2 cách tổ chức cuộc họp trên Zoom

Zoom đã trở thành một trong những công cụ giao tiếp trực tuyến(online communication) được sử dụng nhiều nhất trên thế giới, một phần vì các dịch vụ và ứng dụng của nó có chất lượng tuyệt vời và dễ sử dụng, một phần vì ngày nay nhiều người đang làm việc từ xa tại nhà của họ. Nếu bạn đang tìm kiếm một dịch vụ liên lạc(communication service) cho phép bạn giữ liên lạc với đồng nghiệp, bạn bè hoặc gia đình của mình, Zoom có ​​thể là giải pháp bạn tìm kiếm. Để giúp bạn chuyển nhanh hơn lên toa xe họp từ xa, chúng tôi nghĩ rằng sẽ là một ý tưởng hay khi hướng dẫn bạn cách tổ chức các cuộc họp trên Zoom . Vì vậy, đây là cách tạo Cuộc họp(Zoom Meetings) thu phóng trên PC hoặc Mac(PC or Mac) chạy Windows của bạn , cũng như trên Android or iPhone/iPad :

LƯU Ý:(NOTE:) Để tổ chức một cuộc họp, bạn phải có một tài khoản Zoom đang hoạt động . Nếu bạn chưa có và muốn được hướng dẫn, hãy đọc 2 cách để tạo tài khoản Cuộc họp(Zoom Meetings account) thu phóng . Sau đó, hãy đọc phần đầu tiên của hướng dẫn này để tìm hiểu cách tổ chức Cuộc họp(Zoom Meeting) thu phóng từ PC chạy Windows(Windows PC) hoặc Mac và phần thứ hai của hướng dẫn để tìm hiểu cách thực hiện trên Android smartphone/tablet hoặc iPhone / iPad.

Cách tổ chức cuộc họp trên Zoom từ PC chạy Windows hoặc Mac(Windows PC or Mac)

Mở ứng dụng Zoom trên (Zoom)PC hoặc Mac(PC or Mac) Windows của bạn và đăng nhập bằng tài khoản Zoom(Zoom account) của bạn . Sau đó, trên trang tổng quan của Zoom(Zoom's) , hãy nhấp hoặc nhấn(click or tap) vào mũi tên nhỏ xuống bên cạnh nút Cuộc họp mới(New Meeting) .

Nút Cuộc họp Mới từ ứng dụng Thu phóng

Nếu bạn muốn tổ chức cuộc họp Thu phóng(Zoom) bằng video, hãy chọn tùy chọn "Bắt đầu bằng video". ("Start with video.")Sau đó, nhấp hoặc nhấn vào nút Cuộc họp mới(New Meeting) .

LƯU Ý:(NOTE:) Ngay bên dưới cài đặt video(video setting) , bạn cũng có thể chọn "Sử dụng ID cuộc họp cá nhân của tôi (PMI)",("Use My Personal Meeting ID (PMI),") nhưng bạn chỉ nên làm điều đó nếu bạn định tạo cuộc họp Zoom cá nhân với gia đình hoặc bạn bè thân thiết của mình; không sử dụng nó cho các cuộc họp văn phòng. "ID cuộc họp cá nhân (PMI)"("Personal Meeting ID (PMI)") của bạn là liên kết đến phòng họp (meeting room)Zoom cá nhân của bạn và nó được dành riêng cho bạn vĩnh viễn.

Thu phóng cuộc họp mới: Bắt đầu bằng video

Sau đó, Zoom(Zoom) sẽ hỏi bạn có muốn bật loa và micrô trên máy tính hoặc thiết bị(computer or device) của mình hay không . Nếu bạn muốn những người khác tham gia cuộc họp Thu phóng(Zoom) của bạn lắng nghe , hãy nhấp hoặc nhấn vào "Tham gia bằng Âm thanh Máy tính".("Join with Computer Audio.")

Trong bước này, bạn cũng có thể "Kiểm tra loa và micrô"("Test Speaker and Microphone") để đảm bảo rằng mọi thứ được đặt chính xác. Nếu bạn không muốn phải xác nhận rằng bạn muốn "Tham gia bằng Âm thanh máy tính"("Join with Computer Audio") mỗi cuộc họp Thu phóng(Zoom) mà bạn tổ chức hoặc tham gia, hãy chọn cài đặt "Tự động tham gia âm thanh bằng máy tính khi tham gia cuộc họp"("Automatically join audio by computer when joining a meeting") ở dưới cùng.

Cuộc họp thu phóng: Tham gia với Âm thanh máy tính

Nếu trong bước trước đó, bạn chọn kiểm tra loa và micrô, thì Zoom cho phép bạn chọn thiết bị âm thanh mà bạn muốn sử dụng và phát âm thanh kiểm tra(test sound) trên thiết bị đó. Sau khi bạn đã đặt loa mình muốn, hãy trả lời (Yes) cho phần "Bạn có nghe thấy nhạc chuông không?" ("Do you hear a ringtone?")câu hỏi.

