Tôi nghĩ rằng thật an toàn khi nói rằng gần như tất cả những người phải sử dụng email trong công việc đều đã sử dụng Microsoft Outlook . Tôi là một trong số rất nhiều người đã học đủ về nó và không bao giờ nghĩ nó giống như một chương trình email có thể in lịch. Sếp của tôi biết về Microsoft Outlook ít hơn tôi, vì vậy tôi luôn in lịch của phòng ban cho cô ấy. Vì vậy, hãy tưởng tượng sự ngạc nhiên của tôi khi nhìn thấy tiêu đề của cuốn sách này! Sử dụng Microsoft Outlook để quản lý và tổ chức thời gian^{(time management and organization)} ? Điều này, tôi đã phải xem. Nó có thể được sử dụng theo cách đó ngay cả với những người chỉ có kỹ năng cơ bản? Tôi đã rất háo hức để tìm hiểu.

LƯU Ý:^(NOTE:) Từ đây trở đi tôi chỉ gọi cuốn sách là Quản lý thời gian hiệu quả^{(Effective Time Management)} — như vậy sẽ chiếm ít thời gian của tôi và của bạn^{(time and yours)} hơn .

Không yêu cầu chuyên môn

Giới thiệu là rất yên tâm. Có, cuốn sách này dành cho những người chỉ có các kỹ năng cơ bản về Microsoft Outlook . Các tác giả yêu cầu người đọc hiểu những điều cơ bản, vì đây không phải là loại sách "cách sử dụng Microsoft Outlook bắt đầu từ hình vuông"^{("how to use Microsoft Outlook starting from square one")} . Phần duy nhất của Microsoft Outlook sẽ được giải thích "ngay từ lần nhấp đầu tiên"^{("from the very first click")} là Công việc^(Tasks) , vì đó là phần mà hầu hết mọi người chưa sử dụng hoặc chưa sử dụng rộng rãi. Các tác giả nói rằng cuốn sách cũng dành cho người dùng Microsoft Outlook có kinh nghiệm vì nó trình bày một hệ thống tổ chức và quản lý thời gian^{(organization and time management)}điều đó tốt hơn và hiệu quả hơn, đồng thời có thể chỉ cho người dùng kinh nghiệm nhất cách tận dụng phần mềm nhiều hơn. Với cách giới thiệu như thế này, tôi rất muốn đọc thêm.

Mỗi chương bắt đầu với tổng quan về cách các vấn đề bắt đầu, tiếp theo là một phần có tên "Let's get started and change this!"và kết thúc bằng phần "Bạn thử xem"^{("You try it")} tóm tắt những gì chương đã dạy và cung cấp cho người đọc một chuyến tham quan có hướng dẫn về những việc cần phải làm. Một trong những điều tốt nhất về cuốn sách là nó không bị ràng buộc với một phiên bản cụ thể. Tại đây có các hướng dẫn dành cho Microsoft Outlook 2003, 2007 và 2010, vì vậy không ai bị tắt.

