Một trong nhiều tính năng mới thân thiện với doanh nghiệp trong Windows 8.1 được đặt tên là Thư mục công việc^{(Work Folders)} . Thư mục? Công việc? Nghe có vẻ nhàm chán, phải không? 🙂 Tuy nhiên, đối với một số người, tính năng này sẽ rất hữu ích. Đặc biệt là đối với những người có nhiều thiết bị và cũng cần làm việc trên PC và thiết bị cá nhân của họ. Dưới đây là cách thiết lập Thư mục công việc^{(Work Folders)} ở phía máy khách^{(client side)} và cách sử dụng chúng để thực hiện công việc của bạn và đồng bộ hóa nó với máy chủ của công ty bạn.

Thư mục công việc là gì?

Work Folders cho phép người dùng đồng bộ hóa một thư mục và nội dung của nó, từ mạng công ty sang thiết bị cá nhân của họ. Các tệp được tạo cục bộ sẽ đồng bộ hóa trở lại máy chủ tệp^{(file server)} trong môi trường công ty. Với Thư mục công việc^{(Work Folders)} , người dùng có thể giữ các bản sao cục bộ của tệp công việc trên thiết bị cá nhân của họ, với tính năng đồng bộ hóa tự động tới trung tâm dữ liệu của công ty.

Nghe có vẻ phức tạp? Hãy lấy một ví dụ về cách một nhân viên thông tin^{(information worker)} , Julian , có thể sử dụng Thư mục công việc^{(Work Folders)} để tách dữ liệu công việc khỏi dữ liệu cá nhân của anh ấy, trong khi vẫn có khả năng làm việc từ bất kỳ thiết bị nào:

Khi Julian lưu tài liệu trên máy tính làm việc^{(work computer)} của mình trong thư mục Thư mục công việc^{(Work Folders)} , tài liệu đó được đồng bộ hóa với máy chủ tệp^{(file server)} do bộ phận CNTT^{(IT department)} của công ty anh kiểm soát. Khi Julian trở về nhà, anh ấy có thể lấy Surface 2 của mình , nơi tài liệu đã được đồng bộ hóa, vì trước đó anh ấy đã thiết lập Thư mục công việc^{(Work Folders)} trên thiết bị đó và đi đến quán cà phê^{(coffee shop)} . Anh ấy có thể làm việc trên tài liệu ngoại tuyến^{(document offline)} và khi anh ấy trở về nhà và kết nối Internet^{(Internet connection)} khả dụng trở lại, tài liệu sẽ được đồng bộ hóa trở lại với máy chủ tệp^{(file server)}và tất cả các thay đổi có sẵn cho anh ta vào ngày hôm sau khi anh ta trở lại văn phòng, trên máy tính làm việc^{(work computer)} của mình . Âm thanh tốt phải không?

Cách thiết lập thư mục công việc^{(Work Folders)} trong Windows 8.1

Tôi giả sử rằng bạn có tài khoản công ty^{(company account)} do quản trị viên CNTT^{(IT administrator)} tạo . Nếu bạn làm như vậy và bạn biết chi tiết của nó, hãy chuyển đến Control Panel -> System and Security -> Work Folders .

Nhấp hoặc nhấn vào Thiết lập Thư mục Công việc^{(Set up Work Folders)} . Bạn được yêu cầu cung cấp địa chỉ email^{(email address)} của mình và thông tin đăng nhập vào miền công ty^{(company domain)} , nếu máy tính của bạn chưa tham gia miền đó (trường hợp này xảy ra với các thiết bị cá nhân).

Nhập ^(Enter)địa chỉ email công việc của bạn và nhấp^{(work email address and click)} hoặc nhấn Tiếp theo^(Next) .

Cửa sổ Bảo mật Windows^{(Windows Security window)} được hiển thị. Bạn được yêu cầu nhập tên người dùng và mật khẩu^{(username and password)} được sử dụng trên mạng của công ty bạn. Làm như vậy và nhấp hoặc nhấn OK .