Chọn loa để sử dụng với Zoom

Điều này cũng áp dụng cho micrô trên máy tính hoặc thiết bị(computer or device) của bạn . Chọn một cái mà bạn muốn sử dụng, kiểm tra xem nó có hoạt động chính xác không, sau đó trả lời (Yes) cho phần "Nói và tạm dừng, bạn có nghe thấy phát lại không?" ("Speak and pause, do you hear a replay?")câu hỏi.

Chọn micrô để sử dụng với tính năng Thu phóng

Loa và micrô bạn đã chọn được Zoom sử dụng cho cuộc họp của bạn. Bạn có thể nhấp hoặc nhấn vào "Tham gia với Âm thanh Máy tính"("Join with Computer Audio") để bắt đầu cuộc họp Thu phóng(Zoom) .

Loa và micrô đã được đặt ở chế độ Thu phóng

Khi cuộc họp bạn tạo đã sẵn sàng, bạn sẽ thấy cửa sổ Cuộc họp (Meeting)Thu phóng . (Zoom) Lưu ý rằng, nếu bạn không bật cài đặt video ở bước đầu tiên, thì webcam của bạn sẽ không hiển thị video trực tiếp, như được thấy trong ảnh chụp màn hình tiếp theo.

Cuộc họp Thu phóng đã được tạo

Tin tốt là bạn hiện đang tổ chức một cuộc họp Zoom . Tin khác là bạn là người duy nhất trong cuộc họp. 🙂 Vì vậy, bạn có thể muốn thêm người: nhấp hoặc nhấn(click or tap) vào nút Mời(Invite) từ cuối cửa sổ Cuộc họp Thu phóng .(Zoom Meeting)

Mời người khác tham gia cuộc họp thu phóng

Nhấn nút Mời(Invite) sẽ mở ra một cửa sổ mới có tên "Mời mọi người tham gia cuộc họp [...]"("Invite people to join meeting [...]") . Tại đây, Zoom cung cấp một loạt các tùy chọn khác nhau để mời người khác tham gia cuộc họp của bạn. Đối với người mới bắt đầu, trong tab Danh bạ , nếu trước đây bạn đã sử dụng (Contacts)Thu phóng(Zoom) và thêm người vào danh sách Liên hệ(Contacts) của mình , bạn có thể chọn những người bạn muốn thêm vào cuộc họp và nhấn (meeting and press) Mời(Invite) để gửi lời mời trực tiếp cho họ.

Thêm liên hệ thu phóng vào cuộc họp

Thường xuyên hơn không, hoặc nếu bạn thích phương pháp thủ công hơn, bạn có thể nhấp hoặc nhấn vào nút Sao chép URL(Copy URL) , sau đó gửi liên kết Cuộc họp thu phóng(Zoom Meeting) đã sao chép tới những người bạn muốn mời qua email, WhatsApp , Messenger hoặc bất kỳ phương tiện nào khác.

Tương tự, nút Sao chép Lời mời sao chép (Copy Invitation)thư mời(invitation message) được xác định trước vào khay nhớ tạm của bạn, sau đó bạn có thể gửi qua email hoặc sử dụng bất kỳ ứng dụng trò chuyện nào tới những người bạn muốn tham gia Cuộc họp thu phóng(Zoom Meeting) của mình .

Thu phóng cuộc họp: Thêm mọi người bằng cách gửi cho họ URL của cuộc họp hoặc một Lời mời

Ứng dụng Zoom cũng cho phép bạn sử dụng dịch vụ email trực tiếp để gửi lời mời đến những người bạn muốn trong cuộc họp của mình. Trong cửa sổ "Mời mọi người tham gia cuộc họp [...]"("Invite people to join meeting [...]") , chọn tab (tab and click)Email và nhấp hoặc nhấn vào dịch vụ email(email service) bạn muốn sử dụng: Email mặc định, Gmail(Default Email, Gmail) hoặc Yahoo Mail . Nút Email(Default Email) mặc định mở ứng dụng thư mặc định(default mail app) trên máy tính hoặc thiết bị(computer or device) của bạn , trong khi GmailYahoo Mail mở trong trình duyệt web mặc định của bạn.

Mời mọi người tham gia Cuộc họp thu phóng qua email

Bất kể dịch vụ email(email service) bạn chọn sử dụng là gì, Zoom cung cấp cho bạn một thông báo email(email message) được xác định trước có chứa liên kết trực tiếp đến Cuộc họp Zoom(Zoom Meeting) mà bạn đang tổ chức.

