Đối với những bạn đã thành thạo Excel , rất có thể bạn đã rất quen thuộc với hàm Vlookup^(VLOOKUP) . Hàm Vlookup được sử dụng để tìm một giá trị trong một ô khác dựa trên một số văn bản phù hợp trong cùng một hàng.

Nếu bạn vẫn chưa quen với hàm VLOOKUP^(VLOOKUP) , bạn có thể xem bài viết trước của tôi về cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel^{(how to use VLOOKUP in Excel)} .

Dù mạnh mẽ đến đâu, nhưng hàm VLOOKUP^(VLOOKUP) có giới hạn về cách bảng tham chiếu phù hợp cần được cấu trúc để công thức hoạt động.

Bài viết này sẽ cho bạn thấy hạn chế không thể sử dụng hàm VLOOKUP và giới thiệu một hàm khác trong ^(VLOOKUP)Excel có tên là INDEX-MATCH có thể giải quyết vấn đề này.

Ví dụ về INDEX MATCH Excel

Sử dụng bảng tính Excel ví dụ sau , chúng tôi có một danh sách tên chủ sở hữu ô tô và tên ô tô. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ cố gắng lấy  ID ô tô^{(Car ID)} dựa trên Mẫu ô tô^{(Car Model)} được liệt kê dưới nhiều chủ sở hữu như hình dưới đây:

Trên một trang tính riêng có tên CarType , chúng tôi có một cơ sở dữ liệu xe hơi đơn giản với  ID , Kiểu xe^{(Car Model)} và Màu sắc^(Color) .

Với thiết lập bảng này,  hàm VLOOKUP^(VLOOKUP) chỉ có thể hoạt động nếu dữ liệu mà chúng ta muốn truy xuất nằm trên cột bên phải của những gì chúng ta đang cố gắng đối sánh ( trường Mẫu xe^{(Car Model )} ).

Nói cách khác, với cấu trúc bảng này, vì chúng tôi đang cố gắng đối sánh nó dựa trên Mẫu ô tô^{(Car Model)} nên thông tin duy nhất mà chúng tôi có thể nhận được là Màu^{(Color )} (Không phải ID vì cột ID  nằm ở bên trái  cột Mẫu ô tô ).^{(Car Model )}

Điều này là do với hàm VLOOKUP^(VLOOKUP) , giá trị tra cứu phải xuất hiện trong cột đầu tiên và các cột tra cứu phải ở bên phải. Không có điều kiện nào trong số đó được đáp ứng trong ví dụ của chúng tôi.

Tin tốt là INDEX-MATCH  sẽ có thể giúp chúng tôi đạt được điều này. Trên thực tế, đây thực sự là kết hợp hai hàm Excel có thể hoạt động riêng lẻ: hàm INDEX và hàm MATCH .

Tuy nhiên, với mục đích của bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ nói về sự kết hợp của cả hai với mục đích sao chép chức năng của hàm VLOOKUP^(VLOOKUP) .

Lúc đầu, công thức này có vẻ hơi dài và đáng sợ. Tuy nhiên, khi bạn đã sử dụng nó vài lần, bạn sẽ học thuộc lòng cú pháp.

Đây là công thức đầy đủ trong ví dụ của chúng tôi:

=INDEX(CarType!$A$2:$A$5,MATCH(B4,CarType!$B$2:$B$5,0))

Đây là bảng phân tích cho từng phần

=INDEX( - Dấu “=” cho biết phần đầu của công thức trong ô và INDEX là phần đầu tiên của hàm Excel mà chúng tôi đang sử dụng.

CarType!$A$2:$A$5 - các cột trên trang tính CarType chứa^(CarType)  dữ liệu chúng tôi muốn truy xuất. Trong ví dụ này, ID  của từng kiểu xe.^{(Car Model.)}

MATCH ( - Phần thứ hai của hàm Excel mà chúng tôi đang sử dụng.

