Google Documents^{(Google Docs)} là một phần của bộ công cụ năng suất dựa trên đám mây của Google . Nó giúp bạn dễ dàng cộng tác trên các tài liệu và chia sẻ chúng với những người khác. Chúng tôi hướng dẫn bạn cách theo dõi các thay đổi trong Tài liệu^(Docs) để bạn có thể thấy những thay đổi trong phiên bản mới nhất.

Sự khác biệt^(Difference) với các thay đổi theo dõi^(Track) của Word

Trong Microsoft Word , việc cộng tác tài liệu diễn ra nối tiếp nhau. Một người bật "Theo dõi thay đổi", làm việc trên tài liệu, hoàn tất chỉnh sửa và gửi tài liệu cho người tiếp theo để xem xét. Người đó có thể xem lại các thay đổi đã theo dõi và thực hiện các chỉnh sửa, do đó tạo nhiều phiên bản của cùng một tài liệu.

Trong Google Tài liệu^{(Google Docs)} , không có nhiều phiên bản của một tài liệu, chỉ là một bản sao duy nhất trên đám mây, có thể được nhiều người dùng chỉnh sửa đồng thời.

Nếu bạn muốn biết những điểm khác biệt khác, hãy xem Google Tài liệu so với Microsoft Word - Sự khác biệt là gì?^{(Google Docs vs. Microsoft Word – What are the Differences?)}

Hãy nhớ chia sẻ tài liệu của bạn

Nếu bạn muốn theo dõi các thay đổi trong Google Tài liệu^{(Google Doc)} để người khác có thể xem lại chúng, bạn cần chia sẻ tài liệu đó với người đó. 

Để chia sẻ tài liệu với người khác:

1. Chọn nút Chia sẻ^(Share) ở trên cùng bên phải của Google Tài liệu^{(Google Doc)} .

1. Nhập địa chỉ email^{(email address)} của người đó trong Thêm người và nhóm^{(Add people and groups)} .

1. Sau khi bạn thêm xong danh sách mọi người, hãy chọn vai trò của họ trong menu thả xuống bên phải^{(right-hand dropdown menu)} .

1. Chọn^(Check) hoặc bỏ chọn hộp thông báo cho họ biết rằng bạn đã chia sẻ tài liệu.

1. Viết^(Write) một ghi chú giải thích nếu cần.

1. Chọn Gửi^(Send) .

Kiểm tra lịch sử sửa đổi tài liệu

Google Documents^{(Google Docs)} lưu lại lịch sử của tài liệu từ thời điểm nó được tạo. Vì vậy, ngay cả khi bạn quên hoặc không biết cách theo dõi các thay đổi trong Google Tài liệu^{(Google Doc)} của mình , bạn luôn có thể tra cứu chúng bằng cách sử dụng lịch sử sửa đổi của tài liệu:

1. Mở Google Tài liệu^{(Google Doc)} của bạn .
2. Select File > Version History > See Version History .

1. Trong ngăn bên tay phải, bạn sẽ thấy thời gian, ngày tháng và tác giả của mọi phiên sửa đổi cho tài liệu đó. Bạn có thể nhấp vào bất kỳ mục nào trong số này và xem các thay đổi được thực hiện bởi từng trình chỉnh sửa.

1. Bằng cách nhấp vào ba dấu chấm dọc trên bất kỳ phiên bản nào được tạo tự động, bạn có thể chọn đặt tên cho một phiên bản cụ thể hoặc tạo bản sao dưới dạng một Google Tài liệu^{(Google Doc)} riêng biệt mới .

1. Bạn cũng có thể khôi phục tài liệu về bất kỳ phiên bản nào trước đó nếu ai đó thực hiện các chỉnh sửa phá hoại đối với văn bản.

Sử dụng chế độ đề xuất

Chế độ đề xuất là tính năng gần nhất để theo dõi các thay đổi bạn sẽ tìm thấy trong Google Tài liệu^{(Google Docs)} . Điều này hữu ích nhất khi bạn được mời chỉnh sửa tài liệu do người khác viết.

Khi bạn sử dụng chế độ Đề xuất:

• Bạn sẽ thấy các chỉnh sửa được thực hiện bằng màu khác. 
• Bạn cũng sẽ thấy những thay đổi đó được tóm tắt dưới dạng nhận xét ở phía bên phải của Tài liệu^(Doc) . 
• Bạn và những người chỉnh sửa khác có thể trao đổi tin nhắn trò chuyện qua các thay đổi riêng lẻ trong các bong bóng nhận xét đó. 
• Khi bạn đã đồng ý về một thay đổi, chỉ cần chọn dấu kiểm để chấp nhận, hoặc chọn X để từ chối.

