Khả năng họp từ xa, trực tuyến tại nhà có thể rất thuận tiện. Nhưng nó cũng giới thiệu một danh sách toàn bộ các cơ hội cho những khoảnh khắc rất xấu hổ.

Nếu bạn có trẻ em, vật nuôi, trẻ sơ sinh hoặc thậm chí một cửa sổ phía sau bạn hiển thị ngoài trời, bạn có tất cả các thành phần của một công thức cho thảm họa.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến một số vấn đề phổ biến nhất có thể dẫn đến các cuộc họp trực tuyến đáng xấu hổ và cách ngăn chặn chúng.

Họp trực tuyến: Điều gì có thể^(Could) xảy ra sai^{(Go Wrong)} ?

Một trong những ví dụ nổi tiếng nhất về khoảnh khắc đáng xấu hổ như vậy đã xảy ra với Giáo sư Robert Kelly^{(Professor Robert Kelly)} khi ông được BBC phỏng vấn trực tiếp trên truyền hình .

Một trong những đứa trẻ ở độ tuổi chập chững biết đi của Kelly bước vào văn phòng của anh ấy, giữa cuộc phỏng vấn, và đứa con của anh ấy cũng vậy trong xe tập đi. Cuối cùng, cô vợ điên cuồng chạy vào phòng chì chiết các con trong phòng.

Đây không chỉ là khoảnh khắc gặp gỡ trực tuyến^{(online meeting moment)} đáng xấu hổ mà còn là khoảnh khắc diễn ra trực tiếp và được phát sóng trên khắp thế giới cho hàng triệu người xem.

Ngăn chặn Khoảnh khắc Họp Trực tuyến Lúng túng^{(Embarrassing Online Meeting)}

Có nhiều cách bạn có thể thiết lập không gian làm việc, máy tính của mình và chính cuộc họp để giảm khả năng xảy ra bất kỳ sự kiện đáng tiếc nào.

Nếu bạn tuân theo tất cả các nguyên tắc này, bạn có thể yên tâm rằng tất cả các cuộc họp trực tuyến của bạn sẽ diễn ra suôn sẻ và không có bất kỳ khoảnh khắc “đáng nhớ” nào.

Chặn máy ảnh của bạn khi không sử dụng

Có rất nhiều lý do bảo mật tại sao bạn nên che webcam trừ khi nó được sử dụng. Nhưng bảo mật sang một bên, bạn cũng không muốn hiển thị video của mình khi bắt đầu cuộc họp trực tuyến trước khi bạn sẵn sàng.

Đã có những câu chuyện về những người bị bắt gặp đi vệ sinh^{(stories of people caught going to the bathroom)} trong cuộc họp vì webcam của họ hướng về phía cửa phòng tắm^{(bathroom door)} đang mở . 

Điều này có thể xảy ra vì nhiều lý do.

• Webcam tự động bật vào thời gian bắt đầu cuộc họp
• Bạn quên rằng máy ảnh đã được bật trong cuộc họp
• Bạn nghĩ rằng cuộc họp đã kết thúc nhưng máy ảnh vẫn bật trong khi mọi người được kết nối

Cách dễ nhất để ngăn chặn tất cả các trường hợp này là sử dụng nắp trượt^{(slider cover)} trên webcam của bạn nếu có. Nếu không, hãy giữ sẵn một số băng dính để giữ máy ảnh khi không sử dụng.

Sử dụng rèm cửa trên nền Windows

Windows có thể tuyệt vời để cho ánh sáng vào văn phòng của bạn, nhưng khi bạn đang họp trực tuyến, chúng có thể gây ra rất nhiều vấn đề.

Có nhiều trường hợp có thể dẫn đến việc lúng túng với các cửa sổ, vì vậy hãy cùng khám phá ba trường hợp chính.

Bạn trông giống như một nhân vật phản diện

Hãy tưởng tượng ai đó^{(Imagine someone)} xuất hiện trong một cuộc họp và họ chỉ xuất hiện như một cái bóng trong một căn phòng tối. Ấn tượng đầu tiên của bạn về người đó là gì?

