Các giá trị trùng lặp^(Duplicate) trong trang tính Excel của bạn có thể làm rối tung dữ liệu của bạn. Trừ khi có chủ ý trùng lặp, chúng có thể gây ra sự không chính xác và sai lệch báo cáo.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tìm và loại bỏ các bản sao trong tài liệu Excel của bạn .

Cách tìm hàng hoặc dữ liệu trùng lặp

Trước tiên, điều cần thiết là phải kiểm tra xem hàng (hoặc cột) nào có thông tin giống nhau. Vì vậy, trước khi chúng tôi hướng dẫn bạn cách xóa các bản sao trong Excel , hãy cùng hướng dẫn bạn quy trình kiểm tra dữ liệu trùng lặp trên trang tính của bạn.

Phương pháp 1: Tìm kiếm Toàn bộ Trang tính^{(Method 1: Search Entire Worksheet)}

Excel có công cụ Định dạng có Điều kiện^{(Conditional Formatting tool)} giúp xác định, trực quan hóa và rút ra kết luận từ dữ liệu. Đây là cách sử dụng công cụ để đánh dấu các giá trị trùng lặp trong tài liệu Excel của bạn .

1. Nhấn Control + A để chọn danh sách hoặc bảng của bạn. Ngoài ra, hãy nhấp vào biểu tượng Chọn tất cả^{(Select All)} ở góc trên cùng bên trái của bảng để chọn toàn bộ trang tính.

1. Chuyển đến tab Trang^(Home) đầu và nhấp vào nút thả xuống Định dạng có điều kiện .^{(Conditional Formatting)}

1. Di chuyển con trỏ của bạn qua Quy tắc ô tô sáng^{(Highlight Cell Rules)} và chọn Giá trị trùng lặp^{(Duplicate Values)} .

1. Đảm^(Make) bảo rằng hộp thả xuống đầu tiên có nội dung “Sao y”. Bạn cũng có thể chọn màu đánh dấu ưa thích của mình trong menu thả xuống thứ hai.

1. Chọn OK để tiếp tục.

Excel sẽ ngay lập tức đánh dấu các hàng và cột có giá trị trùng lặp.

Phương pháp 2: Bằng cách kết hợp các hàng^{(Method 2: By Combining Rows)}

Phương pháp này hoàn hảo để tìm các hàng có giá trị trùng lặp trên tất cả các cột hoặc ô. Trước tiên^(First) , bạn sẽ cần sử dụng chức năng “Kết hợp” của Excel để kết hợp nội dung của mỗi hàng. Sau đó, chọn cột mà bạn muốn các giá trị kết hợp được lưu trữ và làm theo các bước bên dưới. Chúng tôi khuyên bạn nên kết hợp các giá trị trong một cột bên cạnh giá trị cuối cùng trên hàng đầu tiên.

1. Nhập hoặc dán =CONCAT( trong ô, chọn ô đầu tiên trên hàng, nhập cột ( :) và chọn ô cuối cùng trên hàng. Sau đó^(Afterward) , đóng công thức bằng dấu ngoặc đơn và nhấn Enter .

Trong trang tính mẫu của chúng tôi (xem hình ảnh bên dưới), ô đầu tiên và ô cuối cùng trên hàng đầu tiên có tham chiếu A2 và D2 ​​tương ứng. Do đó^(Hence) , công thức sẽ có dạng sau: =CONCAT(A2:D2) .

Hãy nhớ rằng^(Remember) , các tham chiếu ô sẽ khác nhau tùy thuộc vào số hàng và cột trên bảng.

1. Sao chép công thức xuống cột cho đến khi bạn đến hàng cuối cùng. Để thực hiện việc này, hãy chọn ô có công thức, di chuyển con trỏ chuột đến góc dưới cùng bên trái của ô, giữ biểu tượng Ô điều khiển điền^{(Fill handle)} (tức là biểu tượng dấu cộng) và kéo nó xuống cột.

1. Chọn toàn bộ cột — nhấp vào ký tự ở đầu cột hoặc nhấp vào một ô trong cột và nhấn Control + Space .

1. Chuyển đến tab Trang đầu và chọn ^(Home)Định dạng có Điều kiện^{(Conditional Formatting)} .

1. Di con trỏ chuột của bạn trên Quy tắc ô tô sáng^{(Highlight Cell Rules)} và chọn Giá trị trùng lặp^{(Duplicate Values)} .

