Sử dụng danh sách thả xuống trong Excel có thể giảm đáng kể thời gian nhập dữ liệu vào bảng tính^{(enter data into a spreadsheet)} . Rất may, rất dễ dàng để tạo danh sách thả xuống trong Excel .

Có một số phương pháp để làm điều này, từ đơn giản đến nâng cao. Bạn sẽ học mọi cách để làm điều đó trong bài viết này.

Tạo danh sách thả xuống^{(Drop Down List)} trong Excel : Phương pháp^(Method) đơn giản

Cách dễ nhất để tạo danh sách thả xuống trong Excel là nhập danh sách theo cách thủ công. Điều này lý tưởng cho các trường hợp bạn chỉ cần danh sách thả xuống trong một ô duy nhất và bạn không cần cập nhật nó thường xuyên.

Ví dụ: nếu bạn đang gửi cho mọi người một tệp mà bạn muốn họ điền vào một số trường và một trường có danh sách lựa chọn đơn giản, thì phương pháp này là lý tưởng.

Để tạo danh sách thả xuống bằng phương pháp đơn giản:

1. Chọn ô hoặc các ô mà bạn muốn tạo danh sách của mình.

2. Chọn Dữ liệu^(Data) từ menu và chọn Xác thực Dữ liệu^{(Data Validation)} trên ruy-băng.

3. Thao tác này sẽ mở ra cửa sổ Xác thực Dữ liệu . ^{(Data Validation)}Chọn danh sách thả xuống bên dưới Cho phép^(Allow) và chọn Danh sách^(List) .

4. Điều này cho phép bạn nhập các mục bạn muốn vào danh sách của mình theo cách thủ công. Chỉ cần^(Just) nhập từng mục vào trường Nguồn^(Source) với mỗi mục được phân tách bằng dấu phẩy.

5. Chọn OK . Bây giờ bạn sẽ thấy rằng ô bạn đã chọn có một mũi tên thả xuống bên cạnh nó. Khi bạn chọn mũi tên này, bạn sẽ thấy tất cả các mục bạn đã nhập ra đều có trong danh sách này.

Mặc dù đây là phương pháp nhanh nhất để tạo danh sách thả xuống trong Excel , nhưng nó cũng là phương pháp khó duy trì nhất. Việc sửa đổi danh sách yêu cầu quay lại cài đặt xác thực và cập nhật trường Nguồn^(Source) .

Nếu bạn tạo nhiều loại danh sách thả xuống này trong Excel , thì việc sửa đổi chúng có thể mất rất nhiều công sức. Đây là lý do tại sao điều quan trọng là chỉ sử dụng phương pháp này cho các ô đơn lẻ và cho các danh sách mà bạn không mong đợi thay đổi.

Tạo danh sách thả xuống^{(Drop Down List)} trong Excel : Sử dụng một phạm vi

Nếu bạn muốn một giải pháp linh hoạt hơn, bạn có thể kéo các mục cho danh sách của mình từ một loạt các ô khác^{(a range of other cells)} trong Excel.

Để làm điều này:

1. Đầu tiên^(First) , liệt kê tất cả các mục bạn muốn trong danh sách của mình vào bất kỳ cột ô nào. Bạn có thể nhập những thông tin này trên bảng tính hiện tại hoặc trên bất kỳ trang tính nào khác.

2. Lặp lại quy trình trên để chọn ô và khởi chạy cửa sổ Xác thực Dữ liệu . ^{(Data Validation)}Đặt trường Cho phép^(Allow) thành Danh sách^(List) . Lần này, thay vì nhập bất kỳ thứ gì vào trường Nguồn^(Source) , hãy chọn biểu tượng mũi tên lên ở bên phải của trường này. Đây là tùy chọn lựa chọn phạm vi cho phép bạn chọn trường mà bạn muốn lấy các mục trong danh sách của mình.

3. Bạn sẽ thấy cửa sổ Xác thực Dữ liệu^{(Data Validation)} thu gọn để bạn có thể xem toàn bộ trang tính. Kéo con trỏ chuột xuống toàn bộ phạm vi ô bao gồm tất cả các mục danh sách bạn muốn bao gồm. Khi bạn thực hiện xong việc này, hãy chọn biểu tượng mũi tên xuống ở bên phải của trường lựa chọn. Thao tác này sẽ mở rộng lại cửa sổ Xác thực dữ liệu^{(Data Validation)} .