Đây là một ví dụ về nó trông như thế nào:

Bật chế độ Đề xuất thật dễ dàng:

1. Chọn menu thả xuống có biểu tượng bút chì^{(pencil icon)} .

1. Chọn Đề xuất^(Suggesting) hoặc nhấp vào nút lối tắt đề xuất màu xanh lục này khi bạn di chuột qua một trang.

Bây giờ bạn đã sẵn sàng thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với tài liệu bạn muốn mà không phải thay đổi văn bản vĩnh viễn.

Để lại bình luận cho những người dùng khác

Ngoài các đề xuất tự động, bạn cũng có thể để lại nhận xét để các biên tập viên và người viết khác cung cấp thêm ngữ cảnh cho các đề xuất của bạn.

Để lại bình luận:

1. Mở Google Tài liệu^{(Google Doc)} .

1. Đánh dấu^(Highlight) văn bản bạn muốn nhận xét hoặc đặt con trỏ vào điểm bạn muốn để lại nhận xét.

1. Chọn Insert > Comment hoặc sử dụng phím tắt “+” màu xanh lam bật lên ở bên phải của trang khi bạn di chuột qua nó.

1. Nhập nhận xét của bạn và sau đó chọn nút Nhận xét^(Comment) .

Hãy nhớ^(Remember) rằng bạn có thể gắn thẻ những người chỉnh sửa khác bằng ký hiệu @. Bạn cũng có thể sử dụng chức năng trò chuyện trực tiếp^{(live chat function)} nếu những người viết khác tình cờ trực tuyến cùng lúc với bạn.

Tải xuống tài liệu của bạn dưới dạng tệp Word

Bạn có thể chuyển đổi các đề xuất thành các thay đổi được theo dõi bằng cách tải xuống Tài liệu Google^{(Google Doc)} của bạn dưới dạng tài liệu Word . Khi được mở trong Word , các đề xuất sẽ hiển thị dưới dạng các thay đổi được theo dõi, với tất cả các nhận xét được giữ nguyên. Đây là cách thực hiện:

Chọn File > Download > Microsoft Word .

Lưu ý:^(Note:) Tài liệu đã tải xuống hiện độc lập với Google Tài liệu^{(Google Doc)} trên đám mây. Không có thay đổi nào được thực hiện trong tài liệu đó sẽ phản ánh trong phiên bản đám mây. Nếu bạn muốn chia sẻ các chỉnh sửa của tài liệu Word , bạn sẽ phải tải nó lên dưới dạng Google Documents^{(Google Doc)} mới và chia sẻ nó từ đầu.

Chúng tôi khuyên bạn không nên chỉnh sửa trên Word và Documents^(Docs) theo cách này vì nó có thể tốn thời gian, gây ra các vấn đề về định dạng và dẫn đến nhầm lẫn. Một giải pháp thay thế tốt là sử dụng Microsoft 365 , bao gồm các tính năng tương tự dựa trên đám mây và cộng tác.

Không bao giờ để mất theo dõi một lần nữa

Giờ đây, bạn có thể theo dõi và chia sẻ các thay đổi trong Google Tài liệu^{(Google Docs)} . Chỉ cần^(Just) nhớ chia sẻ bài viết này với bất kỳ người chỉnh sửa nào khác đang làm việc trên tài liệu với bạn vì tất cả họ đều phải kích hoạt chế độ đề xuất một cách độc lập.

How to Track Changes in Google Docs

Google Doсs is part of the Google suite of cloud-based productivity tools. It makes it easy to сollaboratе on documents and share them with others. We show yoυ how to track changeѕ in Docs so that you can see what’s different in the latest verѕion.

The Difference with Word’s Track Changes

In Microsoft Word, document collaboration happens serially. One person enables “Track changes,” works on a document, finishes editing, and sends the document to the next person for review. That person can review the tracked changes and make edits, thus creating multiple versions of the same document.

In Google Docs, there aren’t multiple versions of a document, just a single copy in the cloud, which can be edited simultaneously by multiple users.

If you want to know other differences, check out Google Docs vs. Microsoft Word – What are the Differences?

Remember to Share Your Document

If you want to track changes in a Google Doc so that another person can review them, you need to share the document with that person. 

