Nhiều người có thể đọc và chỉnh sửa lịch nhóm, đây là một cách tốt để thúc đẩy năng suất^{(promote productivity)} và sự hợp tác giữa các đồng nghiệp của doanh nghiệp nhỏ hoặc các thành viên trong nhóm tổ chức.

Hướng dẫn này sẽ thảo luận về cách tạo lịch nhóm trong các ứng dụng Microsoft Office 365 , bao gồm Microsoft Outlook , truy cập web Outlook ( OWA ^(Outlook))^(OWA) và Microsoft Teams . Chúng tôi sẽ xem xét cách chia sẻ lịch để những người bạn chọn có thể xem và chỉnh sửa các sự kiện trong ứng dụng lịch. Chúng ta cũng sẽ thảo luận về cách tạo nhóm lịch.

Nói chung, có hai bước chính để tạo lịch nhóm:

1. Tạo một lịch trống mới.
2. Chia sẻ nó với những người khác để họ có thể xem và chỉnh sửa lịch.

Chúng ta sẽ xem xét cách thực hiện từng bước trong Outlook trên các phiên bản ^(Outlook)Outlook trên máy tính và web .

Lưu ý: Microsoft đã công bố những cải tiến trong cách hoạt động của tính năng chia sẻ lịch. Tuy nhiên, Microsoft cho biết, "Các cải tiến chỉ được lên kế hoạch cho các lịch được chia sẻ giữa những người sử dụng Exchange Online." Trong một số trường hợp, điều đó có nghĩa là chia sẻ lịch hộp thư tài nguyên hoặc lịch hộp thư dùng chung sẽ chỉ hoạt động nếu người nhận chấp nhận lời mời chia sẻ bằng Outlook trên web, Outlook cho iOS hoặc Outlook cho Android , tức là không phải máy chủ Exchange được lưu trữ nội bộ . Microsoft cho biết đang có nhiều cải tiến hơn nữa.

Tạo^(Create) và chia sẻ^(Share) lịch trống mới^{(New Blank Calendar)} với Outlook trên Web

Đây là cách tạo và chia sẻ lịch trống mới bằng Outlook trên web.

1. Đăng nhập^(Log) vào Outlook trong trình duyệt web và chọn lịch.

1. Chọn liên kết Thêm lịch.

1. Trong menu bên trái cửa sổ bật lên, chọn Tạo^(Create) lịch trống.

1. Nhập tên cho lịch và nếu bạn muốn, hãy chọn màu sắc hoặc màu sắc quyến rũ cho lịch.
2. Trong menu thả xuống Thêm vào^(Add) , hãy chọn nhóm lịch mà lịch mới sẽ xuất hiện.
3. Nhấp vào để lưu.
4. Tìm lịch mới trong danh sách lịch, nhấp chuột phải vào lịch đó (hoặc chọn biểu tượng Thêm…) và chọn Chia sẻ^(Sharing) và quyền.

1. Nhập^(Enter) địa chỉ email hoặc tên liên hệ của người mà bạn muốn chia sẻ lịch.
2. Chọn^(Select) các tùy chọn lịch. Chọn cấp độ quyền Có thể^(Can) chỉnh sửa nếu bạn muốn người nhận có thể thêm, xóa và thay đổi các sự kiện trên lịch.

1. Chọn Chia sẻ.
2. Lặp lại các bước 7-9 để thêm thành viên.

Những người được bạn chia sẻ lịch sẽ nhận được email nhắc họ chấp nhận và xem lịch Outlook . Lưu ý rằng người dùng bên ngoài sẽ không thể chỉnh sửa lịch.

Tạo và Chia sẻ Lịch trống Mới trong ^{(New Blank Calendar)}Ứng dụng Máy tính^{(Desktop App)} của Outlook

Làm theo các bước sau trong ứng dụng Outlook trên máy tính để tạo và chia sẻ lịch trống mới.

1. Chọn biểu tượng lịch ở góc dưới cùng bên trái của Outlook .

1. Trên tab Trang đầu trong nhóm ^(Home)Quản lý Lịch^{(Manage Calendars)} , hãy chọn Mở^(Open) lịch.

1. Chọn Tạo lịch trống mới.

1. Trong cửa sổ bật lên Tạo Thư mục Mới^{(Create New Folder)} , đặt tên cho lịch và chọn vị trí đặt lịch (ví dụ: dưới dạng thư mục con của thư mục lịch chính).

