Khi bạn nhập dữ liệu vào bảng tính^{(import data into a spreadsheet)} , bạn có thể tìm thấy các trường hợp chữ cái hỗn hợp hoặc các từ chứa tất cả các chữ hoa hoặc chữ thường. Nếu bạn muốn giữ cho dữ liệu văn bản của mình nhất quán, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn một số cách để thay đổi kiểu chữ trong Excel .

Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn ba chức năng mà bạn có thể sử dụng, tính năng Flash Fill , một phần bổ trợ Office hữu ích và cách sao chép và dán giữa Microsoft Excel và Word . Sử dụng^(Use) bất kỳ phương pháp nào dễ nhất hoặc phù hợp nhất với bạn.

Sử dụng Công thức để Thay đổi Trường hợp

Cho dù bạn đã sử dụng công thức Excel hay chưa, vẫn có ba hàm hữu ích^{(three handy functions)} để thay đổi kiểu chữ. Với UPPER , LOWER và PROPER , bạn có thể điều chỉnh văn bản của mình bằng một công thức đơn giản.

Để sử dụng các hàm Excel , bạn cần thêm công thức vào các ô khác với các ô chứa dữ liệu, chẳng hạn như trong một cột mới ở bên phải.

Hàm UPPER

Khi bạn muốn thay đổi văn bản của mình thành tất cả chữ hoa, hãy sử dụng hàm UPPER . Cú pháp là UPPER (văn bản) nơi bạn có thể nhập văn bản thực hoặc tham chiếu ô cho đối số.

Tại đây, chúng ta sẽ thay đổi văn bản từ hỗn hợp chữ hoa và chữ thường thành tất cả chữ hoa bằng cách sử dụng công thức sau:

=UPPER(“joe smith”)

Lưu ý^(Notice) rằng nếu bạn sử dụng văn bản cho đối số, bạn nên đặt nó trong dấu ngoặc kép và có thể sử dụng bất kỳ chữ cái viết thường nào.

Một ví dụ khác, chúng ta sẽ thay đổi nội dung trong ô A2 thành toàn bộ chữ hoa với công thức sau:

=UPPER(A2)

Chức năng LOWER

Ngược lại với hàm UPPER là LOWER . Với nó, bạn có thể thay đổi thành tất cả văn bản chữ thường. Cú pháp là LOWER (văn bản) trong đó một lần nữa, bạn có thể nhập tham chiếu ô hoặc văn bản.

Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ thay đổi văn bản trong ô A3 thành tất cả các chữ cái viết thường với công thức sau:

=THẤP HƠN(A3)

Để sử dụng văn bản làm đối số, hãy đảm bảo đặt nó trong dấu ngoặc kép. Ở đây, chúng tôi sẽ thay đổi văn bản trong dấu ngoặc kép thành tất cả các chữ cái viết thường:

=LOWER(“john jones”)

Hàm PROPER

Cuối cùng là chức năng PROPER cho phép bạn viết hoa chữ cái đầu tiên của mỗi từ, thường được gọi là tiêu đề. Đây là một tùy chọn hữu ích cho họ và tên^{(first and last names)} , tiêu đề hoặc tiêu đề. Cú pháp về cơ bản giống như các hàm trên, PROPER (text).

Dưới đây, chúng ta sẽ sử dụng công thức sau để thay đổi văn bản thành chữ hoa đầu đề bằng cách đặt nó trong dấu ngoặc kép:

=PROPER(“jerry trắng”)

Trong ví dụ cuối cùng, chúng ta sẽ thay đổi văn bản trong ô A4 bằng công thức sau:

=PROPER(A4)

Sao chép công thức

Nếu bạn có nhiều ô trong một cột mà bạn muốn áp dụng công thức, bạn chỉ cần sao chép và dán nó xuống.

Chọn ô chứa công thức và kéo núm điều khiển điền (dấu cộng) ở góc dưới cùng bên phải xuống qua các ô còn lại và thả ra.

