Word có rất nhiều tính năng mạnh mẽ^{(Word has a lot of powerful features)} cho phép bạn sắp xếp tài liệu theo từng phần, trang và thậm chí là đường viền của toàn bộ cấu trúc tài liệu. Nhưng việc sắp xếp lại các trang trong Word không phải là một tính năng dễ tìm hoặc sử dụng. Dưới đây là một số phím tắt để sắp xếp lại các trang trong Word .

Cần lưu ý rằng để sắp xếp lại các trang trong Word trên máy Mac^(Mac) , bạn nên bỏ qua Phương pháp 3^{(Method 3)} (dạng xem dàn bài) được đề cập bên dưới.

Sao chép và dán là khó chịu

Có thể bạn đã sử dụng phương pháp sao chép và dán để di chuyển xung quanh các trang trong Word . Về cơ bản đây là những gì hầu hết mọi người làm. Việc duy trì định dạng^{(consistent formatting)} và trang  nhất quán sẽ tốn nhiều công sức và khó khăn .

Cách tiếp cận này liên quan đến việc đánh dấu toàn bộ trang, sau đó nhấn Ctrl+X trên bàn phím của bạn để Cắt văn bản được đánh dấu. Ngoài ra, bạn có thể nhấp chuột phải vào văn bản được đánh dấu và chọn Cắt^(Cut) .

Thao tác này sẽ xóa tất cả văn bản được đánh dấu và di chuyển tất cả các trang khác trong tài liệu lên trên. Di chuyển^(Move) đến trang mà bạn muốn dán những gì bạn vừa xóa. Đặt con trỏ ở cuối trang cuối cùng và nhấn Ctrl+V trên bàn phím của bạn hoặc nhấp chuột phải và chọn Dán^(Paste) (hoặc một trong các tùy chọn Dán).

Thao tác này sẽ chèn văn bản được đánh dấu vào vị trí đặt con trỏ của bạn và di chuyển tất cả các trang khác trong tài liệu xuống dưới.

Điều này nghe có vẻ giống như cách tiếp cận đơn giản nhất để sắp xếp lại các trang trong Word , nhưng nó đi kèm với một danh sách dài các vấn đề.

• Khoảng trắng được thêm vào cuối các trang có thể thay đổi định dạng.
• Trang tiếp theo sau nơi bạn đã dán có thể không bắt đầu từ nơi bạn muốn.
• Đánh số trang có thể bị lẫn lộn.

Đây không phải lúc nào cũng dễ dàng sửa chữa những vấn đề này. Rất may, có nhiều cách tốt hơn để sắp xếp lại các trang trong Word .

Phương pháp 1: Sắp xếp lại các trang trong Word với Ngăn dẫn hướng^{(Navigation Pane)}

Một trong những cách nhanh nhất để xem và sắp xếp lại tất cả các trang trong Word là sử dụng ngăn dẫn hướng tích hợp sẵn.

Để bật tính năng này, hãy chọn menu Xem^(View) và bật hộp kiểm bên cạnh Ngăn Dẫn hướng^{(Navigation Pane)} .

Bây giờ, ở phía bên trái của tài liệu, bạn sẽ thấy tài liệu của mình được sắp xếp theo thứ tự Tiêu đề^(Headers) .

Nếu tài liệu của bạn được định dạng tốt trong đó mỗi trang hoặc phần bạn muốn di chuyển bắt đầu bằng Tiêu đề^(Header) , thì đây là một cách tuyệt vời để di chuyển các phần xung quanh.

Chỉ cần nhấp và giữ trên tiêu đề bạn muốn di chuyển và kéo nó lên hoặc xuống trong ngăn điều hướng. Thả chuột đến bất cứ nơi nào bạn muốn phần đó di chuyển.

Thông thường, nếu bạn đảm bảo chọn di chuyển các tiêu đề cấp cao nhất, nó sẽ di chuyển mọi thứ (bao gồm cả các tiêu đề phụ của riêng nó).

