Dropbox có thể không có vẻ ngoài lấp lánh như Microsoft Office hoặc Google Drive^{(Microsoft Office or Google Drive)} . Nhưng bạn có thể biến nó thành một nơi làm việc nhanh nhẹn trên mây. Dung lượng hàng terabyte giữ cho các tệp của bạn an toàn, nhưng nếu bạn cần một tài liệu để gắn kết mọi thứ lại với nhau thì sao? 

Dropbox Paper là công cụ cộng tác tài liệu^{(document collaboration tool)} có thể giúp bạn xây dựng cơ sở kiến ​​thức^{(knowledge base)} hoàn chỉnh . Mẫu là một trợ giúp bổ sung để giúp bắt đầu công việc của bạn.

Các mẫu Dropbox Paper^{(Dropbox Paper)} , giống như tất cả các mẫu, là các khối xây dựng được tạo sẵn giúp tiết kiệm thời gian. Bạn cũng có thể biến bất kỳ tài liệu nào thành một mẫu chỉ với một cú nhấp chuột. Vì vậy, hãy cùng khám phá cả hai quy trình và đánh giá cao việc Dropbox đã thực hiện nó dễ dàng như thế nào.

Cách chọn các mẫu giấy được thiết kế sẵn trong Dropbox^{(How To Choose Pre-Designed Paper Templates In Dropbox)}

Dropbox có một lựa chọn tốt về các mẫu được thiết kế sẵn. Những mẫu này phù hợp với các ngành công nghiệp và yêu cầu hàng ngày của họ. Một số mẫu như mẫu ghi chú cuộc họp rất linh hoạt và tiêu chuẩn trong bất kỳ bộ sưu tập mẫu nào. Bạn có thể chọn một mẫu và thêm nội dung của riêng mình hoặc thậm chí điều chỉnh thiết kế để phù hợp với nhu cầu của bạn.

Đây là cách bắt đầu một tài liệu với một mẫu.

1. Mở Dropbox Paper .

2. Trên Màn hình chính^{(Home screen)} , hãy chuyển đến bên phải và thay vì nhấp vào Tạo tài liệu mới^{(Create new Doc)} , hãy chọn Tạo bằng mẫu^{(Create with templates)} .

3. Một cửa sổ thả xuống sẽ mở ra và hiển thị lựa chọn ba mẫu mặc định ( Động não^(Brainstorm) , Ghi chú cuộc họp^{(Meeting note)} , Kế hoạch dự án^{(Project plan)} ). Bạn có thể chọn sử dụng bất kỳ mẫu nào chỉ với một cú nhấp chuột vào hình thu nhỏ và khởi chạy tài liệu của bạn.

4. Cửa sổ mẫu^{(template window)} hiển thị tất cả các mẫu. Nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh Tất cả^{(All )} và bạn có thể lọc các mẫu bạn sở hữu hoặc các mẫu được cộng tác viên của bạn chia sẻ với bạn. Bất kỳ mẫu nào bạn tạo cũng sẽ xuất hiện ở đây.

5. Giống như tất cả các mẫu, tài liệu này cũng chỉ là một bản thiết kế. Bạn có thể tùy chỉnh nó theo nhu cầu của mình bằng cách thay đổi bất kỳ trường, tiêu đề hoặc văn bản giữ chỗ^{(placeholder text)} nào . Khi bạn hoàn thành tài liệu, hãy di chuyển nó vào một thư mục được chỉ định.

Dropbox cũng có Thư viện mẫu giấy^{( Paper Template Library)} với nhiều lựa chọn được phân loại tốt về các mẫu khác. Đi^(Drill) sâu vào cái bạn muốn bằng cách xem qua các danh mục. Nhấp^(Click) vào hình thu nhỏ của mẫu^{(template thumbnail)} bạn muốn và chọn Sử dụng mẫu^{(Use template)} để bắt đầu tài liệu của bạn.

Cách tạo mẫu của riêng bạn từ tài liệu trống^{(How To Make Your Own Template From a Blank Document)}

Bạn có thể biến bất kỳ tài liệu trống nào thành một mẫu. Sắp xếp tài liệu và định dạng nó bằng các công cụ mà Dropbox cung cấp cho bạn.

Định dạng mẫu Dropbox Paper^{(Dropbox Paper template)} cũng giống như định dạng tài liệu. Bạn có thể thêm bảng, dòng thời gian, phương tiện, khối mã, v.v. vào mẫu của mình. Bạn thậm chí có thể thêm văn bản giữ chỗ có thể hoạt động như nhãn để mô tả những gì người khác có thể điền vào các trường hoặc khoảng trống. Hãy nhớ rằng^(Remember) Dropbox sẽ^(Dropbox) tự động lưu tất cả các thay đổi.

Sau đó, chỉ cần mở menu Thêm^(More) (ba chấm ngang) ở trên cùng bên phải và nhấp vào Templatize từ menu thả xuống. 

