Danh sách thả xuống trong Excel là công cụ mạnh mẽ. Chúng cho phép bạn cung cấp cho người dùng một mũi tên thả xuống, khi được chọn, sẽ cung cấp cho họ một danh sách các lựa chọn.

Điều này có thể giảm lỗi nhập dữ liệu vì nó tránh cho người dùng phải nhập câu trả lời trực tiếp. Excel thậm chí còn cho phép bạn kéo các mục cho các danh sách thả xuống đó từ một loạt các ô.

Tuy nhiên, sự việc không dừng lại ở đó. Sử dụng một số cách sáng tạo để định cấu hình xác thực dữ liệu cho các ô thả xuống, bạn thậm chí có thể tạo nhiều danh sách thả xuống được liên kết, trong đó các mục có sẵn trong danh sách thứ hai^{(available in a second list)} phụ thuộc vào phần người dùng đã thực hiện trong danh sách đầu tiên.

Nhiều danh sách thả xuống được liên kết ^(Linked)tốt^(Good) cho điều gì?

Hãy xem xét rằng hầu hết các biểu mẫu trực tuyến điền vào danh sách thả xuống phụ dựa trên những gì bạn trả lời trong danh sách thả xuống trước nó. Điều này có nghĩa là bạn có thể làm cho các trang tính nhập dữ liệu Excel của mình cũng nâng cao như các biểu mẫu trực tuyến. Nó sẽ tự sửa đổi dựa trên câu trả lời của người dùng. 

Ví dụ: giả sử bạn đang sử dụng bảng tính Excel để thu thập thông tin máy tính từ những người dùng cần sửa chữa máy tính^{(computer repairs)} của bạn . 

Các tùy chọn mục nhập có thể trông như thế này:

• Phần máy tính^{(Computer Part)} : Màn hình, Chuột^(Mouse) , Bàn phím^(Keyboard) , Hệ thống cơ sở^{(Base System)}
• Loại phần:
  • Màn hình^(Monitor) : Kính, Vỏ^(Housing) , Dây nguồn^{(Power Cord)} , Điện tử bên trong^{(Internal Electronics)}
  • Chuột^(Mouse) : Bánh xe, Đèn LED^{(LED Light)} , Dây^(Cord) , Các nút^(Buttons) , Vỏ
  • Bàn phím^(Keyboard) : Phím, Vỏ^(Housing) , Màng^(Membrane) , Dây^(Cord) , Điện tử bên trong^{(Internal Electronics)}
  • Hệ thống cơ sở^{(Base System)} : Vỏ, Các nút^(Buttons) , Cổng^(Ports) , Nguồn^(Power) , Điện tử bên trong^{(Internal Electronics)} , Hệ điều hành^{(Operating System)}

Như bạn có thể thấy từ cây này, thông tin có sẵn để chọn cho “Loại bộ phận” phụ thuộc vào Bộ phận máy tính^{(Computer Part)} mà người dùng chọn trong danh sách thả xuống đầu tiên.

Trong ví dụ này, bảng tính của bạn có thể bắt đầu trông giống như sau:

Nếu bạn tạo nhiều danh sách thả xuống được liên kết, bạn có thể sử dụng mục đã chọn từ danh sách thả xuống trong B1 để điều khiển nội dung của danh sách thả xuống trong B2.

Hãy xem cách bạn có thể thiết lập điều này. Ngoài ra, vui lòng tải xuống trang tính Excel mẫu của chúng tôi với ví dụ bên dưới.

Tạo trang nguồn danh sách^{(List Source Sheet)} thả xuống của bạn

Cách tốt nhất để thiết lập một cái gì đó như thế này là tạo một tab mới trong Excel nơi bạn có thể định cấu hình tất cả các mục trong danh sách thả xuống của mình.

Để thiết lập các danh sách thả xuống được liên kết này, hãy tạo một bảng trong đó tiêu đề ở trên cùng là tất cả các bộ phận máy tính mà bạn muốn đưa vào danh sách thả xuống đầu tiên. Sau đó liệt kê tất cả các mục (loại bộ phận) sẽ nằm dưới tiêu đề đó.