Lưu ý: Điều này chỉ hoạt động tốt nếu bạn có tài liệu được định dạng với một tiêu đề cho mỗi phần. Nếu bạn sử dụng nhiều tiêu đề phụ hoặc tiêu đề được đánh số, bạn có thể trộn lẫn nhiều tổ chức ban đầu trong tài liệu bằng cách sử dụng phương pháp này.

Phương pháp 2: Sử dụng Dấu ngắt^(Breaks) trang để dễ dàng sắp xếp lại các trang^{(Easily Rearrange Pages)} trong Word

Bây giờ chúng ta đã trình bày các phương pháp rất cơ bản mà hầu như ai cũng biết và sử dụng, hãy cùng xem một số cách nâng cao hơn để sắp xếp lại các trang trong Word .

Một trong những cách tốt nhất để làm điều này là sử dụng ngắt trang^{(using Page Breaks)} .

Dấu ngắt trang^{(Page Breaks)} buộc phần cuối của trang xảy ra tại một điểm nhất định trong tài liệu. Trang tiếp theo sẽ luôn bắt đầu trên một trang mới, với khoảng cách thích hợp được áp dụng. 

Để thực hiện việc này, hãy đặt con trỏ ở đầu phần bạn muốn bắt đầu trên một trang mới. Chọn menu Chèn^(Insert) và chọn Ngắt trang^{(Page Break)} từ ruy-băng.

Bạn sẽ thấy phần tiếp theo được đẩy xuống một trang hoàn toàn mới.

Nếu bạn muốn xem vị trí bạn đã đặt ngắt trang bên trong tài liệu, hãy chọn menu Trang chủ^(Home) và chọn biểu tượng Đoạn văn^(Paragraph) . Điều này sẽ hiển thị cho bạn tất cả các mã định dạng, như Ngắt trang^{(Page Break)} hoặc Ngắt mục^{(Section Break)} .

Giờ đây, bạn có thể sử dụng bất kỳ phương pháp sắp xếp lại nào trong hai phần trước để sao chép và dán các trang hoặc tiêu đề, nhưng giờ đây khi bạn di chuyển mọi thứ xung quanh, bạn sẽ không mất bất kỳ định dạng ban đầu nào. Nhờ Ngắt trang^{(Page Break)} , tất cả định dạng ban đầu sẽ được giữ lại cùng với bản sao và dán của bạn.

Phương pháp 3: Sắp xếp lại các trang trong Word bằng dạng xem dàn bài^{(Word Using Outline View)}

Đây là một mẹo nhỏ khác để sắp xếp lại các trang sử dụng tiêu đề một cách gọn gàng hơn một chút. Như đã lưu ý trước đó, phương pháp này cũng hoạt động cho Word trên Mac . Bạn sẽ phải đảm bảo rằng bạn có Tiêu đề (như H1, v.v.) trong tài liệu của mình nếu bạn muốn sắp xếp lại các trang.

Chọn menu Xem^(View) và thay đổi chế độ xem thành Phác thảo^(Outline) .

Thao tác này sẽ chuyển sang chế độ xem phác thảo và chuyển bạn sang menu Phác thảo^(Outlining) .

Bạn sẽ thấy bản phác thảo toàn bộ tài liệu của mình theo tiêu đề và tiêu đề phụ. Đặt chuột lên biểu tượng + ở bên trái tiêu đề. Biểu tượng chuột của bạn sẽ thay đổi thành con trỏ Di chuyển .^(Move)

Nhấp^(Click) và giữ chuột và trượt nó lên hoặc xuống đường viền bất cứ nơi nào bạn muốn phần đó đi. Bạn sẽ thấy một dòng xuất hiện nơi phần này sẽ xuất hiện sau khi bạn thả chuột.

Nhả chuột để thả toàn bộ phần đó vào vị trí mới. Trên máy Mac^(Mac) , nó trông hơi khác một chút, nhưng đó là cùng một nguyên tắc.

