Bạn^(Are) đang tìm kiếm một cách dễ dàng để chia sẻ lịch của mình trong Microsoft Outlook ? Cho dù^(Whether) bạn đang làm việc trong một dự án nhóm hay cần phối hợp với người khác, hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách chia sẻ lịch trong Outlook bằng cách sử dụng phiên bản máy tính để bàn và web của Outlook . Ngoài ra, bạn sẽ nhận được các mẹo về cách quản lý quyền đối với lịch của mình.

Cách chia sẻ lịch Outlook^{(Outlook Calendar)} bằng ứng dụng Windows

Chia sẻ lịch^(Calendar) sẽ rất dễ dàng nếu bạn sử dụng Microsoft Outlook cho Windows^{(Microsoft Outlook for Windows)} . Thực hiện theo các bước sau:

1. Mở Outlook trên PC Windows của bạn.

2. Tìm biểu tượng Lịch^(Calendar) ở góc dưới bên trái.

3. Trong tab Trang chủ , chọn ^(Home)Chia sẻ Lịch^{(Share Calendar)} ở trên cùng bên phải của thanh công cụ.

4. Outlook sẽ hiển thị cho bạn một danh sách các lịch có thể chia sẻ. Hãy nhớ^(Remember) rằng không phải tất cả các lịch bạn định cấu hình trong Outlook đều có thể được chia sẻ.

5. Nhấp vào lịch bạn muốn chia sẻ để chọn nó.

6. Một hộp thoại mới sẽ mở ra với các thuộc tính lịch. Chọn Thêm^{(Select Add)} để thêm người dùng.

7. Từ danh sách liên hệ (thường là sổ địa chỉ của bạn), hãy chọn người mà bạn sẽ chia sẻ lịch. Bắt đầu^(Start) nhập tên của người đó và Outlook sẽ điền địa chỉ email của họ.

8. Những người được thêm vào sẽ có cấp độ quyền chia sẻ mặc định. Bây giờ bạn có thể chọn chúng riêng lẻ và thay đổi cấp truy cập của chúng khi bạn thấy phù hợp.

Cách chia sẻ Lịch Outlook^{(Outlook Calendar)} trên Trang web^(Website)

Bạn vẫn có thể chia sẻ lịch của mình bằng trang web Outlook nếu bạn đang sử dụng thiết bị không có ứng dụng Microsoft Outlook . Đây là cách:

1. Mở trình duyệt web ưa thích của bạn^{(your preferred web browser)} và nhập Outlook.live.com vào thanh địa chỉ. Đăng nhập bằng^(Sign) thông tin đăng nhập của bạn.

2. Chọn biểu tượng Lịch^(Calendar) trên menu bên trái.

3. Chọn lịch bạn muốn chia sẻ và nhấp chuột phải vào lịch đó.

4. Nếu lịch cụ thể này có thể được chia sẻ, bạn sẽ có tùy chọn Chia sẻ^(Sharing) và quyền. Nhấp vào nó.

5. Một hộp thoại mới sẽ bật lên. Nhập địa chỉ email của người mà bạn muốn chia sẻ lịch. Nếu người nhận có trong danh bạ của bạn, ứng dụng web Outlook sẽ cung cấp một danh sách để bạn có thể chọn email.

6. Sau khi thêm người dùng, bạn có thể đặt cấp độ quyền của họ. Chọn^(Choose) giữa Có thể^(Can) xem tất cả chi tiết và Có thể^(Can) chỉnh sửa từ menu thả xuống.

7. Chọn Chia sẻ.

Hiểu các cấp phép

Khi chia sẻ lịch Outlook của bạn với ai đó, bạn sẽ phải đặt mức cấp phép bằng cách làm theo các bước được mô tả ở trên. Bạn có thể để mặc định hoặc thay đổi nó thành một trong các tùy chọn được cung cấp. Có năm tùy chọn nếu bạn đang sử dụng ứng dụng Outlook trên máy tính để bàn và chỉ có hai tùy chọn nếu bạn chia sẻ lịch của mình qua trang web. Để biết chính xác nên chọn cấp độ quyền nào, bạn cần hiểu rõ về chúng.

Hãy nhớ^(Remember) rằng nếu bạn muốn các mức cấp phép chi tiết hơn, bạn sẽ phải đặt chúng bằng cách sử dụng ứng dụng Outlook trên máy tính. Phiên bản web có các tùy chọn hạn chế; bạn chỉ có thể đặt Có thể^(Can) xem tất cả chi tiết hoặc Có thể^(Can) chỉnh sửa. Điều đó có nghĩa là đồng nghiệp của bạn sẽ có thể xem tất cả các mục lịch với đầy đủ chi tiết hoặc có thể xem và chỉnh sửa chúng.

