Nếu bạn đang làm việc với dữ liệu trong Excel mà bạn đã nhập từ các nguồn khác, đôi khi bạn phải làm việc với dữ liệu không có định dạng mà bạn muốn. Điều này đặc biệt đúng với văn bản được phân tách bằng dấu phẩy nằm trong các ô đơn lẻ.

Cách duy nhất để xử lý dữ liệu đó là tách một ô trong Excel . Có nhiều cách khác nhau để thực hiện việc này, tùy thuộc vào định dạng của dữ liệu. 

Trong bài viết này, bạn sẽ học cách tách một ô, cách triển khai ô đó ra toàn bộ cột và khi nào bạn nên chọn từng tùy chọn.

Chuyển văn bản thành cột^{(Convert Text To Columns)}

Một trong những phương pháp phổ biến nhất để tách một ô trong Excel là sử dụng công cụ Văn bản thành Cột^(Columns) . Điều này cho phép bạn tách toàn bộ cột ô bằng bất kỳ quy tắc nào bạn thích. 

Tính năng này cũng bao gồm một trình hướng dẫn dễ sử dụng, đó là lý do tại sao hầu hết mọi người thích sử dụng nó. Nó cũng xử lý bất kỳ định dạng văn bản nào, cho dù văn bản phân tách là dấu cách, tab hay dấu phẩy.

Hãy xem ví dụ về cách sử dụng tính năng Văn bản thành Cột^{(Text to Columns feature)} trong Excel. 

Trong ví dụ này, chúng tôi muốn chia cột Tên thành hai ô, họ và tên của nhân viên bán hàng.

Để làm điều này:

1. Chọn menu Dữ liệu . ^(Data)Sau đó chọn Văn bản thành Cột^{(Text to Columns)} trong nhóm Công cụ Dữ liệu^{(Data Tools)} trên ruy-băng.

2. Thao tác này sẽ mở trình hướng dẫn ba bước. Trong cửa sổ đầu tiên, hãy đảm bảo rằng đã chọn Delimited và chọn Next . 

3. Trên cửa sổ Wizard tiếp theo, bỏ chọn ^(Wizard)Tab và đảm bảo rằng Space được chọn. Chọn Next để tiếp tục.

4. Trên cửa sổ tiếp theo, chọn trường Đích^{(Destination)} . Sau đó, trong bảng tính, hãy chọn ô mà bạn muốn đặt tên đầu tiên. Thao tác này sẽ cập nhật ô trong trường Đích^{(Destination)} đến nơi bạn đã chọn.

5. Bây giờ, chọn Hoàn^(Finish) tất để hoàn thành Trình hướng dẫn.

Bạn sẽ thấy rằng ô đơn chứa cả tên và họ đã được tách thành hai ô chứa từng ô riêng lẻ. 

Lưu ý^(Note) : Quá trình trên hoạt động vì dữ liệu cần tách trong ô có khoảng trắng ngăn cách văn bản. Tính năng chuyển văn bản thành cột này cũng có thể xử lý việc tách một ô trong Excel nếu văn bản được phân tách bằng tab, dấu chấm phẩy, dấu phẩy hoặc bất kỳ ký tự nào khác mà bạn chỉ định.

Sử dụng các hàm văn bản trong Excel^{(Use Excel Text Functions)}

Một cách khác để tách một ô trong Excel là sử dụng các hàm văn bản^{(text functions)} khác nhau . Các hàm văn bản cho phép bạn trích xuất các phần của một ô mà bạn có thể xuất vào một ô khác.

Các hàm văn bản trong Excel bao gồm:

• Left (): Trích xuất một số ký tự từ phía bên trái của văn bản
• Right (): Trích xuất một số ký tự từ phía bên phải của văn bản
• Mid (): Trích xuất một số ký tự từ giữa một chuỗi
• Find (): Tìm^(Find) một chuỗi con bên trong một chuỗi khác
• Len (): Trả về tổng số ký tự trong một chuỗi văn bản

Để tách các ô, bạn có thể không cần sử dụng tất cả các chức năng này. Tuy nhiên, có nhiều cách bạn có thể sử dụng để đạt được điều tương tự.

Ví dụ, bạn có thể sử dụng chức năng Left và Find để trích xuất tên. Hàm Find hữu ích vì nó có thể cho bạn biết vị trí của ký tự phân tách. Trong trường hợp này, đó là một khoảng trắng.

Vì vậy, hàm sẽ giống như sau:

=LEFT(C3,FIND(” “,C3))

Khi bạn nhấn enter sau khi nhập hàm này, bạn sẽ thấy rằng tên đầu tiên được trích xuất từ ​​chuỗi trong ô C3.

