Chắc chắn Excel được sử dụng cho bảng tính, nhưng bạn có biết bạn có thể kết nối Excel với các nguồn dữ liệu bên ngoài không? Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về cách kết nối bảng tính Excel với bảng cơ sở dữ liệu ^(Excel)MySQL và sử dụng dữ liệu trong bảng cơ sở dữ liệu để điền vào bảng tính của chúng tôi. Có một số điều bạn cần làm để chuẩn bị cho kết nối này.

Sự chuẩn bị^{(Preparation)}

Trước tiên, bạn phải tải xuống trình điều khiển Kết nối Cơ sở dữ liệu^{(Database Connectivity)} Mở ( ODBC ) mới nhất cho MySQL . Trình điều khiển ODBC^(ODBC) hiện tại cho MySQL có thể được đặt tại

https://dev.mysql.com/downloads/connector/odbc/

Đảm^(Make) bảo sau khi tải xuống tệp, bạn kiểm tra băm md5 của tệp so với mã được liệt kê trên trang tải xuống.

Tiếp theo, bạn sẽ cần cài đặt trình điều khiển mà bạn vừa tải xuống.  Nhấp đúp^(Double) vào tệp để bắt đầu quá trình cài đặt. Sau khi quá trình cài đặt hoàn tất, bạn sẽ cần tạo Tên nguồn cơ sở dữ liệu^{(Database Source Name)} ( DSN ) để sử dụng với Excel .

Tạo DSN^{(Creating the DSN)}

DSN sẽ chứa tất cả thông tin kết nối cần thiết để sử dụng bảng cơ sở dữ liệu MySQL . Trên hệ thống Windows , bạn sẽ cần nhấp vào Bắt đầu^(Start) , sau đó là Bảng điều khiển^{(Control Panel)} , rồi Công cụ quản trị^{(Administrative Tools)} , rồi Nguồn dữ liệu (ODBC)^{(Data Sources (ODBC))} . Bạn sẽ thấy thông tin sau:

Lưu ý^(Notice) các tab trong hình trên. Người dùng DSN^{(User DSN)} chỉ có sẵn cho người dùng đã tạo nó. Hệ thống DSN^{(System DSN)} có sẵn cho bất kỳ ai có thể đăng nhập vào máy. File DSN là một tệp .DSN có thể được chuyển đến và sử dụng trên các hệ thống khác có cùng hệ điều hành và trình điều khiển được cài đặt.

Để tiếp tục tạo DSN , hãy nhấp vào nút Thêm^(Add) ở gần góc trên cùng bên phải.

Bạn có thể sẽ phải cuộn xuống để xem Trình điều khiển MySQL ODBC 5.x. ^{(MySQL ODBC 5.x Driver)}Nếu nó không xuất hiện, thì đã xảy ra sự cố khi cài đặt trình điều khiển trong phần Chuẩn bị^{(Preparation)} của bài đăng này. Để tiếp tục tạo DSN , hãy đảm bảo Trình điều khiển ^(Driver)MySQL ODBC 5.x được đánh dấu và nhấp vào nút Kết thúc^(Finish) . Bây giờ bạn sẽ thấy một cửa sổ tương tự như cửa sổ được liệt kê bên dưới:

Tiếp theo, bạn sẽ cần cung cấp các thông tin cần thiết để hoàn thành biểu mẫu hiển thị ở trên. Cơ sở dữ liệu MySQL và bảng mà chúng tôi đang sử dụng cho bài đăng này nằm trên một máy phát triển và chỉ được sử dụng bởi một người. Đối với môi trường "sản xuất", bạn nên tạo người dùng mới và chỉ cấp đặc quyền CHỌN^(SELECT) cho người dùng mới . Trong tương lai, bạn có thể cấp thêm các đặc quyền nếu cần.

