Cố gắng điền vào các ô trong Excel kết hợp văn bản hoặc dữ liệu từ nhiều ô khác trong một trang tính có thể là một quá trình rất tốn thời gian. Điều này đặc biệt đúng nếu có hàng trăm hoặc hàng nghìn hàng trong bảng tính.

Khi bạn biết cách sử dụng Flash Fill trong Excel một cách chính xác, bạn có thể để Excel thực hiện tất cả các công việc nặng nhọc. Bạn chỉ cần cung cấp một vài mục nhập ô thủ công để giúp Excel hiểu chính xác những gì bạn đang cố gắng thực hiện. Sau đó, Excel thực hiện phần còn lại của công việc cho phần còn lại của bảng tính.

Nếu đây có vẻ là một mẹo tiết kiệm thời gian mà bạn muốn thử, hãy cùng xem cách bạn có thể sử dụng tính năng này để cải thiện năng suất của chính mình.

Lưu ý^(Note) : Tính năng Flash Fill trong Excel chỉ khả dụng trong Excel 2013 trở lên.

Cách sử dụng Flash Fill trong Excel

Ứng dụng đơn giản nhất của Flash Fill trong Excel là kết hợp hai từ với nhau^{(combining two words together)} . Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng Flash Fill để nhanh chóng kết hợp tên và họ vào ô thứ ba cho tên đầy đủ.

Trong ví dụ này, cột C chứa tên, cột D chứa họ và cột E là cột cho họ tên.

1. Đầu tiên, hãy nhập tên đầy đủ vào ô đầu tiên theo cách bạn muốn (kết hợp nội dung của ô Tên^{(First Name)} và ô Họ.

1. Sau đó, bắt đầu nhập nội dung tương tự vào ô tiếp theo ( Tên^{(First Name)} và Họ từ các ô bên trái). Bạn sẽ nhận thấy rằng tính năng Flash Fill^{(Flash Fill)} của Excel sẽ tự động phát hiện mẫu từ nội dung của ô phía trên ô mà bạn đã nhập theo cách thủ công.
   
   Sử dụng "học" này, Excel sẽ cung cấp bản xem trước của những gì nó nghĩ bạn muốn nhập. Nó thậm chí sẽ cho bạn thấy phần còn lại của các ô sẽ điền vào phần còn lại của cột như thế nào.

1. Chỉ cần nhấn Enter để chấp nhận bản xem trước này. Bạn sẽ thấy tính năng Excel Flash Fill thực hiện điều kỳ diệu của nó khi nó điền vào tất cả các ô còn lại trong cột này cho bạn.

Như bạn có thể thấy, tính năng Flash Fill có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian nếu bạn so sánh việc nhập thủ công một ô và Enter với việc phải nhập thủ công tên cho tất cả các ô trong cột mới.

Nếu bạn nhận thấy rằng tính năng Flash Fill không hoạt động, bạn cần bật tính năng Flash Fill trong Excel . Bạn có thể xem cách thực hiện điều đó trong phần cuối cùng của bài viết này.

Tùy chọn điền vào Excel Flash

Khi bạn thực hiện các bước Flash Fill ở trên, bạn sẽ nhận thấy một biểu tượng nhỏ sẽ xuất hiện bên cạnh các ô đã điền. Nếu bạn chọn mũi tên thả xuống ở bên phải của biểu tượng này, bạn sẽ thấy một số tùy chọn bổ sung mà bạn có thể sử dụng với tính năng Flash Fill . 

Sử dụng các tùy chọn Flash Fill trong hộp thả xuống này, bạn có thể:

• Hoàn tác Điền vào Flash^{(Undo Flash Fill)} : Hoàn tác hành động đã điền vào toàn bộ cột sau khi bạn nhấn Enter
• Chấp nhận đề xuất : Điều này sẽ cho tính năng ^{(Accept suggestions)}Flash Fill của Excel cho cột này biết rằng bạn ổn với những thay đổi đối với cột và muốn giữ chúng
• Chọn các ô trống xx^{(Select xx blank cells)} : Cho phép bạn xác định bất kỳ ô nào chưa được điền và đang trống để bạn có thể sửa các ô đó nếu cần
• Chọn xx các ô đã thay đổi^{(Select xx changed cells)} : Cho phép bạn chọn tất cả các ô đã tự động thay đổi sau khi tính năng Flash Fill cập nhật các ô đó

Khi bạn chọn Chấp nhận đề xuất, bạn sẽ thấy rằng số “chọn” cho “ô đã thay đổi” sẽ giảm xuống 0. Điều này là do khi bạn chấp nhận các thay đổi, các nội dung ô đó không còn được coi là “thay đổi” bởi tính năng Flash Fill .