Gửi lời mời họp thu phóng được xác định trước qua email

Sau khi một người được mời chấp nhận tham gia Cuộc họp thu phóng(Zoom Meeting) của bạn , ứng dụng Thu phóng(Zoom) sẽ hiển thị cho bạn nguồn cấp dữ liệu của họ và bây giờ bạn có thể bắt đầu nói chuyện với họ.

Một cuộc họp thu phóng

Để rời khỏi hoặc kết thúc Cuộc họp Thu phóng(Zoom Meeting) , tất cả những gì bạn phải làm là nhấp hoặc nhấn vào nút Kết thúc Cuộc họp(End Meeting) từ góc dưới bên phải của cửa sổ Thu phóng(Zoom) .

Kết thúc cuộc họp thu phóng

Và đó là tất cả!

Cách tổ chức cuộc họp trên Zoom từ Android device or iPhone/iPad

Các bước cần thiết để tạo cuộc họp Thu phóng(Zoom) giống hệt nhau trong Android và iOS(Android and iOS) . Trong phần này, chúng tôi bao gồm các ảnh chụp màn hình được chụp trên điện thoại thông minh Android(Android smartphone) cũng như trên iPhone. Mỗi hình ảnh chứa ảnh chụp màn hình Android(Android screenshot) ở bên trái và ảnh chụp màn hình tương ứng từ iPhone ở bên phải.

Để tổ chức cuộc họp trên Zoom , điều đầu tiên bạn phải làm là mở ứng dụng Zoom trên thiết bị di động của mình. Sau đó, nhấn vào nút Cuộc họp mới(New Meeting) từ đầu màn hình.

Nút Cuộc họp mới từ ứng dụng Thu phóng dành cho Android và iOS

Thao tác này sẽ mở ra một màn hình mới có tên "Bắt đầu cuộc họp". ("Start a Meeting.")Trên đó, chọn xem bạn có muốn bật video để những người khác trong cuộc họp có thể nhìn thấy bạn hay không. Chọn "Sử dụng ID cuộc họp cá nhân của tôi (PMI)"("Use My Personal Meeting ID (PMI),") nếu bạn định tạo cuộc họp Zoom cá nhân với gia đình hoặc bạn bè rất thân của mình. Tuy nhiên, không bật tùy chọn này cho các cuộc họp văn phòng vì "ID cuộc họp cá nhân (PMI)"("Personal Meeting ID (PMI)")phòng họp (meeting room)Zoom cá nhân của bạn . Khi bạn đã chọn các tùy chọn mình muốn, hãy nhấn vào "Bắt đầu cuộc họp".("Start a Meeting.")

Bắt đầu cuộc họp trên thu phóng, trong Android và iOS

Tiếp theo, cả Android và iOS đều yêu cầu quyền truy cập(request access) vào máy ảnh , micrô và bộ nhớ trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của bạn. (smartphone or tablet camera)Để tận hưởng tất cả các tính năng trong Zoom và để nó chạy như bình thường, hãy cấp cho nó tất cả các quyền mà nó yêu cầu.

Cấp quyền cho các ứng dụng Zoom

Nếu bạn đã bắt đầu Cuộc họp thu phóng(Zoom Meeting) video , bây giờ bạn sẽ thấy giao diện của Zoom(Zoom's) , cũng như chính mình. 🙂 Vì bạn đã tạo một cuộc họp và bạn là người chủ trì, nên tiếp theo, bạn có thể sẽ muốn thêm một số người vào cuộc họp. Nhấn vào Người tham gia(Participants) ở cuối màn hình để tiếp tục.

Nút Người tham gia từ ứng dụng Thu phóng dành cho Android và iOS

Thao tác này sẽ tải một màn hình được gọi là Người tham gia(Participants) . Trên đó, hãy nhấn vào nút Mời(Invite) từ dưới cùng.

Chọn mời mọi người tham gia cuộc họp thu phóng

Sau đó, Zoom cung cấp cho bạn các tùy chọn khác nhau để mời mọi người tham gia cuộc họp của bạn. Có nhiều tùy chọn để lựa chọn và chúng phụ thuộc vào việc bạn đang sử dụng thiết bị Android(Android device) hay iPhone / iPad, cũng như trên các ứng dụng được cài đặt trên thiết bị di động của bạn. Trong số các phương pháp mời có sẵn, bạn sẽ thấy các tùy chọn như email, tin nhắn văn bản ( SMS ), ứng dụng trò chuyện ( Facebook Messenger ) và Sao chép URL(Copy URL) . Chọn phương thức bạn thích để gửi tin nhắn mời đến mọi người.

