Hai trong số các chức năng chính của Excel là cho phép bạn thao tác và xem dữ liệu từ các góc độ khác nhau và một trong những công cụ đơn giản nhưng mạnh mẽ hơn của chương trình để làm điều đó là chức năng Sắp xếp^{(Sort )} .

Cho dù đó là sắp xếp tăng dần / giảm dần đơn giản, sắp xếp trên nhiều biến để hiển thị dữ liệu theo nhóm hoặc để duy trì tính toàn vẹn của hàng, hoặc sắp xếp chữ và số đơn giản để giữ cho dữ liệu dạng bảng của bạn có trật tự, sắp xếp dữ liệu trong Excel là một kỹ năng cần thiết.

Rất ít chương trình phù hợp hơn để sắp xếp dữ liệu dạng bảng hơn Excel và việc sắp xếp của bạn có thể chạy từ đơn giản và tương đối phức tạp đến phức tạp cao. Mặc dù khả năng sắp xếp của Excel — những gì bạn có thể làm với tập dữ liệu phù hợp và một chút kiến ​​thức về hoạt động bên trong của chương trình — thực sự mạnh mẽ và chuyên sâu, mẹo công nghệ ngày nay tập trung vào hai kiểu sắp xếp cơ bản, như sau:

• Sắp xếp dữ liệu trên một cột duy nhất
• Sắp xếp dữ liệu trên nhiều cột

Tất nhiên, bảng tính được tạo thành từ các cột và hàng ô hoặc dữ liệu dạng bảng, trong đó mỗi cột bao gồm sự phân chia hợp lý các dữ kiện, số liệu hoặc bất kỳ chi tiết nào khác theo danh mục, chẳng hạn như tên, địa chỉ, đơn vị tiền tệ, các bộ phận số, v.v. — tùy thuộc vào loại bảng tính. Mặt khác, các hàng^(Rows) hiển thị người, đối tượng hoặc số liệu cạnh nhau hoặc trong cùng một trường hợp hoặc sự kiện.

Tùy thuộc vào loại bảng tính và dữ liệu mà nó chứa, chẳng hạn như danh sách dạng bảng gồm tên, địa chỉ, số điện thoại và các dữ liệu thích hợp khác, các hàng thường giống với bản ghi cơ sở dữ liệu.

Khi bạn sắp xếp các hàng dữ liệu, mỗi hàng phải duy trì tính toàn vẹn của nó, không vô tình di chuyển dữ liệu từ hàng này sang hàng khác, như bạn sẽ thấy ở dưới, là nơi việc sắp xếp dữ liệu trên nhiều cột trở nên hữu ích.

Sắp xếp trên một trường đơn

Bạn có thể sắp xếp các bản ghi trong bảng tính của mình theo hàng và bạn có thể sắp xếp các ô trong bản ghi theo cột. Tất nhiên, bạn có thể chỉ định thứ tự sắp xếp tăng dần hoặc giảm dần. Theo mặc định, tăng dần / chữ và số, chương trình sắp xếp văn bản từ A đến Z và các số từ nhỏ nhất đến lớn nhất. Tất nhiên, sắp xếp theo thứ tự sắp xếp giảm dần sẽ đảo ngược số cũ hơn từ Z thành A , hoặc sao cho các số lớn hơn bắt đầu ở trên cùng.

Cũng như nhiều hàm trong Excel , có một số cách để thực hiện sắp xếp đơn giản; Tuy nhiên, mọi thứ bạn cần cho kiểu sắp xếp này đều nằm trên menu chuột phải, như được hiển thị bên dưới.

1. Bấm chuột phải vào^{(Right-click)} trường trong cột mà bạn muốn sắp xếp bảng tính để mở menu bật lên.
2. Cuộn^(Scroll) xuống và di con trỏ qua Sắp xếp^(Sort) để mở menu bay ra.
3. Bấm Sắp xếp A đến Z^{(Sort A to Z)} để tăng dần hoặc Sắp xếp Z thành A^{(Sort Z to A )} giảm dần ( Lưu ý^(Note) rằng Excel không bao gồm dữ liệu trong các ô ở hàng 1 trong cách sắp xếp; chương trình giả định rằng hàng này chứa các nhãn cột hoặc tiêu đề của bạn.).

Cách sắp xếp đơn giản này hoạt động với nhiều loại dữ liệu, ngoại trừ khi các hàng và cột của bạn có dữ liệu giống hệt nhau hoặc trùng lặp. Trong những trường hợp này, bạn phải sắp xếp trên hai hoặc nhiều cột, tiếp theo sẽ xuất hiện.