Sau đó, bạn sẽ được yêu cầu xác nhận vị trí của các thư mục công việc của mình. Nếu bạn không hài lòng với thư mục mặc định^{(default folder)} và bạn muốn sử dụng một thư mục khác, hãy nhấp hoặc chạm vào ^{(click or tap)} Thay đổi^(Change) .

Nếu bạn nhấp vào nút Thay đổi^(Change) , một hộp thoại^{(dialog box)} sẽ hiển thị, nhắc bạn chọn một thư mục mới. Duyệt qua máy tính của bạn và chọn thư mục mới bạn muốn sử dụng. Sau đó, nhấp hoặc nhấn vào nút Chọn thư mục^{(Select Folder)} .

Khi hoàn tất, hãy nhấp hoặc chạm vào Tiếp theo^(Next) trong cửa sổ Xác nhận vị trí Thư mục Công việc^{(Confirm Work Folders location)} .

Sau đó, bạn sẽ được hỏi liệu bạn có đồng ý với các chính sách bảo mật của công ty bạn cho Thư mục công việc^{(Work Folders)} hay không . Để giúp bảo vệ các tệp công việc của bạn, công ty của bạn có thể mã hóa các thư mục công việc, yêu cầu mật khẩu để đăng nhập vào PC và tự động khóa màn hình cũng như xóa tất cả các tệp trong Thư mục công việc^{(Work Folders)} , trong trường hợp PC bị mất.

Chọn hộp có nội dung "Tôi chấp nhận các chính sách này trên PC của mình"^{("I accept these policies on my PC")} , sau đó nhấp hoặc nhấn vào Thiết lập Thư mục Công việc^{(Set up Work Folders)} .

Windows 8.1 dành một chút thời gian để thiết lập mọi thứ. Chờ^(Wait) cho quá trình kết thúc.

Khi hoàn tất, bạn được thông báo rằng Thư mục công việc^{(Work Folders)} đã bắt đầu đồng bộ hóa với PC của bạn. Nhấp^(Click) hoặc nhấn vào nút Đóng^(Close) .

Thư mục công việc^{(Work Folders)} hiện đã được định cấu hình trên PC của bạn. Sau khi bạn nhấp hoặc nhấn vào Đóng^(Close) , bạn sẽ được đưa đến bảng điều khiển Thư mục công việc .^{(Work Folders)}

Quản lý Thư mục Công việc từ Bảng Điều khiển^{(Control Panel)}

Sau khi bạn đã thiết lập Thư mục công việc^{(Work Folders)} khi đi tới Control Panel -> System and Security -> Work Folders , bạn sẽ có quyền truy cập vào tất cả các tính năng và tùy chọn quản lý của nó.

Bạn có thể xem có bao nhiêu dung lượng trống trên máy chủ, thời điểm đồng bộ hóa cuối cùng được thực hiện và bạn có thể bắt đầu đồng bộ hóa thủ công.

Để bật đồng bộ hóa tệp qua kết nối được đo lường, hãy chọn hộp kiểm " ^{(check box)}Đồng bộ hóa tệp qua kết nối được đo lường"^{("Sync files over metered connections")} . Nếu bạn cũng muốn đồng bộ hóa tệp khi bạn đang chuyển vùng, hãy chọn hộp kiểm "Đồng bộ hóa ngay cả khi tôi đang chuyển vùng"^{("Sync even when I'm roaming")} , như trong hình ảnh bên dưới.

Nếu bạn gặp sự cố, bạn có thể yêu cầu trợ giúp từ quản trị viên CNTT^{(IT administrator)} của mình bằng cách nhấp vào liên kết "Gửi email cho bộ phận hỗ trợ kỹ thuật"^{("Email tech support")} . Thao tác này sẽ mở ứng dụng email mặc định của bạn và bạn có thể sử dụng nó để gửi tin nhắn của mình.