1. Tiếp theo, để chia sẻ lịch, nhấp chuột phải vào lịch trong danh sách lịch.

1. Chọn Chia sẻ> Chia sẻ Lịch.

1. Nhập^(Enter) tên liên hệ hoặc địa chỉ email để thêm người vào lời mời chia sẻ, thêm tin nhắn nếu bạn muốn và nhấp vào Gửi^(Send) . Người nhận sẽ nhận được email mời họ “ Chấp nhận^(Accept) và xem lịch”.

Cách thêm lịch được chia sẻ^{(Shared Calendar)} vào Microsoft Teams

Outlook không phải là nơi duy nhất bạn có thể tạo lịch dùng chung. Microsoft Teams cũng có chức năng lịch được chia sẻ. Đây là cách thêm lịch được chia sẻ trong Nhóm^(Teams) .

1. Chọn một kênh trong Nhóm.
2. Chọn biểu tượng + ở bên phải tên kênh để thêm tab.

1. Tìm kiếm và chọn Lịch kênh^{(Channel Calendar)} .

1. Chọn Thêm.

Một tab lịch sẽ xuất hiện ở đầu kênh Nhóm^(Teams) . Tất cả các thành viên của kênh đều có thể xem chi tiết sự kiện và thêm sự kiện vào lịch. Đây là một nơi tuyệt vời để lên lịch họp Nhóm^(Teams) .

Lịch nhóm so với Nhóm lịch

Ngoài việc tạo lịch nhóm^{(group calendars)} , Outlook có một số cách khác để tổ chức lịch và xem nhiều lịch đồng thời. Nhóm lịch^(Calendar) là một cách để xem lịch biểu kết hợp — không chỉ cho mọi người mà còn cho lịch SharePoint , lịch internet và các tài nguyên như đặt phòng.

Cách tạo Nhóm lịch^{(Calendar Groups)} trong Outlook trên Web

Tùy thuộc vào cách tổ chức của bạn thiết lập mọi thứ, bạn sẽ thấy các nhóm lịch mặc định có thể bao gồm:

• Lịch của tôi
• Lịch của mọi người
• Lịch khác

Nếu các danh mục đó không hoạt động, bạn có thể tạo nhóm lịch cá nhân tùy chỉnh trong Outlook trên web.

1. Ngăn bên trái là ngăn lịch. Đó là nơi liệt kê tất cả các lịch bạn có thể xem. Nhấp chuột phải vào Lịch của tôi^{(My Calendars)} hoặc Lịch khác và chọn Nhóm lịch mới^(New) . Ngoài ra, chọn biểu tượng Thêm^(More) (ba chấm) bên cạnh nhóm lịch hiện có và chọn Nhóm lịch mới^(New) .

1. Nhập^(Enter) tên cho nhóm lịch mới và nhấn Enter .
2. Khi bạn thêm lịch mới bằng cách chọn liên kết Thêm^(Add) lịch trong ngăn lịch, bạn có thể chọn nhóm lịch mà lịch mới được thêm vào.

Để đổi tên hoặc xóa một nhóm lịch, hãy nhấp chuột phải vào tên nhóm.

Cách tạo nhóm lịch^{(Calendar Groups)} trong các phiên bản^{(Desktop Versions)} Outlook trên máy tính để bàn^(Outlook)

Bạn có thể tạo nhóm lịch trong các phiên bản Outlook trên máy tính , bao gồm Outlook cho Microsoft 365 , Outlook 2021 , Outlook 2019 , Outlook 2016 , Outlook 2013 và Outlook 2010 .

Làm theo các bước sau để tạo nhóm lịch từ sổ địa chỉ hoặc danh sách Liên hệ^(Contact) .

1. Mở Outlook.
2. Chọn Lịch.
3. Chọn tab Trang chủ.
4. Trong nhóm Quản lý Lịch^{(Manage Calendars)} , hãy chọn Calendar Groups > Create New Calendar Group .

1. Đặt tên cho nhóm lịch mới và nhấp vào OK.

1. Trong danh sách thả xuống bên dưới Sổ địa chỉ^{(Address Book)} , hãy chọn danh sách liên hệ mà bạn muốn chọn các thành viên của nhóm lịch từ đó.
2. Duyệt^(Browse) hoặc tìm kiếm tên, chọn tên bạn muốn và chọn Thành viên nhóm^(Group) . Lặp lại bước này cho đến khi bạn đã thêm tất cả những người bạn muốn.
3. Chọn OK.