Tiếp theo, bạn sẽ muốn chọn và đặt tên cho từng phạm vi để sau này khi thiết lập Xác thực dữ liệu^{(Data Validation)} , bạn sẽ có thể chọn đúng phạm vi.

Để thực hiện việc này, hãy chọn tất cả các mục dưới mỗi cột và đặt tên cho dải ô đã chọn giống với tiêu đề. Để đặt tên cho bảng, bạn chỉ cần nhập tên vào trường trên cột “A”.

Ví dụ: chọn các ô từ A2 đến A5 và đặt tên cho dải ô đó là “Màn hình”.

Lặp lại quá trình này cho đến khi bạn có tất cả các phạm vi được đặt tên thích hợp. 

Một cách khác để làm điều này là sử dụng tính năng Tạo^(Create) từ lựa chọn^(Selection) của Excel . Điều này cho phép bạn đặt tên cho tất cả các phạm vi giống như quy trình thủ công ở trên, nhưng chỉ với một cú nhấp chuột.

Để thực hiện việc này, chỉ cần chọn tất cả các phạm vi trong trang tính thứ hai mà bạn đã tạo. Sau đó chọn Công thức^(Formulas) từ menu và chọn Tạo từ Lựa chọn^{(Create from Selection)} trong ruy-băng.

Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện. Đảm bảo rằng chỉ hàng Trên cùng^{(Top row)} được chọn và sau đó chọn OK .

Điều này sẽ sử dụng các giá trị tiêu đề ở hàng trên cùng để đặt tên cho từng phạm vi bên dưới nó. 

Thiết lập danh sách thả xuống đầu tiên của bạn

Bây giờ đã đến lúc thiết lập nhiều danh sách thả xuống được liên kết của bạn. Để làm điều này:

1. Trở lại trang tính đầu tiên, chọn ô trống ở bên phải của nhãn đầu tiên. Sau đó chọn Dữ liệu^(Data) từ menu và chọn Xác thực Dữ liệu^{(Data Validation)} trong ruy-băng.

2. Trong cửa sổ Xác thực Dữ liệu^{(Data Validation)} mở ra, chọn Danh sách^(List) trong Cho phép^(Allow) , và trong Nguồn^(Source) , chọn biểu tượng mũi tên lên. Điều này sẽ cho phép bạn chọn phạm vi ô bạn muốn sử dụng làm nguồn cho danh sách thả xuống này.

3. Chọn trang thứ hai nơi bạn thiết lập dữ liệu nguồn danh sách thả xuống, sau đó chỉ chọn các trường tiêu đề. Chúng sẽ được sử dụng để điền vào danh sách thả xuống ban đầu trong ô bạn đã chọn.

4. Chọn mũi tên xuống trong cửa sổ lựa chọn để mở rộng cửa sổ Xác thực Dữ liệu . ^{(Data Validation)}Bạn sẽ thấy phạm vi bạn đã chọn hiện được hiển thị trong trường Nguồn^(Source) . Chọn OK để hoàn tất.

5. Bây giờ, trở lại trang tính chính, bạn sẽ nhận thấy rằng danh sách thả xuống đầu tiên chứa từng trường tiêu đề từ trang tính thứ hai.

Bây giờ danh sách thả xuống đầu tiên của bạn đã hoàn thành, đã đến lúc tạo danh sách thả xuống được liên kết tiếp theo của bạn.

Thiết lập danh sách thả xuống đầu tiên của bạn

Chọn ô thứ hai mà bạn muốn tải các mục danh sách tùy thuộc vào những gì được chọn trong ô đầu tiên.

Lặp lại quy trình trên để mở cửa sổ Xác thực dữ liệu^{(Data Validation)} . Chọn Danh sách^(List) trong trình đơn thả xuống Cho phép . ^(Allow)Trường Nguồn^(Source) là những gì sẽ kéo các mục danh sách vào tùy thuộc vào những gì được chọn trong danh sách thả xuống đầu tiên.

Để thực hiện việc này, hãy nhập công thức sau:

=INDIRECT($B$1)

Hàm INDIRECT^(INDIRECT) hoạt động như thế nào?

