xem bản xem trước các Trường của mình bằng cách nhấp vào Kết quả Xem trước ABC^{(ABC Preview Results)} .

Để quay lại các tài liệu hiển thị các trường, hãy bấm lại vào Kết quả Xem trước ABC^{(ABC Preview Results)} .

Bây giờ chọn Hoàn tất và Hợp nhất^{(Finish and Merge)} . Bạn có thể chọn Chỉnh sửa Tài liệu Cá nhân^{(Edit Individual Documents)} , In Tài liệu^{(Print Document)} và Gửi Tin nhắn Email^{(Send Email Messages)} . Chọn sự lựa chọn của bạn; thì bạn sẽ thấy kết quả.

Sử dụng Trình hướng dẫn Kết hợp Thư^{(Mail Merge Wizard)} cho Thư^(Letter)

Lần này, chúng tôi sẽ tạo phối thư bằng cách sử dụng Trình hướng dẫn trộn thư từng bước^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)} , đây là quy trình dễ dàng nhất trong việc tạo phối thư^{(Mail Merge)} .

1. Đi tới Bắt đầu Thiết lập Thư^{(Start Mail Setup)} ở cuối Trình đơn thả xuống^{(Drop-Down Menu)} và chọn Trình hướng dẫn Kết hợp Thư Từng bước^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)} .
2. Ngăn Hợp nhất Thư^{(Mail Merge Pane)} sẽ xuất hiện ở bên phải. Chọn một loại tài liệu^{(Document Type)} ; chúng tôi sẽ Chọn Thư^(Letter) . Bây giờ hãy nhấp vào Tiếp theo^(Next) .
3. Chúng tôi sẽ sử dụng Tài liệu Hiện tại^{(Current Document)} .
4. Chọn Người nhận^(Recipients) : Bạn có thể chọn nhập một danh sách mới, chọn từ danh sách liên hệ xem và viết một danh sách mới. Chúng tôi đang đi đến một danh sách hiện có.
5. Duyệt^(Browse) để chọn tệp. Sau đó Nhấp vào ^(Click) Tiếp theo^(Next) , sau đó OK . Người nhận Mail Merge^{(Mail Merge recipients)} sẽ bật lên
6. Bạn có thể chọn bật hoặc tắt Người nhận^(Recipients) bằng cách đánh dấu chọn và bỏ chọn Hộp^(Box) ; chúng ta sẽ nhấp vào OK , sau đó nhấp vào Tiếp theo^(Next) .
7. Viết thư của bạn^{(Write Your Letter)} . Phần giới thiệu này Thêm^{(Add Recipient)} thông tin Người nhận vào thư của bạn. Đặt con trỏ ở nơi chúng ta muốn thông tin đi đến.
8. Chúng tôi sẽ sử dụng Khối địa chỉ^{(Address Block)} ; Hộp thoại ^{(Dialog Box)}Chèn địa chỉ^{(Insert Address)} sẽ xuất hiện. Bạn có thể chọn định dạng bạn muốn.
9. Có một Nút Điều hướng^{(Navigation Button)} ở bên phải của cửa sổ Chèn Khối địa chỉ^{(Insert Address Block)} cho phép bạn di chuyển qua khối địa chỉ.
10. Chọn địa chỉ, sau đó bấm OK . Trên Ngăn Phối Thư^{(Mail Merge Pane)} , bạn cũng có thể chèn lời chào bằng cách bấm vào Dòng Lời chào^{(Greeting Line )} để chọn lựa chọn của bạn, OK   và sau đó Tiếp theo^(Next) .
11. Xem trước Thư của bạn^{(Preview Your Letters)} . Dưới phần xem trước đoạn thư của bạn, có một nút điều hướng (<< Recipient>>) cho phép bạn điều hướng khối địa chỉ của mình, rồi đến Tiếp theo^(Next) .
12. Hoàn thành hợp nhất - Bạn sẽ thấy hai lựa chọn để Chỉnh sửa Cá nhân^{(Edit Individual)} hoặc Nguyên tắc^(Prin) t. Chọn Chỉnh sửa Cá nhân.^{(Edit Individual.)}

Bây giờ chúng ta có một Hợp nhất Thư^{(Mail Merge)} .

Hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận nếu bạn có bất kỳ vấn đề gì và sẽ liên hệ lại với bạn.

How to use Mail Merge for Letters in Word

When a business, organіzation, or іndividual wants tо creatе a consistent document such as forms, letterѕ, or mailing labels that are identical except for specific information, for instance, the name, address, or telephone number of the Recipient. To do this, you need to perform the Mail Merge process, which allows you to create a simple customized document.