Có Thể Xem Khi Tôi Đang Bận

Đây là cấp độ quyền mặc định và nếu bạn chọn không thay đổi cấp độ này, đây là cấp độ quyền tự động mà người nhận sẽ có. Đồng nghiệp của bạn mà bạn đã chia sẻ lịch của mình sẽ có thể mở lịch và chỉ xem liệu bạn có rảnh, bận, không có mặt ở văn phòng hay bạn có cuộc hẹn hay không.

Có thể xem tiêu đề và vị trí

Nếu bạn muốn hiển thị thêm chi tiết cho người nhận lịch, hãy chọn tùy chọn “ Có thể^(Can) xem tiêu đề và vị trí”. Mặc dù điều này cung cấp một số quyền truy cập vào các chi tiết hạn chế, giờ đây đồng nghiệp của bạn có thể xem vị trí và tiêu đề (hoặc chủ đề) của các cuộc họp của bạn. Bạn có thể gắn nhãn một số cuộc họp của mình là cuộc hẹn riêng tư và chúng sẽ không hiển thị vị trí cũng như tiêu đề. Thay vào đó, chúng sẽ được chỉ định là riêng tư ngay cả khi sử dụng cấp độ quyền này.

Có thể xem tất cả chi tiết

Cài đặt cấp độ quyền này sẽ cho phép người nhận xem chi tiết đầy đủ và tất cả các mục lịch. Bên cạnh các cuộc họp và cuộc hẹn, họ cũng sẽ thấy những người tham dự, ghi chú cuộc họp và tệp đính kèm.

Có thể chỉnh sửa

Cấp độ quyền này sẽ cho phép các đồng nghiệp của bạn thay đổi Lịch Outlook^{(Outlook Calendar)} của bạn . Họ sẽ có thể thêm hoặc xóa các cuộc hẹn của bạn. Nhưng họ sẽ không thể nhận yêu cầu họp cho bạn, cũng như không thể trả lời lời mời họp.

đại biểu

Có thể bạn sẽ muốn gán cấp độ quyền này cho ai đó đáng tin cậy. Nó sẽ cho phép họ xử lý đầy đủ tất cả các cuộc họp, cuộc hẹn và lời mời. Khi bạn chỉ định quyền đại diện cho ai đó, bạn có thể chọn có cấp cho họ quyền xử lý các cuộc hẹn riêng tư của bạn hay không. Tuy nhiên, để tinh chỉnh các tùy chọn Lịch Outlook^{(Outlook Calendar)} này , bạn sẽ phải đi tới Cài đặt tài khoản^{(Account Settings)} .

Để làm đươc như vậy, hãy tuân theo những bước sau:

1. Chuyển đến Tệp^(File) ở góc trên bên trái của ứng dụng Outlook .

2. Trong tab Thông tin^(Info) , chọn Cài đặt Tài khoản^{(Account Settings)} .

3. Tìm tùy chọn Truy cập đại diện

4. Định cấu hình các tùy chọn Đại biểu^(Delegate) . Bạn có thể chọn chỉ gửi các yêu cầu họp cho đại diện của mình, nhưng bạn sẽ nhận được bản sao của họ. Tùy chọn thứ hai sẽ chỉ có các đại biểu của bạn nhận được yêu cầu họp. Tùy chọn thứ ba sẽ gửi yêu cầu họp cho cả bạn và người đại diện của bạn.

Điều quan trọng cần biết là bạn không thể đặt toàn bộ tổ chức hoặc người dùng bên ngoài làm đại diện. Cấp độ quyền này chỉ dành riêng cho người dùng hoặc nhóm cụ thể. Người được ủy quyền sẽ có toàn quyền truy cập vào tất cả các mục lịch, vì vậy hãy chọn cẩn thận người mà bạn muốn chỉ định cấp độ quyền này.

Chia sẻ lịch của bạn trong Outlook là một cách tuyệt vời để giữ mọi người trên cùng một trang. Bằng cách làm theo các bước đơn giản này, bạn có thể dễ dàng chia sẻ lịch của mình và yên tâm khi biết rằng mọi người đều có cùng lịch trình. Bạn có mẹo nào khác để chia sẻ lịch trong Outlook không? Hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận!

How to Share a Calendar in Outlook

Are you looking for an easy way to share your calendar in Microsoft Outlook? Whether you’re working on a team project or need to coordinate with someone else, this guide will show you how to do it. We’ll teach you how to share a calendar in Outlook by using the desktop and web versions of Outlook. And as a bonus, you’ll get tips on managing your calendar permissions.

How to Share the Outlook Calendar Using a Windows Application

Calendar sharing will be very easy if you use Microsoft Outlook for Windows. Follow these steps:

1. Open Outlook on your Windows PC.

2. Find the Calendar icon in the lower left corner.

3. In the Home tab select Share Calendar on the top right side of the toolbar.

4. Outlook will present you with a list of shareable calendars. Remember that not all calendars you configure in Outlook can be shared.