Hầu hết mọi người sẽ nhớ đến bất kỳ bộ phim nào có một nhân vật phản diện đang ngồi trong hang ổ của ngục tối^{(dungeon lair)} , âm mưu cho kế hoạch xấu xa^{(evil plan)} tiếp theo của họ .

Ánh sáng chiếu qua cửa sổ chơi trò lừa với hầu hết các webcam và buộc chúng phải tự động lọc ánh sáng, làm cho toàn bộ căn phòng có vẻ tối hơn nhiều so với thực tế.

Cách dễ nhất để khắc phục vấn đề này là che rèm cho bất kỳ cửa sổ nào phía sau bạn và luôn đóng rèm hoặc rèm che trong các cuộc họp.

Pets tình yêu Windows

Thú cưng cũng thích cửa sổ, thú cưng và các cuộc họp trực tuyến hiếm khi kết hợp rất tốt.

Nếu bạn nhận thấy mọi người trong cuộc họp cười khúc khích^{(meeting snickering)} hoặc cười khúc khích khi đang nói chuyện, bạn có thể muốn quay lại phía sau.

Tỷ lệ cược là khá tốt con mèo của bạn không tốt.

Nếu bạn đã sẵn sàng bắt đầu một cuộc họp trực tuyến, hãy đưa tất cả thú cưng của bạn ra khỏi phòng để chúng không trốn trên bệ cửa sổ^{(window sill)} để sẵn sàng lôi kéo bạn trong cuộc họp video^{(video conference)} của bạn .

Lưu ý: Đóng cửa văn phòng^{(office door)} (và khóa lại) có thể ngăn chặn những vật nuôi không mong muốn và những vị khách không mời khác.

Ngoài trời không phải lúc nào cũng đáng yêu

Vấn đề khác với các cửa sổ là những thứ xảy ra ở phía bên kia của các cửa sổ đó.

Bạn có thực sự muốn đồng nghiệp của mình hoặc những người tham dự cuộc họp khác nhìn thấy hàng xóm của bạn đang cắt cỏ bên ngoài trong bộ đồ ngủ của họ không? 

Bạn không bao giờ biết ai hoặc cái gì sẽ đi ngang qua cửa sổ, vì vậy đây là một lý do khác để đảm bảo rằng cửa sổ phía sau bạn có rèm và bạn sử dụng chúng.

Crank Up The Lighting

Nói về ánh sáng, một văn phòng đủ ánh sáng sẽ tạo ra video tốt nhất trong hội nghị web. Cách tốt nhất để có được ánh sáng hoàn hảo là đặt bàn làm việc sao cho có cửa sổ (có rèm mở) phía sau màn hình mà bạn đang đối diện hoặc lệch sang một bên. 

Ánh sáng tự nhiên từ cửa sổ ở bên cạnh làm ngược lại với cửa sổ phía sau bạn. Thay vì buộc webcam phải lọc ánh sáng, nó chiếu ánh sáng tự nhiên vào bạn để máy ảnh thu nhận.

Nếu bạn không có cửa sổ ở vị trí thích hợp trong văn phòng của mình, giải pháp tốt nhất tiếp theo là bật càng nhiều đèn chiếu sáng trên cao càng tốt.

Tốt hơn^(Better) , hãy sử dụng đèn Philips Hue và đặt chúng ở cài đặt sáng nhất.

Thu dọn trước khi họp

Theo một nghiên cứu năm 2018 của Đại học Michigan^{(2018 study by the University of Michigan)} , các nhà tâm lý học phát hiện ra rằng mọi người nảy sinh ý kiến ​​tiêu cực về mọi người chỉ bằng tình trạng văn phòng của họ.

Phát hiện^{(finding isn)} này không đáng ngạc nhiên^{(t surprising)} . Tuy nhiên, thật không may nếu bạn đã làm việc chăm chỉ cả tuần và không có thời gian để dọn dẹp không gian xung quanh bạn trước cuộc họp video^{(video meeting)} trực tuyến đó .

Giải pháp dễ dàng là lên lịch ít nhất 15 phút trong lịch của bạn trước khi bắt đầu cuộc họp video^{(video meeting)} . Hãy dành thời gian đó để thu dọn tất cả những thứ lộn xộn sau lưng bạn. Ít nhất hãy dọn sạch mọi thứ mà camera có thể nhìn thấy.