4. Bạn sẽ thấy phạm vi bạn đã chọn bây giờ xuất hiện trong trường Nguồn^(Source) . Chỉ cần^(Just) chọn OK để chấp nhận các cài đặt này.

5. Bây giờ, khi bạn chọn mũi tên thả xuống ở bên phải ô bạn đã định cấu hình làm danh sách thả xuống, bạn sẽ thấy tất cả các mục được bao gồm từ phạm vi bạn vừa chọn.

Điều thú vị về cách tiếp cận này là bạn có thể thay đổi bất kỳ mục nào trong danh sách đó chỉ bằng cách sửa đổi bất kỳ ô nào trong phạm vi. Bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện ở đó sẽ cập nhật mọi danh sách thả xuống mà bạn đã tạo trong đó bạn đã chọn phạm vi này làm nguồn.

Phương pháp này là tốt nhất khi bạn muốn định dạng nhiều ô^{(format a lot of cells)} thành một danh sách thả xuống bằng cách sử dụng các mục danh sách giống nhau. Bạn có thể để nội dung của một phạm vi kiểm soát các mục cho tất cả các danh sách đó và không quan trọng có bao nhiêu.

Thêm các mục vào danh sách của bạn

Ngoài việc thay đổi các mục trong phạm vi của bạn để cập nhật danh sách, bạn cũng có thể thêm các mục mới. Bạn sẽ không thể thêm một mục vào cuối phạm vi, bởi vì lựa chọn phạm vi của bạn bị giới hạn bởi ô đầu tiên và ô cuối cùng bạn đã chọn.

Thay vào đó, bạn sẽ cần phải chèn một mục nhập mới vào đâu đó ở giữa phạm vi. Excel sẽ tự động cập nhật lựa chọn phạm vi của bạn trong cài đặt xác thực dữ liệu để bao gồm phạm vi mới mà bạn đã tăng thêm một ô.

Để làm điều này:

1. Nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào trong phạm vi nguồn của bạn và chọn Chèn^(Insert) từ trình đơn thả xuống.

2. Trong cửa sổ lựa chọn nhỏ, chọn Shift cells down , và chọn OK . Thao tác này sẽ chuyển tất cả các ô trong phạm vi xuống từng ô, chèn một ô trống vào nơi bạn đã chọn.

3. Nhập mục mới mà bạn muốn thêm vào ô trống mà bạn vừa tạo.

Bây giờ, khi bạn chọn biểu tượng mũi tên xuống^{(down arrow icon)} ở bên phải của ô danh sách thả xuống mà bạn đã tạo, bạn sẽ thấy mục mới mà bạn vừa thêm vào trong phạm vi.

Đây là một cách dễ dàng để thêm các mục mới vào danh sách thả xuống của bạn, nhưng nó yêu cầu một vài bước bổ sung. Nó chắc chắn không ở đâu đơn giản như chỉ thêm một mặt hàng mới vào cuối phạm vi của bạn.

Nếu bạn muốn làm điều đó, bạn chỉ cần thay đổi cách bạn đã định cấu hình xác thực dữ liệu^{(data validation)} cho phạm vi của mình. Bạn có thể tìm hiểu cách thực hiện việc này trong phần tiếp theo.

Tự động thêm các mục^(Items) vào danh sách của bạn

Để có một cách thuận tiện hơn để thêm các mục vào danh sách thả xuống của bạn chỉ bằng cách nhập mục mới vào cuối phạm vi đã định cấu hình, bạn sẽ cần sử dụng chức năng ^(function)OFFSET .

Với ô danh sách thả xuống được chọn, hãy chọn Dữ liệu^(Data) từ menu và Xác thực Dữ liệu^{(Data Validation)} từ ruy-băng.