B4 - Ô chứa văn bản tìm kiếm mà chúng tôi đang sử dụng ( Mẫu xe^{(Car Model)} ) .

CarType!$B$2:$B$5 - Các cột trên trang tính CarType   với dữ liệu mà chúng tôi sẽ sử dụng để đối sánh với văn bản tìm kiếm.

0)) - Để chỉ ra rằng văn bản tìm kiếm phải khớp chính xác với văn bản trong cột đối sánh (tức là CarType!$B$2:$B$5 ). Nếu không tìm thấy kết quả phù hợp chính xác, công thức trả về #N/A A.

Lưu ý: hãy nhớ dấu ngoặc kép ở cuối hàm này “))” và dấu phẩy giữa các đối số.^{(Note: remember the double closing bracket at the end of this function “))” and the commas between the arguments.)}

Cá nhân tôi đã rời khỏi hàm VLOOKUP^(VLOOKUP) và bây giờ sử dụng hàm INDEX-MATCH vì nó có khả năng làm được nhiều việc hơn hàm VLOOKUP^(VLOOKUP) .

Các hàm INDEX-MATCH cũng có các lợi ích khác so với hàm VLOOKUP^(VLOOKUP) :

1. Tính toán nhanh hơn^{(Faster Calculations)}

Khi chúng tôi làm việc với các tập dữ liệu lớn trong đó việc tính toán có thể mất nhiều thời gian do nhiều hàm VLOOKUP^(VLOOKUP) , bạn sẽ thấy rằng khi bạn thay thế tất cả các công thức đó bằng INDEX-MATCH , thì phép tính tổng thể sẽ được tính nhanh hơn.

1. Không cần đếm các cột tương đối^{(No Need to Count Relative Columns)}

Nếu bảng tham chiếu của chúng tôi có văn bản chính mà chúng tôi muốn tìm kiếm trong cột C và dữ liệu chúng tôi cần lấy nằm trong cột AQ , chúng tôi sẽ cần biết / đếm có bao nhiêu cột nằm giữa cột C và cột AQ khi sử dụng hàm VLOOKUP^(VLOOKUP) .

Với các hàm  INDEX-MATCH , chúng ta có thể chọn trực tiếp cột chỉ mục (tức là cột AQ) nơi chúng ta cần lấy dữ liệu và chọn cột cần khớp (tức là cột C).

1. Có vẻ phức tạp hơn^{(It Looks More Complicated)}

Hàm VLOOKUP^(VLOOKUP) ngày nay khá phổ biến, nhưng không nhiều người biết về cách sử dụng các hàm INDEX-MATCH cùng nhau.

Chuỗi dài hơn trong hàm INDEX-MATCH giúp bạn trông giống như một chuyên gia trong việc xử lý các hàm Excel phức tạp và nâng cao . Vui thích!

When to Use Index-Match Instead of VLOOKUP in Excel

For thosе of you who are well-versed in Εxcel, you are most likely verу familiar with the VLOOKUP function. The VLOOKUP function is used to find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

If you are still new to VLOOKUP function, you can check out my previous post on how to use VLOOKUP in Excel.

As powerful as it is, VLOOKUP has a limitation on how the matching reference table needs to be structured in order for the formula to work.

This article will show you the limitation where VLOOKUP cannot be used and introduce another function in Excel called INDEX-MATCH that can solve the issue.

INDEX MATCH Excel Example

Using the following example Excel spreadsheet, we have a list of car owners name and the car name. In this example, we will be trying to grab the Car ID based on the Car Model listed under multiple owners as shown below:

On a separate sheet called CarType, we have a simple car database with the ID, Car Model and Color.

With this table setup, the VLOOKUP function can only work if the data that we want to retrieve is located on the column to the right of what we are trying to match (Car Model field).

In other words, with this table structure, since we are trying to match it based on the Car Model, the only information that we can get is Color (Not ID as the ID column is located to the left of the Car Model column.)

