Bạn có một sổ làm việc Excel^{(Excel workbook)} với hàng nghìn số và từ. Có nhất định là bội số của cùng một số hoặc từ^{(number or word)} trong đó. Bạn có thể cần phải tìm chúng. Vì vậy, chúng ta sẽ xem xét một số cách bạn có thể tìm thấy các giá trị phù hợp trong Excel 365 .

Chúng ta sẽ đề cập đến việc tìm các từ hoặc số giống nhau trong hai trang tính khác nhau và trong hai cột khác nhau. Chúng ta sẽ xem xét việc sử dụng các hàm EXACT , MATCH và VLOOKUP . Một số phương pháp chúng tôi sẽ sử dụng có thể không hoạt động trong phiên bản web của Microsoft Excel , nhưng tất cả chúng sẽ hoạt động trong phiên bản máy tính để bàn. 

Hàm Excel là gì?^{(What’s An Excel Function?)}

Nếu bạn đã sử dụng các chức năng trước đây, hãy bỏ qua. 

Một hàm Excel^{(Excel function)} giống như một ứng dụng nhỏ^{(mini app)} . Nó áp dụng một loạt các bước để thực hiện một tác vụ duy nhất. Bạn có thể tìm thấy các hàm Excel^{(Excel function)} được sử dụng phổ biến nhất trong tab Công thức . ^{(Formulas )}Ở đây, chúng tôi thấy chúng được phân loại theo bản chất của chức năng -^{(function –)}

• AutoSum
• Được sử dụng gần đây
• Tài chính
• Hợp lý
• Bản văn
• Ngày giờ
• Tra cứu & Tham khảo
• Toán học & Trig
• Nhiều chức năng hơn.

Danh mục Chức năng khác^{(More Functions )} chứa các danh mục Thống kê, Kỹ thuật, Hình khối, Thông tin, Khả năng tương thích và Web^{(Statistical, Engineering, Cube, Information, Compatibility, and Web)} .

Chức năng chính xác^{(The Exact Function)}

Nhiệm vụ của^{(s task)} hàm Chính xác^{(Exact function)} là đi qua các hàng của hai cột và tìm các giá trị phù hợp trong các ô Excel . Exact có nghĩa là chính xác. Riêng hàm Exact^{(Exact function)} có phân biệt chữ hoa chữ thường. Nó sẽ không coi New York và new york là một cặp đôi.

Trong ví dụ dưới đây, có hai cột văn bản - Vé và Biên lai^{(text – Tickets and Receipts)} . Chỉ với 10 bộ văn bản, chúng tôi có thể so sánh chúng bằng cách nhìn vào chúng. Hãy tưởng tượng nếu có 1.000 hàng hoặc nhiều hơn. Đó là khi bạn sử dụng hàm Chính xác^{(Exact function)} .

Đặt con trỏ vào ô C2. Trong thanh công thức^{(formula bar)} , hãy nhập công thức 

=EXACT(E2:E10,F2:F10)

E2: E10 đề cập đến cột giá trị đầu tiên và F2: F10 đề cập đến cột ngay bên cạnh nó. Sau khi chúng tôi nhấn Enter , Excel sẽ so sánh hai giá trị trong mỗi hàng và cho chúng tôi biết liệu nó có khớp ( Đúng^(True) ) hay không ( Sai^(False) ). Vì chúng tôi đã sử dụng các dải ô thay vì chỉ hai ô, công thức sẽ tràn vào các ô bên dưới nó và đánh giá tất cả các hàng khác.

Phương pháp này bị hạn chế mặc dù. Nó sẽ chỉ so sánh hai ô nằm trên cùng một hàng. Nó sẽ không so sánh những gì trong A2 với B3 chẳng hạn. làm sao chúng ta làm việc đó bây giờ? MATCH có thể giúp.

Hàm MATCH^{(The MATCH Function)}

MATCH có thể được sử dụng để cho chúng tôi biết vị trí khớp cho một giá trị cụ thể trong một phạm vi ô.

Giả sử chúng tôi muốn tìm hiểu xem một SKU cụ thể ( Đơn vị lưu giữ hàng tồn kho^{(Stock Keeping Unit)} ) ở hàng nào, trong ví dụ bên dưới.

Nếu chúng ta muốn tìm AA003 ở hàng nào, chúng ta sẽ sử dụng công thức:

=MATCH(J1,E2:E9,0)

J1 tham chiếu đến ô có giá trị mà chúng ta muốn so khớp. E2: E9 đề cập đến phạm vi giá trị mà chúng tôi đang tìm kiếm. Số không ( 0 ) ở cuối công thức cho Excel biết để tìm kiếm một kết quả khớp chính xác. Nếu chúng tôi khớp các số, chúng tôi có thể sử dụng 1 để tìm thứ gì đó nhỏ hơn truy vấn của mình hoặc 2 để tìm thứ gì đó lớn hơn truy vấn của chúng ta.

