Microsoft OneNote là một ứng dụng ghi chú kỹ thuật số mạnh mẽ^{(powerful digital note-taking app)} giúp bạn luôn ngăn nắp, cộng tác và cải thiện năng suất. OneNote cho phép bạn nắm bắt ý tưởng, tạo danh sách việc cần làm và thậm chí cộng tác với những người khác trong thời gian thực. Cho dù bạn là sinh viên, chuyên gia hay người dùng hàng ngày đang muốn hợp lý hóa quy trình ghi chú của mình, OneNote đều có nhiều tính năng đáp ứng nhu cầu của bạn.

Trong hướng dẫn toàn diện này, chúng ta sẽ khám phá thông tin chi tiết về OneNote , từ điều hướng giao diện đến tạo và quản lý sổ ghi chép, phần và trang. Hãy trang bị cho bạn kiến ​​thức để sử dụng OneNote hiệu quả và nâng cao năng suất của bạn.

Điều hướng giao diện OneNote

Giao diện OneNote được thiết kế để giúp trải nghiệm ghi chú của bạn trở nên liền mạch. Dưới đây là các thành phần chính của giao diện.

Sổ ghi chép, phần và trang

OneNote sắp xếp các ghi chú thành cấu trúc phân cấp, với sổ ghi chép ở cấp cao nhất, các phần trong sổ ghi chép và các trang trong các phần. Cấu trúc này cho phép bạn phân loại và tìm ghi chú của mình dễ dàng hơn.

• Sổ ghi chép: Chúng có chức năng như một tập tài liệu kỹ thuật số, thu thập các ghi chú và tài liệu liên quan. Bạn có thể tạo nhiều sổ ghi chép cho nhiều mục đích khác nhau, chẳng hạn như công việc, trường học hoặc dự án cá nhân.
• Các phần: Các phần chia sổ ghi chép thành các danh mục nhỏ hơn, theo chủ đề cụ thể. Ví dụ: bạn có thể tạo các phần dành cho cuộc họp, dự án và nghiên cứu trong sổ tay công việc.
• Trang: Trang là nơi bạn tạo và lưu trữ ghi chú của mình. Chúng có thể được sắp xếp theo các phần và chứa văn bản, hình ảnh, âm thanh, video và các phần tử khác.

Băng rôn

Thanh công cụ Ribbon^{(The Ribbon)} cung cấp khả năng truy cập nhanh vào các tính năng khác nhau của OneNote^(OneNote) , như tùy chọn định dạng, thẻ và công cụ đa phương tiện. Nó được chia thành nhiều tab ( Home , Insert , Draw , v.v.), mỗi tab chứa các công cụ và lệnh liên quan.

Thanh công cụ truy cập nhanh

Nằm ở đầu cửa sổ OneNote , Thanh công cụ truy cập nhanh^{(Quick Access Toolbar)} chứa các lệnh thường được sử dụng, chẳng hạn như Hoàn tác^(Undo) , Làm lại^(Redo) và Trang mới^{(New Page)} . Bạn có thể tùy chỉnh thanh công cụ bằng cách thêm hoặc xóa các nút dựa trên tùy chọn và quy trình làm việc của mình.

Tạo và quản lý sổ ghi chép

Quản lý hiệu quả sổ ghi chép của bạn là điều cần thiết để giữ cho các ghi chú của bạn được ngăn nắp và dễ dàng truy cập. Dưới đây là cái nhìn sâu hơn về cách tạo và quản lý sổ ghi chép trong OneNote .

Tạo sổ tay mới

Đây là cách tạo một Notebook mới .

1. Bấm vào tab Tệp trong Ribbon.
2. Chọn Mới^(New) từ ngăn bên trái.
3. Chọn vị trí để lưu Notebook rồi nhập tên mô tả cho nó trong Notebook Name .
4. Chọn Tạo sổ tay.

Giờ đây, sổ ghi chép mới của bạn sẽ có thể truy cập được từ danh sách sổ ghi chép trong OneNote .

Sắp xếp và đổi tên sổ ghi chép

Theo thời gian, bạn có thể tích lũy được nhiều cuốn sổ, điều này khiến việc giữ chúng ngăn nắp là điều quan trọng. Để sắp xếp lại sổ ghi chép của bạn, hãy nhấp và kéo chúng đến vị trí mong muốn trong danh sách.