Sắp xếp bản ghi trên nhiều trường

Tùy thuộc vào độ phức tạp của dữ liệu, bạn có thể cần sắp xếp trên nhiều cột. Có lẽ ví dụ tốt nhất là sắp xếp cơ sở dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái theo họ. Giả sử rằng dữ liệu của bạn có nhiều người có cùng họ. Trong những trường hợp này, bạn sẽ muốn chắc chắn rằng Linda Johnson đến trước Lydia Johnson , và Cherri Anderson hiển thị sau Charles Anderson… Bạn có ý tưởng.

Bạn có thể thiết lập các tìm kiếm tùy chỉnh với nhiều tiêu chí từ hộp thoại Sắp xếp , như thế này.^(Sort)

1. Bấm vào^(Click) ô trong cột dữ liệu đầu tiên bạn muốn sắp xếp.
2. Nhấp vào Dữ liệu^{(Data )} ngay bên dưới thanh tiêu đề để mở ruy-băng Dữ liệu^(Data) . (Tất nhiên, dải băng là hàng tab theo ngữ cảnh trên đầu cửa sổ ứng dụng.)
3. Trong phần Sắp xếp & Lọc^{(Sort & Filter)} , nhấp vào nút Sắp xếp^{(Sort )} để mở hộp thoại Sắp xếp.

• Nhấp vào menu thả xuống Sắp xếp theo^{(Sort by)} và chọn tên cột đầu tiên để sắp xếp. (Lưu ý rằng Excel hiển thị nội dung trong hàng 1 của cột, trong trường hợp này chứa các nhãn cột. Bạn có thể tắt tùy chọn này bằng cách bỏ chọn hộp kiểm Dữ liệu của tôi có tiêu đề^{(My data has headers)} .)
• Bấm Thêm Cấp độ^{(Add Level )} để thêm một cột khác vào thứ tự sắp xếp.
• Nhấp vào menu thả xuống Sau đó^{(Then by)} và chọn cột tiếp theo để sắp xếp.
• Lặp lại các Bước 6 và 7^{(Steps 6 and 7)} nếu cần để định cấu hình các thông số sắp xếp của bạn.

Nhấp vào xung quanh hộp thoại Sắp xếp sẽ hiển thị một số tùy chọn khác nhau để sửa đổi cách sắp xếp của bạn, mặc dù một số tùy chọn trong số đó, trừ khi bạn biết chính xác cách mỗi tùy chọn ảnh hưởng đến việc sắp xếp của bạn, rất có thể sẽ tạo ra kết quả không mong muốn.^(Sort)

• Bấm OK .
• Nếu bạn nhận được hộp thoại Cảnh báo Sắp xếp , hãy chọn ^{(Sort Warning)}Mở rộng vùng chọn^{(Expand the selection)} rồi bấm Sắp xếp.^(Sort.)

Bên cạnh đó, khi bạn chọn một cột, Excel sẽ phân tích nội dung của các ô trong cột đó và đưa ra các phỏng đoán thông minh về giá trị nào sẽ điền vào các trường Sắp xếp^{(Sort on)} và Thứ tự^(Order) . Trừ khi bạn có một lý do cụ thể (và hợp lý) để thay đổi những điều này, nếu không. (Tất nhiên, trừ khi bạn đang thử nghiệm. Tôi luôn khuyến khích điều đó — và tính năng Hoàn tác^(Undo) của Excel hoạt động tuyệt vời.)

Như tôi chắc bạn có thể tưởng tượng, đây chỉ là phần khởi đầu về cách bạn có thể sắp xếp dữ liệu trong Excel . Tuy nhiên, điều quan trọng cần nhớ là trừ khi bạn cẩn thận, việc sử dụng các tham số sai có thể làm dữ liệu của bạn bị ghép vào nhau và thay đổi hoàn toàn vị trí của nó trong bảng tính. Sắp xếp^(Sort) nhanh chóng và dễ cài đặt. Tin tốt là Hoàn tác^(Undo) cũng nhanh chóng. Đừng^(Don) ngại Hoàn tác^(Undo) và thử lại. Và một lần nữa.

Basic One-Column and Multi-Column Data Sorting in Excel Spreadsheets

Two of Excel’s primаry funсtions are to allow yoυ to manipulate and view data from different perspectives, and one оf the prоgram’s more simple bυt powerful toоls for doіng so is the Sort function.

Whether it’s simple ascending/descending sorts, sorting on more than one variable to display data in groups or to maintain row integrity, or simple alphanumeric sorts to keep your tabular data orderly, sorting data in Excel is an essential skill.

Few programs are better suited for sorting tabular data than Excel, and your sorts can run from the simple and relatively uncomplicated to the highly sophisticated. While Excel’s sorting prowess—what you can do with the right data set and a little knowledge of the inner workings of the program—is indeed robust and in-depth, today’s tech tip focuses on two basic types of sorts, as follows:

• Sorting data on a single column
• Sorting data on multiple columns

Spreadsheets are, of course, made up of columns and rows of cells, or tabular data, where each column comprises a logical division of facts, figures, or any other details by category, such as, say, names, addresses, currency, parts numbers, and so on—depending on the type of spreadsheet. Rows, on the other hand, display people, objects, or figures side-by-side or in the same instance or occurrence.

