Trong quá trình soạn thảo email, CC (Bản sao carbon) và  BCC ( Bản sao carbon mù^{(Blind Carbon Copy)} ) là hai trường được sử dụng phổ biến được hầu hết chúng ta sử dụng để gửi các bản sao của email đến những người khác quan tâm đến thông tin ngoài chính người nhận. Bất kể^{(Irrespective)} bạn sử dụng nhà cung cấp email nào cho dù là Gmail hay Outlook , bạn sẽ thấy các trường CC và BCC cùng với các trường Tới^(To) khi bạn soạn một email mới.

Theo nghi thức email, trường Tới^(To) được sử dụng để nhập địa chỉ email của những người nhận chính. Trong khi CC được sử dụng để nhập địa chỉ email của những người khác quan tâm đến thông tin hoặc khi bạn chỉ muốn giữ họ trong vòng lặp. Trong khi CC được sử dụng khi bạn muốn những người nhận chính biết rằng những người khác cũng đã được gửi cùng một thư, BCC được sử dụng khi bạn không muốn những người nhận chính biết ai đã nhận được cùng một bản sao của email.

Đôi khi, bạn có thể muốn CC và BCC cho chính mình hoặc đồng nghiệp của bạn trong một email để bạn có thể nắm bắt được các cuộc trò chuyện quan trọng. Để làm cho công việc của bạn dễ dàng hơn, Outlook và Gmail cho phép bạn tự động CC và BCC bất kỳ địa chỉ email nào trên mỗi email bạn gửi. Mặc dù những điều này có thể lộn xộn, nhưng trong một số tình huống, bạn có thể cần phải có một bản sao của tất cả các cuộc trò chuyện qua email đang diễn ra.

Bạn có thể đặt một quy tắc đơn giản trong Gmail và Outlook sẽ tự động CC và BCC các địa chỉ email nhất định cho tất cả các email bạn soạn. Trong bài viết này, chúng tôi giải thích chi tiết cách tự động CC và BCC một địa chỉ email cụ thể trong Outlook và Gmail .

Tự động CC & BCC tất cả các email trong Gmail

Gmail không có tính năng sẵn có để tự động CC và email BCC . Tuy nhiên, có nhiều tiện ích mở rộng cho phép bạn tự động hóa tác vụ và tiết kiệm thời gian. AutoBCC.com   cung cấp một tiện ích mở rộng có tên là Auto BCC & Auto Cc extension cho người dùng Chrome . Tiện ích mở rộng này cho phép bạn dễ dàng đặt quy tắc mới để tự động BCC hoặc CC nhiều tài khoản thư Google hoặc địa chỉ email của bạn khi bạn soạn, trả lời hoặc chuyển tiếp email.

Phần mở rộng này có sẵn miễn phí cho người dùng cá nhân. Ngoài ra, phần mở rộng Auto BCC & Auto CC có thể được sử dụng kết hợp với hệ thống CRM . Làm theo các bước dưới đây để Tự động^{(Automatically)} cc và BCC bất kỳ email nào bạn gửi bằng Auto BCC cho tiện ích mở rộng Gmail .

• Nhận phần mở rộng này ở đây.^(here.)
• Cài đặt tiện ích mở rộng và cung cấp quyền truy cập vào tài khoản Gmail của bạn .
• Nhấp vào biểu tượng Phong bì được thêm vào trình duyệt Chrome của bạn để ^(Envelop)mở^(Chrome) trang Tùy chọn^(Options) .

• Chọn tùy chọn Bật email Bcc tự động.^{(Enable Auto Bcc emails.)}
• Chọn tùy chọn Bật email tự động Cc.^{( Enable Auto Cc emails.)}
• Nhấp vào Thêm tài khoản khác. ^{( Add more accounts. )}

• Trong trường Từ^(From) , hãy thêm địa chỉ tài khoản của bạn.
• Nhập các địa chỉ email mà bạn muốn Bcc và CC vào các trường tương ứng của chúng. Bạn có thể thêm nhiều địa chỉ được phân tách bằng dấu phẩy.
• Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào nút Lưu^(Save) tùy chọn của bạn để áp dụng quy tắc mới.
• Khởi chạy Gmail và nhấp vào nút Soạn^(Compose) thư để tạo một email mới.
• Thay đổi Từ^(From) địa chỉ email. Thao tác này sẽ tự động thay đổi địa chỉ email BCC và Ccc cho phù hợp.^(Ccc)
• Nếu trong tương lai, bạn muốn chính thức hủy quyền truy cập của tiện ích vào tài khoản Gmail , chỉ cần gỡ cài đặt tiện ích.