Không chết chìm trong email

Tôi thích hình ảnh "lũ email" mà cuốn sách muốn giữ cho tất cả chúng ta không bị chìm vào trong. Đối với nhiều người, đó là cách duy nhất để mô tả nó. Tôi đã thấy mọi người nói về hàng trăm hoặc hàng nghìn email vẫn nằm trong Hộp thư đến của họ và nhiều hơn nữa được đổ vào mọi lúc. Không có cách nào để bất kỳ ai^{(way anyone)} có thể đọc tất cả email đó — những gì họ cần là một cách chắc chắn, hiệu quả để giải quyết những gì đã có ở đó và giữ cho nó không bị chồng chất trở lại. Và tất nhiên, nếu một người bắt đầu với một "lũ" email, thì việc kiểm soát tình hình sẽ không xảy ra trong nháy mắt. Phải có một kế hoạch từng bước^{(step plan)} . Đó chính xác là những gì Quản lý thời gian hiệu quả^{(Effective Time Management)} đặt ra. Các tác giả xác định các nguyên nhân chính của vấn đề (như bị phân tâm, nhấp vào "^{("Reply All,")}và không có hệ thống xử lý thư đến) và sau đó đưa người đọc qua các bước cần thiết để xử lý những gì đã có và thiết lập một hệ thống để điều đó không xảy ra nữa. Tôi thực sự nghĩ rằng bất kỳ ai dành thời gian đọc hết phần này và làm theo lời khuyên của các tác giả (và quan trọng nhất là gắn bó với hệ thống của họ) sẽ thấy rằng nó hoạt động. Chúng trung thực về mức độ mà người đọc sẽ phải thay đổi hành vi của chính mình để mọi thứ đi vào nề nếp và tại sao điều cần thiết để thực hiện những thay đổi đó. Mỗi bước cần thiết (như tắt thông báo, dành ra các khoảng thời gian để xử lý email và để nó hoàn toàn yên tĩnh vào mọi lúc khác và tạo lời nhắc, nhiệm vụ,^{(Microsoft Outlook)}. Họ nói về việc tạo bộ thư mục của riêng bạn và gắn cờ các thư quan trọng để bạn không bỏ qua chúng, đó là điều mà tôi ước gì được biết khi sử dụng Microsoft Outlook tại nơi làm việc. Có hướng dẫn chi tiết để thiết lập các quy tắc để các thư được tự động sắp xếp vào các thư mục thích hợp. Điều đó, hơn bất cứ điều gì khác, có thể giúp xử lý sự lộn xộn của hộp thư đến^{(inbox clutter)} và giữ cho mọi người tập trung vào những gì thực sự quan trọng.

Giữ các ưu tiên của bạn ngay thẳng

Phần sử dụng Công việc^(Tasks) để đặt mức độ ưu tiên cũng đi đúng vào vấn đề và sử dụng ví dụ về một nhân viên hư cấu, sống vô tổ chức lâu năm để cho thấy việc mất tập trung có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng như thế nào. Sau đó, người đọc được đưa qua một số phương pháp để xác định nhiệm vụ nào thực sự quan trọng và nhiệm vụ nào nên được ưu tiên hơn những nhiệm vụ khác. Đây là điều mà hầu hết mọi người đều gặp khó khăn - tìm ra điều gì thực sự quan trọng và điều gì có thể tạm dừng một chút trong khi các nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu được giải quyết. Các tác giả nhấn mạnh tầm quan trọng của việc viết ra mọi thứ. Đây là một khái niệm chính trong một số hệ thống quản lý thời gian nổi tiếng và hoàn toàn đúng như vậy. Ngày nay, chúng ta có quá nhiều điều cần ghi nhớ, và ngay cả Einstein cũng không thể quản lý hết được. Viết^(Writing)mọi thứ xuống là chìa khóa. Các tác giả vượt ra khỏi hành động viết đơn giản và giải thích cách thức và lý do tại sao mọi người nên có kế hoạch bằng văn bản. Họ thừa nhận rằng bắt đầu lên kế hoạch bằng văn bản không phải là một nhiệm vụ đơn giản khi người ta chưa thực hiện nó trước đây và họ giải thích lý do tại sao điều đó lại cần thiết để quản lý thời gian^{(time management)} tốt . Quản lý thời gian hiệu quả^{(Effective Time Management)} mô tả một hệ thống đơn giản^{(straightforward system)} để thiết lập các cuộc hẹn và nhiệm vụ (và giải thích rõ ràng sự khác biệt giữa hai điều này) và thiết lập chế độ xem, bộ lọc và danh mục để đảm bảo rằng bạn có thể tìm thấy chính xác thông tin mình cần một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Danh mục, nhiệm vụ và thời gian