Depending on the type of spreadsheet and the data it contains, such as a tabular list of names, addresses, phone numbers, and other pertinent data, rows are frequently similar to database records.

When you sort rows of data, each row must maintain its integrity, without inadvertently moving data from one row to another, which, as you’ll see further down, is where sorting data on multiple columns comes in handy.

Sorting on a Single Field

You can sort the records in your spreadsheet by rows, and you can sort the cells within records by columns. You can, of course, specify ascending or descending sort orders. By default, ascending / alphanumerically, the program arranges text from A to Z and numbers from smallest to largest. Sorting with a descending sort order, of course, reverses the older from Z to A, or so that larger numbers start at the top.

As with many functions in Excel, there are a few ways to perform a simple sort; everything you need for this type of sort, though, resides on the right mouse button flyout-menu, as shown below.

1. Right-click a field in the column upon which you want to sort the spreadsheet to open the popup menu.
2. Scroll down and hover the cursor over Sort to open the flyout menu.
3. Click Sort A to Z for ascending or Sort Z to A descending (Note that Excel does not include the data in cells in row 1 in the sort; the program assumes that this row holds your column labels, or headers.).

This simple sort works for many types of data, except when your rows and columns have identical, or duplicate, data. In these instances, you must sort on two or more columns, coming up next.

Sorting Records on Multiple Fields

Depending on the complexity of your data, you may need to sort on more than one column. Perhaps the best example is sorting a database alphabetically in last-name order. Say that your data has several people with the same last names. In these instances, you’ll want to make sure that Linda Johnson comes before Lydia Johnson, and Cherri Anderson displays after Charles Anderson…You get the idea.

You can set up custom searches with multiple criteria from the Sort dialog box, like this.

1. Click a cell in the first column of data you want to sort.
2. Click Data just beneath the title bar to open the Data ribbon. (The ribbon is, of course, the row of contextual tabs across the top of the application window.)
3. In the Sort & Filter section, click the Sort button to open the Sort dialog box.

• Click the Sort by drop-down and choose the first column name to sort on. (Note that Excel displays the content in row 1 of the column, which in this case holds the column labels. You can turn this option off by unchecking the My data has headers checkbox.)
• Click Add Level to add another column to the sort order.
• Click the Then by drop-down and choose the next column to sort on.
• Repeat Steps 6 and 7 as needed to configure the parameters of your sort.

Clicking around in the Sort dialog box reveals several different options for modifying your sorts, though some of them, unless you know exactly how each one affects your sort, will most likely produce unwanted results.

• Click OK.
• If you get a Sort Warning dialog box, select Expand the selection and then click Sort.

Besides, when you choose a column, Excel analyzes the contents of the cells in that column and makes educated guesses as to what values should populate the Sort on and Order fields. Unless you have a specific (and logical) reason for changing these, don’t. (Unless you’re experimenting, of course. I always encourage that—and Excel’s Undo feature works marvelously.)

As I’m sure you can imagine, this is just the beginning of how you can sort data in Excel. It’s important to remember, though, that unless you’re careful, using the wrong parameters can juxtapose your data and completely change its position in the spreadsheet. Sort is fast and easy to setup. The good news is that Undo is fast, too. Don’t be afraid to Undo and try again. And again.

Related posts

• Căn giữa dữ liệu trang tính của bạn trong Excel để in

• Cách hợp nhất dữ liệu trong nhiều tệp Excel

• Cách xóa dòng trống trong Excel

• Cách sử dụng Tính năng Nói ô trong Excel

• Cách Chèn Trang tính Excel vào Tài liệu Word

• Sử dụng bàn phím để thay đổi chiều cao hàng và chiều rộng cột trong Excel

• Cách tạo một bảng tổng hợp đơn giản trong Excel

• Cách viết công thức / câu lệnh IF trong Excel

• Cách theo dõi người phụ thuộc trong Excel

• Khi nào sử dụng khớp chỉ mục thay vì hàm VLOOKUP trong Excel

• 4 cách chuyển đổi Excel sang Google Trang tính

• Cách sử dụng tham chiếu tuyệt đối trong Excel

• Cách di chuyển các cột trong Excel

• Cách tìm kiếm trong Excel

• Cách tạo nhiều danh sách thả xuống được liên kết trong Excel

• Mảng VBA trong Excel là gì và cách lập trình một

• Cách tạo biểu đồ hình tròn trong Excel

• Kết nối Excel với MySQL

• Cách xóa đường lưới trong Excel

• Cách chia sẻ tệp Excel để cộng tác dễ dàng