1. Chọn OK để tiếp tục.

Excel sẽ đánh dấu cột có các giá trị trùng lặp. Điều đó cho bạn biết các ô trong hàng cụ thể đó có giá trị trùng lặp như một hàng khác trên trang tính.

Nếu bạn quan sát kỹ hình ảnh ở trên, bạn sẽ nhận thấy rằng công cụ Định dạng có Điều kiện^{(Conditional Formatting)} đã không tô sáng Hàng 4^{(Row 4)} và Hàng 13^{(Row 13)} . Cả hai hàng đều có các giá trị trùng lặp trong cột Tên^(Names) , Điểm^(Scores) và ID , nhưng các giá trị khác nhau trong cột Ngày^(Day) .

Chỉ 3 trong số 4 cột ở cả hai hàng có thông tin trùng lặp. Điều đó giải thích tại sao công cụ Định dạng có Điều kiện^{(Conditional Formatting)} không đánh dấu các giá trị được nối hoặc kết hợp cho cả hai hàng. Cả hai hàng ( Hàng 4^{(Row 4)} và Hàng 13^{(Row 13)} ) là duy nhất vì có thông tin phân biệt trong cột "Ngày".

Cách loại bỏ các hàng trùng lặp^{(Duplicate Rows)} trong Excel

Bạn đã tìm thấy nhiều hàng chứa thông tin trùng lặp trong trang tính Excel của mình . Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách loại bỏ các hàng trùng lặp này bằng hai công cụ Excel .

1. Sử dụng Công cụ “Xóa các bản sao”^{(1. Use the “Remove Duplicates” Tool)}

Công cụ này chỉ có một công việc: đảm bảo bạn có dữ liệu sạch trong trang tính Excel của mình . Nó đạt được điều này bằng cách so sánh các cột đã chọn trong trang tính của bạn và loại bỏ các hàng có giá trị trùng lặp. Đây là cách sử dụng công cụ:

• Chọn một ô trên bảng và nhấn Control + A trên bàn phím của bạn để đánh dấu bảng.

• Chuyển đến tab Dữ liệu và nhấp vào biểu tượng ^(Data)Xóa bản sao^{(Remove Duplicates)} trong phần “Công cụ dữ liệu”.

Nếu PC của bạn có màn hình nhỏ hoặc cửa sổ Excel được thu nhỏ, hãy nhấp vào nút thả xuống Công cụ dữ liệu và chọn ^{(Data Tools)}Xóa bản sao^{(Remove Duplicates)} .

• Đi qua phần Cột^(Columns) và chọn tất cả các cột. Nếu bảng của bạn có tiêu đề, hãy chọn hộp có nội dung “Dữ liệu của tôi có tiêu đề”. Thao tác đó sẽ bỏ chọn hàng tiêu đề hoặc hàng đầu tiên trên trang tính. Nhấn ^(Click) OK để tiếp tục.

Mẹo nhanh:^{(Quick Tip:)} Để đặt hàng đầu tiên của trang tính Excel làm tiêu đề, hãy chuyển đến tab Xem , chọn ^(View)Cố^{(Freeze Panes)} định các ngăn và chọn Cố định Hàng trên cùng^{(Freeze Top Row)} .

• Excel sẽ hiển thị lời nhắc thông báo cho bạn về tổng giá trị trùng lặp được tìm thấy và loại bỏ khỏi trang tính. Bấm ^(Click) OK để quay lại trang tính.

2. Sử dụng Công cụ lọc nâng cao^{(2. Use the Advanced Filter Tool)}

“Bộ lọc nâng cao” là một công cụ tuyệt vời khác giúp bạn làm sạch dữ liệu của mình trong Excel^{(clean your data in Excel)} . Công cụ này cho phép bạn xem, chỉnh sửa, nhóm và sắp xếp dữ liệu trên trang tính của mình^{(group and sort data on your worksheet)} . Thực hiện theo các bước bên dưới để tìm hiểu cách sử dụng công cụ này để xóa các hàng trùng lặp khỏi trang tính Excel của bạn .

• Chọn^(Select) bất kỳ ô nào trên bảng và nhấn Control + A để đánh dấu toàn bộ bảng.

• Chuyển đến tab Dữ liệu và chọn ^(Data)Nâng cao^(Advanced) trong phần “Sắp xếp & Bộ lọc”.

• Chọn hộp Chỉ bản ghi duy nhất^{(Unique records only)} và nhấp vào OK .