Gửi lời mời đến Cuộc họp Thu phóng

Ví dụ: nếu bạn chọn Gmail trên điện thoại thông minh Android hoặc Gửi Email(Send Email) trên iPhone, ứng dụng thư mặc định(default mail app) trên điện thoại của bạn sẽ mở ra và trong đó, Zoom sẽ tự động tạo một email(email message) được xác định trước có chứa liên kết đến Cuộc họp thu phóng(Zoom Meeting) của bạn . Tất cả những gì bạn phải làm là điền vào trường Tới(To) với những người bạn muốn trong cuộc họp.

Gửi lời mời họp thu phóng qua email

Khi mọi người bắt đầu chấp nhận lời mời của bạn, họ sẽ xuất hiện trong ứng dụng Thu phóng(Zoom) và bạn có thể bắt đầu trò chuyện với nhau.

Một cuộc họp thu phóng

Khi bạn muốn kết thúc Cuộc họp Thu phóng(Zoom Meeting) mà bạn đang tổ chức, hãy nhấn vào nút Kết thúc(End) từ góc trên bên phải của màn hình.

Kết thúc cuộc họp thu phóng

Đó là nó!

Những điều cần cân nhắc về việc tổ chức các cuộc họp Zoom

Chúng tôi đã nhận được một số câu hỏi từ độc giả của mình và chúng tôi muốn trả lời để bạn hiểu rõ về những gì Zoom cung cấp:

Chi phí tổ chức các Cuộc họp Zoom(Zoom Meetings) là bao nhiêu?

Lưu trữ các cuộc họp Zoom(Zoom Meetings) là miễn phí và được bao gồm trong Gói cơ bản(Basic Plan) mà không mất bất kỳ khoản tiền nào. Nếu bạn đang tạo Cuộc họp(Zoom Meeting) thu phóng chỉ với hai người (bạn và người khác), cuộc họp không có giới hạn thời gian(time limit) . Tuy nhiên, nếu Cuộc họp Thu phóng(Zoom Meeting) mà bạn đang tổ chức có ba người trở lên tham dự, thì sẽ có giới hạn 40 phút cho mỗi cuộc họp (để vượt qua giới hạn này, bạn cần đăng ký gói Thu phóng trả phí(paid Zoom plan) ).

Bạn có thể tổ chức 2 cuộc họp trên Zoom cùng một lúc không?

Không, bạn không thể tổ chức hai hoặc nhiều cuộc họp đồng thời trên Zoom . Thông tin thêm tại đây: Tôi có thể tổ chức các Cuộc họp Đồng thời không?(Can I host Concurrent Meetings?)

Tôi có thể tham gia đồng thời nhiều cuộc họp trên Zoom không?

Có, bạn có thể tham gia hai hoặc nhiều cuộc họp Thu phóng(Zoom) chạy cùng một lúc, nhưng chỉ khi các điều kiện sau được đáp ứng:

  • Bạn có tài khoản Doanh(Business) nghiệp , Doanh nghiệp(Enterprise) hoặc Giáo dục(Education account)
  • Được kích hoạt bởi Hỗ trợ thu phóng
  • Zoom Desktop Client dành cho Windows 4.1.27348.0625 trở lên
  • Zoom Desktop Client dành cho Mac 4.4.522551.0414 trở lên

Để biết thêm chi tiết, hãy kiểm tra Tham gia nhiều cuộc họp đồng thời trên trang web Máy tính để bàn từ Trung tâm trợ giúp của Zoom(Join Multiple Meetings Simultaneously on Desktop webpage from Zoom's Help Center) .

Bạn có tổ chức các Cuộc họp Zoom(Zoom Meetings) cho công việc hay để liên lạc với gia đình và bạn bè(family and friends) của mình không?

Giờ đây, bạn đã biết việc sử dụng Zoom để tạo các cuộc họp dễ dàng như thế nào, bất kể bạn thực hiện điều đó từ bàn làm việc bằng máy tính hay từ trên giường bằng điện thoại thông minh. Bạn có(Are) thường xuyên tổ chức các cuộc họp Zoom(Zoom Meetings) không? Bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc bất kỳ điều gì để thêm vào hướng dẫn của chúng tôi? Sử dụng các bình luận bên dưới để cho chúng tôi biết.



About the author

Tôi là một chuyên gia máy tính và tôi chuyên về thiết bị iOS. Tôi đã giúp đỡ mọi người từ năm 2009 và trải nghiệm của tôi với các sản phẩm của Apple khiến tôi trở thành người hoàn hảo để trợ giúp về nhu cầu công nghệ của họ. Các kỹ năng của tôi bao gồm: - Sửa chữa và nâng cấp iPhone và iPod - Cài đặt và sử dụng phần mềm Apple - Giúp mọi người tìm thấy các ứng dụng tốt nhất cho iPhone và iPod của họ - Làm việc trên các dự án trực tuyến



Related posts