Bạn sẽ thấy công thức điều chỉnh để bao gồm các tham chiếu ô chính xác và điền vào kết quả.

Lưu ý: Nếu bạn sử dụng tham chiếu ô tuyệt đối thay vì tương đối, công thức sẽ không tự động cập nhật tham chiếu^{(automatically update the references)} .

Tận dụng Flash Fill

Tính năng Flash Fill trong Excel^{(Flash Fill feature in Excel)} là một công cụ tiện lợi khác mà bạn có thể sử dụng để thay đổi kiểu chữ. Bạn chỉ cần tạo một mục nhập theo cách bạn muốn văn bản của mình và sau đó điền vào phần còn lại bằng cách sử dụng Flash Fill .

Ở đây chúng tôi có một danh sách các tên với các trường hợp thư hỗn hợp. Bạn nhập cách bạn muốn văn bản xuất hiện ở ô đầu tiên bên phải rồi nhấn Enter hoặc Return .

Sau đó, sử dụng phím tắt ^{(keyboard shortcut)} Ctrl + E hoặc chọn nút Flash Fill trong phần Công cụ^{(Data Tools)} dữ liệu của tab Dữ liệu .^(Data)

Giống như phép thuật, bạn sẽ thấy các ô còn lại bên cạnh các mục nhập khác của mình được lấp đầy để hiển thị giống như ô đầu tiên bạn cung cấp.

Theo tùy chọn, bạn có thể chọn nút Flash Fill xuất hiện để chính thức chấp nhận các đề xuất, mặc dù không bắt buộc.

Kiểm tra một bổ trợ

Có thể bạn không thích công thức và muốn có một công cụ thay đổi văn bản tại chỗ. Bạn có thể sử dụng một trong các phần bổ trợ của Excel để quay vòng. Ở đây, chúng ta sẽ sử dụng bổ trợ Swap Case .

1. Sử dụng nút Tải phần^{(Get Add-ins)} bổ trợ trên tab Chèn để mở ^(Insert)Cửa hàng phần bổ trợ Office^{(Office Add-ins Store)} .

1. Sau đó, bật “Case” hoặc “Swap Case” vào hộp tìm kiếm. Chọn Thêm^{(Select Add)} rồi chọn Tiếp tục^(Continue) để cài đặt bổ trợ.

1. Quay^(Head) trở lại trang tính của bạn và chọn Swap Case trên tab Home .

1. Nếu bạn không nhìn thấy nó, hãy mở danh sách thả xuống Phần bổ trợ của tôi trên tab^{(My Add-ins)} Chèn, chọn Xem ^(Insert)tất cả^{(See All)} , chọn phần bổ trợ rồi chọn Thêm^(Add) .

1. Khi thanh bên của phần bổ trợ mở ra ở bên phải, hãy chọn các ô bạn muốn thay đổi và chọn nút chữ hoa hoặc chữ thường.

Bạn sẽ thấy văn bản trong các ô đã chọn thay đổi thành trường hợp bạn chọn.

Lợi ích của phần bổ trợ là bạn có thể thay đổi văn bản của mình trong các ô ban đầu. Thật không may, phần bổ trợ không cung cấp tùy chọn trường hợp thích hợp.

Sao chép và dán từ Microsoft Word

Nếu bạn sử dụng Microsoft Word ngoài Excel và thực hiện nhiều thao tác sao chép và dán, điều này sẽ cung cấp cho bạn một tùy chọn khác. Vì Word cung cấp một cách dễ dàng để thay đổi kiểu chữ, bạn có thể chỉnh sửa nó ở đó và đưa nó trở lại Excel .

1. Trong Excel , sao chép các ô chứa văn bản bạn muốn thay đổi. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng Ctrl + C , nút Sao chép^(Copy) trên tab Trang chủ^(Home) hoặc nhấp chuột phải và chọn Sao chép^(Copy) .