Các chương đầu tiên của cuốn sách^{(book deal)} chủ yếu đề cập đến những gì Microsoft Outlook có thể làm ở nơi làm việc. Bắt đầu với chương "Làm thế nào để có thêm thời gian cho những việc cần thiết với một kế hoạch tuần hiệu quả",^{("How to gain more time for what's essential with an effective week planner,")} các tác giả chuyển sang mô tả cách Microsoft Outlook có thể được sử dụng để lập kế hoạch thời gian không phải làm việc. Họ thực hiện các bước cần thiết để thiết lập các danh mục và mã màu cho chúng nếu bạn muốn, để giúp thiết lập các mức độ ưu tiên và sắp xếp các nhiệm vụ. Họ nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lập kế hoạch hàng tuần và bao gồm thời gian dành cho các vấn đề cá nhân như tập thể dục và giáo dục^{(exercise and education)} như một phần của kế hoạch tổng thể. Thoạt đầu, có vẻ kỳ quặc khi đặt các hoạt động cá nhân, không liên quan đến công việc trên Microsoft Outlookkế hoạch hàng tuần tại nơi làm việc, nhưng các tác giả giải thích rõ ràng lý do tại sao đây thực sự là một ý tưởng rất hay, nhấn mạnh tầm quan trọng của sự cân bằng trong cuộc sống nghề nghiệp và cá nhân. Họ lưu ý thực tế rằng không phải tất cả các nơi làm việc đều cho phép lập kế hoạch riêng tư và không phải ai cũng có quyền truy cập vào máy tính làm việc^{(work computer)} của họ từ bên ngoài văn phòng và họ đưa ra các chiến lược để giải quyết vấn đề này. Rõ ràng là họ có một sự hiểu biết vững chắc không chỉ về chủ đề của họ mà còn về thực tế của nơi làm việc.

Lập kế hoạch trong cuộc sống thực

Câu chuyện về người công nhân vô tổ chức hư cấu tiếp tục trong chương về kế hoạch trong cuộc sống thực. Hầu hết mọi người không thực sự biết chính xác bất kỳ nhiệm vụ được giao nào sẽ mất bao lâu bởi vì đó là một nhiệm vụ rất hiếm khi đứng riêng lẻ. Chuyến đi đến văn phòng cũng bao gồm thời gian ra xe, đậu xe và đi bộ đến nơi làm việc, và nhiều người chỉ nghĩ đến thời gian lái xe^{(driving time)} thực tế . Mọi người bị phân tâm, hoặc những điều xảy ra khiến ngày làm việc^{(work day)} bình thường trở nên hoàn toàn lộn xộn. Mọi người làm những gì họ muốn làm và bằng cách nào đó quản lý để không làm những điều họ không muốn làm (điều này gây ra lỗi cho bất kỳ ai tùy thuộc vào việc hoàn thành công việc đó). Trong phần này, các tác giả thực sự có cái nhìn sâu sắc về bản chất con người và chỉ ra cách lập kế hoạch trong ngày hiệu quả^{(day plan)}có thể làm cho mọi thứ chạy trơn tru hơn rất nhiều. Theo dõi chính xác thời gian cần thiết cho mỗi nhiệm vụ là chìa khóa ở đây. Không có thêm ước tính hoặc số liệu về sân bóng — lượng thời gian thực tế cho mỗi nhiệm vụ từ đầu đến cuối. Về cơ bản, các tác giả muốn người đọc tạo một cơ sở dữ liệu thời gian^{(time database)} , vì vậy thay vì chỉ phỏng đoán hoặc sắp xếp nó, người đọc có thể tra cứu lượng thời gian thực tế cho bất kỳ nhiệm vụ nhất định nào và lập kế hoạch^{(task and plan)} cho phù hợp. Họ cũng yêu cầu người đọc đánh giá "Giờ năng suất" của chính họ,^{("Productivity Hours,")} những khoảng thời gian trong ngày khi mọi người hoạt động tốt nhất và "Giờ gián đoạn" của riêng họ,^{("Disruption Hours,")}những thời điểm trong ngày khi chúng có nhiều khả năng bị gián đoạn. Sau đó, họ đặt ra kế hoạch lên lịch cho các khối thời gian không bị gián đoạn trong giờ làm việc cao điểm và họ thừa nhận rằng điều này sẽ không xảy ra chỉ trong một đêm vì theo định nghĩa, những người khác phải được đào tạo để không làm gián đoạn bạn khi bạn đang làm việc. Và họ nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xây dựng trong " thời gian đệm^{(buffer time)} ", để nếu mọi thứ kéo dài hơn dự kiến, thời gian còn lại trong ngày sẽ không bị gián đoạn hoàn toàn.

Cuộc họp, cuộc họp, ai có cuộc họp?