Điều đó có thể không có nghĩa là toàn bộ căn phòng sạch sẽ, hoặc máy tính để bàn^{(desktop isn)} của bạn không còn lộn xộn, nhưng nếu những người tham dự cuộc họp không thể nhìn thấy sự lộn xộn, họ sẽ không biết gì tốt hơn.

Ồ những âm thanh mà chúng tôi tạo ra

Âm thanh có thể là kẻ thù tồi tệ nhất của bạn trong hội nghị truyền hình^{(video conference)} . Có tất cả các cách mà micrô của bạn có thể làm bạn xấu hổ. 

Chỉ cần xem xét việc quên bật micrô của bạn và thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:

• Ăn khoai tây chiên hoặc thứ gì khác giòn và ồn ào^{(crunchy and loud)}
• Lầm bầm điều gì đó tiêu cực về đồng nghiệp mà mọi người có thể nghe thấy
• Trò chuyện^{(side conversation)} cá nhân với vợ / chồng của bạn hoặc thành viên khác trong gia đình^{(family member)}
• Tạo ra âm thanh cơ thể xấu hổ

Tất cả các tình huống này có thể từ hài hước nhẹ nhàng đến xấu hổ đau đớn. 

Giải pháp là gì? Luôn^(Always) kiểm tra xem bạn có bị tắt tiếng khi bắt đầu cuộc họp không, trừ khi bạn cần phát biểu và theo dõi kỹ trạng thái micrô^{(microphone status)} của bạn trong suốt cuộc họp. 

Tốt hơn nữa, hãy định cấu hình cài đặt phần mềm hội nghị video^{(video conference software)} của bạn để micrô tự động tắt tiếng khi cuộc họp bắt đầu.

Trong Skype , bạn có thể tìm thấy cài đặt này trong menu Cài đặt^(Settings) , bên dưới Âm thanh & Video^{(Audio & Video)} . Chỉ cần đảm bảo Tắt tiếng khi có cuộc gọi đến^{(Unmute for incoming calls)} .

Hầu hết các ứng dụng hội nghị truyền hình lớn đều có cài đặt tương tự cho micrô.

Các mẹo hữu ích khác

Ghi nhớ tất cả những lời khuyên trên sẽ đảm bảo rằng hội nghị truyền hình của bạn diễn ra suôn sẻ và không gặp trục trặc. 

Có một số mẹo khác có thể hữu ích với cuộc gọi điện video của bạn:

• Chia sẻ màn hình^{(Sharing screens)} : Khi chia sẻ màn hình của bạn, đừng chọn nút chia sẻ^{(share button)} trước khi bạn thấy đúng màn hình được đánh dấu. Mọi ứng dụng hội nghị trực tuyến lớn đều làm nổi bật màn hình bạn đã chọn để bạn luôn biết mình sẽ chia sẻ màn hình nào. Chia sẻ sai màn hình có thể dẫn đến việc mọi người nhìn thấy những thứ bạn không muốn.
• Thông báo^{(Embarrassing notifications)} khó hiểu : Không có gì^{(s nothing)} tệ hơn việc đồng nghiệp gửi cho bạn một tin nhắn cá nhân trong khi bạn đang chia sẻ màn hình của mình trong cuộc họp. Tắt thông báo cửa sổ trước mỗi hội nghị truyền hình^{(video conference)} .
• Vị trí cửa sổ^{(Window placement)} : Một sai lầm phổ biến của mọi người là đặt cửa sổ trò chuyện^{(chat window)} với khuôn mặt của mọi người trên màn hình cách xa webcam. Thay vào đó, hãy đặt nó trên cùng một màn hình để có vẻ như bạn đang nhìn trực tiếp vào mọi người.
• Hình nền ảo^{(Virtual backgrounds)} - Hầu hết các ứng dụng như Zoom và Skype^{(Zoom and Skype)} hiện đều cho phép bạn chọn hình nền ảo. Bạn có thể chọn một cái gì đó từ các cài đặt trước hoặc bạn có thể tải xuống hình ảnh của riêng mình và sử dụng nó làm nền. Một số ứng dụng cũng cho phép bạn làm mờ phông nền, vì vậy nếu bạn gặp khó khăn với phông nền xấu cho cuộc gọi của mình, hãy lấy phông nền ảo.