Bạn sẽ cần tìm Notebook ở vị trí bạn đã lưu trữ khi tạo để đổi tên, vì bạn không thể thực hiện việc đó trực tiếp từ OneNote . Bạn có thể thay đổi tên hiển thị của Notebook bằng cách nhấp chuột phải vào tên Notebook , chọn Properties, sau đó đổi tên bên cạnh Display Name . Tuy nhiên, điều này không ảnh hưởng đến tên thật của thư mục Notebook .

Giữ Sổ tay^(Notebooks) của bạn ngăn nắp và dán nhãn đúng cách sẽ giúp bạn nhanh chóng xác định được thông tin cần thiết.

Chia sẻ và cộng tác trên sổ tay^(Notebooks)

OneNote cho phép bạn chia sẻ Notebook của mình với người khác và cộng tác trong thời gian thực. Đây là cách chia sẻ Notebook.

1. Chọn Tệp từ Ribbon.
2. Nhấp vào Chia sẻ ở khung bên trái.

1. Chọn tùy chọn chia sẻ của bạn (quyền truy cập chỉ xem hoặc có thể chỉnh sửa). Bạn có thể chia sẻ sổ ghi chép qua liên kết hoặc gửi lời mời đến những người cụ thể bằng cách nhập địa chỉ email của họ.

Sau đó, cộng tác viên có thể xem, thêm, chỉnh sửa hoặc xóa ghi chú (tùy thuộc vào quyền được cấp) trong sổ ghi chép chung.

Tạo và quản lý các phần

Các phần trong OneNote giúp chia Notebook của bạn thành các danh mục có tổ chức, theo chủ đề cụ thể. Học cách tạo và quản lý các phần một cách hiệu quả là điều quan trọng để luôn ngăn nắp.

Tạo một phần mới

Để tạo một phần mới trong sổ ghi chép, hãy nhấp vào biểu tượng + bên cạnh tab Phần^(Section) hiện có . Sau đó, bạn có thể nhập tên cho phần mới của mình để mô tả nội dung của phần đó.

Tổ chức và đổi tên các phần

Khi bạn tích lũy nhiều phần hơn trong sổ tay, bạn phải sắp xếp chúng ngăn nắp để dễ dàng điều hướng. Bạn có thể sắp xếp lại các phần của mình bằng cách nhấp và kéo các tab phần đến vị trí mong muốn.

Để đổi tên một phần, bấm chuột phải vào tab Phần, chọn Đổi tên^(Rename) , rồi nhập tên mới.

Giữ các phần của bạn được sắp xếp và dán nhãn hợp lý sẽ đảm bảo bạn có thể nhanh chóng truy cập thông tin cần thiết.

Nhóm phần

Đối với các dự án phức tạp hơn hoặc khi xử lý nhiều phần, nhóm phần có thể giúp bạn duy trì tính tổ chức. Nhóm phần là các thư mục có thể chứa nhiều phần. Sau đây là cách tạo nhóm Mục.

1. Nhấp chuột phải vào^{(Right-click)} khoảng trống trong vùng tab Phần và chọn Nhóm phần mới^{(New Section Group)} từ menu ngữ cảnh.

1. Đặt tên cho nhóm Phần^(Section) của bạn rồi kéo và thả các Phần^(Sections) hiện có vào nhóm hoặc tạo Phần^(Sections) mới trong nhóm.

Tính năng này giúp duy trì không gian làm việc sạch sẽ và không lộn xộn đồng thời cung cấp thêm một lớp tổ chức.

Tạo và quản lý trang

Các trang trong OneNote là nơi bạn tạo, lưu trữ và sắp xếp các ghi chú của mình.

Tạo một trang mới

Bạn sẽ tạo Trang mới trong một Phần. Đây là cách thực hiện.

1. Nhấp vào^(Click) nút Thêm trang^{(Add Page)} ở khung bên phải.

1. Một Trang^(Page) mới sẽ xuất hiện trong danh sách và bạn có thể bắt đầu nhập ngay tên Trang^(Page) . Chọn tên mô tả cho Trang^(Page) phản ánh nội dung của Trang để bạn có thể dễ dàng xác định Trang sau này.