Hàm này trả về một tham chiếu Excel hợp lệ (trong trường hợp này là một dải ô), từ một chuỗi văn bản. Trong trường hợp này, chuỗi văn bản là tên của phạm vi được truyền bởi ô đầu tiên ($ B $ 1). Vì vậy, INDIRECT lấy tên của phạm vi và sau đó cung cấp xác thực dữ liệu thả xuống với phạm vi chính xác được liên kết với tên đó.

Lưu ý^(Note) : Nếu bạn định cấu hình xác thực dữ liệu cho menu thả xuống thứ hai này mà không chọn giá trị từ menu thả xuống đầu tiên, bạn sẽ thấy thông báo lỗi. Bạn có thể chọn Có^(Yes) để bỏ qua lỗi và tiếp tục.

Bây giờ, hãy kiểm tra nhiều danh sách thả xuống được liên kết mới của bạn. Sử dụng menu thả xuống đầu tiên để chọn một trong các bộ phận máy tính. Khi bạn chọn menu thả xuống thứ hai, bạn sẽ thấy các mục danh sách thích hợp cho phần máy tính đó. Đây là các loại phần trong cột trên trang thứ hai^{(on the second sheet)} mà bạn đã điền cho phần đó.

Sử dụng nhiều^{(Multiple Linked)} danh sách thả xuống được liên kết trong Excel

Như bạn có thể thấy, đây là một cách rất hay để làm cho các bảng tính của bạn năng động hơn nhiều. Bằng cách điền vào các danh sách thả xuống tiếp theo để đáp ứng những gì người dùng chọn trong các ô khác^{(select in other cells)} , bạn có thể làm cho bảng tính của mình phản hồi nhanh hơn đối với người dùng và dữ liệu hữu ích hơn nhiều.

Hãy thử với các mẹo ở trên và xem bạn có thể tạo loại danh sách thả xuống được liên kết thú vị nào trong bảng tính của mình. Chia sẻ^(Share) một số mẹo thú vị của riêng bạn trong phần bình luận bên dưới.

How to Create Multiple Linked Drop Down Lists in Excel

Drop-down lіsts in Excel are powerful toolѕ. They let you provide users with a drop-down arrow that, when ѕelected, provides them with a list of choicеs.

This can reduce data-entry errors because it avoids users from having to type answers directly. Excel even lets you pull the items for those drop-down lists from a range of cells.

However, it doesn’t stop there. Using some creative ways to configure data validation for drop-down cells, you can even create multiple, linked drop-down lists, where the items that are available in a second list depend on the section the user made in the first list.

What Are Multiple Linked Drop-Down Lists Good For?

Consider that most forms online fill out secondary drop-down lists based on what you answer in the drop-down list before it. This means you can make your Excel data-entry sheets just as advanced as online forms. It will modify itself based on the user’s answers. 

For example, let’s say you’re using an Excel spreadsheet to collect computer information from your users who need computer repairs. 

The entry options might look like this:

• Computer Part: Monitor, Mouse, Keyboard, Base System
• Part Type:
  • Monitor: Glass, Housing, Power Cord, Internal Electronics
  • Mouse: Wheel, LED Light, Cord, Buttons, Casing
  • Keyboard: Keys, Housing, Membrane, Cord, Internal Electronics
  • Base System: Casing, Buttons, Ports, Power, Internal Electronics, Operating System

As you can see from this tree, the information that should be available to select for “Part Type” depends on which Computer Part the user selects in the first dropdown list.

In this example, your spreadsheet may start out looking something like this:

If you create multiple, linked drop-down lists, you can use the item selected from the drop-down list in B1 to drive the contents of the drop-down list in B2.

Let’s take a look at how you can set this up. Also, feel free to download our example Excel sheet with the example below.

Create Your Drop-Down List Source Sheet

The cleanest way to set something like this up is to create a new tab in Excel where you can configure all of your drop-down list items.

To set up these linked drop-down lists, create a table where the header at the top are all of the computer parts you want to include in the first dropdown list. Then list all of the items (part types) that should go under that header.

Next, you’ll want to select and name each range so that when you’re setting up Data Validation later, you’ll be able to select the correct one.