Để tạo nhóm lịch dựa trên lịch bạn hiện đang xem, hãy làm theo các bước sau:

1. Trong Lịch, chọn tab Trang chủ.
2. Trong nhóm Quản lý lịch^{(Manage Calendars)} , hãy chọn Calendar Groups > Save dưới dạng nhóm lịch mới.

1. Nhập tên cho nhóm lịch và chọn OK.

Nếu bạn muốn thêm lịch vào nhóm lịch hiện có, hãy làm theo các bước sau:

1. Trên tab Trang đầu trong nhóm ^(Home)Quản lý Lịch^{(Manage Calendars)} , hãy chọn Mở^(Open) lịch.

1. Chọn loại lịch.
2. Duyệt^(Browse) tìm tên, chọn tên bạn muốn và chọn Lịch^(Calendar) . Lặp lại^(Repeat) cho đến khi bạn đã thêm tất cả các tên bạn muốn.
3. Chọn OK.
4. Các lịch bạn đã chọn sẽ xuất hiện trong nhóm Lịch dùng chung^{(Shared Calendars)} . Kéo^(Drag) và thả chúng vào Nhóm lịch^{(Calendar Group)} bạn chọn.

Bạn sẽ thấy rằng bằng cách tạo các nhóm lịch, bạn sẽ được tổ chức tốt hơn và có thể tìm thấy lịch bạn đang tìm kiếm một cách nhanh chóng.

How to Create a Group Calendar in Microsoft 365

Multiple peoрle can read and edit a group calendar, making it a good way to promote productivity and collaboration among small business co-workers or organizational team members.

This tutorial will discuss how to create a group calendar in Microsoft Office 365 apps, including Microsoft Outlook, Outlook web access (OWA), and Microsoft Teams. We’ll review how to share a calendar so the people you choose can view and edit events in the calendar app. We’ll also discuss how to create calendar groups.

In general, there are two main steps to creating a group calendar:

1. Create a new blank calendar.
2. Share it with others so that they can view and edit the calendar.

We’ll go over how to do each step in Outlook on the web and desktop versions of Outlook.

Note: Microsoft has announced improvements in the way calendar sharing works. However, Microsoft says, “The improvements are planned only for calendars shared between people using Exchange Online.” In some cases, that means sharing a resource mailbox calendar or shared mailbox calendar will only work if the recipient accepts the sharing invitation using Outlook on the web, Outlook for iOS, or Outlook for Android, i.e., not an internally-hosted Exchange server. Microsoft says more improvements are in the pipeline.

Create and Share a New Blank Calendar with Outlook on the Web

Here’s how to create and share a new blank calendar using Outlook on the web.

1. Log into Outlook in a web browser and select the calendar.

1. Select the Add calendar link.

1. In the menu on the left of the popup, select Create blank calendar.

1. Enter a name for the calendar and, if you wish, select a color or charm for the calendar.
2. In the Add to drop-down menu, select under which calendar group the new calendar should appear.
3. Click Save.
4. Locate the new calendar in the calendar list, right-click on it (or select the More … icon) and select Sharing and permissions.

1. Enter the email address or contact name of the person with whom you want to share the calendar.
2. Select calendar options. Choose the Can edit permission level if you want the recipient to be able to add, remove, and change events on the calendar.

1. Select Share.
2. Repeat steps 7-9 to add members.

People with whom you share the calendar will receive an email prompting them to accept and view the Outlook calendar. Note that external users will not be able to edit the calendar.

Creating and Sharing a New Blank Calendar in Outlook’s Desktop App

Follow these steps in the Outlook desktop app to create and share a new blank calendar.

1. Select the calendar icon in the bottom-left corner of Outlook.

1. On the Home tab in the Manage Calendars group, select Open calendar.

1. Select Create New Blank Calendar.

1. In the Create New Folder popup, give the calendar a name and select where to put the calendar (e.g., as a subfolder of the main calendar folder).

1. Next, to share the calendar, right-click on the calendar in the calendar list.

1. Select Share > Share Calendar.

1. Enter contact names or email addresses to add people to the sharing invitation, add a message if you want, and click Send. Recipients will receive an email inviting them to “Accept and view calendar.”