Trong cửa sổ Xác thực Dữ liệu^{(Data Validation)} , hãy thay đổi Nguồn thành như sau:

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

Thay đổi $E$1 và $E:$E trong công thức^{(the formula)} để sử dụng ký tự của cột mà bạn đã nhập danh sách các mục của mình. Chọn OK^{(Select OK)} để xác nhận cấu hình Xác thực Dữ liệu mới này.^{(Data Validation)}

Đây là cách công thức hoạt động:

Các đối số 0 trong hàm OFFSET cho biết nó không áp dụng bất kỳ độ lệch nào cho các cột hoặc hàng.
Đầu ra của hàm COUNTA cho hàm OFFSET biết chiều cao của phạm vi.
Hàm COUNTA đếm số ô không trống trong cột chứa phạm vi của bạn.

Bây giờ, bất cứ khi nào bạn thêm một giá trị mới vào cột đó, tham số chiều cao của hàm OFFSET sẽ tăng lên một và hàm OFFSET trả về toàn bộ phạm vi, được cập nhật để bao gồm mục nhập mới của bạn.

Để xem điều này đang hoạt động, chỉ cần thêm một mục mới vào phạm vi mặt hàng của bạn. Chọn mũi tên thả xuống ở bên phải của ô thả xuống và bạn sẽ thấy mục nhập mới của mình xuất hiện trong danh sách thả xuống.

Hãy nhớ rằng bạn có thể cần sử dụng thanh cuộn ở bên phải nếu danh sách các mục của bạn dài.

Xóa danh sách thả xuống trong Excel

Cuối cùng, nếu bạn muốn xóa tùy chọn thả xuống khỏi bất kỳ ô nào mà bạn đã thiết lập điều này, chỉ cần chọn ô đó và mở lại cửa sổ Xác thực dữ liệu^{(Data Validation)} .

Thay đổi menu thả xuống Cho phép thành ^(Allow)Giá trị bất kỳ^{(Any value)} và chọn OK .

Sau khi thay đổi cài đặt này, bạn sẽ thấy rằng ô sẽ trở lại bình thường.

Tạo danh sách thả xuống trong Excel

Tạo danh sách thả xuống trong Excel rất dễ dàng và bạn có nhiều tùy chọn để lựa chọn. Phương pháp bạn chọn chỉ phụ thuộc vào số lượng ô bạn định kích hoạt với một danh sách các mục và mức độ linh hoạt mà bạn muốn danh sách các mục đó. Nếu bạn định thay đổi các mục trong danh sách thường xuyên, thì chắc chắn hãy sử dụng phương pháp tiếp cận động.

How to Create a Drop Down List in Excel

Using а dropdown list in Excel can greatly reduce the time it may take to enter data into a spreadsheet. Thankfully, it’s very easy to create a dropdown list in Excel.

There are a few methods to do this, from simple to advanced. You’ll learn every way to do it in this article.

Create a Drop Down List in Excel: Simple Method

The easiest way to create a dropdown list in Excel is by entering the list manually. This is ideal for situations where you only need a dropdown list in a single cell and you don’t need to update it frequently.

For example, if you’re sending people a file where you want them to fill out some fields, and one field has a simple list of choices, this method is ideal.

To create a drop down list using the simple method:

1. Select the cell or cells where you want to create your list.

2. Select Data from the menu, and select Data Validation on the ribbon.

3. This will open a Data Validation window. Select the dropdown list under Allow and select List.

4. This allows you to type the items you want in your list manually. Just type each item into the Source field with each item separated by commas.

5. Select OK. Now you’ll see that the cell you selected has a dropdown arrow next to it. When you select this arrow, you’ll see all of the items you typed out included in this list.

While this is the fastest method to create a dropdown list in Excel, it’s also the hardest to maintain. Modifying the list requires going back into the validation settings and updating the Source field.

If you create a lot of this kind of dropdown lists in Excel, it could take a lot of work modifying these. This is why it’s important to only use this method for single cells, and for lists that you don’t expect to change.

Create a Drop Down List in Excel: Using a Range

If you’d like a more flexible solution, you can pull items for your list from a range of other cells in Excel.

To do this:

1. First, list all of the items you want in your list into any column of cells. You can enter these on the current spreadsheet, or on any other sheet.

2. Repeat the process above to select the cell and launch the Data Validation window. Set the Allow field to List. This time, instead of typing anything into the Source field, select the up arrow icon to the right of this field. This is the range selection option that lets you select the field where you want to pull your list items from.

