Trong cuộc sống nghề nghiệp của bạn, email^{(life email)} có lẽ là một trong những phương tiện giao tiếp quan trọng nhất. Bạn làm điều đó hàng ngày và nếu bạn giống tôi, bạn đang chìm đắm trong đó.

Chắc chắn, bạn có thể dành một hoặc hai giờ nhất định mỗi ngày để quản lý email của mình. Nhưng nếu bạn dành 10 phút hoặc lâu hơn cho mỗi lần trả lời, email sẽ sớm chiếm lấy cả ngày của bạn - và việc tắt thông báo Gmail sẽ không giúp bạn tiết kiệm.

Đó là lý do tại sao việc học cách viết email chuyên nghiệp nhận được thư trả lời VÀ^(AND) không mất nhiều thời gian hơn vài phút để viết là điều cần thiết. May mắn thay, hôm nay bạn không cần phải là một nhà văn vĩ đại hay một chuyên gia về năng suất^{(productivity guru)} để đạt được điều đó. Tất cả là về việc tìm ra chiến lược phù hợp và một bộ công cụ đi kèm với nó. 

Thiết lập Mẫu Email (Câu trả lời soạn trước)^{(Set Up Email Templates (Canned Responses))}

Tạo các mẫu email là một cách tuyệt vời để tiết kiệm thời gian cho những người thường nhận được các câu hỏi hoặc nhận xét giống nhau qua email. Dành một ngày để thiết lập các câu trả lời soạn trước và bạn sẽ không còn phải viết các câu trả lời giống nhau mười lần một ngày. Cả Gmail và Outlook^{(Gmail and Outlook)} đều có tính năng này, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tự động hóa email của mình miễn phí. 

Dưới đây là cách thiết lập các mẫu email chuyên nghiệp trong Gmail chỉ trong vài cú nhấp chuột:

• Sau khi đăng nhập vào tài khoản của bạn, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng và chọn ^{(icon and select)} Cài đặt^(Settings) .
• Sau đó, chuyển đến Nâng cao^(Advanced) và nhấp vào Bật^(Enable) bên cạnh tùy chọn Mẫu^(Templates) . Cuộn^(Scroll) xuống cuối trang để lưu các thay đổi.

• Bây giờ bạn có thể bắt đầu làm việc trên các mẫu email của riêng mình. Nhập văn bản bạn muốn lưu vào một email mới. Sau đó, nhấp vào ba dấu chấm dọc ở dưới cùng bên phải và chọn Mẫu^(Templates) để lưu bản nháp của bạn dưới dạng mẫu. 

Bạn có thể tạo mẫu cho các câu trả lời có chứa các đoạn văn dài cũng như các câu trả lời nhanh từ 2-3 câu. Bạn sẽ ngạc nhiên về việc những thứ đó sẽ giúp bạn tiết kiệm được bao nhiêu thời gian trong tương lai. 

Email mạng^{(Networking Emails)(Networking Emails)}

Trong trường hợp vấn đề^{(problem isn)} của bạn không phải là sử dụng các mẫu email mà là tạo ra chúng, hãy thử Networking Email^{(Networking Emails)} . Đó là một công cụ web với hàng chục mẫu email có thể giúp bạn phát triển mạng lưới chuyên nghiệp của mình. 

Được tạo bởi Resume Worded , Networking Email^{(Networking Emails)} là một nguồn tài nguyên tuyệt vời để tối ưu hóa giao tiếp của bạn. Một số ví dụ về các mẫu mà họ cung cấp bao gồm giới thiệu lạnh lùng / ấm áp, theo dõi một người không phản hồi và thậm chí viết ghi chú cảm ơn. 

Mỗi mẫu cũng đi kèm với các mẹo và đề xuất hữu ích có thể cải thiện hơn nữa giao tiếp của bạn với người nhận. 

Bạn có thể sử dụng nút tìm kiếm hoặc duyệt^{(search button or browse)} qua danh sách để tìm đúng email. Sau đó, tất cả những gì còn lại cần làm là sao chép và dán nó vào hộp tin nhắn của bạn và thay đổi^{(message box and change)} một vài chi tiết. 

Word Counter Plus

Nếu bạn là người viết hơn 10 email mỗi ngày, điều cần thiết là phải giữ cho một số email ngắn gọn và hấp dẫn. Vì vậy, nếu bạn thường nhận được email quá dài, bạn có thể cân nhắc sử dụng công cụ đếm từ^{(word counter tool)} để ngăn chặn chính mình. Tiện ích mở rộng Word Counter Plus của ^{(Word Counter Plus)}Chrome^{(Chrome extension)} có thể thực hiện công việc này giúp bạn. 