Sắp xếp và đổi tên trang

Bạn sẽ cần ưu tiên sắp xếp Trang của mình để dễ dàng điều hướng, đặc biệt khi bộ sưu tập của bạn ngày càng phát triển. Bạn có thể sắp xếp lại các Trang bằng cách nhấp và kéo chúng trong danh sách đến vị trí mong muốn.

Để đổi tên Trang^(Page) , hãy nhấp vào tiêu đề của Trang ở đầu Trang và^(Page) chỉnh sửa văn bản hoặc nhấp chuột phải vào tên của Trang trong danh sách và chọn ^(Page)Đổi tên^(Rename) .

Mẫu trang

OneNote cung cấp nhiều mẫu trang dựng sẵn để giúp bạn tạo các ghi chú nhất quán và hấp dẫn về mặt hình ảnh.

1. Để truy cập các mẫu Trang^(Page) , hãy nhấp vào tab Chèn^(Insert) và chọn Mẫu Trang^(Page) từ Dải băng^(Ribbon) .

1. Một ngăn sẽ xuất hiện ở bên phải, hiển thị một loạt các mẫu được sắp xếp theo danh mục, như học thuật, kinh doanh hoặc trang trí. Nhấp vào mẫu để áp dụng cho Trang.

Bạn cũng có thể tạo các mẫu tùy chỉnh bằng cách thiết kế một trang rồi lưu nó làm mẫu. Tính năng này giúp tiết kiệm thời gian và duy trì phong cách ghi chú thống nhất.

Ghi chú trong OneNote

OneNote cung cấp một số tùy chọn ghi chú, như ghi chú văn bản, bản vẽ, clip âm thanh và video cũng như chữ viết tay.

Ghi chú văn bản

Bạn có thể tạo ghi chú dựa trên văn bản trong OneNote bằng cách chỉ cần nhấp vào bất kỳ đâu trên Trang và nhập. OneNote hỗ trợ định dạng văn bản đa dạng thức, cho phép bạn thay đổi kiểu phông chữ, kích thước, màu sắc và các thuộc tính khác. Bạn cũng có thể tạo danh sách có dấu đầu dòng hoặc đánh số và định dạng văn bản bằng chữ in đậm, in nghiêng hoặc gạch chân.

Chữ viết tay và vẽ

OneNote cũng hỗ trợ viết tay và vẽ kỹ thuật số bằng bút stylus , màn hình cảm ứng hoặc chuột.

Để truy cập tính năng này, hãy nhấp vào tab Vẽ^(Draw) trong Ribbon và chọn từ nhiều kiểu bút, màu sắc và độ dày khác nhau.

Bạn có thể viết hoặc vẽ trực tiếp trên trang, lý tưởng cho việc chú thích, phác thảo ý tưởng, giải phương trình, v.v.

Bản ghi âm thanh và video

OneNote cho phép bạn ghi lại các ghi chú âm thanh hoặc video^{(record audio or video notes)} , điều này có thể đặc biệt hữu ích để ghi lại các bài giảng hoặc cuộc họp.

Để tạo bản ghi, hãy nhấp vào tab Insert trong Ribbon và chọn Record Audio hoặc Record Video . Lưu ý rằng tùy chọn Ghi âm^{(Record Audio)} được lồng trong tùy chọn Phiên âm^(Transcribe) .

Bản ghi sẽ được nhúng vào Trang^(Page) và bạn có thể phát lại trực tiếp trong OneNote .

Cắt màn hình

Bạn cũng có thể chụp và chèn các phần cắt màn hình (hình ảnh màn hình máy tính) trực tiếp vào Ghi chú của mình.

Để tạo phần cắt màn hình, nhấp vào tab Insert trong Ribbon và chọn Screen Clipping .

Màn hình của bạn sẽ mờ đi, cho phép bạn chọn khu vực bạn muốn chụp. Sau đó, hình ảnh đã cắt sẽ được chèn vào Trang OneNote của bạn , nơi bạn có thể thay đổi kích thước hoặc chú thích nếu cần.

Định dạng và sắp xếp ghi chú

OneNote cung cấp nhiều công cụ tổ chức và định dạng khác nhau để giúp bạn tạo các Ghi chú rõ ràng, hấp dẫn về mặt hình ảnh và dễ điều hướng. Dưới đây là tổng quan về một số tính năng tổ chức và định dạng chính mà bạn có thể mong đợi tìm thấy.

