Nếu bạn đang làm việc trong lĩnh vực tài chính hoặc kế toán, bạn đã biết rằng hầu hết các cơ hội việc làm đều yêu cầu kỹ năng Excel trung cấp hoặc cao cấp . Một số hàm Excel^(Excel) phổ biến nhất trong các vai trò này là Pivot Table và VLOOKUP .

Bài viết này sẽ phác thảo những điều cơ bản về bảng xoay. Hãy truy cập vào đây nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về hàm VLOOKUP^(VLOOKUP) . Ngoài ra, hãy nhớ xem phương án thay thế cho hàm VLOOKUP^(VLOOKUP) , một hàm được gọi là INDEX-MATCH .

Tạo bảng tổng hợp trong Excel

Bảng tổng hợp là gì? Nói^(Simply) một cách đơn giản, bảng tổng hợp là một trong những hàm tích hợp sẵn mà bạn có thể sử dụng để nhanh chóng tạo một bảng tóm tắt dựa trên một tập hợp dữ liệu lớn trong Excel .

Hãy tưởng tượng nếu bạn sở hữu một cửa hàng trực tuyến bán các mẫu điện thoại di động khác nhau với dữ liệu bán hàng như hình dưới đây. Tải xuống bảng tính mẫu .

Sau khi kinh doanh khoảng hai tháng, bạn tò mò không biết tháng đầu tiên hay tháng thứ hai mình bán được nhiều hàng hơn. Bạn cũng muốn biết liệu bạn đã bán thêm sản phẩm của Apple hay sản phẩm của Samsung . Cuối cùng, bạn muốn biết tổng doanh số nhận được trong mỗi tháng.

Bảng tổng hợp là ứng cử viên hoàn hảo để có được một bản tóm tắt nhanh chóng mà không cần sử dụng bất kỳ công thức Excel nào , chẳng hạn như số hoặc tổng. Câu trả lời cho các câu hỏi trên có thể được tạo ra trong vài giây sau khi bạn biết cách làm việc với bảng xoay.

Dưới đây là hướng dẫn từng bước để tạo bảng tổng hợp.

BƯỚC 1^{(STEP 1)} - Tạo^(Create) bảng tổng hợp bằng cách nhấp vào bất kỳ ô nào trong bảng dữ liệu, sau đó chuyển đến tab trên cùng trong Excel và chọn Chèn^{(Insert )}  ->  Bảng^{( Pivot Table)} tổng hợp .

BƯỚC 2^{(STEP 2)} - Một cửa sổ lựa chọn sẽ xuất hiện và nó sẽ tự động xác định toàn bộ phạm vi của bảng dựa trên ô mà bạn đã nhấp vào trước đó. Đối với ví dụ này, chúng tôi đang thêm bảng tổng hợp của mình vào một trang tính mới, vì vậy nó sẽ dễ nhìn hơn.

BƯỚC 3^{(STEP 3)} - Nhấp^(Click) vào bảng tổng hợp trống được tạo trong trang tính mới. Bạn sẽ nhận thấy một Trường Pivot Table^{(Pivot Table Fields)} sẽ xuất hiện ở phía bên phải của bảng tính của bạn. Đây là nơi bạn kéo và thả để tạo tóm tắt nhanh.

BƯỚC 4^{(STEP 4)} - Để biết số lượng điện thoại di động đã bán mỗi tháng, hãy kéo Tháng đã bán^{(Month Sold)} vào vùng ROWS và vùng Thương hiệu^(Brand) thành GIÁ TRỊ ^(VALUES).

Bạn sẽ nhận thấy rằng Pivot Table sẽ được tự động cập nhật để hiển thị số lượng hàng cho mỗi tháng, cho biết số lượng bán điện thoại di động cho mỗi tháng.