Các cuộc họp dường như là một thực tế của cuộc sống trong kinh doanh, và chúng có thể gây lãng phí thời gian rất lớn và giết chết năng suất. Quản lý thời gian hiệu quả^{(Effective Time Management)} thừa nhận điều này và giải thích chi tiết cách thiết lập cuộc họp thông qua Microsoft Outlook và điều phối thời gian họp với những người khác. Tuy nhiên, lời khuyên có giá trị nhất của nó có thể được tóm gọn trong tuyên bố "Những cuộc họp tốt nhất là những cuộc họp không diễn ra." ^{("The best meetings are the ones that don't take place.")}Các cuộc họp khiến mọi người rời xa công việc của họ, làm gián đoạn quy trình làm việc, phụ thuộc quá nhiều vào việc tất cả mọi người đều có thể xuất hiện và có thể tham gia một cách có ý nghĩa và thực sự khiến công ty mất tiền^{(company money)}bởi vì mọi người đang họp thay vì làm công việc của họ. Vì vậy, sau khi giải thích cách thiết lập yêu cầu cuộc họp, các tác giả đề xuất rằng hiếm khi lên lịch các cuộc họp và các phương tiện giao tiếp khác (chẳng hạn như Cuộc họp Windows Live^{(Windows Live Meeting)} hoặc cuộc gọi hội nghị) được sử dụng thay thế càng nhiều càng tốt. Nếu các cuộc họp là cần thiết, hãy có một kế hoạch để làm cho chúng diễn ra suôn sẻ hơn và tạo ra kết quả tốt hơn. Điều này bao gồm tất cả các cơ sở và sẽ tăng năng suất của mọi người và lãng phí^{(productivity and waste)} lượng thời gian tối thiểu. Nó sẽ là một nguồn tài nguyên tuyệt vời cho bất kỳ nơi làm việc nào.

Ít giấy hơn, năng suất cao hơn

Nhiều người vẫn thích giữ thông tin của họ trên giấy (tôi phải thừa nhận là một trong những người như vậy). Nhưng giấy rất dễ bị mất dấu và nhầm lẫn, và sau một thời gian, khối lượng^{(sheer mass)} giấy tuyệt đối trở nên khó sử dụng đến mức nó có thể được gửi đến máy hủy tài liệu. Quản lý thời gian hiệu quả^{(Effective Time Management)} đặt ra một phương pháp để ghi chú hiệu quả và theo dõi các tệp điện tử một cách hiệu quả. Các tác giả đề nghị người đọc sử dụng ^{(reader use)} Microsoft OneNote , nhưng thừa nhận rằng nó không có trong nhiều phiên bản Microsoft Office (đặc biệt là các phiên bản cũ hơn) và phải mua riêng, điều mà nhiều người không thể mua được. Tôi ước gì các tác giả đã đưa ra một số gợi ý về các lựa chọn thay thế cho Microsoft OneNote, vì đây rõ ràng là một chương trình rất hữu ích và có thể tích hợp hiệu quả với Microsoft Outlook . Quản lý thời gian hiệu quả^{(Effective Time Management)} hướng dẫn người đọc sử dụng Microsoft OneNote để ghi chú, lập kế hoạch, thiết lập lịch và thiết lập một hệ thống có cấu trúc và có tổ chức để theo dõi mọi thứ. Nó cho thấy rõ những lợi thế của việc sử dụng ghi chú và tệp điện tử thay vì giấy. Tôi phải thừa nhận rằng tôi đã bắt đầu nghĩ khác về tất cả các thư mục chứa đầy ghi chú và bản in của mình sau khi tôi đọc chương này và tôi sẽ bắt đầu xem xét việc sử dụng Microsoft OneNote^{(Microsoft OneNote)} hoặc một số chương trình tương tự khác để giúp tôi theo dõi mọi thứ hiệu quả hơn.

Tổng hợp tất cả

Quản lý thời gian hiệu quả^{(Effective Time Management)} kết thúc với một chương ngắn có tên "Làm thế nào để thực sự hưởng lợi từ cuốn sách này"^{("How to truly benefit from this book")} , đưa tất cả các chương trước vào quan điểm và giải thích những cách tốt nhất để bắt đầu sử dụng Microsoft Outlook và Microsoft OneNote để tổ chức cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của bạn. Các tác giả nói rõ rằng họ không mong đợi việc tổ chức xảy ra trong một sớm một chiều và họ không mong đợi nó xảy ra mà không có quyết tâm của người đọc để làm cho nó hoạt động. Nhưng họ cũng giải thích lý do tại sao việc thực hiện theo kế hoạch của họ đáng giá hơn cả thời gian và nỗ lực^{(time and effort)} . Ngay cả khi một người không sử dụng Microsoft Outlook, kế hoạch này có thể hoạt động. Có những chương trình khác cung cấp nhiều tính năng tương tự, có lẽ không phải trong một gói tiện lợi như vậy, nhưng vẫn có thể sử dụng được. Tôi hiểu rằng trọng tâm của cuốn sách là về Microsoft Outlook và Microsoft OneNote , nhưng tôi nghĩ sẽ hữu ích cho các tác giả nếu đề xuất một số chương trình khác có thể được sử dụng để tuân theo cùng một hệ thống ngay cả khi không có bản sao đầy đủ của Microsoft Office . . Tuy nhiên, đó chỉ là một gợi ý nhỏ và tôi chắc chắn rằng bất kỳ ai quan tâm đến việc theo dõi hệ thống này đều có thể làm cho nó hoạt động với bất kỳ phần mềm nào họ có trong tay.