Bạn đã bao giờ có bất kỳ khoảnh khắc xấu hổ nào trong buổi hội thảo truyền hình của mình chưa? Chúng tôi rất muốn nghe câu chuyện của bạn trong phần bình luận bên dưới.

How to Prevent Embarrassing Online Meeting Moments

The ability tо have remote, online meetings at home can be very conveniеnt. But it also introduces a whole list of opportunities for very embarrassing moments.

If you have kids, pets, babies or even a window behind you displaying the outdoors, you have all of the ingredients of a recipe for disaster.

In this article we’ll cover some of the most common issues that could lead to embarrassing online meetings, and how to prevent them.

Online Meetings: What Could Possibly Go Wrong?

One of the most famous examples of just such an embarrassing moment happened to Professor Robert Kelly when he was being interviewed live on television by the BBC.

One of Kelly’s toddler-aged children walked into his office, mid-interview, and so did his baby in a walker. Finally, his frantic wife races into the room to extract the children from the room.

Not only was this an embarrassing online meeting moment, but it was one that took place live and was broadcast around the world to millions of viewers.

Preventing Embarrassing Online Meeting Moments

There are ways you can set up your workspace, your computer, and the meeting itself to reduce the odds of any unfortunate events.

If you follow all of these guidelines, you can rest assured that all your online meetings will go smoothly and without any “memorable” moments.

Block Your Camera When Not In Use

There are a lot of security reasons why you should keep your webcam covered unless it’s in use. But security aside, you also don’t want to show your video at the start of an online meeting before you’re ready.

There have been stories of people caught going to the bathroom during a meeting because their webcam was pointed toward an open bathroom door. 

This can happen for multiple reasons.

• The webcam turns on automatically at meeting start time
• You forget that the camera is turned on during a meeting
• You thought the meeting ended but the camera is still on while people are connected

The easiest way to prevent all of these scenarios is to use the slider cover on your webcam if it has one. If it doesn’t, then keep some tape handy to keep over the camera when it’s not in use.

Use Curtains On Background Windows

Windows might be great to let light into your office, but when you’re in an online meeting they can cause a lot of problems.

There are multiple scenarios that can lead to embarrassment with windows, so let’s explore the three main ones.

You Look Like a Villain

Imagine someone showing up in a meeting and they only appear like a shadow in a darkened room. What would your first impression be about that person?

Most people would be reminded of any number of movies where a villain is sitting in a dungeon lair, plotting their next evil plan.

Light flowing in through a window plays tricks with most webcams and forces them to automatically filter light, making the entire room appear much darker than it actually is.

The easiest way to fix this issue is to dress any windows behind you in curtains, and always keep the curtains or shades closed during meetings.

Pets Love Windows

Pets also love windows, and pets and online meetings rarely combine very well.

If you notice people in the meeting snickering or chuckling while you’re talking, you may want to take a look behind you.

The odds are pretty good your cat is up to no good.

If you’re ready to start an online meeting, get all of your pets out of the room so they aren’t hiding on the window sill ready to embarass you during your video conference.

Note: Shutting the office door (and locking it) can keep out unwanted pets and other uninvited guests.

The Outdoors Aren’t Always Lovely

The other problem with windows is the stuff that happens on the other side of those windows.

Do you really want your coworkers or other meeting attendees seeing your neighbor mowing the lawn outside in their pajamas? 

You never know who or what is going to pass by the window, so this is yet another reason to make sure that window behind you has curtains, and that you use them.

Crank Up The Lighting

Speaking of lighting, a well lit office makes for the best video during a web conference. The best way to accomplish perfect lighting is to position your desk so that there’s a window (with the curtains open) either behind the monitor you’re facing, or off to the side. 

Natural light from windows on the side does the opposite that a window behind you does. Instead of forcing the webcam to filter light, it sheds natural light on you for the camera to pick up.

If you don’t have a window located the right way in your office, the next best solution is to turn on as many overhead lights as you have.