Sau khi bạn đã cung cấp thông tin chi tiết cho cấu hình nguồn dữ liệu của mình, bạn nên nhấp vào nút Kiểm tra^(Test) để đảm bảo mọi thứ đều hoạt động. Tiếp theo, nhấp vào nút OK . Bây giờ bạn sẽ thấy tên nguồn dữ liệu bạn đã cung cấp trên biểu mẫu trong tập hợp trước đó được liệt kê trên cửa sổ Quản trị viên nguồn dữ liệu ODBC^{(ODBC Data Source Administrator)} :

Tạo kết nối bảng tính

Bây giờ bạn đã tạo thành công DSN mới , bạn có thể đóng cửa sổ Quản trị viên nguồn dữ liệu ODBC^{(ODBC Data Source Administrator)} và mở Excel . Khi bạn đã mở Excel , hãy nhấp vào dải băng Dữ liệu . ^(Data)Đối với các phiên bản Excel mới hơn , hãy nhấp vào Lấy dữ liệu^{(Get Data)} , sau đó Từ các nguồn khác^{(From Other Sources)} , sau đó từ ODBC^{(From ODBC)} .

Trong các phiên bản Excel cũ hơn , đó là một quá trình nhiều hơn một chút. Đầu tiên, bạn sẽ thấy một cái gì đó như thế này:

Bước tiếp theo là nhấp vào liên kết Connections nằm ngay dưới chữ Data trong danh sách tab. Vị trí của liên kết Connections được khoanh đỏ trong hình trên. Bạn sẽ thấy cửa sổ Kết nối Sổ làm việc:^{(Workbook Connections)}

Bước tiếp theo là nhấp vào nút Thêm^(Add) . Điều này sẽ hiển thị cho bạn cửa sổ Kết nối Hiện tại :^{(Existing Connections)}

Rõ ràng là bạn không muốn làm việc trên bất kỳ kết nối nào được liệt kê. Do đó, hãy nhấp vào nút Browse for More… . Điều này sẽ hiển thị cho bạn cửa sổ Chọn nguồn dữ liệu^{(Select Data Source)} :

Cũng giống như cửa sổ Kết nối Hiện có^{(Existing Connections)} trước đó , bạn không muốn sử dụng các kết nối được liệt kê trong cửa sổ Chọn Nguồn Dữ liệu . ^{(Select Data Source)}Do đó, bạn muốn nhấp đúp vào thư mục +Connect to New Data Source.odc . Khi làm như vậy, bây giờ bạn sẽ thấy cửa sổ Trình hướng dẫn kết nối dữ liệu^{( Data Connection Wizard)} :

Với các lựa chọn nguồn dữ liệu được liệt kê, bạn muốn đánh dấu ODBC DSN và nhấp vào Tiếp theo^(Next) . Bước tiếp theo của Trình hướng dẫn Kết nối Dữ liệu^{(Data Connection Wizard)} sẽ hiển thị tất cả các nguồn dữ liệu ODBC có sẵn trên hệ thống bạn đang sử dụng.

Hy vọng rằng, nếu tất cả diễn ra theo đúng kế hoạch, bạn sẽ thấy DSN mà bạn đã tạo trong các bước trước đó được liệt kê trong số các nguồn dữ liệu ODBC .  Đánh dấu^(Highlight) nó và nhấp vào Tiếp theo^(Next) .

Bước tiếp theo trong Trình hướng dẫn kết nối dữ liệu^{(Data Connection Wizard)} là lưu và hoàn tất. Trường tên tệp sẽ được tự động điền cho bạn. Bạn có thể cung cấp một mô tả. Mô tả được sử dụng trong ví dụ này khá tự giải thích cho bất kỳ ai có thể sử dụng nó. Tiếp theo, nhấp vào nút Hoàn^(Finish) tất ở phía dưới bên phải của cửa sổ.

Bây giờ bạn sẽ trở lại cửa sổ Workbook Connection . Kết nối dữ liệu bạn vừa tạo sẽ được liệt kê:

Nhập dữ liệu bảng^{(Importing the Table Data)}

Bạn có thể đóng cửa sổ Kết nối Sổ làm việc. ^{(Workbook Connection)}Chúng ta cần nhấp vào nút Kết nối Hiện tại trong ruy-băng ^{(Existing Connections)}Dữ liệu^(Data) của Excel . Nút Kết nối^{(Connections)} Hiện tại phải được đặt ở bên trái trên ruy-băng Dữ liệu^(Data) .