Đánh dấu^(Highlight) văn bản trong email của bạn và nhận số từ và ký tự bạn đã sử dụng trong một cú nhấp chuột. Sau đó, bạn có thể tiếp tục viết email của mình hoặc kết thúc email^{(email or wrap)} trước khi nó trở thành một email hai phần. 

DraftMap

Bạn có thể tìm thấy nhiều công cụ tuyệt vời có thể giúp bạn viết tốt hơn và do đó cắt giảm thời gian bạn dành cho việc đọc lại và viết lại email của mình. DraftMap là một trong số đó. Think Grammarly hoặc Hemingway^{(Grammarly or Hemingway)} , ngoài ra nó cũng kiểm tra sự lặp lại từ^{(word repetition)} không cần thiết và giúp bạn bám sát vào một phong cách viết^{(writing style)} . 

Tiện ích mở rộng này của Chrome^{(Chrome extension)} cung cấp cho bạn các đề xuất theo thời gian thực về văn bản của bạn được mã hóa màu. Nó sẽ giúp bạn tránh sử dụng giọng nói thụ động, lỗi chính tả, sáo ngữ, cũng như lời khuyên về khả năng đọc email của bạn. Tất cả các đề xuất đều dựa trên các quy tắc viết của Ernest Hemingway. DraftMap đặc biệt tiện dụng vì tất cả các quy trình đều diễn ra ngay bên trong ^(DraftMap)hộp soạn^{(composition box)} email của bạn .

Đừng lo lắng nếu bạn vẫn còn những từ được đánh dấu sau khi chỉnh sửa xong email của mình. Người nhận sẽ không nhìn thấy màu sắc, các đề xuất chỉ hiển thị với bạn. 

Email của bạn có thể tốt hơn^{(Your Email Could Be Better)(Your Email Could Be Better)}

Email của bạn có thể tốt hơn^(Better) là một công cụ trực tuyến được thiết kế để giảm thời gian bạn dành cho việc quản lý email bằng cách hướng dẫn mọi người về các phương pháp email tốt nhất. 

Khi soạn một email chuyên nghiệp, bạn phải tuân theo các quy tắc nhất định. Như đảm bảo tin nhắn của bạn có dòng tiêu đề rõ ràng hoặc loại bỏ các tệp đính kèm không cần thiết. Bạn sẽ ngạc nhiên bởi tần suất mọi người phá vỡ các quy tắc này, điều này cuối cùng dẫn đến việc cả hai bên phải tốn nhiều thời gian và công sức hơn^{(time and effort)} . 

Email của bạn có thể tốt hơn^{(Your Email Could Be Better)} có danh sách 10 lỗi phổ biến. Mỗi điểm đều có giải thích và ví dụ^{(explanation and examples)} về cách cải thiện email của bạn. Điều này có thể hữu ích trong trường hợp bạn muốn nói với đồng nghiệp của mình về những quy tắc đó nhưng không biết cách thực hiện. Bạn có thể sử dụng từ ngữ của riêng mình hoặc gửi cho họ liên kết tới Email của bạn Có thể Tốt hơn^{(Your Email Could Be Better)} để minh họa quan điểm của bạn. 

Tất cả chúng ta đều mong muốn email của mình trở nên hoàn toàn tự động và không cần bất kỳ sự chú ý nào. Mặc dù điều đó không chính xác ngày nay, nhưng mọi thứ đều có ích. Cho dù đó là cắt giảm thời lượng email của bạn hay thời gian của bạn khi bạn đang viết, một khi bạn thiết lập một số quy tắc, bạn sẽ nhận thấy những cải tiến đầu tiên của mình. 

Nếu bạn không thể ngừng viết những email tốn nhiều thời gian, có lẽ đã đến lúc bạn nên từ bỏ email hoàn toàn. Thay vào đó, hãy thử sử dụng Trình quản lý quan hệ khách hàng^{(Customer Relationship Manager)} ( CRM ) hoặc Slack để trao đổi tin nhắn với đồng nghiệp của bạn. Nếu không có gì khác, nó sẽ giúp bạn dành ít thời gian hơn cho email. 

How To Write Professional Emails In Under 5 Minutes

In уour professional life email is probably one of the moѕt important means of communicatiоn. You do it on a daily basis and if you’re anything like me, you’rе drowning in it.

Sure, you can dedicate a certain hour or two a day specifically to managing your email. But if you spend 10 minutes or longer on every reply, email will soon take over your whole day – and turning Gmail notifications off isn’t going to save you.

That’s why learning to write professional emails that get replies AND don’t take longer than a few minutes to write is essential. Luckily, today you don’t have to be a great writer or a productivity guru to accomplish that. It’s all about finding the right strategy and a set of tools to go with it. 