Nếu bạn không muốn có quyền truy cập của bên thứ ba vào tài khoản Gmail của mình, bạn có thể tự động gửi email BCC hoặc CC bằng Bộ lọc Gmail^{(Gmail Filters)} . Làm theo các bước dưới đây để sử dụng Bộ lọc Gmail^{(Gmail Filters)}

• Khởi chạy Gmail và điều hướng Cài đặt ^{( Settings )}
• Nhấp vào tùy chọn Bộ lọc và Địa chỉ bị chặn^{(Filters and Blocked Addresses)} và chọn Tạo bộ lọc mới.^{( Create a new filter.)}

• Nhập địa chỉ của bạn vào trường Từ^(From) .
• Nhấp vào Tạo bộ lọc^{( Create Filter)} với tìm kiếm này
• Trong trang tiếp theo, hãy chọn tùy chọn Chuyển tiếp nó tới.^{(Forward it to.)}

• Nhấp vào tùy chọn thêm địa chỉ chuyển tiếp^{(add forwarding address)} và nhập email của bạn.

Liên quan^(Related) : Cách Ẩn hoặc Hiện trường BCC trong Outlook .

Tự động CC & BCC tất cả các email trong Outlook

Làm theo các bước dưới đây để tự động CC hoặc BCC cho chính bạn hoặc một địa chỉ email nhất định trong Outlook .

• Khởi chạy Outlook và nhấp vào tab Quy tắc^(Rules) tại Trang chủ.

• Chọn Quản lý quy tắc và cảnh báo^{(Manage Rules and Alerts)} từ trình đơn thả xuống và nhấp vào Quy tắc mới^{(New Rule)} .

• Trong cửa sổ Trình  hướng dẫn quy tắc , bên dưới Quy tắc ^{(Rules Wizard)}bắt đầu từ một quy tắc trống,^{(Start from a blank rule,)} hãy nhấp vào tùy chọn Áp dụng quy tắc cho thư tôi gửi^{(Apply rule on messages I send)} và nhấp vào Tiếp theo.^(Next.)

• Bây giờ bạn có thể chọn điều kiện nếu bạn chọn lọc về tự động hóa hoặc nếu không, chỉ cần nhấp vào nút Tiếp theo^{( Next)} để áp dụng quy tắc cho tất cả các email của bạn.

• Trong hành động Chọn^(Select) ở Bước 1^{(Step 1)} , hãy chọn tùy chọn Cc tin nhắn cho mọi người hoặc nhóm công khai^{(Cc the message to people or public group)} nếu bạn muốn CC một email. Nếu bạn muốn BCC một email, hãy chọn tùy chọn, Di chuyển một bản sao vào thư mục được chỉ định^{(Move a copy to the specified folder)} trong Bước 1.
• Trong Bước 2, nhấp vào liên kết mọi người hoặc nhóm công khai.^{( link people or public group.)}

• Nhập^(Enter) địa chỉ email của bạn hoặc địa chỉ email khác mà bạn muốn CC vào trường Tới^(To) . Nếu cần, Bạn cũng có thể chọn ngoại lệ nếu bạn muốn loại trừ quy tắc này cho một số email nhất định và nhấp vào nút Tiếp theo^(Next) .
• Nhập tên cho quy tắc này trong Bước 1^{(Step 1)} và chọn tùy chọn Bật quy tắc này^{(Turn on this rule)} trong Bước 2.
• Nhấp vào nút Kết thúc^(Finish) .

Sau khi hoàn tất, quy tắc mới của bạn sẽ tự động được thêm vào mỗi khi bạn gửi tin nhắn mới.

How to set up auto CC & BCC in Outlook and Gmail

During email composition, CC (Carbon Copy) and  BCC (Blind Carbon Copy) are the two commonly used fields which are used by most of us to send the copies of an email to additional people who are concerned with the information in addition to the main recipients. Irrespective of which email provider you use whether Gmail or Outlook, you will see the CC and BCC fields along with To fields when you compose a new email.

According to the email etiquette, the To field is used to enter the email address of the main recipients. While CC is used to enter the email address of the additional people who are interested in the information or when you simply want to keep them in the loop.  While CC is used when you want the main recipients to know that other people have also been sent the same message, BCC is used when you don’t want the main recipients to know who has received the same copy of the email.

Many a time, you may want to CC and BCC yourself or your colleagues in an email so that you are in the loop of important conversations. To make your task easier, Outlook and Gmail enable you to automatically CC and BCC any email address on every email you send. While these can be messy, in some situations, you may need to have a copy of all the ongoing series of email conversations.