Mẫu được tạo và tiêu đề Mẫu chỉnh sửa^{(Editing Template)} sẽ xuất hiện trên đầu trang. Khi bạn tạo mẫu, bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với điều này sẽ không ảnh hưởng đến tài liệu gốc của bạn. 

Bạn thậm chí có thể thêm văn bản Trình giữ chỗ^{(add Placeholder text)} bằng cách chọn văn bản bằng cách nhấp vào biểu tượng văn bản^{(text icon)} trên menu định dạng^{(formatting menu)} .

Mẹo:^(Tip:) Bạn cũng có thể xem xét tài liệu Việc cần làm^{(To-Do document)} và biến nó thành một mẫu. Việc cần làm sẽ bị ẩn cho đến khi bạn nhấp vào nút Hiển thị việc cần làm^{(Show to-dos)} ở trên cùng bên phải. Khi bạn đưa nó vào chế độ xem, bạn có thể làm việc trên nó như một tài liệu thông thường và thậm chí biến nó thành một phần của một tài liệu khác. Nhưng để làm cho nó hữu ích hơn, hãy thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với nó và biến nó thành một mẫu.

Ví dụ: bạn có thể biến nó thành một danh sách kiểm tra mà bạn có thể sử dụng để xem xét một tài liệu hoặc một dự án. Tất nhiên, bạn cũng có tùy chọn sử dụng mẫu Danh sách kiểm tra nhóm^{( Team Checklist)} trong thư viện.

Chỉnh sửa mẫu giấy Dropbox^{(Editing Dropbox Paper Templates)}

Bạn chỉ có thể chỉnh sửa các mẫu bạn đã tạo. Nếu bạn muốn chỉnh sửa mẫu chia sẻ do người khác tạo, thì hãy tạo tài liệu từ mẫu. Tiếp theo, Templatize nó để tạo bản sao của riêng bạn.

Nhưng bây giờ, điều gì sẽ xảy ra nếu không có mẫu cài sẵn nào phù hợp với nhu cầu của bạn? Dropbox Paper giúp bạn dễ dàng tạo các mẫu của mình chỉ với một vài cú nhấp chuột.

Chia sẻ một mẫu giấy Dropbox^{(Sharing A Dropbox Paper Template)}

Chia sẻ một mẫu giúp mọi thành viên trong nhóm bắt đầu từ cùng một cơ sở. Di chuột^(Hover) qua mẫu bạn muốn sử dụng và nhấp vào biểu tượng chỉnh sửa^{(edit icon)} (nó trông giống như một cây bút chì). Nhấp vào Chia sẻ^{( Share)} .

Bạn cũng có thể mời các cộng tác viên làm việc trên một mẫu mới với bạn. Quy trình làm việc giống như đối với bất kỳ tài liệu được chia sẻ nào trước khi bạn tạo khuôn mẫu.

Tạo các mẫu giấy Dropbox từ ứng dụng dành cho thiết bị di động^{(Create Dropbox Paper Templates From The Mobile App)}

Bạn không phải bị ràng buộc vào máy tính để bàn. Sử dụng ứng dụng di động Dropbox Paper^{(Dropbox Paper mobile)} chuyên dụng để tạo và quản lý tài liệu của bạn khi đang di chuyển. Quá trình này như nhau.

1. Mở Dropbox Paper trên iOS hoặc Android .

2. Trên màn hình Duyệt^(Browse) , nhấp vào dấu cộng ở trên cùng và chọn một mẫu từ danh sách xuất hiện trên màn hình.

Vẫn còn một số hạn chế trên ứng dụng dành cho thiết bị di động. Bạn chưa thể truy cập thư viện các mẫu. Ngoài ra, phương pháp để "tạo khuôn mẫu" một tài liệu bị thiếu. Hy vọng rằng^(Hopefully) Dropbox sẽ^(Dropbox) đưa nó vào các phiên bản tiếp theo của ứng dụng.

Dropbox không chỉ là lưu trữ đám mây^{(Dropbox Is More Than Cloud Storage)}

Dropbox là một điểm đến được ưa chuộng trên mây. Tiết kiệm thời gian và công sức^{(time and effort)} với sự trợ giúp của các thủ thuật này để sử dụng Dropbox hiệu quả hơn. Sự sang trọng tinh tế của Dropbox Paper chứng tỏ rằng nó đang phát triển thành một bộ năng suất^{(productivity suite)} hoàn chỉnh . Viết tài liệu hoặc cộng tác trên tệp của bạn chỉ là một cách để sử dụng không gian bạn có.

How to Make And Use Dropbox Paper Templates

Drоpbox might not have the glitter of Microsoft Office or Gоogle Drivе. But you can turn it intо a nіmble workplace in the clouds. The terabytes of storage keep your files secure, but what if you nееded a document to tie everything together? 

Dropbox Paper is the document collaboration tool that can help you build a complete knowledge base. Templates are an extra help to help kickstart your work.

Dropbox Paper templates, like all templates, are pre-built building blocks that save time. You can also turn any document into a template with a single click. So, let’s explore both processes and appreciate how easy Dropbox has made it.