Set Up Email Templates (Canned Responses)

Creating email templates is a great way to save time for those that often get the same questions or comments via email. Take a day to set up canned responses and you will no longer have to write the same replies ten times a day. Both Gmail and Outlook have this feature, which will help you save time and automate your email for free. 

Here’s how to set up professional email templates in Gmail in just a few clicks:

• After logging in to your account, click the gear icon and select Settings.
• Then go to Advanced and click Enable next to the Templates option. Scroll down to the bottom of the page to save the changes.

• Now you can start working on your own email templates. Type the text you want to save into a new email. Then click three vertical dots at the bottom-right and choose Templates to save your draft as template. 

You can create templates for responses that contain long paragraphs as well as quick 2-3 sentence replies. You’ll be surprised at how much time those will save you in the future. 

Networking Emails

In case your problem isn’t using the email templates but creating them, give Networking Emails a shot. It’s a web tool with dozens of email templates that can help you grow your professional network. 

Created by Resume Worded, Networking Emails is a great resource for optimizing your communication. Some examples of the templates they offer include cold/warm introductions, following up with a non-responder, and even writing thank you notes. 

Each template also comes with useful tips and suggestions that can further improve your communication with the recipient. 

You can use the search button or browse through the list to find the right email. Then all that’s left to do is copy-paste it into your message box and change a few details. 

Word Counter Plus

If you’re someone who writes more than 10 emails a day, it’s essential to keep some of them short and sweet. So if you often end up with emails that are way too long, you might want to consider using a word counter tool to stop yourself. A Chrome extension Word Counter Plus can do the job for you. 

Highlight the text in your email and get the number of words and characters you used in one click. Then you can proceed to either continue writing your email or wrap it up before it becomes a two-parter. 

DraftMap

You can find many great tools that can help you write better and thus cut down the time you spend proofreading and rewriting your emails. DraftMap is one of them. Think Grammarly or Hemingway, plus it also checks for unnecessary word repetition and helps you stick to one writing style. 

This Chrome extension gives you real-time suggestions on your writing that are color-coded. It will help you avoid using passive voice, typos, cliches, as well as advice on your email’s readability. All suggestions are based on Ernest Hemingway’s rules of writing. DraftMap is especially handy as all the processes happen right inside your email composition box.

Don’t worry if you still have highlighted words after you’re finished editing your email. The recipient won’t see the colors, the suggestions are only visible to you. 

Your Email Could Be Better

Your Email Could Be Better is an online tool designed to reduce the time you spend managing emails by educating everyone on the best email practices. 

When composing a professional email you follow certain rules. Like making sure your message has a clear subject line or leaving out unnecessary attachments. You’ll be surprised by how often people break these rules, which ultimately results with both parties spending more time and effort. 

Your Email Could Be Better has a list of 10 common faults. Each of the points comes with an explanation and examples of how to better your email. This can come in handy in case you’d like to tell your colleagues about those rules but don’t know how to do it. You can either use your own words or send them a link to Your Email Could Be Better to illustrate your point. 

We all wish our email became entirely automated and didn’t require any attention at all. While that’s not exactly possible today, every little helps. Whether it’s cutting down your email length or timing yourself when you’re writing, once you establish some rules you’ll notice your first improvements. 

If you just can’t stop writing long time-consuming emails, maybe it’s time to give up email completely. Try using your Customer Relationship Manager (CRM) or Slack to exchange messages with your coworkers instead. If nothing else, it’ll help you spend less time on email. 

Related posts

• Làm thế nào để sửa chữa một Disk Write Error trong Steam

• Cách lên lịch gửi email sau

• Làm thế nào để ngăn chặn email rác đến hộp thư đến của bạn

• 3 cách để Hãy Photo or Video trên Chromebook

• Cách Detect Computer & Email Monitoring hoặc Spying Software

• OLED vs MICROLED: Bạn có nên đợi?

• 8 Ways để phát triển Facebook Page Audience của bạn

• Cách tạo Transparent Background trong GIMP

• Cách mở File với No Extension

• Computer Randomly Turn của bạn có tự mình không?

• Cách Download and Install Peacock trên Firestick

• Cách Fix Disney Plus Error Code 83

• Làm thế nào để sửa chữa một Steam “Pending giao dịch” Lỗi

• Cách Post Một bài viết trên Linkedin (và Best Times đến Post)

• 4 Ways Để tìm Internet tốt nhất Options (ISPs) trong khu vực của bạn

• Cách Download Twitch Videos

• Cách tìm kiếm & tìm tweet đã xóa của ai đó

• Discord Streamer Mode and How là gì để thiết lập nó

• Làm thế nào để Mute Someone trên Discord

• Cách chia Screen trên Chromebook