Tùy chọn định dạng văn bản

OneNote hỗ trợ định dạng văn bản đa dạng thức, cho phép bạn thay đổi kiểu phông chữ, kích thước, màu sắc và các thuộc tính khác để phù hợp với sở thích của bạn. Bạn có thể định dạng văn bản bằng in đậm, in nghiêng, gạch chân, đánh dấu, v.v.

Để truy cập các tùy chọn này, hãy chọn văn bản bạn muốn định dạng và chọn các tùy chọn định dạng mong muốn từ tab Trang chủ^(Home) trong Ribbon .

Danh sách có dấu đầu dòng và đánh số

Tạo danh sách có dấu đầu dòng hoặc đánh số trong OneNote thật dễ dàng. Nhấp vào vị trí mong muốn trên Trang rồi chọn biểu tượng Dấu đầu dòng^(Bullets) hoặc Đánh số từ tab Trang chủ^(Home) trong Dải băng^(Ribbon) .

Bạn có thể chọn từ các kiểu dấu đầu dòng hoặc định dạng đánh số khác nhau để tùy chỉnh hình thức của danh sách.

Những cái bàn

Bạn có thể tạo bảng để sắp xếp thông tin theo định dạng có cấu trúc. Để chèn bảng, nhấp vào tab Insert trên Ribbon và chọn Table . Tiếp theo^(Next) , chọn số hàng và cột bạn cần từ lưới để thêm bảng vào trang của mình.

Bạn có thể thêm hoặc xóa hàng và cột, áp dụng kiểu bảng và sắp xếp dữ liệu nếu cần.

Thẻ

Thẻ^(Tags) trong OneNote giúp bạn phân loại và ưu tiên thông tin trong Ghi chú của mình, giúp bạn dễ dàng xác định vị trí các mục cụ thể sau này.

Để thêm thẻ, hãy chọn văn bản bạn muốn gắn thẻ và nhấp vào tùy chọn Thẻ^(Tags) trong tab Trang chủ^(Home) của Ribbon . Chọn^(Choose) từ nhiều thẻ tích hợp khác nhau, như “Việc cần làm”, “Quan trọng” hoặc “Câu hỏi”.

Bạn cũng có thể tạo các thẻ tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình.

Bạn có thể tìm kiếm các mục được gắn thẻ sau này thông qua nút Tìm thẻ^{(Find Tags)} trong tab Trang chủ^(Home) . Một ngăn hiển thị danh sách tất cả các mục được gắn thẻ trong Ghi chú của bạn.

Tích hợp OneNote với các sản phẩm khác của Microsoft^(Microsoft)

OneNote tích hợp hoàn hảo với các ứng dụng khác của Microsoft^(Microsoft) , hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn. Dưới đây là thông tin tổng quan về cách OneNote hoạt động với một số sản phẩm chính của Microsoft^(Microsoft) .

Phần mềm soạn thảo văn bản

Bạn có thể gửi nội dung từ tài liệu Word tới OneNote bằng cách sử dụng tùy chọn Gửi^(Send) tới OneNote . Để truy cập tùy chọn này, hãy nhấp vào File > Print . Chọn OneNote^{(Select OneNote)} làm máy in của bạn và chọn In .

Sau đó, bạn sẽ cần chọn Notebook mà bạn muốn gửi nó tới.

Tính năng này cho phép bạn lưu trữ nghiên cứu, ý tưởng hoặc đề cương trong OneNote cùng với các Ghi chú khác của bạn.

Microsoft Excel

OneNote cho phép bạn nhúng bảng tính Excel trực tiếp vào Ghi chú của mình.

Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào tab Insert trong Ribbon và chọn New Excel Spreadsheet hoặc Existing Excel Spreadsheet .

Bảng tính sẽ được nhúng dưới dạng đối tượng và bạn có thể nhấn Edit trong bảng tính được nhúng để chỉnh sửa nội dung bằng Excel . Bạn cũng có thể tạo bảng mới trong OneNote và chuyển đổi nó thành bảng tính Excel bằng cách nhấp chuột phải vào bảng đó và chọn Convert to Excel Spreadsheet .