Điều này hoạt động, bởi vì chức năng Left cần số lượng ký tự để trích xuất. Vì ký tự khoảng trắng được đặt ở cuối tên, bạn có thể sử dụng hàm FIND để tìm khoảng trắng, hàm này sẽ trả về số ký tự bạn cần để lấy tên.

Bạn có thể trích xuất họ bằng cách sử dụng hàm Right hoặc hàm Mid .

Để sử dụng đúng chức năng:

=RIGHT(C3,LEN(C3)-FIND(” “,C3))

Thao tác này sẽ trích xuất họ bằng cách tìm vị trí của khoảng trắng, sau đó trừ họ khỏi độ dài của tổng chuỗi. Điều này cung cấp cho hàm Right số ký tự mà nó cần để trích xuất họ.

Về mặt kỹ thuật, bạn có thể làm điều tương tự như chức năng Right bằng cách sử dụng chức năng ^(Right)Mid , như sau:

=MID(C3,FIND(” “,C3),LEN(C3)-FIND(” “,C3))

Trong trường hợp này, hàm Find cung cấp cho hàm Mid là điểm bắt đầu, và Len kết hợp với Find cung cấp số ký tự cần trích xuất. Điều này cũng sẽ trả về họ.

Sử dụng các hàm văn bản Excel để chia một ô trong Excel cũng hoạt động như giải pháp Văn bản thành Cột^{(Text-To-Column)} , nhưng nó cũng cho phép bạn điền vào toàn bộ cột bên dưới các kết quả đó bằng cách sử dụng các hàm tương tự.

Tách ô trong Excel bằng cách sử dụng Flash Fill^{(Split Cell in Excel Using Flash Fill)}

Tùy chọn cuối cùng để tách một ô trong Excel là sử dụng tính năng Flash Fill^{(Flash Fill feature)} . Điều này yêu cầu các ô bạn đang tách ô ban đầu thành phải ở ngay bên cạnh nó.

Nếu đúng như vậy, tất cả những gì bạn phải làm là nhập phần của ô ban đầu mà bạn muốn tách ra. Sau đó, kéo góc dưới bên phải của ô xuống để điền vào ô bên dưới nó. Khi làm điều này, bạn sẽ thấy một biểu tượng điền vào ô nhỏ xuất hiện với một dấu cộng nhỏ bên cạnh.

Chọn biểu tượng này và bạn sẽ thấy một menu bật lên. Chọn Flash Điền^{(Flash Fill)} vào menu này.

Khi bạn làm điều này, bạn sẽ thấy rằng tính năng Flash Fill tự động phát hiện lý do tại sao bạn nhập những gì bạn đã nhập và sẽ lặp lại quy trình trong ô tiếp theo. Nó sẽ thực hiện việc này bằng cách phát hiện và điền tên vào ô gốc bên trái.

Bạn thực sự có thể thực hiện quy trình tương tự khi điền toàn bộ cột. Chọn cùng một biểu tượng và chọn Flash Fill . Nó sẽ điền vào toàn bộ cột với tên chính xác từ các ô bên trái.

Sau đó, bạn có thể sao chép toàn bộ cột này và dán vào cột khác, sau đó lặp lại quy trình tương tự để trích xuất họ. Cuối cùng, sao chép và dán toàn bộ cột đó vào vị trí bạn muốn trong bảng tính. Sau đó, xóa cột ban đầu mà bạn đã sử dụng để thực hiện quá trình Flash Fill .

Tách các ô trong Excel

Như bạn có thể thấy, có một số cách để đạt được điều tương tự. Cách bạn tách một ô trong Excel sẽ tóm tắt đến nơi bạn muốn kết quả cuối cùng và những gì bạn định làm với nó. Bất kỳ tùy chọn nào cũng hiệu quả, vì vậy hãy chọn tùy chọn phù hợp nhất với tình huống của bạn và sử dụng tùy chọn đó.

3 Ways To Split a Cell In Excel

If you’re working with data in Excel thаt you’ve imported from other ѕources, sometimeѕ you have to work with data that isn’t in a format that you want. This is especially true with comma-delimited text that comes into single cells.

The only way to deal with that data is to split a cell in Excel. There are different ways to do this, depending on the format of the data. 

In this article you’ll learn how to split a cell, how to roll that out to an entire column, and when you should choose each option.

Convert Text To Columns

One of the most common methods to split a cell in Excel is using the Text to Columns tool. This lets you split an entire column of cells using whatever rules you like. 

The feature also includes an easy-to-use wizard, which is why most people prefer using it. It also handles any text format, whether the separating text is a space, a tab, or a comma.

Let’s look at an example of how to use the Text to Columns feature in Excel. 

In this example, we want to split the Name column into two cells, the first name and the last name of the salesperson.