Better yet, use Philips Hue lights and set them to the brightest setting.

Tidy Up Before Meetings

According to a 2018 study by the University of Michigan, psychologists found that people developed negative opinions about people just by the state of their office.

This finding isn’t surprising. However, it’s unfortunate if you’ve been working hard all week and just haven’t had time to clean up the space around you before that online video meeting.

The easy solution is to schedule at least 15 minutes in your calendar before the start of the video meeting. Spend that time picking up all of the clutter behind you. At least clean up everything that the camera can see.

It may not mean the entire room is clean, or that your desktop isn’t still cluttered, but if people attending the meeting can’t see the clutter, they won’t know any better.

Oh The Sounds We Make

Sound can be your worst enemy during a video conference. There are all kinds of ways your microphone can embarrass you. 

Just consider forgetting your microphone is turned on and doing any of the following:

• Eating chips or something else crunchy and loud
• Muttering something negative about a coworker under your breath that everyone can hear
• Having a personal side conversation with your spouse or other family member
• Making embarrassing bodily sounds

All of these scenarios could range from mildly humorous to painfully embarrassing. 

What’s the solution? Always check that you’re muted at the start of the meeting unless you need to speak, and keep a close eye on your microphone status during the meeting. 

Even better, configure your video conference software settings so that the microphone automatically stays muted when the meeting starts.

In Skype, you can find this setting in the Settings menu, under Audio & Video. Just make sure Unmute for incoming calls is turned off.

Most major video conferencing applications have a similar setting for the microphone.

Other Helpful Tips

Keeping all of the above advice in mind will ensure that your video conferences go smoothly and without any hiccups. 

There are a few other tips that may help with your video calls:

• Sharing screens: When sharing your screen, don’t select the share button before you see the correct screen highlighted. Every major online conferencing app highlights the screen you’ve selected so you always know which screen you’re going to share. Sharing the wrong screen could lead to people seeing things you don’t want them to.
• Embarrassing notifications: There’s nothing worse than a coworker sending you a personal message while you’re sharing your screen during a meeting. Disable windows notifications before every video conference.
• Window placement: A common mistake people make is placing the chat window with everyone’s faces on a screen away from the webcam. Instead, place it on the same screen so it looks like you’re looking at people directly.
• Virtual backgrounds – Most apps like Zoom and Skype now let you choose a virtual background. You can either pick something from the presets or you can download your own image and use it as a background. Some apps let you blur the background too, so if you’re stuck with a bad backdrop for your call, get a virtual one.

Have you ever had any embarrassing moments during your videoconferences? We’d love to hear your story in the comments section below.

Related posts

• Làm thế nào để bảo vệ mình khỏi Hackers Online

• Làm thế nào để Nhận Printer Online của bạn nếu nó Showing Offline

• Các bản sửa lỗi nhanh khi máy ảnh cuộc họp thu phóng của bạn không hoạt động

• Cách nghe nhạc trực tuyến miễn phí mà không cần tải xuống

• Cách mã hóa tất cả dữ liệu trực tuyến và ngoại tuyến của bạn

• Uber Passenger Rating and How là gì để kiểm tra nó

• Làm thế nào để sửa chữa một Steam “Pending giao dịch” Lỗi

• Bạn có thể thay đổi Twitch Name của bạn? Có, nhưng Be Careful

• Cách Download Twitch Videos

• 7 Quick Fixes Khi Minecraft Keeps Crashing

• Flat Panel Display Technology Demystified: TN, IPS, VA, OLED trở lên

• Việc lấy dấu vân tay của trình duyệt ảnh hưởng đến quyền riêng tư trực tuyến như thế nào và phải làm gì về điều này

• Cách tạo Transparent Background trong GIMP

• Cách chia Screen trên Chromebook

• Cách Fix Hulu Error Code RUNUNK13

• Cách Search Facebook Friends bằng Location, Job hoặc School

• Cách thay đổi ngôn ngữ trên Netflix

• Làm thế nào để thực hiện bất kỳ Wired Printer Wireless trong 6 Different cách

• Cách lấy Screenshot trên Steam

• Làm thế nào để xem March Madness 2022 trực tuyến mà không cần cáp