Nhưng nếu chúng ta muốn tìm giá của AA003 thì sao?

Hàm VLOOKUP^{(The VLOOKUP Function)}

V trong hàm VLOOKUP^(VLOOKUP) là viết tắt của chiều dọc. Có nghĩa là nó có thể tìm kiếm một giá trị nhất định trong một cột. Những gì nó cũng có thể làm là trả về một giá trị trên cùng một hàng với giá trị được tìm thấy^{(found value)} . 

Nếu bạn đã có đăng ký Office 365 trong kênh Hàng tháng^{(Monthly channel)} , bạn có thể sử dụng XLOOKUP mới hơn . Nếu bạn chỉ có đăng ký nửa năm, nó sẽ có sẵn cho bạn vào tháng 7 năm 2020^{(July 2020)} .

Hãy sử dụng cùng một dữ liệu hàng tồn kho và cố gắng tìm giá của thứ gì đó.

Nơi chúng tôi đã tìm kiếm một hàng trước đây, hãy nhập công thức:

=VLOOKUP(J1,E2:G9,3,FALSE)

J1 đề cập đến ô có giá trị mà chúng tôi đang khớp. E2: G9 là phạm vi giá trị mà chúng tôi đang làm việc. Nhưng hàm VLOOKUP^(VLOOKUP) sẽ chỉ tìm một kết quả khớp trong cột đầu tiên của phạm vi đó. Số 3 đề cập đến cột thứ 3 kể từ đầu phạm vi.  

Vì vậy, khi chúng ta nhập SKU trong J1, hàm VLOOKUP^(VLOOKUP) sẽ tìm thấy sự phù hợp và lấy giá trị từ ô 3^{(cell 3)} cột trên đó. FALSE cho Excel biết loại đối sánh mà chúng tôi đang tìm kiếm. FALSE có nghĩa là nó phải là một đối sánh chính xác mà TRUE sẽ cho nó biết rằng nó phải là một đối sánh gần đúng.

Làm cách nào để tìm các giá trị phù hợp trong hai trang tính khác nhau?^{(How Do I Find Matching Values in Two Different Sheets?)}

Mỗi hàm ở trên có thể hoạt động trên hai trang tính khác nhau để tìm các giá trị phù hợp trong Excel . Chúng tôi sẽ sử dụng hàm EXACT^{(EXACT function)} để chỉ cho bạn cách thực hiện. Điều này có thể được thực hiện với hầu hết mọi chức năng. Không chỉ những cái chúng tôi đã đề cập ở đây. Cũng có những cách khác để liên kết các ô giữa các trang tính và sổ làm việc khác nhau.

Làm việc trên trang Holders , chúng tôi nhập công thức 

=EXACT(D2:D10,Tickets!E2:E10)

D2: D10 là phạm vi chúng tôi đã chọn trên trang Người nắm giữ^{(Holders sheet)} . Khi chúng ta đặt dấu phẩy sau đó, chúng ta có thể nhấp vào tờ Vé và kéo^{(Tickets sheet and drag)} và chọn phạm vi thứ hai. 

Hãy xem cách nó tham chiếu đến trang tính và phạm vi^{(sheet and range)} dưới dạng Tickets!E2:E10 ? Trong trường hợp này, mỗi hàng khớp với nhau, vì vậy tất cả các kết quả đều Đúng^(True) .

Tôi có thể sử dụng các chức năng này bằng cách nào khác?^{(How Else Can I Use These Functions?)}

Một khi bạn thành thạo các chức năng này để đối sánh và tìm kiếm mọi thứ, bạn có thể bắt đầu làm nhiều việc khác nhau với chúng. Ngoài ra, hãy xem cách sử dụng các hàm INDEX và MATCH^{(using the INDEX and MATCH functions)} cùng nhau để thực hiện điều gì đó tương tự như hàm VLOOKUP^(VLOOKUP) .

Bạn có một số mẹo hay về cách sử dụng các hàm Excel để tìm các giá trị phù hợp trong Excel ? Có thể là một câu hỏi về làm thế nào để làm nhiều hơn? Thả^(Drop) cho chúng tôi một ghi chú trong phần bình luận bên dưới.

How to Find Matching Values in Excel

You’νe got an Excel workbook with thousаnds of numbers and words. There are bound to be multiples of thе same numbеr or word in there. You might need to find them. So wе’re goіng to look at several ways you can find matching values in Excel 365.

We’re going to cover finding the same words or numbers in two different worksheets and in two different columns. We’ll look at using the EXACT, MATCH, and VLOOKUP functions. Some of the methods we’ll use may not work in the web version of Microsoft Excel, but they will all work in the desktop version. 

What’s An Excel Function?

If you’ve used functions before, skip ahead. 

An Excel function is like a mini app. It applies a series of steps to perform a single task. The most commonly used Excel functions can be found in the Formulas tab. Here we see them categorized by the nature of the function –

• AutoSum
• Recently Used
• Financial
• Logical
• Text
• Date & Time
• Lookup & Reference
• Math & Trig
• More Functions.