Microsoft Outlook

OneNote cung cấp một số tính năng tích hợp với Outlook , giúp việc quản lý tác vụ, cuộc hẹn và email trở nên dễ dàng. Bạn có thể tạo các tác vụ Outlook từ bên trong OneNote , tác vụ này sẽ tự động được thêm vào danh sách tác vụ Outlook của bạn .

Để thực hiện việc này, hãy chọn văn bản bạn muốn chuyển thành tác vụ, nhấp chuột phải và chọn tùy chọn Tác vụ Outlook^{(Outlook Tasks)} , đây là biểu tượng lá cờ. Tiếp theo, chọn thời hạn từ danh sách.

Mẹo và thủ thuật OneNote

OneNote là một ứng dụng giàu tính năng với nhiều mẹo và thủ thuật có thể giúp bạn phát huy tối đa tiềm năng của ứng dụng và tăng năng suất của mình. Dưới đây là một số mẹo và thủ thuật hữu ích cần cân nhắc khi sử dụng OneNote :

Các phím tắt bàn phím

OneNote có một số phím tắt^{(keyboard shortcuts)} có thể tiết kiệm thời gian và hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn. Làm quen với các phím tắt cho các tác vụ thông thường, chẳng hạn như tạo Trang^(Page) mới ( Ctrl + N ), hoàn tác một hành động ( Ctrl + Z ) hoặc tìm kiếm Ghi chú^(Notes) ( Ctrl + E ). Bạn có thể tìm thấy danh sách phím tắt OneNote^{(OneNote keyboard)} trên trang web chính thức của Microsoft^{(Microsoft’s official website)} .

Nhận dạng ký^{(Character Recognition)} tự quang học ( OCR )

OneNote có tính năng OCR^{(OCR feature)} tích hợp cho phép bạn trích xuất văn bản từ hình ảnh hoặc tài liệu được quét. Để sử dụng OCR , nhấp chuột phải vào hình ảnh trong Ghi chú của bạn và chọn Sao chép văn bản^{(Copy Text)} từ hình ảnh^(Picture) . OneNote sẽ trích xuất văn bản, sau đó bạn có thể dán văn bản này vào nơi khác trong ghi chú của mình hoặc vào một ứng dụng khác.

Mật khẩu bảo vệ

Bạn có thể thêm bảo vệ bằng mật khẩu^{(password protection)} vào các Phần^(Sections) cụ thể trong Sổ ghi chép OneNote^{(OneNote Notebooks)} của mình để bảo mật thông tin nhạy cảm. Để thực hiện việc này, nhấp chuột phải vào tab phần và chọn Mật khẩu bảo vệ^{(Password Protect)} phần này. Nhấp vào Đặt mật khẩu^{(Click Set Password)} , nhập mật khẩu mong muốn và xác nhận nó để áp dụng bảo vệ bằng mật khẩu.

Gắn OneNote vào màn hình nền

Bạn có thể gắn OneNote vào một bên màn hình của mình, cho phép bạn ghi chú trong khi đồng thời làm việc khác. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào tab View trong Ribbon và chọn Dock to Desktop . OneNote sẽ thay đổi kích thước và gắn vào cạnh màn hình của bạn, giúp bạn dễ dàng tham khảo và ghi chú khi làm việc trong các chương trình khác.

Mở khóa năng suất của bạn

Khi bạn nắm vững nhiều tính năng của Microsoft OneNote , bạn sẽ khai thác được toàn bộ tiềm năng của ứng dụng mạnh mẽ này. Từ việc sắp xếp suy nghĩ của bạn đến cộng tác với người khác, OneNote cho phép bạn hợp lý hóa năng suất của mình và giữ mọi thứ ở một vị trí dễ truy cập.

Đừng ngại khám phá các tùy chọn tùy chỉnh khác nhau và thử nghiệm các kỹ thuật khác nhau để tìm ra quy trình làm việc hoàn hảo cho nhu cầu của bạn. Hãy nhớ rằng^(Remember) , OneNote được thiết kế để thích ứng với phong cách độc đáo của bạn, vì vậy hãy tận dụng tối đa các khả năng của nó để tạo sổ tay kỹ thuật số được cá nhân hóa phù hợp với bạn.

Chúc bạn ghi chú vui vẻ!