Nếu bạn kéo Mô hình^(Model) hoặc Vị trí kho hàng^{(Warehouse Location)} thành GIÁ TRỊ^(VALUES) thay vì Thương hiệu^(Brand) , nó sẽ tạo ra các con số giống nhau cho mỗi tháng vì nó chỉ đơn giản là đề cập đến tổng số hàng trong mỗi Tháng đã bán. ^{(Month Sold.)}Có vẻ như chúng tôi đã bán được nhiều điện thoại hơn ở JAN so với FEB .

BƯỚC 5^{(STEP 5)} - Để biết liệu có nhiều sản phẩm Apple hoặc Samsung được bán trong cửa hàng của bạn hay không, bạn có thể sử dụng lại cùng một bảng tổng hợp mà không cần tạo một bảng tổng hợp mới.

Để thực hiện việc này, bạn có thể xóa lựa chọn mà bạn không cần nữa (bằng cách kéo trường dữ liệu ra khỏi Khu vực^(Area) và thả trường đó vào bất kỳ đâu trên bảng tính).

Tiếp theo thay thế nó bằng Brand trong hộp ROWS .

Bảng tổng hợp sẽ được cập nhật ngay lập tức để hiển thị tổng số hàng, được nhóm theo Thương hiệu^{(Brand )} (tức là Tổng số sản phẩm đã bán theo Thương hiệu^{(Brand )} cho đến nay). Bạn thực sự đã bán được nhiều sản phẩm của Apple^(Apple) hơn so với Samsung .

BƯỚC 5^{(STEP 5)} - Cuối cùng, để biết bạn đã nhận được bao nhiêu doanh số bán hàng trong mỗi tháng, chúng tôi sẽ sử dụng lại cùng một Bảng^{(Pivot Table)} tổng hợp .

Xóa trường Thương hiệu^(Brand) và kéo Tháng đã bán^{(Month Sold)} trở lại vùng ROWS . Vì chúng tôi muốn biết cụ thể tổng doanh số, hãy xóa vùng GIÁ TRỊ^{(VALUES )} và kéo Giá bán^{(Sale Price)} như hình dưới đây.

Vì cột Giá^{(Sale Price)} ưu đãi trong tập dữ liệu gốc ở định dạng số, bảng tổng hợp sẽ tự động tổng hợp Giá^{(Sale Price)} ưu đãi , thay vì đếm số hàng Giá^{(Sale Price )} ưu đãi. Thì đấy^(Voila) , bạn đã nhận được $ 7,550 trong JAN và $ 7,100 trong FEB .

Hãy thử chơi xung quanh và kéo các trường như bên dưới và xem kết quả của bảng xoay vòng là gì.

Đây chỉ là sơ lược về những gì mà bảng xoay có thể làm, nhưng nó sẽ cung cấp cho bạn những hiểu biết cơ bản tốt để bắt đầu. Chúc bạn khám phá vui vẻ!

Mẹo: Nếu ngăn Trường^{(Pivot Table Fields)} tổng hợp ở bên phải của bảng tính bị thiếu, hãy cố gắng di chuột qua bảng tổng hợp, nhấp chuột phải và chọn Hiển thị Danh sách Trường^{(Show Field List)} . Điều đó sẽ đưa nó trở lại. Vui thích!

How to Create a Simple Pivot Table in Excel

If you arе in the field of finance or accounting, you аlready know that most of the job opportunities require intermediate or advanced Excel skills. Some of the most common Excеl functions in these roles are Pivot Table and VLOOKUP.

This article will outline the basics of a pivot table. Go here if you want to learn more about VLOOKUP. Also, be sure to check out the alternative to VLOOKUP, a function called INDEX-MATCH.

Create a Pivot Table in Excel

What is pivot table? Simply put, a pivot table is one of the built-in functions that you can use to quickly create a summary table based on a large set of data in Excel.

Imagine if you own an online shop that sells different models of mobile phones with sales data as shown below. Download sample spreadsheet.

After doing business for about two months, you are curious if you have sold more product in the first month or the second. You would also like to know whether you have sold more Apple products or Samsung products. Lastly, you would like to know the total sales received in each month.

