Sự hợp tác rất quan trọng trong nhiều không gian làm việc. Vì hầu hết các dự án yêu cầu tệp được nhiều người dùng truy cập, nên việc thiết lập cộng tác trở nên cần thiết.

Microsoft Excel chỉ là một trong nhiều chương trình được các công ty trên toàn thế giới sử dụng. Do đó, nhu cầu về sổ làm việc được chia sẻ là rất quan trọng.

Trong bài đăng này, bạn sẽ tìm hiểu cách bạn và nhóm của bạn có thể cộng tác bằng cách sử dụng Excel 2016 và các phiên bản Excel trực tuyến khác.

Chia sẻ tệp Excel ngoại tuyến

Nếu bạn có kết nối cục bộ, tất cả người dùng trong mạng có thể có quyền truy cập vào bất kỳ tệp nào. Không chỉ vậy, bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với tệp đều có thể được theo dõi. Bạn cũng có thể đặt người dùng nào sẽ có quyền truy cập vào tệp.

Bắt đầu bằng cách lưu tệp ở một vị trí mà mọi người trong nhóm của bạn có thể truy cập. Sau đó, bạn có thể đặt tệp của mình để cộng tác.

Thêm tính năng sổ làm việc được chia sẻ trở lại

Người dùng Office 365 sẽ tìm thấy tính năng Sổ làm việc Dùng chung^{(Shared Workbook)} bị ẩn theo mặc định. Điều này là do Microsoft khuyến khích người dùng chia sẻ sổ làm việc trực tuyến.

Đây là cách bạn kích hoạt tính năng này. Nếu đang sử dụng phiên bản Excel cũ hơn , bạn có thể bỏ qua phần tiếp theo - Chia sẻ tài liệu.^{(Sharing a Document.)}

• Đi tới File > Options > Quick Access Toolbar .

• Trong menu thả xuống Chọn lệnh từ , hãy chọn ^{(Choose Commands From)}Tất cả lệnh^{(All Commands)} . Cuộn^(Scroll) qua danh sách cho đến khi bạn thấy Chia sẻ Sổ làm việc (Kế thừa)^{(Share Workbook (Legacy))} và chọn mục đó.

• Nhấp vào nút Thêm^(Add) .
• Làm tương tự cho các lệnh sau:

1. Theo dõi các thay đổi (Kế thừa)
2. Bảo vệ Chia sẻ (Kế thừa)
3. So sánh và hợp nhất các sổ làm việc

• Nhấp vào OK khi bạn hoàn tất.

Chia sẻ tài liệu

• Trên tab Xem lại, bấm vào nút ^(Review)Chia sẻ Sổ^{(Share Workbook)} làm việc .

Thay vào đó , những người đã làm theo các bước trong phần Thêm Tính năng Sổ làm việc Chia sẻ Quay lại^{(Adding Back Shared Workbook Feature)} sẽ tìm thấy nút Chia sẻ Sổ^{(Share Workbook)} làm việc (cùng với các lệnh khác mà bạn đã thêm) trong Thanh công cụ Truy nhập Nhanh^{(Quick Access Toolbar)} .

• Thao tác này sẽ nhắc một hộp thoại xuất hiện. Đánh dấu vào tùy chọn bật tính năng sổ làm việc được chia sẻ.

• Chuyển đến tab Nâng cao và bật ^(Advanced)Theo dõi Thay đổi^{(Track Changes )} và các cài đặt khác mà bạn có thể muốn bật.

Bảo vệ tệp của bạn

Các bước trên cấp cho mọi người quyền truy cập vào tệp của bạn. Nhưng nó cũng cấp cho mọi người quyền truy cập quản trị theo mặc định. Bảo vệ tệp của bạn có nghĩa là quyền truy cập vào tệp sẽ bị giới hạn và bị theo dõi.

• Chuyển đến tab Xem lại và nhấp vào nút ^(Review)Bảo vệ và Chia sẻ Sổ^{(Protect and Share Workbook)} làm việc .
• Đánh dấu vào hộp kiểm Chia sẻ với Theo dõi Thay đổi^{(Sharing With Track Changes)} .

• Bạn cũng nên tạo mật khẩu nếu không bất kỳ ai cũng có thể hoàn nguyên sổ làm việc về cài đặt ban đầu.
• Lưu các thay đổi của bạn và thoát.

Chia sẻ tệp Excel trực tuyến

Mặc dù làm việc ngoại tuyến là một giải pháp tuyệt vời, nhưng bạn bị cản trở bởi sự cần thiết của ổ đĩa cục bộ dùng chung. Làm việc trực tuyến rõ ràng là sự lựa chọn tốt hơn. Đây là cách bạn làm điều đó.

Sử dụng OneDrive

• Mở tệp và đi tới File > Share > Save to Cloud .

• Mời những người bạn muốn cộng tác bằng cách nhập địa chỉ email của họ. Bạn cũng có thể đặt cài đặt quyền.
• Nhấp vào Chia sẻ^(Share) khi bạn hoàn tất.