Nhấp vào nút Kết nối Hiện tại^{(Existing Connections)} sẽ hiển thị cho bạn cửa sổ Kết nối Hiện tại . ^{(Existing Connections)}Bạn đã thấy cửa sổ này trong các bước trước, sự khác biệt bây giờ là kết nối dữ liệu của bạn sẽ được liệt kê ở gần đầu:

Đảm^(Make) bảo rằng kết nối dữ liệu bạn đã tạo trong các bước trước được đánh dấu và sau đó nhấp vào nút Mở^(Open) . Bây giờ bạn sẽ thấy cửa sổ Nhập dữ liệu^{(Import Data)} :

Với mục đích của bài đăng này, chúng tôi sẽ sử dụng cài đặt mặc định trên cửa sổ Nhập dữ liệu^{(Import Data)} . Tiếp theo, nhấp vào nút OK . Nếu mọi thứ hiệu quả với bạn, bây giờ bạn sẽ được hiển thị với dữ liệu bảng cơ sở dữ liệu MySQL trong trang tính của mình.^(MySQL)

Đối với bài đăng này, bảng chúng tôi đang làm việc có hai trường. Trường đầu tiên là trường INT^(INT) tăng tự động có tiêu đề ID. Trường thứ hai là VARCHAR (50) và có tiêu đề là fname. Bảng tính cuối cùng của chúng tôi trông giống như sau:

Như bạn có thể đã nhận thấy, hàng đầu tiên chứa tên cột của bảng. Bạn cũng có thể sử dụng các mũi tên thả xuống bên cạnh tên cột để sắp xếp các cột.

Gói (lại^(Wrap-Up)

Trong bài đăng này, chúng tôi đã đề cập đến nơi tìm trình điều khiển ODBC mới nhất cho MySQL , cách tạo DSN , cách tạo kết nối dữ liệu bảng tính bằng DSN và cách sử dụng kết nối dữ liệu bảng tính để nhập dữ liệu vào bảng tính Excel . Vui thích!

 

Connecting Excel to MySQL

Sure Excel is used for spreadѕheets, but did you know you can connect Excel to external data sourcеs? In this аrticle we’re gоing to discuss how to connect an Excel ѕpreadsheеt to a MySQL database table and use the data in the database table to populate our spreadsheet.  There are a few things уou need to do in order to prepare for this connectіon.

Preparation

First, you must download the most recent Open Database Connectivity (ODBC) driver for MySQL.  The current ODBC driver for MySQL can be located at

https://dev.mysql.com/downloads/connector/odbc/

Make sure after you download the file that you check the file’s md5 hash against that listed on the download page.

Next, you will  need to install the driver you just downloaded.  Double click the file to start the install process.  Once the install process is complete you will need to create a Database Source Name (DSN) to use with Excel.

Creating the DSN

The DSN will contain all of the connection information necessary to use the MySQL database table.  On a Windows system, you will need to click on Start, then Control Panel, then Administrative Tools, then Data Sources (ODBC).  You should see the following information:

Notice the tabs in the image above.  A User DSN is only available to the user that created it.  A System DSN is available to anyone that can log into the machine.  A File DSN is a .DSN file that can be transported to and used on other systems that have the same OS and drivers installed.

To continue creating the DSN, click on the Add button near the top right corner.

You will probably have to scroll down to see the MySQL ODBC 5.x Driver.  If it’s not present, something went wrong with installing the driver in the Preparation section of this post.  To continue creating the DSN, make sure MySQL ODBC 5.x Driver is highlighted and click on the Finish button. You should now see a window similar to the one listed below:

Next you will need to supply the information necessary to complete the form shown above.  The MySQL database and table we’re using for this post is on a development machine and is only used by one person. For “production” environments, it is suggested you create a new user and grant the new user SELECT privileges only.  In the future, you can grant additional privileges if necessary.

