Một trong những điều tuyệt vời về các dịch vụ email trực tuyến như Gmail là bạn không bao giờ phải lo lắng về những thứ như tự động điền vì tất cả các địa chỉ liên hệ của bạn được lưu trữ trên đám mây và Gmail tự động xây dựng một chỉ mục khổng lồ về những người đã gửi email cho bạn hoặc tất cả những người bạn đã gửi email. Khi bạn bắt đầu nhập tên hoặc địa chỉ email, nó sẽ hiển thị tất cả các địa chỉ liên hệ phù hợp một cách kỳ diệu!

Không phải như vậy với Outlook 2016 hoặc bất kỳ phiên bản Outlook nào trước đó . Không có gì được lưu trữ trên đám mây và do đó mọi thứ đều dựa trên các tệp cục bộ. Điều đó cũng đúng đối với tính năng gợi ý tự động hoàn thành. Về cơ bản, mỗi khi bạn nhập tên hoặc địa chỉ email trong Outlook , nó sẽ lưu trữ tên hoặc địa chỉ email này vào một tệp và vì vậy, lần tiếp theo bạn nhập tên hoặc email đó, nó sẽ tự động điền cho bạn.

Lưu ý: Nếu bạn đang ở trong môi trường công ty, thì về mặt kỹ thuật, danh bạ của bạn đang được lưu trữ trên đám mây (máy chủ Exchange) . ^{(Note: If you are in a corporate environment, then technically your contacts are being stored in the cloud (Exchange server). )}

Nếu bạn đã sử dụng Outlook trong nhiều năm, thì cơ sở dữ liệu tự động hoàn thành của bạn có thể rất lớn và nếu nó đột ngột ngừng hoạt động, việc gửi email cho ai đó sẽ trở thành một nỗi đau thực sự! Đôi khi tính năng tự động hoàn thành ngừng hoạt động do sự cố với tệp PST và những lần khác thì do việc nâng cấp lên phiên bản Outlook mới hơn từ các phiên bản trước. Tôi cũng gặp phải sự cố trong đó tính năng tự động hoàn tất sẽ hoạt động trong một phiên của Outlook , nhưng khi bạn đóng và mở lại lần thứ hai, các mục nhập đều biến mất.

Trong bài viết này, tôi sẽ giới thiệu cho các bạn một số phương pháp mà tôi đã học được qua nhiều năm để khắc phục sự cố tự động hoàn thành trong Outlook và cách chuyển các đề xuất tự động hoàn thành từ Outlook này sang Outlook khác.

Sửa chữa tệp PST

Sự cố thông thường khi tính năng tự động hoàn tất ngừng hoạt động có liên quan đến tệp PST của bạn. ^(PST)Điều đầu tiên cần thử là sửa chữa tệp PST và xem liệu các mục nhập tự động hoàn thành có quay trở lại hay ngừng đặt lại hay không. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách truy cập vị trí sau trên Windows 64-bit

C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office14

và chạy tệp scanpst.exe . Lưu ý rằng đường dẫn có thể khác nhau tùy thuộc vào phiên bản Office của bạn . Ví dụ: nếu bạn đang chạy phiên bản Office 64 bit và phiên bản mới hơn, thì đường dẫn có thể là C:\Program Files\Microsoft Office\Office15 . Ngoài ra, các phiên bản Office mới hơn có thể lưu trữ tệp ở vị trí sau:

C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16

Nhấp vào Duyệt qua^{(Click Browse)} và điều hướng đến tệp PST của bạn. ^(PST)Nếu nó ở vị trí mặc định, hãy duyệt tới  C:\Users\Username\AppData\Local\Microsoft\Outlook . Theo mặc định, nó sẽ được gọi là Outlook.pst .

Nếu bạn thấy rằng công cụ sửa chữa đã khắc phục một số sự cố với tệp PST thì có lẽ bạn sẽ gặp may và tính năng tự động hoàn thành sẽ hoạt động bình thường trở lại, đặc biệt nếu nó được đặt lại mỗi lần bạn đóng và mở ^(PST)Outlook .