1. Mở tài liệu Word và dán^{(Word document and paste)} dữ liệu. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng Ctrl + V , nút Dán^(Paste) trên tab Trang chủ^(Home) hoặc nhấp chuột phải và chọn Dán^(Paste) .

1. Khi dữ liệu của bạn xuất hiện, hãy chọn văn bản và sử dụng nút Thay đổi trường hợp^{(Change Case)} và danh sách thả xuống trên tab Trang chủ để chọn trường hợp bạn muốn.^(Home)

1. Tiếp theo, chọn dữ liệu trong Word và sao chép nó bằng một trong các thao tác sao chép ở trên.

1. Quay trở lại Excel và dán lại dữ liệu lên trên dữ liệu ban đầu, sử dụng một trong các phương pháp dán ở trên.

Sau đó, bạn sẽ thấy văn bản đã chỉnh sửa của mình trong trường hợp bạn đã chọn.

Mặc dù phương pháp này đòi hỏi bạn phải làm thêm một chút, nhưng đây vẫn là một cách hữu ích nếu đó là cách bạn cảm thấy thoải mái khi sử dụng và loại bỏ nhu cầu về một cột bổ sung.

Bạn luôn có thể thay đổi kiểu chữ trong Excel theo cách thủ công, mỗi lần một ô. Tuy nhiên, những tùy chọn này cung cấp cho bạn những cách đi nhanh hơn, dễ dàng hơn và ít tẻ nhạt hơn. Bạn^(Which) sẽ sử dụng cái nào?

Để biết thêm hướng dẫn, hãy xem cách loại bỏ các hàng trùng lặp trong Excel^{(remove duplicate rows in Excel)} .

How to Change Text Case in Excel

When you import data into a spreadsheet, you may find mixed letter cases or words that contain all upper or lowercase letters. If you prefer to keep your textual data consistent, we’ll show you a few ways to change text case in Excel.

We’ll walk you through three functions you can use, the Flash Fill feature, a helpful Office add-in, and a way to copy and paste between Microsoft Excel and Word. Use whichever method is easiest or works best for you.

Use a Formula to Change Case

Whether you already use Excel formulas or not, there are three handy functions for changing text case. With UPPER, LOWER, and PROPER, you can adjust your text with a simple formula.

To use the Excel functions, you’ll need to add the formulas to cells other than those containing the data, like in a new column to the right.

The UPPER Function

When you want to change your text to all uppercase letters, use the UPPER function. The syntax is UPPER(text) where you can enter the actual text or a cell reference for the argument.

Here, we’ll change the text from a mix of upper and lowercase letters to all caps using this formula:

=UPPER(“joe smith”)

Notice that if you use the text for the argument, you should enclose it in quotation marks and can use any letter case.

As another example, we’ll change the content in cell A2 to all uppercase text with this formula:

=UPPER(A2)

The LOWER Function

The opposite of the UPPER function is LOWER. With it, you can change to all lowercase text. The syntax is LOWER(text) where again, you can enter a cell reference or the text.

In this example, we’ll change the text in cell A3 to all lowercase letters with this formula:

=LOWER(A3)

To use the text as the argument, be sure to wrap it in quotation marks. Here, we’ll change the text in quotes to all lowercase letters:

=LOWER(“john jones”)

The PROPER Function

Lastly is the PROPER function which allows you to capitalize the first letter of each word, often called title case. This is a handy option for first and last names, titles, or headlines. The syntax is basically the same as the functions above, PROPER(text).

Below, we’ll use the following formula to change the text to title case by enclosing it in quotes:

=PROPER(“jerry white”)

In the final example, we’ll change the text in cell A4 with this formula:

=PROPER(A4)

Copy the Formula

If you have several cells in a column that you want to apply the formula to, you can simply copy and paste it down.

Select the cell containing the formula and drag the fill handle (plus sign) in the bottom right corner down through the remaining cells and release.