Cách bật tính năng Flash Fill trong Excel

Nếu bạn nhận thấy rằng Excel không cung cấp bản xem trước Flash Fill khi bạn bắt đầu nhập ô thứ hai, bạn có thể cần phải bật tính năng này.

Để làm điều này:

Chọn Tệp^(File) > Tùy chọn^(Options) > Nâng cao^(Advanced) . Cuộn xuống phần Tùy chọn chỉnh sửa^{(Editing options)} và đảm bảo rằng cả Bật tự động điền cho giá trị ô^{(Enable AutoComplete for cell values)} và Tự động điền nhanh^{(Automatically Flash Fill)} đều được chọn.

Chọn OK để hoàn tất. Bây giờ, vào lần tiếp theo bạn bắt đầu nhập vào ô thứ hai sau khi điền vào ô đầu tiên, Excel sẽ phát hiện mẫu và cung cấp cho bạn bản xem trước về cách nó nghĩ rằng bạn muốn điền vào các ô còn lại trong cột.

Bạn cũng có thể kích hoạt tính năng Flash Fill cho ô bạn đã đánh dấu bằng cách chọn biểu tượng Flash Fill trong menu Dữ liệu trong nhóm ^(Data)Công cụ Dữ liệu^{(Data Tools)} trong ruy-băng. 

Bạn cũng có thể sử dụng nó bằng cách nhấn Ctrl + E trên bàn phím.

Khi nào sử dụng Flash Fill trong Excel

Ghép tên đầy đủ từ hai cột là một ví dụ đơn giản về cách bạn có thể sử dụng Flash Fill trong Excel , nhưng có nhiều cách sử dụng nâng cao hơn cho tính năng mạnh mẽ này.

• Trích xuất một chuỗi con từ một chuỗi lớn (như mã zip từ một địa chỉ đầy đủ) trong một cột khác
• Kéo^(Pull) số ra khỏi chuỗi chữ và số
• Xóa khoảng trắng trước hoặc sau chuỗi
• Chèn^(Insert) các chuỗi con (như dấu phẩy hoặc dấu gạch ngang) vào các chuỗi hiện có
• Định dạng lại ngày tháng
• Thay thế^(Replace) một phần của chuỗi bằng văn bản mới

Hãy nhớ rằng, tính năng Flash Fill hữu ích đến đâu , nó sẽ không tự động cập nhật khi bạn thay đổi các ô ban đầu.

Ví dụ: trong ví dụ về họ và tên trong phần đầu tiên của bài viết này, bạn có thể đạt được kết quả tương tự bằng cách sử dụng hàm Concatenate^{(Concatenate function)} và sau đó điền vào phần còn lại của cột bằng hàm đó.

=CONCATENATE(C2,” “,D2)

Khi bạn làm điều này, nếu một trong hai ô đầu tiên thay đổi, Họ và Tên^{(Full Name)} sẽ cập nhật. Một hạn chế của việc này là nếu bạn xóa một trong hai cột đầu tiên, cột Họ và tên^{(Full Name)} sẽ xóa hoặc hiển thị lỗi.

Đây là lý do tại sao hàm Flash Fill trong Excel được sử dụng tốt nhất khi bạn muốn chuyển đổi toàn bộ và vĩnh viễn các cột ban đầu thành một chuỗi hoặc số mới được định dạng.

How To Use Flash Fill In Excel

Trying to fill out cells in Excel that incorporate text or data from multiple other cells in а sheet can bе a very time consuming рrocess. This is especially true if there are hundreds оr thousands of rows in the sрreadsheet.

Once you know how to use Flash Fill in Excel correctly, you can let Excel do all of the heavy lifting. You just provide a couple of manual cell entries to help Excel understand exactly what you’re trying to do. Then, Excel does the rest of the work for the rest of the spreadsheet.

If this sounds like a time-saving tip you’d like to try, let’s take a look at how you can use this feature to improve your own productivity.

Note: The Flash Fill feature in Excel is only available in Excel 2013 and later.

How To Use Flash Fill In Excel

The simplest application of Flash Fill in Excel is combining two words together. In the example below, we’ll show you how to use Flash Fill to quickly combine a first name and a last name into a third cell for the full name.

In this example, column C contains the first name, column D contains the last name, and column E is the column for the full name.

1. First, type the full name into the first cell the way you’d like it to look (combining the contents of the First Name cell and the Last Name cell.