Nhận định

Quản lý thời gian hiệu quả^{(Effective Time Management)} thực sự dành cho tất cả mọi người. Tất cả chúng ta đều có thể hưởng lợi từ việc tìm kiếm sự cân bằng trong cuộc sống nghề nghiệp và cá nhân của mình, từ việc sử dụng thời gian hiệu quả hơn và từ việc sử dụng tốt nhất các công cụ mà chúng ta có trong tay. Ngay cả những người chắc chắn rằng họ đã kiểm soát được mọi thứ cũng có thể tìm thấy các gợi ý hữu ích tại đây. Các tác giả hiểu rõ ràng cả phần mềm và bản chất con người và thực hiện từng bước cách tiếp cận^{(step approach)} và giải thích tại sao những gì họ mô tả sẽ hoạt động. Tôi rất vui vì tôi có cơ hội xem lại cuốn sách này, bởi vì bây giờ tôi có thể bắt đầu thực hiện kế hoạch của nó để quản lý thời gian của chính mình một cách hiệu quả hơn.

Book Review - Effective Time Management

I think it's safe to say that nearly everyone who's had to use email on the job has used Microsoft Outlook. I was one of many people who learned just enough about it to get by, and never thought of it as anything more than an email program that could also print calendars. My boss knew less about Microsoft Outlook than I did, so I always printed out the departmental calendars for her. So, imagine my surprise when I saw the title of this book! Using Microsoft Outlook for time management and organization? This, I had to see. Could it be used that way even by people with only basic skills? I was very eager to find out.

NOTE: I'm just going to refer to the book as Effective Time Management from here on out—thus taking up less of my time and yours.

No expertise required

The introduction was very reassuring. Yes, this book is for people with only basic Microsoft Outlook skills. The authors do ask that the reader understand the basics, since this is not a "how to use Microsoft Outlook starting from square one" type of book. The only part of Microsoft Outlook that will be explained "from the very first click" is Tasks, because that's the part that most people either haven't used or haven't used extensively. The authors say that the book is also for the experienced Microsoft Outlook user, because it presents a system of organization and time management that's better and more efficient, and may show even the most experienced user how to get even more out of the software. With this kind of introduction, I was eager to read more.

Each chapter starts with an overview of how problems start, followed by a section called "Let's get started and change this!" and ends with a "You try it" section that summarizes what the chapter has taught and gives the reader a guided tour of what needs to be done. One of the best things about the book is that it's not tied to one specific version. There are instructions in here for Microsoft Outlook 2003, 2007 and 2010, so no one gets shut out.

Not drowning in email

I like the image of the "email flood" that the book wants to keep us all from drowning in. For many people it's the only way to describe it. I've seen people talk about hundreds or thousands of emails still sitting in their Inbox and more pouring in all the time. There's no way anyone can read all that email—what they need is a solid, effective way to deal with what's already there, and keep it from piling up again. And, of course, if one starts with a "flood" of email, getting the situation under control isn't going to happen in a flash. There has to be a step by step plan. That's exactly what Effective Time Management lays out. The authors identify the main causes of the problem (like getting distracted, clicking "Reply All," and not having a system for dealing with incoming mail) and then take the reader through the steps necessary to get a handle on what's already there and set up a system so it doesn't happen again. I really think anyone who takes time to read through this section and follow the authors' advice (and, most important, stick with their system) will find that it works. They are honest about how much the reader is going to have to change his or her own behavior in order to get things in order, and why it's essential to make those changes. Each necessary step (like turning off notifications, setting aside blocks of time to deal with email and leaving it completely alone at all other times, and creating reminders, tasks, and appointments directly from incoming email) is described in detail for each version of Microsoft Outlook. They talk about creating your own set of folders and flagging important messages so you don't overlook them, which is something I wish I'd known about when I was using Microsoft Outlook at work. There are detailed instructions for setting up rules so that messages get sorted into appropriate folders automatically. That, more than anything else, can help tame the inbox clutter and keep people focused on what's really important.