Nếu bảng hoặc trang tính chứa nhiều hàng có thông tin hoặc giá trị tương tự, Excel sẽ loại bỏ tất cả trừ lần xuất hiện đầu tiên của các bản sao.

Lưu ý:^(Note:) Công cụ Bộ lọc Nâng cao^{(Advanced Filter)} tự động coi hàng đầu tiên là tiêu đề. Điều này có nghĩa là công cụ sẽ không xóa hàng đầu tiên, ngay cả khi nó chứa thông tin trùng lặp. Ví dụ: trong bảng bên dưới, việc chạy tính năng “Chỉ bản ghi duy nhất” của công cụ ^(Unique)Bộ lọc nâng cao^{(Advanced Filter)} đã không loại bỏ hàng đầu tiên và hàng cuối cùng — mặc dù cả hai đều có giá trị trùng lặp trên tất cả các cột.

Vì vậy, nếu trang tính hoặc bảng Excel của bạn có tiêu đề, tốt nhất bạn nên sử dụng công cụ “Loại bỏ các bản sao” để loại bỏ các hàng trùng lặp.^(Excel)

Mẹo nhanh:^{(Quick Tip:)} Đã vô tình xóa các hàng hoặc giá trị trùng lặp? Nhấn Control + Z để hoàn nguyên thay đổi và lấy lại dữ liệu trùng lặp.

Loại bỏ các bản sao trong Excel : Hạn chế

Chúng tôi nên lưu ý rằng bạn không thể xóa các hàng hoặc giá trị trùng lặp khỏi trang tính có chứa dữ liệu được dàn ý hoặc nhóm^{(outlined or grouped data)} . Vì vậy, nếu bạn đã nhóm các hàng và cột trong trang tính Excel của mình^{(grouped the rows and columns in your Excel worksheet)} , có lẽ thành Tổng và Tổng phụ, bạn sẽ phải hủy nhóm dữ liệu trước khi có thể kiểm tra các bản sao. Tham khảo tài liệu chính thức này của Microsoft^{(this official documentation from Microsoft)} để tìm hiểu thêm về cách loại bỏ các bản sao trong Excel và lọc các giá trị duy nhất.

How to Remove Duplicate Rows in Excel

Duplicate values in your Excеl worksheet can meѕs up your data. Unless duplicates are intentional, they can cauѕe inaсcuracies and skewed reporting.

In this tutorial, we’ll show you how to find and remove duplicates in your Excel document.

How to Find Duplicate Row or Data

It’s essential to first check which rows (or columns) have identical information. So before we show you how to remove duplicates in Excel, let’s walk you through the process of checking your sheet for duplicate data.

Method 1: Search Entire Worksheet

Excel has a Conditional Formatting tool that helps to identify, visualize, and draw conclusions from data. Here’s how to use the tool to highlight duplicate values in your Excel document.

1. Press Control + A to select your list or table. Alternatively, click the Select All icon at the top-left corner of the table to select the entire worksheet.

1. Go to the Home tab and click the Conditional Formatting drop-down button.

1. Move your cursor over Highlight Cell Rules and select Duplicate Values.

1. Make sure the first drop-down box reads “Duplicate.” You can also select your preferred highlight color in the second drop-down menu.

1. Select OK to proceed.

Excel will immediately highlight rows and columns with duplicate values.

Method 2: By Combining Rows

This method is perfect for finding rows with duplicate values across all columns or cells. First, you’ll need to use Excel’s “Concatenate” function to combine the content of each row. Then, select the column where you want the combined values stored and follow the steps below. We recommend combining the values in a column next to the last value on the first row.

1. Type or paste =CONCAT( in the cell, select the first cell on row, type a column (:), and select the last cell on the row. Afterward, close the formula with a parenthesis and press Enter.

In our sample worksheet (see image below), the first and last cells on the first row have the reference A2 and D2, respectively. Hence, the formula will be this form: =CONCAT(A2:D2).

Remember, the cell references will vary depending on the number of rows and columns on the table.

1. Copy the formula down the column until you get to the last row. To do this, select the cell with the formula, move your mouse cursor to the bottom-left corner of the cell, hold the Fill handle icon (i.e. the plus icon), and drag it down the column.

1. Select the entire column—click the letter at the top of the column or click on a cell in the column and press Control + Space.

1. Go to the Home tab and select Conditional Formatting.

1. Hover your mouse cursor on Highlight Cell Rules and select Duplicate Values.

1. Select OK to proceed.

Excel will highlight the column with duplicates values. That tells you to the cells in that particular row that have duplicate values as another row on the worksheet.