How To Choose Pre-Designed Paper Templates In Dropbox

Dropbox has a good choice of pre-designed templates. These templates are a fit for industries and their day to day requirements. Some templates like the meeting notes templates are versatile and standard fare in any template collection. You can pick a template and add your own content or even tweak the design to fit your needs.

Here’s how to start a document with a template.

1.  Open Dropbox Paper.

2.  On the Home screen, go to the right and instead of clicking on Create new Doc, select Create with templates.

3.  A drop-down window opens and displays a choice of three default templates (Brainstorm, Meeting note, Project plan). You can choose to use any of the templates with the single click on thumbnails and launch your document.

4.  The template window displays all templates. Click the dropdown arrow next to All and you can filter the templates you own or the ones shared with you by your collaborators. Any templates you make will also appear here.

5.  Like all templates, this document is also just a blueprint. You can customize it to your needs by changing any fields, headers, or placeholder text. Once you finish the document, move it to a designated folder.

Dropbox also has a Paper Template Library with a well categorized selection of other templates. Drill down to the one you want by going through the categories. Click on the template thumbnail you want and choose Use template to begin your document.

How To Make Your Own Template From a Blank Document

You can turn any blank document into a template. Lay out the document and format it with the tools Dropbox provides you.

Formatting a Dropbox Paper template is the same as formatting a document. You can add tables, timelines, media, code blocks etc to your template. You can even add placeholder text which can act as labels to describe what someone else can fill into the fields or blanks. Remember, Dropbox saves all changes automatically.

Then just open the More menu (the three horizontal dots) on the top-right and click Templatize from the dropdown menu. 

The template is created and an Editing Template header will appear on top of the page. Once you make the template, any changes you make to this will not affect your original document. 

You can even add Placeholder text by selecting the text clicking the text icon on the formatting menu.

Tip: You can also consider the To-Do document and turn it into a template. The to-do is hidden till you click the Show to-dos button on the top right. Once you bring it into view, you can work on it like a regular document and even make it part of another document. But to make it more useful, make any changes to it and turn it into a template.

For instance, you can turn it into a checklist that you can use to review a document or a project. Of course, you have the option of using the Team Checklist template in the library too.

Editing Dropbox Paper Templates

You can only edit templates you have created. If you want to edit a shared template created by someone else, then create a document from the template. Next, Templatize it to make your own copy.

But now, what if none of the built-in templates fit your needs? Dropbox Paper makes it easy to make your templates with just a few clicks.

Sharing A Dropbox Paper Template

Sharing a template helps every member of the team start from the same base. Hover over the template you’d like to use and click the edit icon (it looks like a pencil). Click Share.

You can also invite collaborators to work on a new template with you. The workflow is the same as for any shared document before you templatize it.

Create Dropbox Paper Templates From The Mobile App

You do not have to be tied to the desktop. Use the dedicated Dropbox Paper mobile app to create and manage your documents on the move. The process is the same.

1.  Open Dropbox Paper on iOS or Android.

2.  On the Browse screen, click the plus sign at the top and choose a template from the list which appears on the screen.

There are still a few limitations on the mobile app. You cannot access the library of templates yet. Also, the method to “templatize” a document is missing. Hopefully, Dropbox will include it in the next iterations of the app.

Dropbox Is More Than Cloud Storage

Dropbox is a favored destination in the clouds. Save time and effort with the help of these tips to use Dropbox more effectively. The subtle elegance of Dropbox Paper proves that it is evolving into a complete productivity suite. Writing your documents or collaborating on your files is just one way to use the space you have.

Related posts

• Làm thế nào để Set Up and Use Twitter Lists

• Amazon Subscribe and Save: Cách Use and Manage

• Cách thiết lập và chia sẻ Use Slack Screen

• Tạo Nhãn CD và DVD của riêng bạn bằng các Mẫu MS Word Miễn phí

• Sử dụng Microsoft Word làm Trình tạo mã vạch

• 10 mẹo để sử dụng Dropbox hiệu quả hơn

• 4 Ways Để tìm Internet tốt nhất Options (ISPs) trong khu vực của bạn

• OLED vs MICROLED: Bạn có nên đợi?

• Làm thế nào để cast để Roku TV từ PC or Mobile

• Flat Panel Display Technology Demystified: TN, IPS, VA, OLED trở lên

• Cách Search Facebook Friends bằng Location, Job hoặc School

• Cách Fix Hulu Error Code RUNUNK13

• DVI vs HDMI vs DisplayPort - Những gì bạn cần biết

• Cách Fix Disney Plus Error Code 83

• Uber Passenger Rating and How là gì để kiểm tra nó

• Những gì Do BCC and CC Mean? Hiểu Basic Email Lingo

• Cách Find Birthdays trên Facebook

• Làm thế nào để Mute Someone trên Discord

• Cách thay đổi ngôn ngữ trên Netflix

• Cách Detect Computer & Email Monitoring hoặc Spying Software