Điều này rất giống với việc sử dụng ngăn Điều hướng^(Navigation) , ngoại trừ bố cục gọn gàng hơn và việc di chuyển các phần và phần phụ xung quanh theo cách bạn muốn cũng dễ dàng hơn nhiều.

Chỉ cần chọn Đóng Dạng xem Dàn^{(Close Outline View)} bài trong ruy-băng khi bạn sắp xếp lại xong tài liệu của mình.

Giữ các trang được tổ chức trong Word

Các kỹ thuật trên có thể giúp bạn sắp xếp lại các trang trong word mà không làm cho tài liệu của bạn trở nên lộn xộn. Chỉ cần^(Just) đảm bảo sử dụng các tính năng định dạng trong Word như Ngắt Trang^{(Page Breaks)} hoặc Ngắt Phần^{(Section Breaks)} để duy trì định dạng và đánh số trang.

Khi bạn đã có tất cả những điều đó tại chỗ, hầu hết mọi cách tiếp cận được mô tả trong bài viết này sẽ hoạt động. Nhưng đừng quên kiểm tra lại mỗi khi bạn sắp xếp lại một trang để bạn biết mọi thứ vẫn được sắp xếp theo cách bạn dự định.

Rất may, bất kỳ phương pháp nào ở trên sẽ đánh số lại tiêu đề của bạn một cách thích hợp tùy thuộc vào vị trí bạn thả trang. Vì vậy, bạn không phải lo lắng về việc sửa chữa các tiêu đề của mình khi bạn di chuyển các trang xung quanh.

Nếu bạn đang tìm kiếm các thủ thuật chuyên nghiệp khác của Microsoft Word^{(Microsoft Word)} , hãy nhớ xem 12 mẹo và Thủ thuật hữu ích của Microsoft Word^{(12 Useful Microsoft Word tips and Tricks)} . 

How to Rearrange Pages in Word on Windows and Mac

Word has a lot of powerful features that let you organize documents in sections, pages, and even an outline of the entire document structure. But rearranging pages in Word isn’t an easy feature to find or use. Here are some shortcuts to rearrange pages in Word.

It’s worth noting that to rearrange pages in Word on a Mac, you should skip down to Method 3 (outline view) mentioned below.

Copy and Paste Is Annoying

You probably already use the copy and paste approach to moving around pages in Word. This is essentially what most people do. It’s labor intensive and difficult to maintain consistent formatting and pages. 

This approach involves highlighting entire pages, then pressing Ctrl+X on your keyboard to Cut the highlighted text. Alternatively, you can right-click the highlighted text and select Cut.

This removes all the highlighted text and moves all other pages in the document up. Move to the page where you want to paste what you’ve just removed. Put the cursor at the end of the last page and press Ctrl+V on your keyboard, or right-click and select Paste (or one of the Paste options).

This will insert the highlighted text where your cursor is located and move all of the other pages in the document down.

This sounds like the simplest approach to rearrange pages in Word, but it comes with a long list of problems.

• Added spaces at the end of pages may change the formatting.
• The next page after where you pasted may not start where you wanted it to.
• Page numbering can get mixed up.

These aren’t always easy issues to fix. Thankfully there are better ways to rearrange pages in Word.

Method 1: Rearrange Pages in Word with the Navigation Pane

One of the quickest ways to see and rearrange all pages in Word is by using the built-in navigation pane.

To enable this, select the View menu and enable the checkbox next to Navigation Pane.

Now, at the left side of your document, you’ll see your document organized in order of Headers.

If your document is well-formatted where each page or section you want to move around starts with a Header, then this is a great way to move sections around.

Just click and hold on the header you want to move and drag it up or down in the navigation pane. Release the mouse wherever you’d like that section to go.

Typically, if you make sure to choose to move the highest level headings, it’ll move everything (including its own subheadings).

Note: This only works well if you have a document that’s formatted with one header per section. If you use a lot of sub-headers or headers are numbered, you may mix up a lot of the original organization in the document using this approach.