If you look closely at the image above, you’ll notice that the Conditional Formatting tool did not highlight Row 4 and Row 13. Both rows have duplicate values in the Names, Scores, and ID columns, but different values in the Day column.

Only 3 out of 4 columns in both rows have duplicate information. That explains why the Conditional Formatting tool didn’t highlight the concatenated or combined values for both rows. Both rows (Row 4 and Row 13) are unique because there’s distinguishing information in the “Day” column.

How to Remove Duplicate Rows in Excel

You’ve found multiple rows containing duplicate information in your Excel worksheet. Let’s show you how to remove these duplicate rows using two Excel tools.

1. Use the “Remove Duplicates” Tool

This tool has only one job: to ensure you have clean data in your Excel worksheet. It achieves this by comparing selected columns in your worksheet and removing rows with duplicate values. Here’s how to use the tool:

• Select a cell on the table and press Control + A on your keyboard to highlight the table.

• Go to the Data tab and click the Remove Duplicates icon in the “Data Tools” section.

If your PC has a small screen or the Excel window is minimized, click the Data Tools drop-down button and select Remove Duplicates.

• Go through the Columns section and select all columns. If your table has a header, check the box that reads “My data has headers.” That’ll deselect the header row or the first row on the sheet. Click OK to proceed.

Quick Tip: To make the first row of an Excel worksheet a header, go to the View tab, select Freeze Panes, and select Freeze Top Row.

• Excel will display a prompt notifying you of the total duplicate values found and removed from the sheet. Click OK to return to the worksheet.

2. Use the Advanced Filter Tool

“Advanced Filter” is another brilliant tool that helps you clean your data in Excel. The tool lets you view, edit, group and sort data on your worksheet. Follow the steps below to learn how to use this tool to remove duplicate rows from your Excel worksheet.

• Select any cell on the table and press Control + A to highlight the entire table.

• Go to the Data tab and select Advanced in the “Sort & Filter” section.

• Check the Unique records only box and click OK.

If the table or worksheet contains multiple rows with similar information or values, Excel will remove all but the first occurrence of the duplicates.

Note: The Advanced Filter tool automatically treats the first row as a header. This means that the tool won’t remove the first row, even if it contains duplicate information. For instance, in the table below, running the “Unique records only” feature of the Advanced Filter tool did not remove the first and last rows—even though they both have duplicate values across all columns.

So, if your Excel worksheet or table has a header, it’s best to use the “Remove Duplicates” tool to eliminate duplicate rows.

Quick Tip: Removed duplicate rows or values by accident? Press Control + Z to revert the change and get back the duplicate data.

Removing Duplicates in Excel: Limitations

We should mention that you cannot remove duplicate rows or values from a worksheet containing outlined or grouped data. So if you grouped the rows and columns in your Excel worksheet, perhaps into Totals and Subtotals, you’ll have to ungroup the data before you can check for duplicates. Refer to this official documentation from Microsoft to learn more about removing duplicates in Excel and filtering unique values.

Related posts

• Nhóm các hàng và cột trong một trang tính Excel

• Cách Chèn Nhanh Nhiều Hàng trong Excel

• Cách hợp nhất ô, cột và hàng trong Excel

• Cách xóa dòng trống trong Excel

• Cách sử dụng Tính năng Nói ô trong Excel

• Cách tạo Macro hoặc tập lệnh VBA trong Excel

• Cách sử dụng hàm PMT trong Excel

• Cách sử dụng tham chiếu tuyệt đối trong Excel

• Cách theo dõi người phụ thuộc trong Excel

• Sắp xếp dữ liệu một cột và nhiều cột cơ bản trong bảng tính Excel

• Cách hợp nhất dữ liệu trong nhiều tệp Excel

• Cách tìm kiếm trong Excel

• Căn giữa dữ liệu trang tính của bạn trong Excel để in

• Cách Chèn CSV hoặc TSV vào một trang tính Excel

• 2 cách sử dụng hàm Transpose của Excel

• Đánh vần nhanh các số trong Word và Excel

• Google Trang tính và Microsoft Excel - Sự khác biệt là gì?

• Cách sử dụng câu lệnh If và câu lệnh If lồng nhau trong Excel

• Cách sửa một hàng trong Excel

• 4 cách chuyển đổi Excel sang Google Trang tính