The pivot table is the perfect candidate for getting a quick summary without needing to use any Excel formula, such as count or sum. The answers to the above questions can be produced in a matter of seconds once you know how to work with a pivot table.

Here are step-by-step instructions for creating a pivot table.

STEP 1 – Create a pivot table by clicking in any of the cells within the data table, then go to the top tab in Excel and select Insert  ->  Pivot Table .

STEP 2 – A selection window will appear and it should automatically determine the full range of the table based on the cell where you clicked earlier. For this example, we’re adding our pivot table to a new worksheet, so it’ll be easier to see.

STEP 3 – Click on the blank pivot table created in the new sheet. You will notice a Pivot Table Fields will appear on the right side of your spreadsheet. This is where you drag-and-drop to create the quick summary.

STEP 4 – To know the number of mobile phone sold each month, drag Month Sold to the ROWS area and Brand to VALUES area.

You will notice that the Pivot Table will be automatically updated to show the number of rows for each month, which indicates number of mobile phone sales for each month.

If you drag Model or Warehouse Location to VALUES instead of Brand, it will produce the same numbers for each months as it is simply referring to the total count of rows in each Month Sold. Looks like we sold more phones in JAN compared to FEB.

STEP 5 – To know whether more Apple or Samsung products were sold in your store, you can reuse the same pivot table without needing to create a new one.

To do this, you can clear the selection that you no longer need (by dragging the data field out of the Area and dropping it anywhere on the spreadsheet).

Next replace it with Brand in the ROWS box.

The pivot table will be instantly be updated to show total number of rows, grouped by Brand (i.e. Total number of product sold by Brand to date). You actually sold more Apple product compared to Samsung.

STEP 5 – Lastly, to know how much you have received in sales in each of the months, we will be reusing the same Pivot Table.

Clear out the Brand field and drag Month Sold back to the ROWS area. As we specifically want to know the total sales, clear the VALUES area and drag in Sale Price as shown below.

As the Sale Price column in the original dataset is in number format, the pivot table will automatically sum up the Sale Price, instead of counting the number of Sale Price rows. Voila, you have received $7,550 in JAN and $7,100 in FEB.

Try to play around and drag the fields as per below and see what is the outcome of the pivot table.

This is just scratching the surface of what pivot table can do, but it will give you a good basic understanding to start with. Happy exploring!

Tips: If the Pivot Table Fields pane on the right of the spreadsheet goes missing, try to hover your mouse over the pivot table, right click and choose Show Field List. That should bring it back up. Enjoy!

Related posts

• Cách xóa dòng trống trong Excel

• Cách sử dụng Tính năng Nói ô trong Excel

• Cách Chèn Trang tính Excel vào Tài liệu Word

• Cách sử dụng Phân tích Điều gì xảy ra trong Excel

• Cách sửa một hàng trong Excel

• Sử dụng Công cụ Tìm kiếm Mục tiêu Phân tích Giả sử của Excel

• Cách hợp nhất ô, cột và hàng trong Excel

• 3 cách để tách một ô trong Excel

• Cách sử dụng câu lệnh If và câu lệnh If lồng nhau trong Excel

• 4 cách sử dụng dấu kiểm trong Excel

• Cách tính điểm Z trong Excel

• 5 cách chuyển văn bản thành số trong Excel

• Cách tạo nhiều danh sách thả xuống được liên kết trong Excel

• Google Trang tính và Microsoft Excel - Sự khác biệt là gì?

• Cách tạo biểu đồ hình tròn trong Excel

• Cách sử dụng hàm PMT trong Excel

• Cách Chèn Nhanh Nhiều Hàng trong Excel

• Cách sử dụng Flash Fill trong Excel

• Sử dụng bàn phím để thay đổi chiều cao hàng và chiều rộng cột trong Excel

• Cách di chuyển các cột trong Excel