How to use Mail Merge in Word

The Mail Merge Tools on the Mailing Tab of Microsoft Word allows you to perform Mail Merging.  These tools are

• Start Mail Merge: The Start Mail Merge create one document and send it to multiple people. You can insert fields such as Name and Address. Word will make a copy for each Recipient and replace those fields with the person’s info.
• Select Recipient: Select Recipient allows you to choose the list of people you would like to send your document.
• Edit Recipient List: This changes your recipient list or chooses specific people to receive the mailing. In this tool, you can sort, filter, find and remove duplicates and validate the list’s addresses.

How to set up a Manual Mail Merge for letters

• To set up a Manual Mail Merge for a letter, you need first to create a blank document, go to the Mailing tab.
• Select Start Mail Merge, then select Letters.
• Click Select Recipients.
• A drop-down menu will appear; you can choose to select Type a New List, Use an Existing List, choose from Outlook Contacts.

We are going to use Type a New List.

A dialog box labeled New Address List will pop up. In the dialog box, you can enter text into the rows and columns. On the left of the New Address List dialog box, some commands allow you to modify your list; these are called New Entry, Delete Entry, Find and Customize Columns.

To add a new row, click New Entry. To delete a row, select Delete Entry. To add, delete, rename, move up and down Columns, Select Customize Columns. Enter Data into your list, choose OK and Save your file. If you want to go back and edit your list click Edit Recipient List, now edit.

Now you can write or copy a letter into the document.

Place the cursor where you want to insert fields and select Insert and Merge Fields; choose the fields you want. You can see a preview of your Fields by clicking ABC Preview Results.

To return to the documents showing the fields, click on the ABC Preview Results again.

Now select Finish and Merge. You can choose to Edit Individual Documents, Print Document, and Send Email Messages. Select your choice; then you will see the result.

Using the Mail Merge Wizard for the Letter

This time, we will create the mail merge by using the Step-By-Step Mail Merge Wizard, which is the easiest process in creating a Mail Merge.

1. Go to Start Mail Setup at the bottom of the Drop-Down Menu and select Step-By-Step Mail Merge Wizard.
2. A Mail Merge Pane will appear on the right. Select a Document Type; we will Choose Letter. Now click Next.
3. We are going to use the Current Document.
4. Select Recipients: You can choose to type a new list, select from outlook contacts, and write a new list. We are going to an existing list.
5. Browse to select the file. Then Click Next, then OK. Mail Merge recipients will pop up
6. You can choose to enable or disable the Recipients by ticking and unticking the Box; we will click OK, then Next.
7. Write Your Letter. This showcase Add Recipient information to your letter. Place the cursor where we want the information to go.
8. We will use Address Block; an Insert Address Dialog Box will appear. You can choose the format you want it in.
9. There is a Navigation Button on the right of the Insert Address Block window that allows you to move through the address block.
10. Choose the address, then click OK. On the Mail Merge Pane you can also insert a greeting by clicking the Greeting Line choose your selection, OK  and then Next.
11. Preview Your Letters. Under preview your letter paragraph, there is a navigation button that (<< Recipient>>) allows you to navigate your address block, then Next.
12. Complete merge – You will see two choices either to Edit Individual or Print. Select Edit Individual.

Now we have a Mail Merge.

Let us know in the comments if you have any problems and will get back to you.

Related posts

• Cách sử dụng Mail Merge bằng Word đến Create Letters, Labels và phong bì

• Cách tạo kết hợp thư trong Microsoft Word

• Làm thế nào để sử dụng Rewrite Suggestions trong Word cho Web application

• Excel, Word or PowerPoint không thể bắt đầu lần trước

• Làm thế nào để tạo ra một Booklet or Book với Microsoft Word

• Fix Error, Bookmark không được xác định trong Microsoft Word

• Jarte là một Word Processor di động miễn phí giàu tính năng cho Windows PC

• Lưu Word document không hiển thị trên print preview or printing ra

• Làm thế nào để làm cho một tờ trong Microsoft Word

• Cách sử dụng Quick Parts Document Property feature bằng Word

• Add, Change, Remove Author từ Author Property trong Office document

• ASD file là gì và cách mở nó trong Microsoft Word?

• Làm thế nào để so sánh hai Word tài liệu và sự khác biệt nổi bật

• Làm thế nào để thêm, loại bỏ hoặc trang chèn số trong Word

• Làm thế nào để chuyển đổi Table để Text and Text để Table trong Word

• Làm thế nào để chèn hình mờ trong Word document

• Word Mở tài liệu ở chế độ chỉ đọc trong Windows 10

• Cách vẽ trong Microsoft Word bằng các công cụ Draw Tab

• Làm thế nào để thay đổi File Format mặc định để lưu trong Word, Excel, PowerPoint

• Làm thế nào để bắt đầu Word, Excel, PowerPoint, Outlook trong Safe Mode