To do this, select all of the items under each column and name that selected range the same as the header. To name a table, you simply type the name in the field over the “A” column.

For example, select cells A2 through A5, and name that range “Monitor”.

Repeat this process until you have all of the ranges named appropriately. 

An alternative way to do this is using Excel’s Create from Selection feature. This lets you name all of the ranges like the manual process above, but with a single click.

To do this, just select all of the ranges in the second sheet that you created. Then select Formulas from the menu, and select Create from Selection in the ribbon.

A pop-up window will appear. Make sure only Top row is selected and then select OK.

This will use the header values in the top row to name each of the ranges underneath it. 

Set Up Your First Drop Down List

Now it’s time to set up your multiple, linked drop-down lists. To do this:

1. Back on the first sheet, select the blank cell to the right of the first label. Then select Data from the menu, and select Data Validation in the ribbon.

2. In the Data Validation window that opens, select List under Allow, and under Source, select the up arrow icon. This will let you select the range of cells you want to use as the source for this drop-down list.

3. Select the second sheet where you set up the drop-down list source data, and then select only the header fields. These will be used to fill out the initial drop-down list in the cell you’ve selected.

4. Select the down arrow in the selection window to expand the Data Validation window. You’ll see the range you’ve selected now displayed in the Source field. Select OK to finish.

5. Now, back on the main sheet, you’ll notice that the first drop-down list contains each of the header fields from the second sheet.

Now that your first drop-down list is finished, it’s time to create your next, linked drop-down list.

Set Up Your First Drop Down List

Select the second cell that you want to load list items for depending on what’s selected in the first cell.

Repeat the process above to open the Data Validation window. Select List in the Allow drop-down. The Source field is what will pull in list items depending on what’s selected in the first drop-down list.

To do this, enter the following formula:

=INDIRECT($B$1)

How does the INDIRECT function work?

This function returns a valid Excel reference (in this case to a range), from a text string. In this case, the text string is the name of the range passed by the first cell ($B$1). So INDIRECT takes the name of the range and then provides the drop-down data validation with the correct range associated with that name.

Note: If you configure the data validation for this second drop-down without selecting a value from the first drop-down, you’ll see an error message. You can select Yes to ignore the error and continue.

Now, test your new multiple, linked drop-down lists. Use the first drop-down to select one of the computer parts. When you select the second drop-down, you should see the appropriate list items for that computer part. These were the part types in the column on the second sheet that you filled in for that part.

Using Multiple Linked Drop-Down Lists in Excel

As you can see, this is a very cool way to make your spreadsheets much more dynamic. By filling in subsequent drop-down lists in response to what users select in other cells, you can make your spreadsheets far more responsive to users, and the data far more useful.

Play around with the tips above and see what kind of interesting linked drop-down lists you can create in your spreadsheets. Share some of your own interesting tips in the comments section below.

Related posts

• Cách Chèn Nhanh Nhiều Hàng trong Excel

• Cách hợp nhất dữ liệu trong nhiều tệp Excel

• Cách xóa dòng trống trong Excel

• Cách sử dụng Tính năng Nói ô trong Excel

• Cách Chèn Trang tính Excel vào Tài liệu Word

• Google Trang tính và Microsoft Excel - Sự khác biệt là gì?

• Đánh vần nhanh các số trong Word và Excel

• 2 cách sử dụng hàm Transpose của Excel

• Cách loại bỏ các hàng trùng lặp trong Excel

• Sự khác biệt giữa Microsoft Excel Online và Excel cho máy tính để bàn

• Cách chia sẻ tệp Excel để cộng tác dễ dàng

• Cách hợp nhất ô, cột và hàng trong Excel

• Cách di chuyển các cột trong Excel

• Cách sử dụng tham chiếu tuyệt đối trong Excel

• 5 cách chuyển văn bản thành số trong Excel

• Cách mở Word và Excel ở Chế độ An toàn

• Cách sử dụng hàm PMT trong Excel

• Sắp xếp dữ liệu một cột và nhiều cột cơ bản trong bảng tính Excel

• 4 cách sử dụng dấu kiểm trong Excel

• Sử dụng Spike để cắt và dán nhiều mục văn bản trong Word