Phải làm gì nếu Windows 8.1 nói rằng "Đã xảy ra sự cố khi tìm máy chủ Thư mục^(Folders) công việc của bạn "

Khi thiết lập Thư mục công việc^{(Work Folders)} , bạn có thể gặp phải lỗi sau: "Đã xảy ra sự cố khi tìm máy chủ Thư mục công việc của bạn".^{("There was a problem finding your Work Folders server".)}

Nếu đó là trường hợp của bạn, hãy nhấp hoặc nhấn vào ^{(click or tap)} Nhập URL Thư mục Công việc^{(Enter a Work Folders URL)} trong cửa sổ Nhập email công việc^{(Enter work email)} .

Sau đó, nhập URL Thư mục Công việc^{(Work Folders URL)} do quản trị viên CNTT^{(IT administrator)} của công ty bạn cung cấp và nhấp^{(company and click)} hoặc nhấn Tiếp theo^(Next) .

Từ đây trở đi, bạn được yêu cầu cung cấp email và mật khẩu^{(email and password)} của mình , như đã chia sẻ trước đó trong bài viết này. Làm theo các bước được chia sẻ ở trên để hoàn thiện cấu hình Thư mục công việc^{(Work Folders)} của bạn .

Cách sử dụng thư mục công việc^{(Work Folders)} trong Windows 8.1

Để truy cập Thư mục công việc^{(Work Folders)} của bạn , hãy mở File Explorer và đi tới PC này^{(This PC)} . Ở đó, bạn sẽ thấy lối tắt đến Thư mục công việc^{(Work Folders)} .

Khi bạn đã định cấu hình Thư mục công việc^{(Work Folders)} trên nhiều thiết bị, bạn có thể truy cập tài liệu từ bất kỳ thiết bị nào trong số đó và chúng sẽ được giữ đồng bộ hóa trong Thư mục công việc^{(Work Folders)} . Từ bây giờ, bạn có thể làm việc với các tệp trong Thư mục công việc^{(Work Folders)} của mình như cách bạn làm với các tệp bình thường.

Thư mục Sync^(Sync) for Work^{(Work Folders)} - Nó hoạt động như thế nào?

Để kiểm tra xem Thư mục công việc^{(Work Folders)} của bạn có được đồng bộ hóa chính xác hay không, hãy tạo tài liệu trên một trong các máy tính của bạn và lưu tài liệu vào vị trí Thư mục công việc^{(Work Folders)} .

Sau đó, tạo một tài liệu khác trên một thiết bị khác và lưu nó trong Thư mục công việc^{(Work Folders)} của bạn . Trong giây lát, bạn sẽ thấy cả hai tài liệu có sẵn trong Thư mục công việc^{(Work Folders)} của mình , trên cả hai thiết bị.

Trên thanh trạng thái^{(status bar)} , bạn có thể xem trạng thái đồng bộ hóa^{(sync status)} .

Thông thường, các tệp được đồng bộ hóa tự động nhưng nếu bạn muốn thực hiện đồng bộ hóa thủ công, bạn có thể nhấp chuột phải (hoặc nhấn và giữ^{(press and hold)} ) bên trong cửa sổ Thư mục công việc^{(Work Folders)} , sau đó nhấp hoặc chạm vào Đồng bộ hóa ngay^{(Sync Now)} .

Các tệp của bạn sẽ được đồng bộ hóa ngay lập tức.

Bạn cũng có thể bắt đầu đồng bộ hóa thủ công bằng cách nhấp hoặc nhấn vào liên kết Đồng bộ hóa ngay^{(Sync Now)} được tìm thấy trong bảng điều khiển Thư mục công việc .^{(Work Folders)}

Sau đó, Control Panel sẽ thông báo cho bạn biết rằng các tệp đang được đồng bộ hóa, như thể hiện trong hình dưới đây^{(image below)} .

Tệp của tôi được hiển thị bằng màu xanh lá cây^(Green) . Nó có nghĩa là^(Mean) gì?

Hầu hết có thể là tất cả các tệp trong Thư mục công việc^{(Work Folders)} của bạn được hiển thị bằng màu xanh lục, một màu không được sử dụng để hiển thị các tệp trong các thư mục khác.

