Tệp XPS hoặc tệp Đặc tả Giấy XML^{(XML Paper Specification)} , là đối thủ cạnh tranh trực tiếp của Microsoft với ^(Microsoft)định dạng PDF^{(PDF format)} của Adobe . XPS Viewer là công cụ dùng để xem các tập tin XPS , tương tự như Adobe Reader . Mặc dù XPS có thể không phổ biến như PDF , nhưng nó được một số người dùng Windows sử dụng. Đối với những người bạn sử dụng nó hoặc muốn dùng thử, chúng tôi quyết định chỉ ra những phẩm chất chính của định dạng XPS^{(XPS format)} , cách tạo tệp XPS và cách làm việc với XPS Viewer , một công cụ có sẵn trong Windows 7 vàWindows 8 .

Tệp XPS là^{(Are XPS Files and How)} gì và cách tạo chúng^(Them)

XPS là ^(XPS)định dạng tài liệu^{(document format)} có bố cục cố định, được hỗ trợ rộng rãi, được thiết kế để duy trì độ trung thực của tài liệu. XPS có một số lợi thế như hợp tác tốt với các công nghệ khác như công nghệ quản lý^{(management technology)} quyền kỹ thuật số của Microsoft và nó độc lập về phần mềm và phần cứng^{(software and hardware)} . Thật dễ dàng để tạo tài liệu XPS từ bất kỳ loại tệp nào hỗ trợ in vì chức năng này được tích hợp trong tất cả các ứng dụng Windows . Để biết thêm thông tin về chủ đề này, tôi khuyên bạn nên đọc trang web XPS của Microsoft^{(Microsoft's XPS website)} .

Bạn có thể tạo tài liệu XPS từ bất kỳ tệp nào có thể in được. Chuyển đến Menu Print^{(Print Menu)} của ứng dụng bạn đang sử dụng và chọn tệp "Microsoft XPS Document Writer" làm thiết bị in.

Bạn sẽ được hỏi nơi lưu tệp mới và đặt tên cho tệp. Nhấn Lưu^(Save) và bạn đã hoàn tất.

Microsoft Office 2007 và 2010 bao gồm tùy chọn PDF hoặc XPS^{(PDF or XPS)} trong menu Lưu dưới dạng .^{(Save As)}

Trong cửa sổ 'Xuất bản dưới dạng PDF hoặc XPS'^{('Publish as PDF or XPS')} , đặt vị trí và tên^{(location and name)} của tệp , chọn XPS làm loại tệp và nhấp vào Xuất bản^(Publish) .

Tệp sẽ được tạo và lưu ở vị trí bạn đã chỉ định.

Microsoft Office 2013 cho phép bạn xuất tài liệu dưới dạng tệp XPS từ phần Xuất^(Export) trong dạng xem Backstage (bấm vào tab Tệp^(File) ).

Các thao tác^(Operations) cơ bản với XPS Viewer : Mở^(Open) , In^(Print) , Thu phóng^(Zoom) , Tìm kiếm^(Search) , v.v.

Để mở tệp XPS^{(XPS file)} , chỉ cần nhấp đúp vào tệp đó. Chương trình mặc định^{(default program)} để mở tệp XPS^{(XPS file)} trong Windows 7 là XPS Viewer . Trong Windows 8, đó là ứng dụng Reader . Tuy nhiên, bạn có thể khởi chạy ứng dụng XPS Viewer và mở các tệp XPS bằng nó.

Để mở tệp từ giao diện của ứng dụng, hãy nhấp vào Tệp^(File) -> Mở^(Open) và sau đó duyệt đến tài liệu mong muốn.

Bạn có thể lưu tài liệu dưới một tên mới, bằng cách nhấn Save As trong menu File .

Để xem thêm chi tiết về tệp mà bạn đã mở, hãy đi tới File -> Properties .

Thao tác này sẽ mở ra cửa sổ Thuộc tính^(Properties) tệp nổi tiếng .

Để in tài liệu, bạn có hai tùy chọn: bạn có thể vào File -> Print hoặc nhấn nút Print trên thanh công cụ trên cùng.

Dạng xem phác thảo^{(outline view)} cho thấy cấu trúc của tài liệu của bạn. Nếu tài liệu của bạn có đường viền, hãy nhấn nút Outline để hiển thị.

Ứng dụng XPS Viewer cũng cung cấp các cách khác nhau để xem tài liệu. Nhấn vào mũi tên gần biểu tượng Thu phóng^(Zoom) và chọn một trong các cách có sẵn để xem tài liệu: 100%, One page, Page width, Thumbnails hoặc Toàn màn hình^{(Full screen)} .

Bạn có cần phải tìm kiếm một số từ hoặc cụm từ^{(word or phrase)} cụ thể không? Nhập nó vào hộp Seach và nhấn Enter .

Bạn có thể điều hướng các trang của tài liệu bằng các nút Lên^(Up) và Xuống^(Down) ở phía dưới bên trái của cửa sổ XPS Viewer .

