Hướng dẫn này sẽ dạy bạn cách bảo vệ toàn bộ hoặc các phần của tài liệu Microsoft Word của bạn bằng cách sử dụng tính năng này được gọi là ' Hạn chế chỉnh sửa ^{(Restrict Editing)}'. Tính năng này cho phép bạn đánh dấu tài liệu là ' Chỉ đọc ^{(Read Only)}' và vẫn cho phép chỉnh sửa hoặc thay đổi các phần đã chọn nhất định của tài liệu.

Hạn chế Chỉnh sửa^{(Restrict Editing)} khóa các dòng hoặc câu nhất định trong tài liệu, có thể quan trọng hoặc nhạy cảm và do đó, không ai có thể chỉnh sửa được. Đây là cách người ta có thể bảo vệ nội dung có trong tài liệu MS Word .

^{(Protect Word)}Bảo vệ tài liệu Word bằng cách sử dụng hạn chế chỉnh sửa^{(Restrict Editing)}

Các phần không bị hạn chế trong tài liệu^{(parts in the document)} có thể được cung cấp cho bất kỳ ai hoặc bạn có thể chỉ cho phép một số người dùng nhất định chỉnh sửa hoặc thực hiện thay đổi. Bạn cũng có một tùy chọn để bảo vệ toàn bộ tài liệu và đặt nó ở chế độ Chỉ đọc. Hãy để chúng tôi xem làm thế nào điều này có thể được thực hiện.

Để bắt đầu, hãy mở tài liệu MS Word và nhấp vào tab 'Xem lại'^{(‘Review’)} .

Chọn những câu mà bạn không muốn áp dụng tính năng chỉnh sửa hạn chế. Trong trường hợp này, tôi chỉ chọn Câu 1 và Câu 2. Trong tab Xem lại, nhóm ^(Review)'Bảo vệ'^{(‘Protect’)} , nhấp vào 'Hạn chế Chỉnh sửa'^{(‘Restrict Editing’)} như trong hình.

Hộp thoại Hạn chế Chỉnh sửa^{(Restrict Editing)} sẽ mở ra. Bạn sẽ thấy như sau:

• Hạn chế định dạng
• Hạn chế chỉnh sửa
• Ngoại lệ
• Bắt đầu thực thi

1] Hạn chế định dạng

Cài đặt này giới hạn định dạng đối với một số định dạng hoặc kiểu lựa chọn nhất định. Bạn có thể chọn kiểu mà bạn muốn được phép trong tài liệu. Để áp dụng điều này, hãy chọn hộp kiểm.

2] Hạn chế chỉnh sửa

Trong Hạn chế Chỉnh sửa^{(Editing Restrictions)} , hãy chọn hộp kiểm cho biết - Chỉ cho phép kiểu chỉnh sửa này trong tài liệu.^{(Allow only this type of editing in the document.)}

Hơn nữa, nhấp vào menu thả xuống và chọn tùy chọn 'Không có thay đổi (Chỉ đọc)'. ^{(‘No changes (Read Only)’.)}Tài liệu trở thành Chỉ đọc ngoại trừ các phần đã chọn. Bạn cũng có thể chọn các tùy chọn khác như Thay đổi được theo dõi^(Tracked) , Nhận xét và Điền vào biểu mẫu, tùy thuộc vào những thay đổi bạn muốn cho phép.

Ngoại lệ (tùy chọn)

Phần này cho phép bạn chọn những người dùng có thể chỉnh sửa tài liệu một cách tự do. Để cho phép mọi người và mọi người chỉnh sửa phần đã chọn của tài liệu, hãy chọn hộp kiểm 'Mọi người'^{(‘Everyone’)} . Bạn cũng có thể nhập riêng tên người dùng, được phân tách bằng dấu chấm phẩy.

3] Bắt đầu thực thi

Để áp dụng tất cả các cài đặt này cho tài liệu MS Word của bạn , hãy nhấp vào 'Có, Bắt đầu Thực thi Bảo vệ'.^{(‘Yes, Start  Enforcing Protection’.)}

Hộp thoại 'Bắt ​​đầu Thực thi Bảo vệ'^{(‘Start Enforcing Protection’)} sẽ mở ra. Bạn sẽ thấy hai phương pháp Bảo vệ^(Protection) - Mật khẩu^(Password) và Xác thực Người dùng. ^{(User Authentication.)}Chọn phương pháp Bảo vệ ^(Protection)'Mật khẩu'^{(‘Password’)} và nhập và nhập lại mật khẩu đã tạo vào các ô cho sẵn. Nhấn OK.

Để mã hóa tài liệu MS Word , để chỉ những chủ sở hữu được xác thực của tài liệu mới có thể xóa bảo vệ, hãy nhấp vào 'Xác thực Người dùng'.^{(‘User Authentication’.)}

Lời khuyên:^(Tips:)

• Sử dụng^(Use) mật khẩu mạnh liên quan đến sự kết hợp của chữ hoa, chữ thường, chữ cái, số và ký hiệu.
• Đảm^(Make) bảo rằng bạn lưu mật khẩu một cách an toàn ở một số nơi an toàn. Trong trường hợp quên mật khẩu, bạn sẽ không thể lấy lại được.
• Mã hóa tài liệu ngăn người dùng khác làm việc trên tài liệu cùng một lúc.