Không có gì phải lo lắng. Quản trị viên CNTT^{(IT administrator)} của bạn đã thiết lập một chính sách mã hóa các tệp Thư mục công việc^{(Work Folder)} của bạn để những người không được phép không thể truy cập chúng.

Nếu PC của bạn bị đánh cắp, quản trị viên có thể thu hồi quyền truy cập vào các tệp đó và xóa chúng từ xa, để dữ liệu nhạy cảm không bị rơi vào tay kẻ xấu.

Cách Ngừng Sử dụng Thư mục Công việc

Nếu bạn muốn ngừng sử dụng Thư mục công việc^{(Work Folders)} trên một trong các máy tính cá nhân của mình, điều đó có thể được thực hiện dễ dàng.

Đi tới Control Panel -> System and Security -> Work Folders . Sau đó, nhấp hoặc nhấn vào liên kết Ngừng sử dụng Thư mục Công việc^{(Stop using Work Folders)} .

Một hộp thoại^{(dialog box)} được hiển thị, yêu cầu bạn xác nhận xem bạn có muốn ngừng sử dụng Thư mục công việc^{(Work Folders)} hay không .

Nếu bạn muốn ngừng sử dụng Thư mục công việc^{(Work Folders)} , hãy nhấp hoặc nhấn vào ^{(click or tap)} Có^(Yes) . Nếu không, hãy nhấn No.

Phải làm gì nếu quản trị viên thay đổi ^{(Administrator Changes)}mật khẩu ^(Password)tài khoản^(Account) của bạn

Các mạng kinh doanh có các chính sách để bạn buộc phải thay đổi mật khẩu tài khoản của mình thường xuyên. Hoặc, có thể xảy ra trường hợp bạn quên mật khẩu của mình và quản trị viên phải thay đổi mật khẩu, v.v.

Dù lý do là gì, khi thay đổi mật khẩu tài khoản doanh nghiệp^{(business account)} của bạn, bạn phải nhập lại thông tin đăng nhập mới để Thư mục công việc^{(Work Folders)} tiếp tục hoạt động tốt.

Tại một số thời điểm sau khi mật khẩu của bạn được thay đổi, khi Thư mục công việc^{(Work Folders)} cố gắng đồng bộ hóa các tệp của bạn, một thông báo sẽ hiển thị cho biết "Thông tin đăng nhập Thư mục công việc của bạn không hoạt động"^{("Your Work Folders sign-in info didn't work")} .

Ngoài ra, khi bạn truy cập vào Control Panel -> System and Security -> Work Folders , bạn sẽ thấy thông báo "Đã dừng đồng bộ hóa. Cần mật khẩu"^{("Sync stopped. Password needed")} .

Để cập nhật thông tin đăng nhập của bạn, hãy nhấp hoặc nhấn vào liên kết Quản lý thông tin đăng nhập^{(Manage credentials)} ở cột bên trái.

Cửa sổ Bảo mật Windows^{(Windows Security)} được hiển thị, yêu cầu nhập tên người dùng và mật khẩu^{(username and password)} mới .

Nhập chúng và nhấp hoặc nhấn OK . Sau khi Thư mục công việc^{(Work Folders)} xác thực thành công với máy chủ của công ty bạn, nó sẽ tiếp tục đồng bộ hóa các tệp của bạn.

Phần kết luận

Như bạn có thể thấy từ hướng dẫn này, Thư mục công việc^{(Work Folders)} rất hữu ích và không khó để thiết lập. Ít nhất là không phải ở phía khách hàng^{(client side)} . Nếu công ty của bạn đang sử dụng dịch vụ mới này, bạn có thể thiết lập nó trên bất kỳ PC hoặc thiết bị ^{(PC or device)}chạy Windows 8.1^{(Windows 8.1)} nào để hoàn thành công việc của mình ngay cả khi bạn không ở nơi làm việc.