Phương pháp 2 - Nhập tệp NK2

Tất cả các phiên bản Outlook trước năm 2010 đều lưu trữ thông tin tên / email này trong tệp có phần mở rộng NK2 . Outlook 2010 lưu trữ nó theo cách khác và do đó bạn phải nhập tệp này nếu bạn đang cố lấy dữ liệu đề xuất từ ​​phiên bản Outlook cũ hơn vào Outlook 2010 .

http://support.microsoft.com/kb/980542

Kiểm tra bài viết Microsoft KB ở trên để biết cách thực hiện việc này. Bạn có thể tải xuống chương trình FixIT của họ và chỉ cần chọn tệp NK2 và nó sẽ thực hiện phần còn lại cho bạn. Nếu bạn muốn tự mình thực hiện, bạn có thể tìm tệp ở vị trí sau cho Outlook 2003/2007 chạy Windows 2000 hoặc XP:

 C:\Documents and Settings\Username\Application Data\Microsoft\Outlook

Đối với Outlook 2003/2007 chạy Windows Vista hoặc 7:

C:\Users\Username\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

Bây giờ để nhập nó vào Outlook 2010 , bạn cần đảm bảo rằng tệp NK2 nằm trong thư mục này:

C:\Users\username\AppData\Roaming

Cuối cùng, nhấp vào Bắt đầu^(Start) , gõ run và trong hộp thoại Mở^(Open) , nhập lệnh sau:

outlook.exe /importnk2

Điều đó sẽ nhập bộ đệm tên từ phiên bản Outlook cũ hơn vào Outlook 2010 .

Phương pháp 3 ^{(Method 3)} - Làm trống^{(– Empty)} bộ nhớ cache tự động điền^{(Autocomplete Cache)}

Trong một số trường hợp, để tính năng này hoạt động trở lại trong Outlook , bạn có thể phải xóa bộ đệm ẩn Tự động điền . ^{(Autocomplete)}Nếu mọi thứ đã biến mất, thì điều này sẽ không thành vấn đề, nhưng nó sẽ giúp giải quyết vấn đề bộ nhớ cache được đặt lại nhiều lần.

Để làm trống bộ nhớ cache, hãy chuyển đến Tệp^(File) và nhấp vào Tùy chọn^(Options) . Sau đó nhấn vào Mail và kéo xuống phần Gửi Thư^{( Send Mail)} .

Nhấp vào nút Danh sách Tự động Hoàn thành Trống^{(Empty Auto-Complete List )} . Bạn cũng nên bỏ chọn Sử dụng Danh sách Tự động Hoàn thành để đề xuất tên khi nhập vào hộp Dòng Tới, CC và Bcc^{(Use Auto-Complete List to suggest names when typing in the To, CC, and Bcc lines )} . Thoát khỏi Outlook và sau đó chọn lại hộp. Hãy thử nhập một vài địa chỉ email, sau đó thoát khỏi Outlook và mở lại và xem các tên còn ở đó không.

Phương pháp 4 - Đổi tên RoamCache

Bạn cũng có thể loại bỏ hoàn toàn bộ nhớ cache hiện tại của mình và bắt đầu lại từ đầu, đây có thể là cách duy nhất để giải quyết vấn đề. Bạn chỉ cần đổi tên thư mục RoamCache thành một thư mục khác và Outlook sẽ tạo một thư mục mới khi bạn khởi động lại chương trình.

Đối với Windows Vista & 7:

C:\Users\Username\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache

Đối với Windows 2000 & XP:

C:\Documents and Settings\Username\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\RoamCache

Phương pháp 5 - Chỉnh sửa tệp NK2

Mặc dù Outlook 2010/2013/2016 không có tệp NK2 cụ thể, chúng vẫn lưu trữ thông tin trong một tệp, nhưng với một tên khác. Tên của tệp là:

Stream_Autocomplete_X_AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA.dat

Và nó nằm ở đây:

C:\Users\Username\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache

Nếu bạn đang sử dụng Windows XP với Outlook , thì nó ở đây:

 C:\Documents and Settings\Username\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\RoamCache

Trong Phương pháp 4^{(Method 4)} , chúng tôi đã đổi tên thư mục RoamCache này , nhưng điều đó sẽ xóa mọi thứ và khiến bạn phải bắt đầu lại từ đầu. Nếu bạn mới bắt đầu gặp sự cố này, thì bạn có thể khôi phục một số đề xuất tên bằng cách mở tệp Stream.dat này trong chương trình có tên NK2Edit:

http://www.nirsoft.net/utils/outlook_nk2_edit.html

Điều đầu tiên bạn có thể thử là chỉ cần mở tệp .dat bằng NK2Edit và sau đó đóng nó. Đảm bảo rằng Outlook đã được đóng khi bạn thực hiện việc này. Sau đó, mở Outlook và xem liệu điều đó có khắc phục được sự cố hay không. Lưu ý rằng chương trình này sẽ tự động phát hiện nếu bạn đã cài đặt Outlook và sẽ tải tệp bộ đệm ẩn lên cho bạn nếu tệp đó được lưu trữ ở vị trí mặc định. Bạn sẽ thấy danh sách tự động hoàn thành ngay lập tức:

Nếu nó không mở hoặc bạn không thể mở nó theo cách thủ công, thì bạn cần tạo một tệp bộ đệm mới và thay thế tệp stream.dat hiện tại. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách mở NK2Edit và đi tới Tệp^(File) â € “ Mới Tệp .NK2^{(New .NK2 File)} .