Cách mở khóa tài liệu Word được bảo vệ^{(Protected Word Document)}

Để loại bỏ tất cả bảo vệ khỏi tài liệu, hãy nhấp vào nút 'Dừng bảo vệ'^{(‘Stop Protection’)} . Nếu bạn được nhắc nhập mật khẩu, hãy nhập mật khẩu.

Lưu ý:^(Note:) Để loại bỏ tất cả bảo vệ khỏi tài liệu, bạn sẽ phải biết mật khẩu đã được áp dụng cho tài liệu. Hoặc, bạn sẽ phải được liệt kê là chủ sở hữu đã xác thực cho tài liệu. Để làm như vậy, click on Review tab > Restrict Editing > Stop Protection.

Bằng cách này, bạn có thể bảo vệ tài liệu MS Word của mình bằng cách sử dụng tính năng ^{(MS Word)}'Hạn chế Chỉnh sửa'^{(‘Restrict Editing’)} từ tab Xem lại.

How to protect your Word document using Restrict Editing feature

This tutorial will teach you how to protect the entire or parts of yoυr Microsoft Word document by using this feature called ‘Restrict Editing‘. This feature enables you to mark the document as ‘Read Only‘ and still allows edits or changes to the certain selected parts of the document.

Restrict Editing locks certain lines or sentences in the document, which could be important or sensitive, and thus, cannot be edited by anyone. This is how one can protect the content present in an MS Word document.

Protect Word document using Restrict Editing

The unrestricted parts in the document can be made available to anyone, or you can allow permission to certain users only to edit or make changes. You also have an option to protect the entire document and make it Read-Only. Let us see how this can be done.

To begin with, open the MS Word document and click on the ‘Review’ tab.

Select the sentences that you do not want the restrict editing feature to be applied. In this case, I have selected Sentences 1 and 2 only. In the Review tab, ‘Protect’ group, click on ‘Restrict Editing’ as shown in the image.

The Restrict Editing dialog box will open. You will see the following:

• Formatting Restrictions
• Editing Restrictions
• Exceptions
• Start Enforcement

1] Formatting Restrictions

This setting limits formatting to a certain selection of formats or styles. You can select the styles that you want to be allowed in the document. To apply this, select the checkbox.

2] Editing Restrictions

Under Editing Restrictions, select the checkbox that says – Allow only this type of editing in the document.

Further, click on the drop-down menu and choose the option ‘No changes (Read Only)’. The document becomes Read-Only except for the selected parts. You can also choose other options such as Tracked changes, Comments, and Filling in forms, depending on what changes you want to allow.

Exceptions (optional)

This section allows you to choose the users who can edit the document freely. To allow anyone and everyone to edit the selected part of the document, select the ‘Everyone’ checkbox. You can also separately enter user names, separated by a semi-colon.

3] Start Enforcement

To apply all these settings to your MS Word document, click on ‘Yes, Start  Enforcing Protection’.

The ‘Start Enforcing Protection’ dialog box will open. You will see two Protection methods – Password and User Authentication. Select the ‘Password’ Protection method and enter and re-enter the generated password in the boxes given. Press OK.

To encrypt the MS Word document, so that only the authenticated owners of the document can remove the protection, click ‘User Authentication’.

Tips:

• Use strong passwords involving a combination of uppercase, lowercase, letters, numbers, and symbols.
• Make sure that you save the password safely in some secure place. In case, you forget the password, you will not be able to retrieve it.
• Encrypting the document prevents other users from working on the document at the same time.

How to Unlock the Protected Word Document

To remove all protection from the document, click on the ‘Stop Protection’ button. If you are prompted to enter the password, type in the password.

Note: To remove all protection from the document, you will have to know the password that was applied to the document. Or, you will have to be listed as an authenticated owner for the document. To do so, click on Review tab > Restrict Editing > Stop Protection.

In this way, you can protect your MS Word document by using the ‘Restrict Editing’ feature from the Review tab.

Related posts

• Làm thế nào để sử dụng Word Picture Editing Tools để chỉnh sửa hình ảnh

• Cách hạn chế chỉnh sửa trên tài liệu Word

• Làm thế nào để sử dụng Rewrite Suggestions trong Word cho Web application

• Excel, Word or PowerPoint không thể bắt đầu lần trước

• Làm thế nào để tạo ra một Booklet or Book với Microsoft Word

• Cách xóa tất cả các phần bị ngắt trong Word cùng một lúc

• Làm thế nào để làm cho một tờ trong Microsoft Word

• Best Invoice Templates cho Word Online để tạo Business Invoices miễn phí

• Tăng số lượng tệp gần đây trong Word, Excel, PowerPoint

• Cách hiển thị Spelling and Grammar tool trên Quick Access Toolbar trong Word

• ASD file là gì và cách mở nó trong Microsoft Word?

• Cách sử dụng Linked Text bằng Word để cập nhật nhiều tài liệu

• Lưu Word document không hiển thị trên print preview or printing ra

• Làm thế nào để bắt đầu Word, Excel, PowerPoint, Outlook trong Safe Mode

• Cách sử dụng Mail Merge cho Letters trong Word

• Làm thế nào để chuyển đổi Table để Text and Text để Table trong Word

• Cách thay đổi AutoSave and AutoRecover time trong Word

• Cách tải xuống Page Borders cho Microsoft Word miễn phí

• FocusWriter là một Word Processor miễn phí Distraction-miễn phí cho Writers

• Làm thế nào để nhập kiểu từ một tài liệu khác trong Word