Keeping your priorities straight

The section on using Tasks to set priorities also gets right to the point, and uses the example of a fictitious, perennially disorganized worker to show how getting distracted can have serious consequences. Then the reader is taken through several methods for determining what tasks are really important, and which should take precedence over others. This is something that most people have trouble with—figuring out what's really important and what can be put off a bit while the top priority tasks get taken care of. The authors stress the importance of writing things down. This is a key concept in several well known time-management systems, and quite rightly so. Nowadays, we just have too much to keep in mind, and not even Einstein could manage it all. Writing things down is the key. The authors go beyond the simple act of writing and explain how and why people should have written plans. They acknowledge that getting started on written plans is not a simple task when one hasn't done it before, and they explain why it's essential for good time management. Effective Time Management describes a straightforward system for setting up appointments and tasks (and clearly explains the difference between the two) and for setting up views, filters, and categories to make sure that you can find exactly the information you need quickly and efficiently.

Categories, tasks, and time

The first chapters in the book deal mainly with what Microsoft Outlook can do in a workplace. Starting with the chapter "How to gain more time for what's essential with an effective week planner," the authors move on to describe how Microsoft Outlook can be used to plan non-work time as well. They go through the necessary steps to set up categories, and to color-code them if you wish, to help with setting priorities and keeping tasks organized. They stress the importance of weekly planning, and of including time for personal matters such as exercise and education as part of the overall plan. It may seem odd at first to put personal, non-work activities on a Microsoft Outlook weekly plan at work, but the authors clearly explain why this is actually a very good idea, stressing the importance of balance in professional and personal lives. They do take note of the fact that not all workplaces allow private planning and not everyone has access to their work computer from outside the office, and they provide strategies for dealing with this. It is clear that they have a solid understanding not only of their subject but of the realities of the workplace.

Planning in real life

The story of the fictional disorganized worker continues in the chapter on real-life planning. Most people don't really know exactly how long any given task will take because it's a very rare task that stands alone. The trip to the office also includes time for getting to the car, parking the car, and walking to the workplace, and many people only think of the actual driving time. People get distracted, or things happen that put the usual work day into complete disarray. People do what they want to do and somehow manage not to do the things they don't want to do (which fouls everything up for anyone depending on that job getting done). In this section, the authors really take a good look at human nature and show how an effective day plan can make everything run so much more smoothly. Keeping accurate track of the time necessary for each task is the key here. No more estimates or ballpark figures—the actual amount of time for each task from start to finish. Essentially, the authors want the reader to create a time database, so instead of just guessing or winging it, the reader can look up the actual amount of time for any given task and plan accordingly. They also ask the reader to evaluate their own "Productivity Hours," those times of day when people function at their best, and their own "Disruption Hours," those times of day when they're most likely to be interrupted. Then they set out a plan for scheduling blocks of interruption-free time during peak productivity hours, and they acknowledge that this won't happen overnight since by definition other people have to be trained not to interrupt you while you're working. And they stress the importance of building in "buffer time," so that if things take longer than expected, the rest of the day doesn't get totally disrupted.

Meeting, meeting, who's got the meeting?

Meetings seem to be a fact of life in business, and they can be enormous time wasters and productivity killers. Effective Time Management acknowledges this and explains in detail how to set up meetings through Microsoft Outlook and coordinate meeting times with others. Its most valuable advice, though, can be summed up in the statement "The best meetings are the ones that don't take place." Meetings take people away from their jobs, interrupt the workflow, rely too much on everyone being able to show up and able to participate in a meaningful way, and actually cost a company money because people are in meetings instead of doing their jobs. So, after explaining how to set up meeting requests, the authors suggest that meetings be scheduled only rarely, and other means of communicating (such as Windows Live Meeting or conference calls) be used instead as much as possible. If meetings are necessary, there's a plan for making them run more smoothly and produce better results. This covers all the bases and should increase everyone's productivity and waste the minimum amount of time. It would be an excellent resource for any workplace.