1. After this, start typing the same thing into the next cell (the First Name and Last Name from the cells to the left). You’ll notice that Excel’s Flash Fill feature will automatically detect the pattern from the content of the cell above it that you typed manually.
   
   Using this “learning”, Excel will provide a preview of what it thinks you want to type. It will even show you how the rest of the cells will fill in for the rest of the column.

1. Just press Enter to accept this preview. You’ll see the Excel Flash Fill feature perform its magic as it fills in all of the rest of the cells in this column for you.

As you can see, the Flash Fill feature can save a tremendous amount of time if you compare manually typing one cell and Enter to having to manually type the names for all of the cells in the new column.

If you’ve noticed that the Flash Fill feature doesn’t work, you need to turn on the Flash Fill feature in Excel. You can see how to do that in the last section of this article.

Excel Flash Fill Options

When you perform the Flash Fill steps above, you’ll notice a small icon will appear next to the filled-in cells. If you select the drop-down arrow to the right of this icon, you’ll see some additional options you can use with the Flash Fill feature. 

Using the Flash Fill options in this drop-down box, you can:

• Undo Flash Fill: Undo the action that filled in the entire column after you pressed Enter
• Accept suggestions: This will tell Excel’s Flash Fill feature for this column that you’re fine with the changes to the column and would like to keep them
• Select xx blank cells: Lets you identify any cells that didn’t get filled-in and are blank so that you can fix those if you need to
• Select xx changed cells: Lets you select all of the cells that automatically changed after the Flash Fill feature updated those cells

Once you select Accept suggestions, you’ll see that the “select” numbers for the “changed cells” will drop to zero. This is because once you accept the changes, those cell contents are no longer considered “changed” by the Flash Fill feature.

How To Enable Flash Fill In Excel

If you’ve noticed that Excel doesn’t provide a Flash Fill preview when you start typing the second cell, you may need to enable the feature.

To do this:

Select File > Options > Advanced. Scroll down to the Editing options section and make sure both Enable AutoComplete for cell values and Automatically Flash Fill are selected.

Select OK to finish. Now, the next time you start typing in the second cell after filling in the first, Excel should detect the pattern and provide you with a preview for how it thinks you want to fill in the rest of the cells in the column.

You can also activate the Flash Fill feature for the cell you have highlighted by selecting the Flash Fill icon in the Data menu under the Data Tools group in the ribbon. 

You can also use it by pressing Ctrl + E on the keyboard.

When To Use Flash Fill In Excel

Concatenating full names from two columns is a simple example of how you can use Flash Fill in Excel, but there are many more advanced uses for this powerful feature.

• Extract a substring from a large string (like a zip code from a full address) in another column
• Pull numbers out of alphanumeric strings
• Remove spaces from before or after strings
• Insert substrings (like a comma or dash) into existing strings
• Reformat dates
• Replace part of a string with new text

Keep in mind that, however useful the Flash Fill feature is, it will not automatically update when you change the original cells.

For example, in the first and last name example in the first section of this article, you could achieve the same output by using the Concatenate function and then filling the rest of the column with that function.

=CONCATENATE(C2,” “,D2)

When you do this, if either of the first two cells change, the Full Name will update. One drawback of this is that if you delete either of the first two columns, the Full Name column will clear or display an error.

This is why the Flash Fill function in Excel is best used when you want to fully and permanently convert the original columns into a newly formatted string or number.

Related posts

• Cách xóa dòng trống trong Excel

• Cách sử dụng Tính năng Nói ô trong Excel

• Cách Chèn Trang tính Excel vào Tài liệu Word

• Cách sử dụng Phân tích Điều gì xảy ra trong Excel

• Cách sửa một hàng trong Excel

• Cách xóa đường lưới trong Excel

• Khi nào sử dụng khớp chỉ mục thay vì hàm VLOOKUP trong Excel

• Cách Chèn CSV hoặc TSV vào một trang tính Excel

• Cách tạo nhiều danh sách thả xuống được liên kết trong Excel

• Sử dụng tên dải động trong Excel để thả xuống linh hoạt

• 2 cách sử dụng hàm Transpose của Excel

• Cách tính điểm Z trong Excel

• Cách sửa lỗi # N / A trong công thức Excel như VLOOKUP

• Cách chia sẻ tệp Excel để cộng tác dễ dàng

• 3 cách để tách một ô trong Excel

• Sử dụng Công cụ Tìm kiếm Mục tiêu Phân tích Giả sử của Excel

• 5 cách chuyển văn bản thành số trong Excel

• Cách mở Word và Excel ở Chế độ An toàn

• Cách viết công thức / câu lệnh IF trong Excel

• Cách tìm kiếm trong Excel