Method 2: Use Page Breaks to Easily Rearrange Pages in Word

Now that we’ve covered the very basic methods almost everyone knows and uses, let’s take a look at some more advanced ways to rearrange pages in Word.

One of the best ways to do this is using Page Breaks.

Page Breaks force the end of a page to occur at a certain point in the document. The next page will always start on a new page, with appropriate spacing applied. 

To do this, place the cursor at the beginning of the section you want to start on a new page. Select the Insert menu, and select Page Break from the ribbon.

You’ll see the next section get pushed all the way down to an entirely new page.

If you ever want to see where you’ve placed page breaks inside a document, select the Home menu and select the Paragraph icon. This will show you all formatting codes, like Page Break or Section Break.

Now you can use any of the rearranging methods in the previous two sections to copy and paste pages or headers, but now when you move things around you won’t lose any of your original formatting. Thanks to the Page Break, all originally formatting gets retained along with your copy and pasting.

Method 3: Rearrange Pages in Word Using Outline View

Here’s another neat trick to rearrange pages using headers a little more cleanly. As noted earlier, this method also works for Word on Mac. You’ll have to make sure that you have Headers (like H1, etc) in your document if you want to rearrange the pages.

Select the View menu and change the view to Outline.

This switches to outline view and moves you over to the Outlining menu.

You’ll see an outline of your entire document by headers and subheaders. Place the mouse over the + icon to the left of the header. Your mouse icon will change to a Move pointer.

Click and hold the mouse and slide it up or down the outline wherever you’d like that section to go. You’ll see a line appear where the section will go once you release the mouse.

Release the mouse to drop that entire section in the new location. On a Mac, it looks a bit different, but it’s the same principle.

This is a lot like using the Navigation pane, except the layout is cleaner and it’s much easier to move sections and subsections around however you’d like.

Just select Close Outline View in the ribbon when you’re done reorganizing your document.

Keeping Pages Organized in Word

The techniques above can help you rearrange pages in word without making an entire mess of your document. Just make sure to use formatting features in Word like Page Breaks or Section Breaks to preserve page formatting and numbering.

Once you have all of that in place, mostly any of the approaches described in this article will work. But don’t forget to double check every time you rearrange a page just so you know everything is still laid out the way you intended.

Thankfully, any of the methods above will renumber your headers appropriately depending where you drop a page. So you don’t have to worry about fixing your headers when you move pages around.

If you’re looking for other Microsoft Word pro-tips, make sure to check out 12 Useful Microsoft Word tips and Tricks. 

Related posts

• Cách gỡ cài đặt BlueStacks trên Windows và Mac

• Cách mở tệp 7Z trong Windows, Mac và Linux

• Cách viết hoặc vẽ trên tệp PDF trong Mac và Windows

• Cách tạo pixel cho hình ảnh trên Windows và Mac

• Cách xóa âm thanh khỏi video trên Windows và Mac

• Cách sử dụng lệnh Taskkill trong Windows 10/11

• Sử dụng Netstat để xem các cổng nghe và PID trong Windows

• Hợp nhất hai phân vùng trong Windows 7/8/10

• Xuất, Xóa và Tăng Kích thước cho Nhật ký Sự kiện trong Windows

• Cách biến mọi ứng dụng hoặc trò chơi sang chế độ toàn màn hình trong Windows

• Tạo Báo cáo tình trạng hệ thống trong Windows 7 để kiểm tra lỗi

• Cách xóa thư mục Windows.old trong Windows 7/8/10

• Cách giữ cho PC Windows của bạn hoạt động mà không cần chạm vào chuột

• Cách giảm mức sử dụng CPU cao của Windows Explorer

• Cách cài đặt ngôn ngữ bàn phím bổ sung trên Windows, Mac và các thiết bị di động

• Cách tạo khóa SSH trên Windows, Mac và Linux

• Cách quét nhiều trang vào một tệp PDF

• Cách khắc phục sự cố 'Tên tệp quá dài' trong Windows

• Cách mở tệp JAR trên Windows

• Cách lưu trang web dưới dạng PDF trên Mac và Windows