To do this:

1. Select the Data menu. Then select Text to Columns in the Data Tools group on the ribbon.

2. This will open a three-step wizard. In the first window, make sure Delimited is selected and select Next. 

3. On the next Wizard window, deselect Tab and make sure Space is selected. Select Next to continue.

4. On the next window, select the Destination field. Then, in the spreadsheet, select the cell where you want the first name to go. This will update the cell in the Destination field to where you’ve selected.

5. Now, select Finish to complete the Wizard.

You’ll see that the single cell that contained both the first name and last name has been split into two cells that contain each one individually. 

Note: The process above works because the data to split in the cell had a space separating the text. This text-to-column feature can also handle splitting a cell in Excel if the text is separated by a tab, semicolon, comma, or any other character you specify.

Use Excel Text Functions

Another way to split a cell in Excel is by using different text functions. Text functions let you extract pieces of a cell that you can output into another cell.

Text functions in Excel include:

• Left(): Extract a number of characters from the left side of the text
• Right(): Extract a number of characters from the right side of the text
• Mid(): Extract a number of characters from the middle of a string
• Find(): Find a substring inside of another string
• Len(): Return the total number of characters in a string of text

To split cells, you may not need to use all of these functions. However, there are multiple ways you can use these to accomplish the same thing.

For example, you can use the Left and Find function to extract the first name. The Find function helps because it can tell you where the delimiting character is. In this case, it’s a space.

So the function would look like this:

=LEFT(C3,FIND(” “,C3))

When you press enter after typing this function, you’ll see that the first name is extracted from the string in cell C3.

This works, because the Left function needs the number of characters to extract. Since the space character is positioned at the end of the first name, you can use the FIND function to find the space, which returns the number of characters you need to get the first name.

You can extract the last name either using either the Right function or the Mid function.

To use the Right function:

=RIGHT(C3,LEN(C3)-FIND(” “,C3))

This will extract the last name by finding the position of the space, then subtracting that from the length of the total string. This gives the Right function the number of characters it needs to extract the last name.

Technically, you could do the same thing as the Right function using the Mid function, like this:

=MID(C3,FIND(” “,C3),LEN(C3)-FIND(” “,C3))

In this case the Find function gives the Mid function the starting point, and the Len combined with Find provides the number of characters to extract. This will also return the last name.

Using Excel text functions to split a cell in Excel works as well as the Text-To-Column solution, but it also lets you fill the entire column beneath those results using the same functions.

Split Cell in Excel Using Flash Fill

The last option to split a cell in Excel is using the Flash Fill feature. This requires that the cells you’re splitting the original one into are right beside it.

If this is the case, all you have to do is type the part of the original cell that you want to split out. Then drag the lower right corner of the cell down to fill the cell beneath it. When you do this, you’ll see a small cell fill icon appear with a small plus sign next to it.

Select this icon and you’ll see a menu pop-up. Select Flash Fill in this menu.

When you do this, you’ll see that the Flash Fill feature automatically detects why you typed what you typed, and will repeat the process in the next cell. It’ll do this by detecting and filling in the first name in the original cell to the left.

You can actually do this same procedure when you fill the entire column. Select the same icon and select Flash Fill. It’ll fill the entire column with the correct first name from the cells to the left.

You can then copy this entire column and paste it into another column, then repeat this same process to extract the last names. Finally, copy and paste that entire column where you want it to go in the spreadsheet. Then delete the original column you used to perform the Flash Fill process.

Splitting Cells in Excel

As you can see there are a few ways to accomplish the same thing. How you split a cell in Excel boils down to where you want the final result to go and what you plan to do with it. Any options works, so choose the one that makes the most sense for your situation and use it.

Related posts

• 4 cách chuyển đổi Excel sang Google Trang tính

• 5 cách chuyển văn bản thành số trong Excel

• Bảo tồn tham chiếu ô khi sao chép công thức trong Excel

• Cách xóa dòng trống trong Excel

• Microsoft Outlook sẽ không mở? 10 cách để sửa chữa

• Cách loại bỏ các hàng trùng lặp trong Excel

• 10 cách để làm cho trình chiếu PowerPoint của bạn trở nên hấp dẫn hơn

• Cách Chèn Trang tính Excel vào Tài liệu Word

• Cách viết công thức / câu lệnh IF trong Excel

• Cách chia sẻ tệp Excel để cộng tác dễ dàng

• Cách tạo một bảng tổng hợp đơn giản trong Excel

• Cách tạo biểu đồ hình tròn trong Excel

• Cách di chuyển các cột trong Excel

• Cách hợp nhất dữ liệu trong nhiều tệp Excel

• Cách mở Word và Excel ở Chế độ An toàn

• Cách tính điểm Z trong Excel

• Đánh vần nhanh các số trong Word và Excel

• Cách sửa lỗi # N / A trong công thức Excel như VLOOKUP

• Hướng dẫn VBA nâng cao cho MS Excel

• 2 cách sử dụng hàm Transpose của Excel