Cách đặt quyền đối với tài ^{(Permissions)}liệu^(Document) với XPS Viewer

XPS Viewer cho phép bạn quyết định ai có thể xem, in, sao chép hoặc ký điện tử một tài liệu XPS^{(XPS document)} và cả thời gian một người có thể xem hoặc thực hiện các thay đổi đối với tài liệu. Nó sử dụng công nghệ Dịch vụ Quản lý Quyền của Windows^{(Windows Rights Management Services technology)} để áp dụng các quyền đối với tài liệu.

Để sử dụng các quyền, bạn phải có Chứng chỉ Tài khoản Quyền^{(Rights Account Certificate)} . Nếu bạn chưa có hoặc bạn cần thêm thông tin về chủ đề này, hãy truy cập trang Dịch vụ Quản lý Quyền của Windows^{(Windows Right Management Services page)} .

Rất tiếc, chúng tôi không có thiết lập bắt buộc để đi sâu hơn vào chủ đề này và trình diễn cách mọi thứ hoạt động. Xin lỗi vì điều đó!

Cách ký tài liệu bằng XPS Viewer

Chữ ký điện tử cho phép bạn xem ai đã tạo tài liệu XPS và đảm bảo tài liệu không bị thay đổi sau khi được ký. Để ký điện tử một tài liệu, trước tiên bạn phải có chứng chỉ số. Chứng chỉ được sử dụng để xác minh danh tính của một người hoặc thiết bị^{(person or device)} , xác thực một dịch vụ hoặc mã hóa các tệp. Chứng chỉ cho mục đích sử dụng cá nhân của bạn không được cung cấp tự động vì vậy, bạn sẽ phải liên hệ với cơ quan cấp chứng chỉ^{(certificate authority)} để yêu cầu chứng chỉ và nhập chứng chỉ^{(certificate and import)} đó. Nếu bạn làm việc cho một doanh nghiệp sử dụng chứng chỉ, bạn sẽ có thể ký một tài liệu XPS.

Để ký một tài liệu, hãy vào Signatures -> Sign this document .

Bạn sẽ thấy chứng chỉ có sẵn mà bạn sẽ phải xác nhận là đúng hay không.

Nếu bạn không có chữ ký, hãy chọn từ menu Chữ ký^(Signatures) , "Yêu cầu chữ ký"^{("Request signatures")} .

Viết tên của bạn và nhấn^{(name and press)} nút thả xuống để xem danh sách các ý định có sẵn để ký. Nhấn nút OK .

Bạn có thể xem tất cả các chữ ký điện tử bằng cách chọn Xem chữ ký^{(View signatures)} trong menu Chữ ký^(Signatures) .

Ở phía bên trái của cửa sổ, bạn có thể thấy danh sách tất cả các chữ ký đã được sử dụng với tài liệu đó. Nhấp đúp^{(Double click)} vào một trong các chữ ký để xem thêm thông tin về nó.

Nếu có, bạn có thể xem tên của người ký được yêu cầu, ý định, ngày cho đến khi tài liệu được ký và địa điểm. Bạn có thể chọn ký tài liệu hoặc xóa chữ ký khỏi tài liệu bằng cách nhấn các nút thích hợp.

Phần kết luận

Như bạn có thể thấy từ hướng dẫn này, XPS là một định dạng tài liệu^{(document format)} tốt cho việc xuất bản, lưu trữ và truyền tải tài liệu. Ngoài ra, XPS Viewer là một ứng dụng đơn giản và dễ sử dụng để xử lý loại tệp này. Nó trông và hoạt động giống nhau trong cả Windows 7 và Windows 8 , vì vậy bạn sẽ không gặp khó khăn khi tìm hiểu những kiến ​​thức cơ bản về cách hoạt động của nó, trong cả hai hệ điều hành^{(operating system)} .

Nếu bạn có một số mẹo hoặc câu hỏi muốn chia sẻ về tệp XPS và XPS Viewer^{(XPS Viewer)} , đừng ngần ngại để lại nhận xét.

How to Handle XPS Files with the XPS Viewer in Windows 7 or Windows 8

XPS files or XML Paper Specification files, are Microsoft's direct competitor to Adobe's PDF format. XPS Viewer is the tool used to view XPS files, similar to Adobe Reader. While XPS might not be as popular as PDF, it is used by some Windows users. For those of you who use it or would like to try it out, we decided to show what are the main qualities of the XPS format, how to create XPS files and how to work with the XPS Viewer, a tool available both in Windows 7 and Windows 8.

What Are XPS Files and How to Create Them

XPS is a widely-supported, fixed-layout document format designed to preserve document fidelity. XPS holds several advantages such as good cooperation with other technologies like Microsoft's digital rights management technology and it's independence of software and hardware. It is easy to create XPS documents from any type of file that supports printing since this functionality is integrated in all Windows applications. For more information on this topic, I recommend reading Microsoft's XPS website.

You can create an XPS document from any file that can be printed. Go to the Print Menu of the application you are using and choose "Microsoft XPS Document Writer" file as a printing device.

You will be asked where to save the new file and to give it a name. Press Save and you are done.