After you have supplied the details for your data source configuration, you should click on the Test button to make sure everything is in working order.  Next, click on the OK button. You should now see the data source name you supplied on the form in the previous set listed on the ODBC Data Source Administrator window:

Creating the Spreadsheet Connection

Now that you have successfully created a new DSN, you can close the ODBC Data Source Administrator window and open Excel.  Once you have opened Excel, click on the Data ribbon.  For newer versions of Excel, click on Get Data, then From Other Sources, then From ODBC.

In older versions of Excel, it’s a bit more of a process. Firstly, you should see something like this:

The next step is to click on the Connections link located right under the word Data in the tab list. The location of the Connections link is circled in red in the above image. You should be presented with the Workbook Connections window:

The next step is to click on the Add button.  This will present you with the Existing Connections window:

Obviously you don’t want to work on any of the connections listed.  Therefore, click on the Browse for More… button. This will present you with the Select Data Source window:

Just like the previous Existing Connections window, you do not want to use the connections listed in the Select Data Source window.  Therefore, you want to double click on the +Connect to New Data Source.odc folder.  In doing so, you should be now see the Data Connection Wizard window:

Given the data source choices listed, you want to highlight ODBC DSN and click Next.  The next step of the Data Connection Wizard will display all of the ODBC data sources available on the system you are using.

Hopefully, if all as gone according to plan, you should see the DSN that you created in previous steps listed among the ODBC data sources.  Highlight it and click on Next.

The next step in the Data Connection Wizard is to save and finish.  The file name field should be auto filled for you.  You can supply a description.  The description used in the example is pretty self explanatory for anyone that might use it.  Next, click on the Finish button in the lower right of the window.

You should now be back at the Workbook Connection window.  The data connection you just created should be listed:

Importing the Table Data

You can close the Workbook Connection window.  We need to click on the Existing Connections button in the Data ribbon of Excel.  The Existing Connections button should be located to the left on the Data ribbon.

Clicking on the Existing Connections button should present you with the Existing Connections window.  You’ve seen this window in previous steps, the difference now is that your data connection should be listed near the top:

Make sure the data connection you created in the previous steps is highlighted and then click on the Open button.  You should now see the Import Data window:

For the purposes of this post, we are going to use the default settings on the Import Data window.  Next, click on the OK button.  If everything worked out for you, you should now be presented with the MySQL database table data in your worksheet.

For this post, the table we were working with had two fields.  The first field is an auto-increment INT field titled ID.  The second field is VARCHAR(50) and is titled fname.  Our final spreadsheet looks likes like this:

As you’ve probably noticed, the first row contains the table column names.  You can also use the drop down arrows next to the column names to sort the columns.

Wrap-Up

In this post we covered where to find the latest ODBC drivers for MySQL, how to create a DSN, how to create a spreadsheet data connection using the DSN and how to use the spreadsheet data connection to import data into an Excel spreadsheet. Enjoy!

 

Related posts

• Cách xóa dòng trống trong Excel

• Cách sử dụng Tính năng Nói ô trong Excel

• Cách Chèn Trang tính Excel vào Tài liệu Word

• Cách sử dụng Phân tích Điều gì xảy ra trong Excel

• Cách sửa một hàng trong Excel

• Sử dụng tên dải động trong Excel để thả xuống linh hoạt

• Cách viết công thức / câu lệnh IF trong Excel

• Bảo tồn tham chiếu ô khi sao chép công thức trong Excel

• 3 cách để tách một ô trong Excel

• Cách sử dụng câu lệnh If và câu lệnh If lồng nhau trong Excel

• Tại sao bạn nên sử dụng phạm vi được đặt tên trong Excel

• Cách mở Word và Excel ở Chế độ An toàn

• Cách sử dụng hàm PMT trong Excel

• Cách hợp nhất ô, cột và hàng trong Excel

• Cách theo dõi người phụ thuộc trong Excel

• Cách hợp nhất dữ liệu trong nhiều tệp Excel

• Nhóm các hàng và cột trong một trang tính Excel

• 4 cách chuyển đổi Excel sang Google Trang tính

• Cách loại bỏ các hàng trùng lặp trong Excel

• Hướng dẫn VBA nâng cao cho MS Excel