Sử dụng Google Drive

Google Drive có lẽ là cách dễ nhất để làm việc trên một dự án đồng thời. Bất kỳ ai có tài khoản Google đều có thể truy cập tệp và chỉnh sửa nếu cần.

• Đăng nhập vào tài khoản của bạn và truy cập Google Drive .
• Khi bạn đã ở trong, bạn có thể tạo tệp mới hoặc tải tệp hiện có lên.

• Khi tài liệu của bạn đã được tạo hoặc tải lên, hãy nhấp vào nút Chia sẻ^(Share) ở góc trên bên phải của trang tính.

Điều này sẽ cung cấp cho bạn tùy chọn chia sẻ bảng tính bằng cách nhập địa chỉ email hoặc bằng cách chia sẻ liên kết với đồng nghiệp của bạn.

Tất cả các thay đổi được tự động theo dõi và lưu lại. Bạn có thể làm việc trên tài liệu cùng nhau trong thời gian thực, rất tiện lợi.

How To Share An Excel File For Easy Collaboration

Collaboration is important in many work spaces. Since most projects require files to be accessed by a lot of users, collaborative setups have become necessary.

Microsoft Excel is one is just one of the many programs used by companies worldwide. As such, the need for shared workbooks is crucial.

In this post, you’ll learn how you and your team can collaborate using Excel 2016 and other versions of Excel online.

Share Excel Files Offline

If you have a local area connection, all users in the network can have access to any file. Not only that, any changes made to the file can be tracked. You can also set which users would have access to the file.

Start by saving the file in a location that can be accessed by everyone in your group. You can then set your file for collaboration.

Adding Back Shared Workbook Feature

Office 365 users will find the Shared Workbook feature hidden by default. This is because Microsoft encourages users to share workbooks online.

Here’s how you enable the feature. If you’re using an older version of Excel, you can skip to the succeeding section – Sharing a Document.

• Go to File > Options > Quick Access Toolbar.

• Under the Choose Commands From drop-down menu, select All Commands. Scroll through the list until you see Share Workbook (Legacy) and select that item.

• Click the Add button.
• Do the same for the following commands:

1. Track Changes (Legacy)
2. Protect Sharing (Legacy)
3. Compare and Merge Workbooks

• Click OK when you’re done.

Sharing a Document

• On the Review tab, click the Share Workbook button.

Those who followed the steps in the Adding Back Shared Workbook Feature section will find the Share Workbook button (along with the other commands you added) in the Quick Access Toolbar instead.

• This will prompt a dialog box to appear. Tick the option that enables the shared workbooks feature.

• Head over to the Advanced tab and enable Track Changes and other settings you might want to turn on.

Protect Your File

The steps above give everyone access to your file. But it also gives everyone administrative access by default. Protecting your file means access to the file will be limited and tracked.

• Go to the Review tab and click the Protect and Share Workbook button.
• Tick the Sharing With Track Changes check box.

• You should also create a password otherwise anyone can revert the workbook to its original settings.
• Save your changes and exit.

Share Excel Files Online

While working offline is a great solution, you’re hampered by the necessity for a shared local drive. Working online is clearly the better choice. Here’s how you do it.

Using OneDrive

• Open the file and go to File > Share > Save to Cloud.

• Invite people you’d want to collaborate with by entering their email address. You can also set the permission settings.
• Click Share when you’re finished.

Using Google Drive

Google Drive is probably the easiest way to work on a project simultaneously. Anyone with a Google account can access files and edit as needed.

• Log into your account and go to Google Drive.
• Once you’re in, you can create a new file or upload an existing one.

• Once your document has been created or uploaded, click the Share button on the upper-right corner of the worksheet.

This will give you the option to share the spreadsheet by entering an email address or by sharing a link to your colleagues.

All changes are automatically tracked and saved. You can work on the document together in real-time which is very convenient.

Related posts

• Cách xóa dòng trống trong Excel

• Cách sử dụng Tính năng Nói ô trong Excel

• Cách Chèn Trang tính Excel vào Tài liệu Word

• Cách sử dụng Phân tích Điều gì xảy ra trong Excel

• Không thể truy cập tệp dữ liệu Outlook: 4 bản sửa lỗi cần thử

• Sử dụng tên dải động trong Excel để thả xuống linh hoạt

• Cách loại bỏ các hàng trùng lặp trong Excel

• Cách xóa đường lưới trong Excel

• Cách Chèn CSV hoặc TSV vào một trang tính Excel

• Kết nối Excel với MySQL

• Sắp xếp dữ liệu một cột và nhiều cột cơ bản trong bảng tính Excel

• 2 cách sử dụng hàm Transpose của Excel

• Nhóm các hàng và cột trong một trang tính Excel

• Cách khôi phục tệp đã xóa từ tệp PST trong Outlook

• Cách hợp nhất ô, cột và hàng trong Excel

• Bảo tồn tham chiếu ô khi sao chép công thức trong Excel

• Cách sửa một hàng trong Excel

• Cách di chuyển các cột trong Excel

• Đánh vần nhanh các số trong Word và Excel

• 3 cách để tách một ô trong Excel