How to Add a Shared Calendar to Microsoft Teams

Outlook isn’t the only place you can create a shared calendar. Microsoft Teams has shared calendar functionality, too. Here’s how to add a shared calendar in Teams.

1. Select a channel in Teams.
2. Select the + icon to the right of the channel name to add a tab.

1. Search for and select Channel Calendar.

1. Select Add.

A calendar tab will appear at the top of the Teams channel. All channel members can view event details and add events to the calendar. This is a great place to schedule a Teams meeting.

Group Calendar vs. Calendar Group

In addition to creating group calendars, Outlook has several other ways of organizing calendars and viewing multiple calendars simultaneously. Calendar groups are a way to see combined schedules—not only for people but also for SharePoint calendars, internet calendars, and resources like room reservations.

How to Create Calendar Groups in Outlook on the Web

Depending on how your organization has things set up, you’ll see default calendar groups that may include:

• My Calendars
• People’s Calendars
• Other Calendars

If those categories don’t work, you can create customized personal calendar groups in Outlook on the web.

1. The pane on the left is the calendar pane. That’s where all the calendars you can view are listed. Right-click on My Calendars or Other Calendars and select New calendar group. Alternatively, select the More (three dots) icon next to an existing calendar group and choose New calendar group.

1. Enter a name for the new calendar group and press Enter.
2. When you add a new calendar by selecting the Add calendar link in the calendar pane, you can choose to which calendar group the new calendar is added.

To rename or delete a calendar group, right-click on the group name.

How to Create Calendar Groups in Desktop Versions of Outlook

You can create calendar groups in desktop versions of Outlook, including Outlook for Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, and Outlook 2010.

Follow these steps to create a calendar group from an address book or Contact list.

1. Open Outlook.
2. Select Calendar.
3. Select the Home tab.
4. In the Manage Calendars group, select Calendar Groups > Create New Calendar Group.

1. Give the new calendar group a name and click OK.

1. In the drop-down list under Address Book, choose the contact list from which you want to select members of the calendar group.
2. Browse or search for names, select the name you want, and select Group members. Repeat this step until you’ve added everyone you want.
3. Select OK.

To create a calendar group based on the calendars you’re currently viewing, follow these steps:

1. In Calendar, select the Home tab.
2. In the Manage Calendars group, select Calendar Groups > Save as new calendar group.

1. Enter a name for the calendar group and select OK.

If you’d like to add calendars to an existing calendar group, follow these steps:

1. On the Home tab in the Manage Calendars group, select Open calendar.

1. Select the type of calendar.
2. Browse for names, select the name you want, and select Calendar. Repeat until you’ve added all the names you want.
3. Select OK.
4. The calendars you selected will appear in the Shared Calendars group. Drag and drop them to the Calendar Group of your choice.

You’ll find that by creating calendar groups, you’ll be better organized and able to find the calendar you’re looking for quickly.

Related posts

• Cách tạo lịch đơn giản trong Microsoft Word

• Cách hủy đăng ký Microsoft 365 của bạn

• Cách xóa Search Bar trong Office 365 Title Bar

• Cách khôi phục email đã xóa trong Office 365

• Microsoft Outlook sẽ không mở? 10 cách để sửa chữa

• Làm thế nào để đăng ký share Office 365 với bạn bè và gia đình

• Cách hiển thị, chấp nhận hoặc ẩn các chỉnh sửa trong Microsoft Word

• Cách in trên phong bì trong Microsoft Excel

• Tạo hoặc tạo phím tắt cho Microsoft Office

• Cách in trên phong bì trong Microsoft Word

• Sự khác biệt giữa Microsoft Excel Online và Excel cho máy tính để bàn

• Cách thêm danh sách thả xuống trong Microsoft Word

• Cách khóa ô trong Microsoft Excel

• Cách xây dựng cơ sở dữ liệu với Microsoft Access

• Cách tắt Picture Compression trong các ứng dụng Office 365

• Cách sửa lỗi Microsoft Office 25090

• Cách tạo Tờ rơi trong Microsoft Word

• Các tính năng mới tốt nhất trong Microsoft Office 2019

• Cách xuất email của bạn từ Microsoft Outlook sang CSV hoặc PST

• Cách đọc chính tả tài liệu trong Microsoft Word