3. You’ll see the Data Validation window collapse so you can see the entire sheet. Drag the mouse pointer down the entire range of cells that include all of the list items you want to include. When you’re done doing this, select the down arrow icon to the right of the selection field. This will expand the Data Validation window again.

4. You’ll see the range you selected now appears in the Source field. Just select OK to accept these settings.

5. Now, when you select the dropdown arrow to the right of the cell you’ve configured as a dropdown list, you’ll see all of the items included from the range you just selected.

The nice thing about this approach is that you can change any of the items in that list just by modifying any cell in the range. Any change you make there will update every dropdown list you created where you selected this range as the source.

This method is best when you want to format a lot of cells into a dropdown using the same list items. You can have the contents of a single range control the items for all of those lists, and it doesn’t matter how many there are.

Adding Items to Your List

In addition to changing items in your range to update your lists, you can also add new items. You won’t be able to add an item to the end of the range, because your range selection is limited by the first and last cells you’ve selected.

Instead, you’ll need to insert a new entry somewhere in the middle of the range. Excel will dynamically update your range selection in the data validation settings to include the new range that you’ve increased by one cell.

To do this:

1. Right-click any cell in your source range, and select Insert from the dropdown menu.

2. In the small selection window, select Shift cells down, and select OK. This will shift all cells in the range down by one, inserting a blank cell where you’ve selected.

3. Type the new item you want to add into the empty cell you’ve just created.

Now, when you select the down arrow icon to the right of the dropdown list cell you created, you’ll see the new item you just added in the range.

This is an easy way to add new items to your dropdown list, but it does require a few extra steps. It certainly isn’t anywhere as simple as just adding a new item to the end of your range.

If you would like to do that, you’ll just need to change how you’ve configured the data validation to your range. You can learn how to do this in the next section.

Dynamically Adding Items to Your List

For a more convenient way to add items to your dropdown list just by typing the new item at the end of your configured range, you’ll need to use the OFFSET function.

With the dropdown list cell selected, select Data from the menu and Data Validation from the ribbon.

In the Data Validation window, change the Source to the following:

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

Change $E$1 and $E:$E in the formula to use the letter of the column where you’ve entered your list of items. Select OK to confirm this new Data Validation configuration.

Here’s how the formula works:

The 0 arguments in the OFFSET function tell it not to apply any offset to columns or rows.
The output of the COUNTA function tells the OFFSET function the height of the range.
The COUNTA function counts the number of cells that aren’t empty in the column that contains your range.

Now, whenever you add a new value to that column, the height parameter of the OFFSET function increases by one, and the OFFSET function returns the entire range, updated to include your new entry.

To see this in action, just add a new entry to your range of items. Select the dropdown arrow to the right of your dropdown cell, and you’ll see your new entry appear in the dropdown list.

Keep in mind that you may need to use the scroll bar on the right if your list of items is long.

Removing a Drop Down List in Excel

Finally, if you ever want to remove the dropdown option from any of the cells where you’ve set this up, just select that cell and open the Data Validation window again.

Change the Allow dropdown to Any value and select OK.

Once you change this setting, you’ll see that the cell will turn back to normal.

Creating Drop Down Lists in Excel

Creating a dropdown list in Excel is easy, and you have plenty of options to choose from. The method you choose just depends on how many cells you plan to enable with one list of items, and how flexible you’d like the list of items to be. If you plan to change the list items frequently, then definitely use the dynamic approach.

Gái Lan

About the author

Tôi là một chuyên gia Windows 10 được đề xuất với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành phần mềm. Tôi có kiến thức chuyên môn về cả Explorer và Office 365, đồng thời tôi đặc biệt có kỹ năng trong việc cá nhân hóa và tùy chọn giao diện cho người dùng của mình. Kỹ năng của tôi là trọng tâm của công việc kinh doanh của tôi, đó là cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời thông qua các bài đánh giá trực tuyến và tận dụng các công nghệ như AI để cải thiện hỗ trợ.

Cách tạo danh sách thả xuống trong Excel

Tạo danh sách thả xuống^{(Drop Down List)} trong Excel : Phương pháp^(Method) đơn giản