How to Use Microsoft OneNote: A Comprehensive Guide

Microsoft OneNote is a powerful digital note-taking app that helps you stay organized, collaborate, and improve productivity. OneNote lets you capture ideas, create to-do lists, and even collaborate with others in real-time. Whether you’re a student, professional, or an everyday user looking to streamline your note-taking process, OneNote has many features to cater to your needs.

In this comprehensive guide, we will explore the ins and outs of OneNote, from navigating the interface to creating and managing notebooks, sections, and pages. Let’s equip you with the knowledge to effectively use OneNote and boost your productivity.

Navigating the OneNote Interface

The OneNote interface is designed to make your note-taking experience seamless. Here are the key components of the interface.

Notebooks, Sections, and Pages

OneNote organizes notes into a hierarchical structure, with notebooks at the top level, sections within notebooks, and pages within sections. This structure allows you to categorize and find your notes more easily.

• Notebooks: These function as digital binders, collecting related notes and materials. You can create multiple notebooks for various purposes, such as work, school, or personal projects.
• Sections: Sections divide notebooks into smaller, topic-specific categories. For example, you can create sections for meetings, projects, and research within a work notebook.
• Pages: Pages are where you create and store your notes. They can be organized within sections and contain text, images, audio, video, and other elements.

The Ribbon

The Ribbon toolbar provides quick access to various OneNote features, like formatting options, tags, and multimedia tools. It is divided into several tabs (Home, Insert, Draw, etc.), each containing relevant tools and commands.

Quick Access Toolbar

Located at the top of the OneNote window, the Quick Access Toolbar contains commonly used commands, such as Undo, Redo, and New Page. You can customize the toolbar by adding or removing buttons based on your preferences and workflow.

Creating and Managing Notebooks

Effectively managing your notebooks is essential for keeping your notes organized and easily accessible. Here’s a closer look at how to create and manage notebooks in OneNote.

Creating a New Notebook

Here’s how to create a new Notebook.

1. Click the File tab in the Ribbon.
2. Select New from the left-hand pane.
3. Pick a location to save the Notebook and then enter a descriptive name for it under Notebook Name.
4. Select Create Notebook.

Your new notebook will now be accessible from the list of notebooks in OneNote.

Organizing and Renaming Notebooks

Over time, you may accumulate several notebooks, which makes it important to keep them organized. To rearrange your notebooks, click and drag them to the desired position in the list.

You’ll need to find the Notebook in the location you stored it when you created it to rename it, as you can’t do it directly from OneNote. You can change the display name of the Notebook by right-clicking the Notebook’s name, selecting Properties, and then changing the name next to Display Name. However, this doesn’t affect the actual name of the Notebook folder.

Keeping your Notebooks organized and properly labeled will help you quickly locate the necessary information.

Sharing and Collaborating on Notebooks

OneNote allows you to share your Notebooks with others and collaborate in real time. Here’s how to share a Notebook.

1. Select File from the Ribbon.
2. Click Share in the left-hand pane.

1. Choose your sharing options (view-only or editable access). You can share the notebook via a link or send invitations to specific people by entering their email addresses.

Collaborators can then view, add, edit, or delete notes (depending on the permissions given) in the shared notebook.

Creating and Managing Sections

Sections in OneNote help divide your Notebook into organized, topic-specific categories. Learning to create and manage sections effectively is important for staying organized.

Creating a New Section

To create a new section within a notebook, click the + icon next to the existing Section tab. You can then type the name for your new section, which should be descriptive of its content.

Organizing and Renaming Sections

As you accumulate more sections within a notebook, you must keep them organized for easy navigation. You can rearrange your sections by clicking and dragging the section tabs to the desired position.

To rename a section, right-click the Section tab, select Rename, and then type the new name.

Keeping your sections organized and properly labeled ensures you can quickly access the necessary information.

Section Groups

For more complex projects or when dealing with many sections, section groups can help you maintain organization. Section groups are folders that can contain multiple sections. Here’s how to create a Section group.

1. Right-click the space in the Section tabs area and select New Section Group from the context menu.

1. Name your Section group and then drag and drop existing Sections into the group, or create new Sections within the group.

This feature helps maintain a clean and clutter-free workspace while providing an additional layer of organization.