Less paper, more productivity

Many people still prefer to keep their information on paper (I must admit to being one of those people). But paper's easy to lose track of and misfile, and after a while, the sheer mass of paper becomes so unwieldy that it might just as well be sent to the shredder. Effective Time Management sets out a method for taking effective notes and keeping track of electronic files efficiently. The authors suggest that the reader use Microsoft OneNote, but acknowledge that it isn't included in many versions of Microsoft Office (especially the older editions) and has to be purchased separately, which many people can't afford. I wish the authors had offered some suggestions for alternatives to Microsoft OneNote, since it's clearly a very useful program and can integrate effectively with Microsoft Outlook. Effective Time Management walks the reader through using Microsoft OneNote to take notes, make plans, set up calendars, and set up a structured and organized system for keeping track of everything. It clearly shows the advantages of using electronic notes and files instead of paper. I must admit I began to think differently about all my folders full of notes and printouts after I read this chapter, and I'm going to start looking into getting Microsoft OneNote or some other similar program to help me keep track of things more efficiently.

Summing it all up

Effective Time Management closes with a short chapter called "How to truly benefit from this book" that puts all the previous chapters in perspective and explains the best ways to get started using Microsoft Outlook and Microsoft OneNote to get organized in your professional and personal lives. The authors make it clear they don't expect the organization to happen overnight and they don't expect it to happen without the reader's determination to make it work. But they also explain why it's more than worth the time and effort to follow their plan. Even if one doesn't use Microsoft Outlook, this plan can work. There are other programs that offer much the same features, perhaps not in such a convenient package, but usable nonetheless. I understand that the book's focus is on Microsoft Outlook and Microsoft OneNote, but I think it would have been useful for the authors to suggest a few other programs that could be used to follow the same system even without a full copy of Microsoft Office on hand. That's just a minor suggestion, though, and I'm sure that anyone who's interested in following this system can make it work with whatever software they have on hand.

Verdict

Effective Time Management really is for everyone. We can all benefit from finding balance in our professional and personal lives, from using our time more efficiently, and from making the very best use of the tools we have at hand. Even people who are certain they've got everything under control can find useful suggestions here. The authors clearly understand both the software and human nature and take a step by step approach and explain why what they're describing will work. I'm glad I got a chance to review this book, because now I can start putting its plan into effect to get my own time managed more effectively.

Related posts

• Đánh giá sách - Sổ tay hướng dẫn còn thiếu Windows 8.1, của David Pogue

• Đánh giá sách - Windows 8 Inside Out, của Tony Northrup

• Đánh giá sách - Windows 8 Out of the Box, của Mike Halsey

• Đánh giá sách - Windows 8 Step By Step, của Ciprian Rusen & Joli Ballew

• Đánh giá Sách - Mạng Máy tính & Thiết bị của Bạn, Từng bước

• Đánh giá sách - Microsoft Office 2010 for Dummies

• Đánh giá sách - Windows 7 Annoyances

• Đánh giá sách: Xây dựng trang web của riêng bạn: Hướng dẫn truyện tranh về HTML, CSS và Wordpress

• Đánh giá Sách - Microsoft Excel 2010 Từng bước

• Đánh giá sách - Windows 7 cho Dummies

• Đánh giá sách - Mẹo nhanh bằng hình ảnh Windows 7

• Đánh giá sách - Windows 7 từng bước

• Đánh giá sách - Mạng gia đình không dây cho người giả

• Đánh giá sách - Windows 7, Hướng dẫn sử dụng còn thiếu

• Đánh giá sách - Windows PowerShell 3.0 First Steps, của Ed Wilson

• Đánh giá sách - Máy tính với Windows 7 cho Người lớn hơn và Thông minh hơn

• Đánh giá sách - Windows 7 và Office 2010 For Dummies, Book + DVD Bundle

• Đánh giá sách - Windows 8.1 Step By Step, của Ciprian Rusen & Joli Ballew

• Đánh giá ASUS Transformer Book Flip TP300LA - Chuyển đổi Windows 8.1 mạnh mẽ

• Đánh giá sách - Hướng dẫn cuối cùng về Windows 7