Sau đó đi tới Hành động^(Actions) và chọn Thêm Bản ghi từ Sổ địa chỉ^{(Add Records from Address Book)} .

Bây giờ hãy chọn liên hệ mà bạn muốn sử dụng để tạo tệp NK2 mới. ^(NK2)Bạn không phải chọn tất cả các số liên lạc nếu bạn không muốn. Bạn cũng có thể nhấp vào menu thả xuống và nhấp vào Liên hệ ^(Contacts)được đề xuất^(Suggested) và xem có bất kỳ thứ gì ở đó không. Nếu không, chỉ cần chọn Danh bạ^(Contacts) và sau đó Control + bấm để chọn các liên hệ riêng lẻ.

Bây giờ, hãy thực hiện một Tệp^(File) - Lưu dưới dạng^{(Save As)} và duyệt đến vị trí của tệp bộ đệm hiện tại (stream_autocomplete) và thay đổi loại Lưu dưới dạng^{(Save as type)} thành .dat thay vì NK2.

Đối với tên tệp, chỉ cần chọn tệp hiện tại mà bạn sẽ thay thế. Đó là nó! Đây^(Kind) là một quá trình dài, nhưng nó hoạt động hiệu quả! Và bây giờ bạn biết cách tự sửa và chỉnh sửa toàn bộ danh sách tự động hoàn thành nếu bạn muốn!

Bạn cũng có thể nhận được nhiều thông tin hơn về Outlook Autocomplete từ trang web hỗ trợ của Microsoft^(Microsoft) . Nếu bạn vẫn gặp sự cố hoặc điều gì đó không rõ ràng, hãy đăng nhận xét ở đây và tôi sẽ cố gắng trợ giúp! Vui thích!

Outlook Autocomplete Not Working or Resetting?

One of the grеat thingѕ about onlіne email services like Gmail is that you never haνe to worry about thingѕ like autoсomplete because all your contacts are stored in the cloud аnd Gmail autоmatically builds а giant indеx of eνeryone who has emailed you or everyone you have emailеd. When уou ѕtart typing a name or email address, it magically brings up all matching contacts!

Not so with Outlook 2016 or any previous version of Outlook. Nothing is stored in the cloud and therefore everything is based on local files. That is true for the autocomplete suggestion feature also. Basically, every time you type in a name or an email address in Outlook, it stores this into a file and so the next time you type that name or email, it will autocomplete it for you.

Note: If you are in a corporate environment, then technically your contacts are being stored in the cloud (Exchange server). 

If you have used Outlook for years, then your autocomplete database could be huge and if it suddenly stops working, it becomes a real pain to email someone! Sometimes autocomplete stops working because of problems with the PST file and other times it’s because of upgrading to a newer version of Outlook from previous versions. I’ve also run into the problem where the autocomplete will work within one session of Outlook, but the second you close it and open it again, the entries are all gone.

In this article, I’ll go through a few methods I’ve learned over the years to fix the autocomplete problem in Outlook and how to transfer the autocomplete suggestions from one Outlook to another.

Repair PST File

The usual problem when autocomplete stops working has something to do with your PST file. The first thing to try is to repair the PST file and see if the autocomplete entries come back or stop resetting. You can do this by going to the following location on Windows 64-bit

C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office14

and running the scanpst.exe file. Note that the path may be different depending on your version of Office. For example, if you are running a 64-bit version of Office and a newer version, then the path could be C:\Program Files\Microsoft Office\Office15. Also, newer versions of Office may store the file in the following location:

C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16

Click Browse and navigate to your PST file. If it’s in the default location, browse to C:\Users\Username\AppData\Local\Microsoft\Outlook. By default, it should be called Outlook.pst.

If you see that the repair tool fixed some problems with the PST file, then you’ll probably be lucky and the autocomplete should be working normally again, especially if it was resetting each time you closed and opened Outlook.

Method 2 – Import NK2 Files

All versions of Outlook before 2010 stored this name/email information in a file with a NK2 extension. Outlook 2010 stores it differently and therefore you have to import this file if you’re trying to get suggestion data from an older version of Outlook into Outlook 2010.

http://support.microsoft.com/kb/980542

Check out the above Microsoft KB article on how to do this. You can download their FixIT program and simply choose the NK2 file and it will do the rest for you. If you want to do it yourself, you can find the file in the following location for Outlook 2003/2007 running Windows 2000 or XP:

 C:\Documents and Settings\Username\Application Data\Microsoft\Outlook

For Outlook 2003/2007 running Windows Vista or 7:

C:\Users\Username\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

Now in order to import it into Outlook 2010, you need to make sure the NK2 file is located in this directory:

C:\Users\username\AppData\Roaming

Finally, click on Start, type run and in the Open dialog box, type in the following command:

outlook.exe /importnk2

That should import the name cache from an older version of Outlook into Outlook 2010.

