Excel là một trong những ứng dụng nằm trong bộ Office hữu ích như nhau ở nơi làm việc và tại nhà hay văn phòng tại nhà. Excel có khả năng lưu trữ một lượng lớn thông tin; đôi khi thông tin đó trở nên quá khó sử dụng khiến việc sử dụng dữ liệu được lưu trữ trong trang tính Excel ngày càng trở nên phức tạp hơn theo thời gian khi tệp phát triển.

Được sử dụng thường xuyên hơn trong cài đặt thương mại, người dùng gia đình thường không biết rằng bạn có thể nhóm và thu gọn cả hàng và cột trong trang tính Excel để ẩn thông tin cho đến khi cần. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn sử dụng công thức trong bảng tính để tóm tắt thông tin và bạn chỉ quan tâm đến những tóm tắt đó hầu hết thời gian.

Nhóm các hàng^(Rows) và cột^(Columns) trong một trang tính Excel^{(Excel Worksheet)}

Giả sử^(Suppose) bạn có một trang tính Excel giống như hình bên dưới. Lưu ý^(Notice) rằng có một số ô chứa dữ liệu và mỗi tập dữ liệu được tóm tắt trong một ô riêng biệt (B6, B13 và B20 ).

Rắc rối bạn đang gặp phải là dữ liệu trong các ô (B1 đến B5, B8 đến B12 và B15 đến B19 ) không hữu ích cho bạn một cách thường xuyên; bạn chỉ quan tâm đến giá trị tổng, giá trị trung bình và giá trị tối đa cho mỗi tập dữ liệu tương ứng.

Sử dụng chức năng Nhóm^(Group) của Excel , bạn có thể nhóm các dữ liệu này lại với nhau một cách riêng biệt và thu gọn chúng ra khỏi chế độ xem. Khi cần xem hoặc chỉnh sửa dữ liệu, bạn có thể mở rộng các nhóm và làm việc lại với chúng.

Ví dụ: hãy nhóm các hàng từ 8 đến 12 với nhau, thu gọn chúng và chỉ để lại Trung bình^(Average) ở hàng 13 hiển thị. Bắt đầu bằng cách chọn các hàng từ 8 đến 12 bằng chuột của bạn. Bấm^(Click) vào tab Dữ liệu^(Data) trên Ruy-băng^(Ribbon) và tìm một phần của Ruy-băng^(Ribbon) có nhãn Đường viền^(Outline) . Nhấp vào nút có nhãn Nhóm^(Group) và chọn Nhóm^(Group) từ menu.

Bạn sẽ ngay lập tức nhận thấy một thay đổi đối với trang tính Excel mà bạn có thể chưa từng thấy trước đây. Bên cạnh các hàng từ 8 đến 12, có một đường nối các hàng này ở bên trái và có một dấu trừ bên cạnh hàng 13. Điều này cho biết rằng các ô từ 8 đến 12 là một phần của một nhóm hiện đang được mở rộng.

Nếu bạn nhấp vào dấu trừ bên cạnh hàng 13, các hàng từ 8 đến 12 sẽ thu gọn và dấu trừ chuyển thành dấu cộng. Điều này cũng biểu thị rằng các hàng từ 8 đến 12 là một phần của nhóm và nhóm hiện đang bị thu gọn.

Nhấp vào dấu cộng sẽ mở rộng nhóm một lần nữa. Ngoài ra, hãy lưu ý rằng khi thu gọn, các hàng trong trang tính sẽ đi từ hàng 7 đến hàng 13, một dấu hiệu chắc chắn rằng một số hàng trong trang tính đã được nhóm lại và hiện đang được thu gọn.

Nếu chúng ta làm tương tự cho các hàng từ 1 đến 5 và từ 15 đến 19, chúng ta thấy rằng khi các hàng này được nhóm lại và thu gọn, dữ liệu ban đầu sẽ bị ẩn khỏi chế độ xem, làm cho các ô quan trọng dễ dàng tìm thấy hơn. Lưu ý^(Notice) rằng ba dấu cộng trong rãnh bên trái của trang tính cho biết rằng hiện có ba nhóm hàng được thu gọn.