5. Click on the calendar you want to share to select it.

6. A new dialog box will open with calendar properties. Select Add to add users.

7. From a list of contacts (typically your address book) choose who you’ll be sharing the calendar with. Start typing the person’s name, and Outlook will fill in their email address.

8. The added people will have default sharing permission levels. You can now select them individually and change their access level as you see fit.

How to Share the Outlook Calendar on the Website

You can still share your calendar using the Outlook website if you’re using a device without a Microsoft Outlook app. Here’s how:

1. Open your preferred web browser and type Outlook.live.com in the address bar. Sign in with your credentials.

2. Select the Calendar icon on the left side menu.

3. Select the calendar you want to share and right-click on it.

4. If this particular calendar can be shared, you’ll have the option Sharing and permissions. Click it.

5. A new dialog box will pop up. Type in the email address of the person you want to share the calendar with. If the recipient is in your contacts, the Outlook web app will offer a list from which you can choose the emails.

6. Once you add the users, you can set their permission levels. Choose between Can view all details and Can edit from a drop-down menu.

7. Select Share.

Understanding Permission Levels

When sharing your Outlook calendar with someone you’ll have to set the permission level by following the steps described above. You can leave it on default or change it to one of the offered options. There are five options if you’re using the desktop Outlook app and only two options if you share your calendar through the website. To know exactly which level of permission to choose, you need to understand them.

Remember that if you want more detailed permission levels, you’ll have to set them by using the Outlook desktop app. The web version has limited options; you can set only Can view all details or Can edit. That means your colleagues will be able to either see all the calendar items in their full details or will be able to see and edit them.

Can View When I’m Busy

This is the default permission level, and if you opt not to change it, this is what the recipient will automatically have. Your co-workers with whom you shared your calendar will be able to open it and only see if you’re available, busy, out of the office or if you have an appointment.

Can View Titles and Locations

If you want to show more details to the calendar recipients, choose the “Can view titles and locations” option. Although this gives some access to limited details, your colleagues can now see the location and titles (or subjects) of your meetings. You can label some of your meetings as private appointments, and they will not show the location and title. Instead, they will be designated private even when using this permission level.

Can View All Details

This permission level setting will let recipients see full details and all calendar items. Besides meetings and appointments, they will also see the attendees, meeting notes, and attachments.

Can Edit

This permission level will allow your colleagues to change your Outlook Calendar. They will be able to add or remove your appointments. But they will not be able to receive meeting requests for you, nor will they be able to respond to the meeting invites.

Delegate

You’ll probably want to assign this permission level to someone trustworthy. It will allow them to handle all the meetings, appointments, and invitations fully. When you assign someone delegate permission, you can choose whether to give them the power to handle your private appointments. But to finetune these Outlook Calendar options, you’ll have to go to Account Settings.

To do so follow these steps:

1. Go to File in the upper left corner of the Outlook app.

2. In the Info tab select Account Settings.

3. Find the Delegate Access option

4. Configure the Delegate options. You can choose your meeting requests to be delivered only to your delegates, but you’ll receive their copies. The second option will have only your delegates receiving meeting requests. The third option will send meeting requests to both you and your delegate.

It’s important to know that you can’t set a whole organization or external users as delegates. This permission level is reserved only for specific users or groups. Delegates will have full access to all calendar items, so choose carefully to whom you want to assign this permission level.

Sharing your calendar in Outlook is a great way to keep everyone on the same page. By following these simple steps, you can easily share your calendar and have peace of mind knowing that everyone is on the same schedule. Do you have any other tips for sharing calendars in Outlook? Let us know in the comments!

Related posts

• Microsoft Outlook sẽ không mở? 10 cách để sửa chữa

• Cách xóa bộ nhớ cache trong Outlook

• Cách khắc phục Outlook bị kẹt khi tải hồ sơ

• Cách xuất email của bạn từ Microsoft Outlook sang CSV hoặc PST

• Không thể truy cập tệp dữ liệu Outlook: 4 bản sửa lỗi cần thử

• Cách sử dụng theo dõi cuộc họp Outlook để xem ai đã chấp nhận

• Cách xóa dòng trống trong Excel

• Cách sửa một hàng trong Excel

• Cách khôi phục tệp đã xóa từ tệp PST trong Outlook

• Cách khôi phục email đã xóa trong Office 365

• 10 công cụ để khôi phục mật khẩu Outlook PST bị mất hoặc quên

• Nhận thống kê email Outlook bằng StatView

• Cách sửa lỗi không xác định dấu trang trong Word

• Sửa lỗi Trình kiểm tra chính tả Outlook không hoạt động

• Cách thêm chú thích cuối trang trong Word

• Không thể xóa Outlook 2007 đến 2016 Nhắc nhở

• Cách thêm chữ ký trong Outlook

• Cách gọi lại email trong Outlook

• Cách khắc phục Outlook Search không hoạt động

• Cách khắc phục Lỗi “Xin lỗi, chúng tôi đang gặp sự cố khi mở mục này” của Outlook