You can set a simple rule in Gmail and Outlook that will automatically CC and BCC certain email addresses to all the emails you compose. In this article, we explain in detail how to auto CC and BCC a specific email address in Outlook and Gmail.

Automatically CC & BCC all emails in Gmail

Gmail doesn’t have an inbuilt feature to auto CC and BCC emails. However, there are many extensions that allow you to automate the task and save time. AutoBCC.com  offers an extension called Auto BCC & Auto Cc extension for Chrome users. This extension allows you to easily set a new rule to automatically BCC or CC multiple Google mail accounts or your email address when you compose, reply, or forward emails.

This extension is available for free of cost for personal users. Additionally, Auto BCC & Auto CC extension can be used in combination with a CRM system. Follow the below steps to Automatically cc and BCC any email you send using Auto BCC for Gmail extension.

• Get this extension here.
• Install the extension and provide access to your Gmail account.
• Click the Envelop icon that gets added to your Chrome browser to open the Options page.

• Select the option Enable Auto Bcc emails.
• Select the option Enable Auto Cc emails.
• Click Add more accounts. 

• In the From field, add your account address.
• Type the emails addresses that you want to Bcc and CC in their respective fields. You can add multiple addresses separated by commas.
• After you finish, click Save your options button to apply a new rule.
• Launch Gmail and click the Compose button to create a new email.
• Change From email address. This will automatically change the BCC and Ccc email addresses accordingly.
• If in the future you want to officially cancel the extension’s access to the Gmail account, simply uninstall the extension.

If you don’t want to have third party access to your Gmail account, you can automatically BCC or CC emails using Gmail Filters. Follow the below steps to use Gmail Filters

• Launch Gmail and navigate Settings 
• Click the option Filters and Blocked Addresses and select Create a new filter.

• Type your address in the From field.
• Click Create Filter with this search
• In the next page, select the option Forward it to.

• Click the option add forwarding address and enter your email.

Related: How to Hide or Show BCC field in Outlook.

Automatically CC & BCC all emails in Outlook

Follow the below steps to automatically CC or BCC yourself or a certain email address in Outlook.

• Launch Outlook and click on Rules at Home tab.

• Select Manage Rules and Alerts from the drop-down menu and click New Rule.

• In the Rules Wizard window, under the  Start from a blank rule, click on the option Apply rule on messages I send and click Next.

• Now you can select the condition if you are selective about automation or else simply click the Next button to apply the rule to all your emails.

• Under the Select action in Step 1, select the option Cc the message to people or public group if you want to CC an email. If you want to BCC an email, select the option, Move a copy to the specified folder in Step1.
• Under Step 2, click on the link people or public group.

• Enter the email address of yours or the other email address which you want to CC in the To field. If necessary,  You can also select the exception if you want to exclude this rule for certain emails and click the Next button.
• Type the name for this rule under Step 1 and select the option Turn on this rule under Step 2.
• Click the Finish button.

Once done, your new rule will be added automatically every time you send a new message.

Related posts

• Làm thế nào để tiết kiệm Email như PDF trong Gmail and Outlook

• Email Insights cho Windows cho phép bạn nhanh chóng tìm kiếm Outlook email & Gmail

• Làm thế nào để chặn Email Tracking trong Outlook and Gmail?

• Làm thế nào để thay đổi email name của bạn trong Gmail, Outlook, Yahoo

• Outlook so với Gmail: Ai là Vua của Email?

• Cách tạo email nhóm trong Gmail và các tính năng ẩn khác

• Combine Tất cả Your Email Accounts thành một Gmail Inbox

• Tìm kiếm Email Outlook theo Người gửi, Ngày, Từ khóa, Kích thước và hơn thế nữa

• Nhớ lại Email Bạn không có ý gửi bằng Gmail

• Khôi phục thư đã xóa từ Outlook.com Deleted folder

• 20 Best Gmail Add-ons and Extensions cho Email Power Users

• Boomerang cho Gmail cho phép bạn lên lịch Email Sending and Receiving

• 7 Ways đến Fix Email Stuck trong Outbox của Gmail

• Cách đặt Outlook làm Email Reader mặc định trên Mac

• Những gì Do BCC and CC Mean? Hiểu Basic Email Lingo

• Email encryption là gì và làm thế nào để bạn mã hóa tin nhắn email

• Nhận Outlook Email ID dành riêng cho quốc gia như @ Outlook.in, v.v

• Cần xem email của bạn từ tuần trước? Cách tìm kiếm trong Outlook theo ngày

• Email Encryption Add-ins miễn phí cho Outlook

• Cách tự động chuyển tiếp email trong Outlook 2019