Creating and Managing Pages

Pages in OneNote are where you create, store, and organize your notes.

Creating a New Page

You’ll create a new Page within a Section. Here’s how.

1. Click the Add Page button in the right-hand pane.

1. A new Page will appear in the list, and you can immediately start typing to name the Page. Choose a descriptive name for your Page that reflects its content so you can easily identify it later.

Organizing and Renaming Pages

You’ll need to prioritize organizing your Pages for easy navigation, especially as your collection grows. You can rearrange Pages by clicking and dragging them within the list to the desired position.

To rename a Page, click its title at the top of the Page and edit the text, or right-click the Page’s name in the list and select Rename.

Page Templates

OneNote offers a variety of built-in page templates to help you create consistent and visually appealing notes.

1. To access Page templates, click the Insert tab and select Page Templates from the Ribbon.

1. A pane will appear to the right, displaying a range of templates organized by category, like academic, business, or decorative. Click a template to apply it to the Page.

You can also create custom templates by designing a page and then saving it as a template. This feature helps save time and maintain a uniform note-taking style.

Taking Notes in OneNote

OneNote offers several note-taking options, like text notes, drawings, audio and video clips, and handwriting.

Text Notes

You can create text-based notes in OneNote by simply clicking anywhere on a Page and typing. OneNote supports rich-text formatting, which lets you change font styles, sizes, colors, and other attributes. You can also create bulleted or numbered lists and format text with bold, italics, or underlining.

Handwriting and Drawing

OneNote also supports digital handwriting and drawing using a stylus, touchscreen, or mouse.

To access this feature, click the Draw tab in the Ribbon and choose from various pen styles, colors, and thicknesses.

You can write or draw directly on the page, making it ideal for annotating, sketching ideas, solving equations, and more.

Audio and Video Recordings

OneNote allows you to record audio or video notes, which can be especially useful for capturing lectures or meetings.

To create a recording, click the Insert tab in the Ribbon and select Record Audio or Record Video. Note that the Record Audio option is nested under the Transcribe option.

The recording will be embedded in the Page, and you can play it back directly within OneNote.

Screen Clippings

You can capture and insert screen clippings (images of your computer screen) directly into your Notes, as well.

To create a screen clipping, click the Insert tab in the Ribbon and select Screen Clipping.

Your screen will dim, allowing you to select the area you want to capture. The clipped image will then be inserted into your OneNote Page, where you can resize or annotate it as needed.

Formatting and Organizing Notes

OneNote offers various formatting and organizational tools to help you create clean, visually appealing, and easily navigable Notes. Here’s an overview of some key formatting and organizational features you can expect to find.

Text Formatting Options

OneNote supports rich-text formatting, allowing you to change font styles, sizes, colors, and other attributes to suit your preferences. You can format text with bold, italics, underlining, highlighting, and more.

To access these options, select the text you want to format and choose the desired formatting options from the Home tab in the Ribbon.

Bulleted and Numbered Lists

Creating bulleted or numbered lists in OneNote is easy. Click the desired location on a Page and then select either the Bullets or Numbering icon from the Home tab in the Ribbon.

You can choose from different bullet styles or numbering formats to customize the appearance of your lists.

Tables

You can create tables to organize information in a structured format. To insert a table, click the Insert tab in the Ribbon and select Table. Next, choose the number of rows and columns you need from the grid to add the table to your page.

You can add or delete rows and columns, apply table styles, and sort data as needed.

Tags

Tags in OneNote help you categorize and prioritize information within your Notes, making it easier to locate specific items later.

To add a tag, select the text you want to tag and click on the Tags option in the Home tab of the Ribbon. Choose from a variety of built-in tags, like “To Do,” “Important,” or “Question.”

You can also create custom tags to suit your specific needs.

You can search for tagged items later via the Find Tags button in the Home tab. A pane displays a list of all tagged items in your Notes.

Integrating OneNote with Other Microsoft Products

OneNote integrates seamlessly with other Microsoft apps, streamlining your workflow. Here’s an overview of how OneNote works with some key Microsoft products.

Microsoft Word

You can send content from a Word document to OneNote by using the Send to OneNote option. To access this option, click File > Print. Select OneNote as your printer and select Print.

You’ll then need to select the Notebook you want to send it to.