How to Set Up and Use Work Folders in Windows 8.1

One of the many new enterprise-friendly features in Windows 8.1 is named Work Folders. Folders? Work? Sounds boring, doesn't it? 🙂 But, to some people this feature will be very useful. Especially to people that have many devices and need to work also on their personal PCs and devices. Here's how to set up Work Folders on the client side and how to use them to do your work and have it synchronized with your company's servers.

What are Work Folders?

Work Folders allows a user to sync a folder and its content, from the corporate network to their personal device. Files created locally will sync back to the file server in the corporate environment. With Work Folders, users can keep local copies of their work files on their personal devices, with automatic synchronization to the company data center.

Sounds complicated? Let's take an example of how an information worker, Julian, might use Work Folders to separate his work data from his personal data, while having the ability to work from any device:

When Julian saves a document on his work computer in the Work Folders directory, the document is synced to a file server controlled by the IT department of his company. When Julian returns home, he can pick up his Surface 2, where the document is already synced, because he had previously set up Work Folders on that device, and head to the coffee shop. He can work on the document offline, and when he returns home and an Internet connection is available again, the document is synced back with the file server and all of the changes are available to him the next day when he returns to the office, on his work computer. Sounds good doesn't it?

How to Set up Work Folders in Windows 8.1

I assume that you have a company account created by the IT administrator. If you do and you know its details, then go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders.

Click or tap Set up Work Folders. You are asked to provide your email address and the credentials to the company domain, if your computer has not joined it (which is the case with personal devices).

Enter your work email address and click or tap Next.

The Windows Security window is shown. You are asked to enter the username and password used on your company's network. Do so and click or tap OK.

Then, you are asked to confirm the location of your work folders. If you are not satisfied with the default folder and you want to use another one, click or tap Change.

If you click the Change button, a dialog box is shown, prompting you to select a new folder. Browse your computer and select the new folder you want to use. Then, click or tap the Select Folder button.

When done, click or tap Next in the Confirm Work Folders location window.

Then, you are asked if you agree with your company's security policies for Work Folders. To help protect your work files, your company can encrypt your work folders, require a password to sign in to your PC and automatically lock your screen, and erase all files in your Work Folders, in case the PC is lost.

Check the box that says "I accept these policies on my PC", then click or tap Set up Work Folders.

Windows 8.1 spends some time to set things up. Wait for the process to finish.

When done, you are informed that Work Folders has started syncing with your PC. Click or tap the Close button.

Work Folders is now configured on your PC. After you click or tap Close, you are taken to the Work Folders control panel.

Managing Work Folders from the Control Panel

After you have set up Work Folders when you go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders, you get access to all its management features and options.

You can see how much space is available on the server, when the last sync was performed, and you can start a manual synchronization.

To enable file syncing over metered connections, check the "Sync files over metered connections" check box. If you also want to sync files when you are roaming, check the "Sync even when I'm roaming" check box, as in the image below.

If you encounter problems, you can ask for help from your IT administrator by clicking the "Email tech support" link. This will open your default email client and you can use it to send your message.

What To Do If Windows 8.1 Says That "There was a problem finding your Work Folders server"

When setting up Work Folders, you may encounter the following error: "There was a problem finding your Work Folders server".

If that's the case for you, then click or tap Enter a Work Folders URL in the Enter work email window.

Then, enter the Work Folders URL that is provided by the IT administrator of your company and click or tap Next.

From here onwards you are asked to provide your email and password, as shared earlier in this article. Follow the steps shared above to finalize the configuration of your Work Folders.

How to Use Work Folders in Windows 8.1

To access your Work Folders, open File Explorer and go to This PC. There you will see the shortcut to Work Folders.

Once you have configured Work Folders on multiple devices, you can access documents from any of those devices, and they will be kept in sync by Work Folders. From now on, you can work with files in your Work Folders as you do with normal files.

Sync for Work Folders - How Does It Work?

To test if your Work Folders are synchronized correctly, create a document on one of your computers and save the document in the Work Folders location.

Then, create another document on another device, and save it in your Work Folders. In a few moments, you should see both documents available in your Work Folders, on both devices.

In the status bar you can view the sync status.