You’ll see the formula adjust to include the correct cell references and fill in the results.

Note: If you use absolute cell references rather than relative, the formula does not automatically update the references.

Take Advantage of Flash Fill

The Flash Fill feature in Excel is another convenient tool you can use to change the case of text. You simply create one entry the way you want your text and then fill the rest using Flash Fill.

Here we have a list of names with mixed letter cases. You enter the way you want the text to appear in the first cell to the right and press Enter or Return.

Then, either use the keyboard shortcut Ctrl + E or select the Flash Fill button in the Data Tools section of the Data tab.

Like magic, you’ll see the remaining cells next to your other entries fill to display like the first one you provided.

Optionally, you can select the Flash Fill button that appears to officially accept the suggestions, although it’s not required.

Check Out an Add-In

Maybe you’re not fond of formulas and want a tool that changes the text in-place. You can take one of Excel’s add-ins for a spin. Here, we’ll use the Swap Case add-in.

1. Use the Get Add-ins button on the Insert tab to open the Office Add-ins Store.

1. Then, pop “Case” or “Swap Case” into the search box. Select Add and then Continue to install the add-in.

1. Head back to your worksheet and pick Swap Case on the Home tab.

1. If you don’t see it, open the My Add-ins drop-down list on the Insert tab, select See All, choose the add-in, and pick Add.

1. When the add-in’s sidebar opens on the right, select the cells you want to change and pick either the upper or lowercase button.

You’ll see the text in your selected cells change to the case you choose.

The benefit to the add-in is that you can change your text in the original cells. Unfortunately, the add-in doesn’t offer a proper case option.

Copy and Paste From Microsoft Word

If you use Microsoft Word in addition to Excel and perform a lot of copying and pasting, this gives you another option. Because Word offers an easy way to change text case, you can edit it there and pop it back into Excel.

1. In Excel, copy the cells containing the text you want to change. You can do this using Ctrl + C, the Copy button on the Home tab, or with a right-click and choosing Copy.

1. Open a Word document and paste the data. You can do this using Ctrl + V, the Paste button on the Home tab, or with a right-click and choosing Paste.

1. When your data appears, select the text and use the Change Case button and drop-down list on the Home tab to choose the case you want.

1. Next, select the data in Word and copy it using one of the copy actions above.

1. Return to Excel and paste the data over the original data, again, using one of the above paste methods.

You’ll then see your edited text in the case you chose.

While this method does require a bit of extra work, it’s still a useful way to go if it’s what you’re comfortable using and eliminates the need for an extra column.

You can always change text case in Excel manually, one cell at a time. However, these options give you faster, easier, and less tedious ways to go. Which will you use?

For more tutorials, look at how to remove duplicate rows in Excel.

Related posts

• 5 cách chuyển văn bản thành số trong Excel

• Cách xóa dòng trống trong Excel

• Cách sử dụng Tính năng Nói ô trong Excel

• Cách Chèn Trang tính Excel vào Tài liệu Word

• Cách sử dụng Phân tích Điều gì xảy ra trong Excel

• Cách tạo một bảng tổng hợp đơn giản trong Excel

• Kết nối Excel với MySQL

• Căn giữa dữ liệu trang tính của bạn trong Excel để in

• 2 cách sử dụng hàm Transpose của Excel

• Cách theo dõi người phụ thuộc trong Excel

• Cách tìm kiếm trong Excel

• 3 cách để tách một ô trong Excel

• Cách sửa một hàng trong Excel

• Cách tính điểm Z trong Excel

• Hướng dẫn VBA nâng cao cho MS Excel

• Tạo văn bản ngẫu nhiên hoặc văn bản Lorem Ipsum trong MS Word

• Cách tạo nhiều danh sách thả xuống được liên kết trong Excel

• Cách xóa đường lưới trong Excel

• Cách mở Word và Excel ở Chế độ An toàn

• Cách Chèn Nhanh Nhiều Hàng trong Excel