Nhóm và thu gọn ô trong Excel không giới hạn ở các hàng; bạn cũng có thể nhóm và thu gọn các cột. Thậm chí có thể tạo các nhóm trong các nhóm để tổ chức tốt hơn dữ liệu vốn đã trở nên khó làm việc trong một trang tính Excel cồng kềnh .

Group Rows and Columns in an Excel Worksheet

Excel is one of the appliсations in the Office suite that is еqually useful in the workplace and in a hоme or home office. Excel is capable of storing greаt аmounts of informatiоn; sometimes that information bеcomes too unwieldy suсh that using the data stored in an Excel worksheet becomes more and more of a hassle over time аѕ the fіle grows.

Used more often in commercial settings, home users are often unaware that you can group and collapse both rows and columns in an Excel worksheet to hide information until it is needed. This is especially useful when you use formulas in a spreadsheet to summarize information and you are only interested in those summaries most of the time.

Grouping Rows and Columns in an Excel Worksheet

Suppose you have an Excel worksheet that looks like the one pictured below. Notice that there are a number of cells that contain data and that each set of data is summarized in a separate cell (B6, B13, and B20).

The trouble you are having is that the data in the cells (B1 to B5, B8 to B12, and B15 to B19) are not useful to you on a regular basis; you only care about the total, average, and maximum values for each set of data respectively.

Using Excel’s Group function, you can group these data together separately and collapse them out of view. When you need to view or edit the data, you can expand the groups and work with them again.

As an example, let’s group rows 8 through 12 together, collapse them, and leave only the Average in row 13 visible. Begin by selecting rows 8 through 12 with your mouse. Click on the Data tab on the Ribbon and locate a section of the Ribbon labeled Outline. Click on the button labeled Group and select Group from the menu.

You’ll immediately notice a change to the Excel worksheet that you may never have seen before. Next to rows 8 through 12, there is a line connecting these rows to the left and there is a minus sign next to row 13. This signifies that cells 8 through 12 are part of a group that is currently expanded.

If you click the minus sign next to row 13, rows 8 through 12 will collapse and the minus sign turns into a plus sign. This also signifies that rows 8 through 12 are part of a group and that the group is currently collapsed.

Clicking on the plus sign will expand the group again. Also, notice that when collapsed, the rows in the worksheet go right from row 7 to row 13, a sure sign that some of the rows in the worksheet have been grouped and are currently collapsed.

If we do the same for rows 1 through 5 and rows 15 through 19, we see that when these rows are grouped and collapsed, the original data is hidden from view making the important cells more easily found. Notice that the three plus signs in the left hand gutter of the worksheet indicate that there are currently three collapsed groups of rows.

Grouping and collapsing cells in Excel is not limited to rows; you can group and collapse columns as well. It is even possible to create groups within groups to better organize data that has become difficult with which to work in a bloated Excel worksheet.

Related posts

• Cách Chèn Trang tính Excel vào Tài liệu Word

• Cách Chèn CSV hoặc TSV vào một trang tính Excel

• Cách hợp nhất ô, cột và hàng trong Excel

• Cách Chèn Nhanh Nhiều Hàng trong Excel

• Căn giữa dữ liệu trang tính của bạn trong Excel để in

• Mảng VBA trong Excel là gì và cách lập trình một

• Cách sắp xếp theo ngày trong Excel

• Cách tính điểm Z trong Excel

• Cách hợp nhất dữ liệu trong nhiều tệp Excel

• Khi nào sử dụng khớp chỉ mục thay vì hàm VLOOKUP trong Excel

• 5 cách chuyển văn bản thành số trong Excel

• Cách chia sẻ tệp Excel để cộng tác dễ dàng

• Sử dụng bàn phím để thay đổi chiều cao hàng và chiều rộng cột trong Excel

• Cách mở Word và Excel ở Chế độ An toàn

• Đánh vần nhanh các số trong Word và Excel

• Cách sửa lỗi # N / A trong công thức Excel như VLOOKUP

• Sử dụng tên dải động trong Excel để thả xuống linh hoạt

• 4 cách chuyển đổi Excel sang Google Trang tính

• Cách theo dõi người phụ thuộc trong Excel

• 3 cách để tách một ô trong Excel