Usually, files are synchronized automatically but, if you want to perform a manual sync, you can right-click (or press and hold) inside the Work Folders window and then click or tap Sync Now.

Your files will be synchronized immediately.

You can also start a manual sync by clicking or tapping the Sync Now link found in the Work Folders control panel.

Then, the Control Panel will inform you that the files are syncing, as shown in the image below.

My Files are Displayed in Green. What Does It Mean?

Most probably, all the files in your Work Folders are displayed in green, a color that is not used to display the files in other folders.

There is nothing to worry about. Your IT administrator has set up a policy that encrypts your Work Folder files, so that unauthorized people cannot access them.

If your PC gets stolen, the administrator can revoke access to those files and remove them remotely, so that sensitive data doesn't fall into the wrong hands.

How to Stop Using Work Folders

If you want to stop using Work Folders on one of your personal computers, that can be done with ease.

Go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders. Then, click or tap the Stop using Work Folders link.

A dialog box is shown, asking you to confirm whether you want to stop using Work Folders.

If you want to stop using Work Folders, click or tap Yes. Otherwise, press No.

What To Do If the Administrator Changes your Account's Password

Business networks have policies so that you are forced to change your account's password regularly. Or, it may happen that you have forgot your password and the administrator to change it, etc.

Whatever the reason, when changing your business account's password, you have to re-enter the new credentials so that Work Folders continues to work well.

At some point after your password gets changed, when Work Folders tries to sync your files, a notification is shown, saying that "Your Work Folders sign-in info didn't work".

Also, when you go to Go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders, you will see that "Sync stopped. Password needed".

To update your credentials, click or tap the Manage credentials link on the left-column.

The Windows Security window is shown, asking for the new username and password.

Type them and click or tap OK. After Work Folders authenticates successfully with your company's server, it resumes synchronizing your files.

Conclusion

As you can see from this guide, Work Folders is useful and not that hard to set up. At least not on the client side. If your company is using this new service, you can set it up on any Windows 8.1 PC or device to get your work done even when you are not at work.

Related posts

• Làm thế nào để tạo ra một liên kết đến một tập tin, thư mục, hoặc thư viện trên máy tính của bạn

• Cách duyệt web bằng ứng dụng Internet Explorer 11 trong Windows 8.1

• Đặt phiên bản Internet Explorer bạn muốn làm mặc định trong Windows 8.1

• Cách đặt Bao nhiêu ô dữ liệu sử dụng trong Windows 8.1

• Cách ánh xạ ổ đĩa FTP, ổ đĩa mạng và chia sẻ web trong Windows 10

• Cách tùy chỉnh các ô được hiển thị trên màn hình khởi động Windows 8.1 của bạn

• Làm thế nào để chọn nhiều file trên Windows

• Cách quản lý tải xuống của bạn trong ứng dụng Internet Explorer 11

• Cách ghim bất kỳ thư mục nào vào thanh tác vụ Windows, trong 3 bước

• Làm thế nào để kết nối với một FTP server trong Windows 10, từ File Explorer

• 35 phím tắt giúp tăng năng suất của bạn trong Windows 8.1

• 5 cách để nhấp đúp với một cú nhấp chuột vào Windows

• Cách xem tất cả các tệp và thư mục ẩn trong Windows 10

• 8 cách để mở cửa sổ Tùy chọn thư mục trong Windows (tất cả các phiên bản)

• Làm thế nào để File Explorer and Windows Explorer mở: 12 cách

• Hướng dẫn đầy đủ để cá nhân hóa thanh tác vụ trong Windows 8.1 và Windows 7

• Cách sử dụng thanh tác vụ trong Windows 7 và Windows 8.1

• Cách khởi động vào màn hình trong Windows 8 và Windows 8.1

• Cách khởi động và cấu hình trình tường thuật thông qua cài đặt PC trong Windows 8.1

• Cách chia sẻ tệp từ File Explorer sang các ứng dụng như Mail, Skype, Dropbox hoặc OneDrive, trong hai bước