To share a document with another person:

1. Select the Share button at the top right of the Google Doc.

1. Type the email address of the person under Add people and groups.

1. Once you’re done adding the list of people, choose their role in the right-hand dropdown menu.

1. Check or uncheck the box that notifies them that you have shared the document.

1. Write an explanatory note if needed.

1. Select Send.

Check the Document Revision History

Google Docs keeps a record of a document’s history from the point it was created. So even if you forget or didn’t know how to track changes in your Google Doc, you can always look them up using the document’s revision history:

1. Open your Google Doc.
2. Select File > Version History > See Version History.

1. In the right-hand pane, you’ll see the time, date, and author of every revision session for that document. You can click on any one of these and see the changes made by each editor.

1. By clicking the three vertical dots on any automatically created versions, you can choose to give a particular version a name or to make a copy as a new separate Google Doc.

1. You can also restore the document to any previous version if someone made destructive edits to the text.

Use Suggesting Mode

Suggesting mode is the closest feature to track changes you’ll find in Google Docs. This is most useful when you’ve been invited to edit a document written by someone else.

When you use Suggesting mode:

• You’ll see edits made in a different color. 
• You’ll also see those changes summarized as comments on the right-hand side of the Doc. 
• You and other editors can exchange chat messages over individual changes within those comment bubbles. 
• When you’ve agreed on a change, simply select the checkmark to accept it, alternatively select the X to reject it.

Here’s an example of what it looks like:

Turning on Suggesting mode is easy:

1. Select the dropdown menu with the pencil icon.

1. Choose Suggesting or click this green suggestion shortcut button when you hover over a page.

Now you’re ready to make any changes to the document you want without permanently altering the text.

Leave Comments for Other Users

In addition to automatic suggestions, you can also leave comments for other editors and writers to give more context to your suggestions.

To leave a comment:

1. Open the Google Doc.

1. Highlight the text you want to comment on or place the cursor at the point you want to leave a comment.

1. Select Insert > Comment or use the blue “+” shortcut that pops up to the right of the page when you hover over it.

1. Type your comment and then select the Comment button.

Remember that you can tag other editors using the @ symbol. You can also use the live chat function if other writers happen to be online at the same time as you.

Download Your Doc as a Word File

You can convert suggestions to tracked changes by downloading your Google Doc as a Word document. When opened in Word, suggestions will show as tracked changes, with all comments preserved. Here’s how to do it:

Select File > Download > Microsoft Word.

Note: The downloaded document is now independent of the Google Doc in the cloud. No changes made in that document will reflect in the cloud version. If you want to share the edits of the Word document, you’ll have to upload it as a new Google Doc and share it from scratch.

We don’t recommend editing across Word and Docs in this way since it can be time-consuming, introduce formatting issues, and lead to confusion. A good alternative is to use Microsoft 365, which includes similar cloud-based features and collaboration.

Never Lose Track Again

Now you can track and share changes in Google Docs. Just remember to share this article with any other editors working on a document with you since they all have to activate suggestion mode independently.

Related posts

• Cách chèn chữ ký trong Google Docs

• 3 cách để Create Borders trong Google Docs

• Làm thế nào để Thêm Shapes trong Google Docs

• Cách sử dụng Google Docs bằng Dark Mode

• Cách tạo Khảo sát Trực tuyến Miễn phí bằng Google Tài liệu

• Cách hủy hoặc tạm dừng YouTube Premium Subscription

• Làm thế nào để Thực hiện một Google Form: Một Complete Guide

• 8 Google Search Tips: Luôn tìm những gì bạn là Looking cho

• Làm thế nào Liệu các YouTube Algorithm Work?

• Cách Export and Import Chrome Bookmarks

• Làm thế nào để sử dụng Google Family Calendar để Giữ Family của bạn On Time

• Google Search Bar Widget Missing? Cách khôi phục nó trên Android

• Cách sử dụng Mẫu sơ yếu lý lịch của Google Tài liệu

• Cách thay đổi Default Google Account

• Bạn có thể xóa tất cả các email từ Gmail cùng một lúc không?

• Cách sử dụng chính tả bằng giọng nói trong Google Tài liệu

• Cách thực hiện chỉ số và chỉ số trên trong Google Tài liệu

• Làm thế nào để sử dụng SUMIF trong Google Sheets

• 3 trang web để tìm các mẫu sơ yếu lý lịch miễn phí trên Google Documents

• Làm thế nào để Nhiệm vụ Sử dụng Google - Hướng dẫn Bắt đầu