The More Functions category contains the categories Statistical, Engineering, Cube, Information, Compatibility, and Web.

The Exact Function

The Exact function’s task is to go through the rows of two columns and find matching values in the Excel cells. Exact means exact. On its own, the Exact function is case sensitive. It won’t see New York and new york as being a match.

In the example below, there are two columns of text – Tickets and Receipts. For only 10 sets of text, we could compare them by looking at them. Imagine if there were 1,000 rows or more though. That’s when you would use the Exact function.

Place the cursor in cell C2. In the formula bar, enter the formula 

=EXACT(E2:E10,F2:F10)

E2:E10 refers to the first column of values and F2:F10 refers to the column right next to it. Once we press Enter, Excel will compare the two values in each row and tell us if it’s a match (True) or not (False). Since we used ranges instead of just two cells, the formula will spill over into the cells below it and evaluate all the other rows.

This method is limited though. It will only compare two cells that are on the same row. It won’t compare what’s in A2 with B3 for example. How do we do that? MATCH can help.

The MATCH Function

MATCH can be used to tell us where a match for a specific value is in a range of cells.

Let’s say we want to find out what row a specific SKU (Stock Keeping Unit) is in, in the example below.

If we want to find what row AA003 is in, we would use the formula:

=MATCH(J1,E2:E9,0)

J1 refers to the cell with the value we want to match. E2:E9 refers to the range of values we’re searching through. The zero (0) at the end of the formula tells Excel to look for an exact match. If we were matching numbers, we could use 1 to find something less than our query or 2 to find something greater than our query.

But what if we wanted to find the price of AA003?

The VLOOKUP Function

The V in VLOOKUP stands for vertical. Meaning it can search for a given value in a column. What it can also do is return a value on the same row as the found value. 

If you’ve got an Office 365 subscription in the Monthly channel, you can use the newer XLOOKUP. If you only have the semi-annual subscription it will be available to you in July 2020.

Let’s use the same inventory data and try to find the price of something.

Where we were looking for a row before, enter the formula:

=VLOOKUP(J1,E2:G9,3,FALSE)

J1 refers to the cell with the value we’re matching. E2:G9 is the range of values we’re working with. But VLOOKUP will only look in the first column of that range for a match. The 3 refers to the 3rd column over from the start of the range.  

So when we type a SKU in J1, VLOOKUP will find the match and grab the value from the cell 3 columns over from it. FALSE tells Excel what kind of match we’re looking for. FALSE means it must be an exact match where TRUE would tell it that it has to be a close match.

How Do I Find Matching Values in Two Different Sheets?

Each of the functions above can work across two different sheets to find matching values in Excel. We’re going to use the EXACT function to show you how. This can be done with almost any function. Not just the ones we covered here. There are also other ways to link cells between different sheets and workbooks.

Working on the Holders sheet, we enter the formula 

=EXACT(D2:D10,Tickets!E2:E10)

D2:D10 is the range we’ve selected on the Holders sheet. Once we put a comma after that, we can click on the Tickets sheet and drag and select the second range. 

See how it references the sheet and range as Tickets!E2:E10? In this case each row matches, so the results are all True.

How Else Can I Use These Functions?

Once you master these functions for matching and finding things, you can start doing a lot of different things with them. Also take a look at using the INDEX and MATCH functions together to do something similar to VLOOKUP.

Have some cool tips on using Excel functions to find matching values in Excel? Maybe a question about how to do more? Drop us a note in the comments below.

Related posts

• Thêm một Regression Trendline tuyến tính đến một Excel Scatter Plot

• Cách tạo Histogram trong Excel

• Cách an toàn Password Protect An Excel File

• Cách tạo Flowchart trong Word and Excel

• Cách Create Labels trong Word từ Excel Spreadsheet

• Cách Tìm và Tính Phạm vi trong Excel

• Cách sử dụng hàm YEARFRAC trong Excel

• Sử dụng Excel Watch Window để theo dõi các ô quan trọng trong sổ làm việc

• Cách tạo Distribution List trong Outlook

• Hướng dẫn cho tất cả các phần mở rộng tệp Excel & Ý nghĩa của chúng

• Liên kết các ô giữa Trang tính và Sổ làm việc trong Excel

• 40 phím tắt Microsoft Excel tốt nhất

• Làm thế nào để hiểu phân tích điều gì xảy ra trong Microsoft Excel

• Cách trừ ngày trong Excel

• Cách Group Worksheets trong Excel

• Cách sử dụng các tính năng AutoRecover và AutoBackup của Excel

• Độ rộng cột tự động bổ sung và độ cao hàng trong Excel

• Cách mở nhiều phiên bản Excel

• Cách tạo Gantt Charts trong Microsoft Excel

• Sử dụng các hàm tóm tắt để tóm tắt dữ liệu trong Excel