This is because with VLOOKUP, the lookup value must appear in the first column and the lookup columns have to be to the right. None of those conditions are met in our example.

The good news is, INDEX-MATCH will be able to help us in achieving this. In practice, this is actually combining two Excel functions that can work individually: INDEX function and MATCH function.

However, for the purpose of this article, we will only talk about the combination of the two with the aim of replicating the function of VLOOKUP.

The formula can seem to be a little bit long and intimidating at first. However, once you have used it several times, you will learn the syntax by heart.

This is the full formula in our example:

=INDEX(CarType!$A$2:$A$5,MATCH(B4,CarType!$B$2:$B$5,0))

Here is the breakdown for each section

=INDEX( – The “=” indicates the beginning of formula in the cell and INDEX is the first part of the Excel function that we are using.

CarType!$A$2:$A$5 – the columns on sheet CarType where the data we would like to retrieve is contained. In this example, the ID of each Car Model.

MATCH( – The second part of the Excel function that we are using.

B4 – The cell that contain search text that we are using (Car Model).

CarType!$B$2:$B$5 – The columns on sheet CarType  with the data which we will use to match against the search text.

0)) – To indicate that the search text has to exactly match with the text in the matching column (i.e. CarType!$B$2:$B$5). If the exact match is not found, the formula returns #N/A.

Note: remember the double closing bracket at the end of this function “))” and the commas between the arguments.

Personally I have moved away from VLOOKUP and now use INDEX-MATCH as it is capable of doing more than VLOOKUP.

The INDEX-MATCH functions also have other benefits as compared to VLOOKUP:

1. Faster Calculations

When we are working with large datasets where the calculation itself can take a long time due to many VLOOKUP functions, you will find that once you replace all of those formulas with INDEX-MATCH, the overall calculation will be compute faster.

1. No Need to Count Relative Columns

If our reference table is having the key text that we want to search in column C and the data that we need to get is in column AQ, we will need to know/count how many columns are between column C and column AQ when using VLOOKUP.

With the INDEX-MATCH functions, we can directly select the index column (i.e column AQ) where we need to get the data and select the column to be matched (i.e. column C).

1. It Looks More Complicated

VLOOKUP is quite common nowadays, but not many know about using the INDEX-MATCH functions together.

The longer string in INDEX-MATCH function help to make you look like an expert in handling complex and advanced Excel functions. Enjoy!

Related posts

• Cách sửa lỗi # N / A trong công thức Excel như VLOOKUP

• Cách xóa dòng trống trong Excel

• Cách sử dụng Tính năng Nói ô trong Excel

• Cách Chèn Trang tính Excel vào Tài liệu Word

• Cách sử dụng Phân tích Điều gì xảy ra trong Excel

• Sự khác biệt giữa Microsoft Excel Online và Excel cho máy tính để bàn

• Hướng dẫn VBA nâng cao cho MS Excel

• 2 cách sử dụng hàm Transpose của Excel

• Cách tạo một bảng tổng hợp đơn giản trong Excel

• Sử dụng Công cụ Tìm kiếm Mục tiêu Phân tích Giả sử của Excel

• Sử dụng tên dải động trong Excel để thả xuống linh hoạt

• Cách xóa đường lưới trong Excel

• 4 cách chuyển đổi Excel sang Google Trang tính

• Tại sao bạn nên sử dụng phạm vi được đặt tên trong Excel

• Nhóm các hàng và cột trong một trang tính Excel

• Cách mở Word và Excel ở Chế độ An toàn

• Sắp xếp dữ liệu một cột và nhiều cột cơ bản trong bảng tính Excel

• Google Trang tính và Microsoft Excel - Sự khác biệt là gì?

• Cách tạo nhiều danh sách thả xuống được liên kết trong Excel

• Cách viết công thức / câu lệnh IF trong Excel