Microsoft Office 2007 and 2010 include a PDF or XPS option in their Save As menu.

In the 'Publish as PDF or XPS' window, set the file's location and name, choose XPS as the file type and click Publish.

The file will be created and saved in the location you specified.

Microsoft Office 2013 allows you to export documents as XPS files from the Export section in the Backstage view (click on the File tab).

Basic Operations with the XPS Viewer: Open, Print, Zoom, Search, etc.

To open an XPS file, just double click on it. The default program for opening XPS files in Windows 7 is XPS Viewer. In Windows 8, it is the Reader app. However you can launch the XPS Viewer application and open XPS files with it.

To open files from the application's interface, click on File -> Open and then browse to the desired document.

You can save a document under a new name, by pressing Save As in the File menu.

To view more details about a file that you have opened, go to File -> Properties.

This opens the well known file Properties window.

To print a document you have two options: you can either go to File -> Print or press the Print button found on the top toolbar.

The outline view shows the structure of your document. If your document has an outline, press the Outline button to display it.

The XPS Viewer application also offers different ways of viewing a document. Press the arrow near the Zoom icon and choose one of the ways available for viewing a document: 100%, One page, Page width, Thumbnails or Full screen.

Do you need to search for some word or phrase in particular? Type it in the Seach box and press Enter.

You can navigate the pages of a document using the Up and Down buttons on the bottom left of the XPS Viewer window.

How to Set Document Permissions with the XPS Viewer

XPS Viewer allows you to decide who can view, print, copy or digitally sign an XPS document and also how long a person can view or make changes to the document. It uses the Windows Rights Management Services technology to apply document permissions.

To use permissions you must have a Rights Account Certificate. If you don't have one or you need more information on this topic, go to Windows Right Management Services page.

Unfortunately we don't have the required setup to dive more into this subject and demo how everything works. Sorry about that!

How to Sign a Document with the XPS Viewer

A digital signature allows you to see who created an XPS document and to make sure the document was not changed after it was signed. To digitally sign a document you must first obtain a digital certificate. Certificates are used to verify the identity of a person or device, authenticate a service or encrypt files. A certificate for your personal use is not provided automatically so, you will have to contact a certificate authority to request a certificate and import it. If you work for an enterprise that uses certificates you will be able to sign an XPS document.

To sign a document go to Signatures -> Sign this document.

You will see the available certificate that you will have to confirm as correct or not.

If you don't have a signature, choose from the Signatures menu, "Request signatures".

Write your name and press the drop-down button to see the list of available intents for signing. Press the OK button.

You can view all the digital signatures, by choosing View signatures in the Signatures menu.

In the left-hand side of the window you can see the list of all the signatures that were used with that document. Double click on one of the signatures to see more information on it.

If available, you can see the name of the requested signer, the intent, the date until which the document is signed and the location. You can choose to either sign the document or remove the signature from the document by pressing the appropriate buttons.

Conclusion

As you can see from this tutorial, XPS is a document format which is good for publishing, archiving and transmitting documents. Also, XPS Viewer is a simple and easy to use application that handles this type of files. It looks and works the same in both Windows 7 and Windows 8 so you should have no trouble learning the basics about how it works, in either operating system.

If you have some tips or questions to share about XPS files and XPS Viewer don't hesitate to leave a comment.

Related posts

• God Mode trong Windows 11 vs. Windows 10 vs. Windows 7

• Cách sử dụng Snipping Tool cho Windows 10 và Windows 7

• Cách thay đổi liên kết tệp trong Windows 7 và Windows 8.1

• Cách sử dụng Sticky Notes trong Windows 7 và Windows 8.1

• Cách sử dụng OneDrive cho Windows 7

• Fix problem: Drag and drop không làm việc trong Windows

• Cách vô hiệu hóa Trung tâm đồng bộ hóa và tệp ngoại tuyến trong Windows 7

• Cách làm việc với các tiện ích trên máy tính để bàn trong Windows 7

• Cách sử dụng nhiều máy tính để bàn trong Windows 10: Tất cả những gì bạn cần biết

• Cách sử dụng Mobile browser emulator trong Chrome, Firefox, Edge và Opera

• 5 cách để nhấp đúp với một cú nhấp chuột vào Windows

• Cách xóa các tin nhắn Skype (Windows, Android, iPhone, Mac)

• Cách tắt tiếng tab trong Chrome, Firefox, Microsoft Edge và Opera

• Làm thế nào để ghim vào Start Menu trong Windows 10: Hướng dẫn hoàn chỉnh

• Cách sử dụng Trình chống phân mảnh ổ đĩa của Windows 7

• Cách sử dụng Search bằng Windows 11

• Cách ghi DVD bằng Windows DVD Maker, trong Windows 7

• Bắt đầu với Bảng nhập liệu trên máy tính bảng của Windows 7

• Thử nghiệm với tìm kiếm ngôn ngữ tự nhiên trong tìm kiếm trên Windows 7

• Làm thế nào để in một bài báo không có quảng cáo trong tất cả các trình duyệt chính