Method 3 – Empty the Autocomplete Cache

In some instances, to get this working again in Outlook, you may have to clear out the Autocomplete cache. If everything is gone already, then this won’t matter, but it should help with the problem of the cache resetting over and over again.

To empty the cache, go to File and click on Options. Then click on Mail and scroll down to the Send Mail section.

Click on the Empty Auto-Complete List button. It’s also a good idea to uncheck the Use Auto-Complete List to suggest names when typing in the To, CC, and Bcc lines box. Exit out of Outlook and then re-check the box. Try typing in a few email addresses and then exiting Outlook and opening it again and seeing if the names are still there.

Method 4 – Rename the RoamCache

You can also completely get rid of your current cache and start from scratch, which might be the only way to get the problem to go away. You simply have to rename the RoamCache folder to something else and Outlook will create a new one when you start up the program again.

For Windows Vista & 7:

C:\Users\Username\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache

For Windows 2000 & XP:

C:\Documents and Settings\Username\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\RoamCache

Method 5 – Edit NK2 File

Even though Outlook 2010/2013/2016 do not have a NK2 file specifically, they still store the info in a file, but with a different name. The name of the file is:

Stream_Autocomplete_X_AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA.dat

And it’s located in here:

C:\Users\Username\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache

If you are on Windows XP with Outlook, then it’s here:

 C:\Documents and Settings\Username\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\RoamCache

In Method 4, we renamed this RoamCache folder, but that delete everything and makes you start from scratch. If you just started having this problem, then you might be able to recover some of the name suggestions by opening this Stream.dat file in a program called NK2Edit:

http://www.nirsoft.net/utils/outlook_nk2_edit.html

The first thing you can try is to simply open the .dat file with NK2Edit and then close it. Make sure Outlook is closed when you do this. Then open Outlook and see if that fixed the problem. Note that this program will automatically detect if you have Outlook installed and will load up the cache file for you if it’s stored in the default location. You should see the autocomplete list instantly:

If it didn’t open or you can’t open it manually, then you need to create a new cache file and replace the current stream.dat file.You can do this by opening NK2Edit and going to File – New .NK2 File.

Then go to Actions and choose Add Records from Address Book.

Now select the contact that you want to use to create the new NK2 file. You don’t have to select all the contacts if you don’t want. You can also click the drop down and click on Suggested Contacts and see if anything is there. If not, just choose Contacts and then Control + click to choose individual contacts.

Now do a File – Save As and browse to the location of the current cache file (stream_autocomplete) and change the Save as type to .dat instead of NK2.

For the file name, just select the current file that you will be replacing. That’s it! Kind of a long process, but it does work! And now you know how to totally fix and edit the autocomplete list yourself if you ever wanted to!

You can also get a lot more information about Outlook Autocomplete from the Microsoft support website. If you are still having problems or something is not clear, post a comment here and I’ll try to help! Enjoy!

Related posts

• Microsoft Outlook sẽ không mở? 10 cách để sửa chữa

• Cách xóa bộ nhớ cache trong Outlook

• Cách khắc phục Outlook bị kẹt khi tải hồ sơ

• Cách xuất email của bạn từ Microsoft Outlook sang CSV hoặc PST

• Không thể truy cập tệp dữ liệu Outlook: 4 bản sửa lỗi cần thử

• Cách khắc phục Outlook liên tục hỏi vấn đề mật khẩu

• Cách sử dụng theo dõi cuộc họp Outlook để xem ai đã chấp nhận

• Cách thay đổi và tùy chỉnh chủ đề Outlook cho email của bạn

• Cách thêm chú thích cuối trang trong Word

• 9 cách mở tài liệu Word mà không cần Word

• Sửa lỗi Trình kiểm tra chính tả Outlook không hoạt động

• Cách xóa dòng trống trong Excel

• Cách sử dụng Phân tích Điều gì xảy ra trong Excel

• Khắc phục lỗi “Không thể khởi động Microsoft Office Outlook”

• Cách sửa một hàng trong Excel

• Sửa lỗi thẻ kết thúc thẻ bắt đầu không khớp khi mở tệp DOCX

• Cách khắc phục “Chúng tôi không thể kết nối ngay bây giờ” trong Outlook

• Cách thêm số trang chiếu vào bản trình bày PowerPoint

• Cách chèn ảnh động GIF vào PowerPoint

• Cách Chèn Trang tính Excel vào Tài liệu Word