This feature allows you to store research, ideas, or outlines in OneNote alongside your other Notes.

Microsoft Excel

OneNote allows you to embed Excel spreadsheets directly into your Notes.

To do this, click the Insert tab in the Ribbon and select New Excel Spreadsheet or Existing Excel Spreadsheet.

The spreadsheet will be embedded as an object, and you can click Edit in the embedded spreadsheet to edit the content using Excel. You can also create a new table in OneNote and convert it into an Excel spreadsheet by right-clicking it and selecting Convert to Excel Spreadsheet.

Microsoft Outlook

OneNote offers several integration features with Outlook, making managing tasks, appointments, and emails easy. You can create Outlook tasks from within OneNote, which will be automatically added to your Outlook task list.

To do this, select the text you want to turn into a task, right-click, and select the Outlook Tasks option, which is a flag icon. Next, choose a deadline from the list.

OneNote Tips and Tricks

OneNote is a feature-rich application with numerous tips and tricks that can help you maximize its potential and boost your productivity. Here are some useful tips and tricks to consider when using OneNote:

Keyboard Shortcuts

OneNote has several keyboard shortcuts that can save time and streamline your workflow. Familiarize yourself with shortcuts for common tasks, such as creating a new Page (Ctrl + N), undoing an action (Ctrl + Z), or searching for Notes (Ctrl + E). You can find a list of OneNote keyboard shortcuts on Microsoft’s official website.

Optical Character Recognition (OCR)

OneNote has a built-in OCR feature that allows you to extract text from images or scanned documents. To use OCR, right-click on an image within your Notes and select Copy Text from Picture. OneNote will extract the text, which you can then paste elsewhere in your notes or into another app.

Password Protection

You can add password protection to specific Sections within your OneNote Notebooks to keep sensitive information secure. To do this, right-click on a section tab and select Password Protect This Section. Click Set Password, enter the desired password, and confirm it to apply the password protection.

Dock OneNote to the Desktop

You can dock OneNote to the side of your desktop, allowing you to take Notes while simultaneously working on other things. To do this, click the View tab in the Ribbon and select Dock to Desktop. OneNote will resize and dock to the side of your screen, making it easy to reference and take notes while working in other programs.

Unlock Your Productivity

As you master the many features of Microsoft OneNote, you’ll unlock the full potential of this powerful app. From organizing your thoughts to collaborating with others, OneNote allows you to streamline your productivity and keep everything in one easily accessible location.

Don’t be afraid to explore the various customization options and experiment with different techniques to find the perfect workflow for your needs. Remember, OneNote is designed to adapt to your unique style, so make the most of its capabilities to create a personalized digital notebook that works for you.

Happy note-taking!

Related posts

• 3 cách để chặn quảng cáo YouTube trên Android

• Cách chặn quảng cáo gây phiền nhiễu trên YouTube chỉ với một cú nhấp chuột

• 6 cách để loại bỏ quảng cáo trên điện thoại Android của bạn

• 3 cách cập nhật Cửa hàng Google Play [Buộc cập nhật]

• Android bị mắc kẹt trong vòng lặp khởi động lại? 6 cách để sửa chữa nó!

• 6 cách khôi phục tin nhắn văn bản đã xóa trên Android

• 3 cách để tắt tính năng gọi của Whatsapp (2022)

• Rất tiếc, ứng dụng YouTube đã xảy ra lỗi

• 20 cách nhanh chóng để khắc phục điểm phát sóng di động không hoạt động trên Android

• 9 cách để sửa lỗi kết nối Snapchat

• 5 cách để truy cập các trang web bị chặn trên điện thoại Android

• 14 cách để sửa lỗi 4G không hoạt động trên Android

• 9 cách để sửa video Twitter không phát

• 3 cách để ẩn ứng dụng trên Android mà không cần root

• Cách chặn và bỏ chặn một trang web trên Google Chrome

• 3 cách để kiểm tra các bản cập nhật trên điện thoại Android của bạn

• 6 cách để phát YouTube trong nền

• 10 cách sao lưu dữ liệu điện thoại Android của bạn [HƯỚNG DẪN]

• 3 cách xóa số điện thoại khỏi Instagram

• 6 cách để khắc phục tính năng Tự động xoay không hoạt động trên Android