Bắt đầu với Microsoft OneDrive trên Windows 10: ^{(Get Started With Microsoft OneDrive on Windows 10: )} Chúng ta đều biết, trước khi các thiết bị kỹ thuật số như máy tính, điện thoại, máy tính bảng, v.v. xuất hiện trên thị trường, tất cả dữ liệu đều được xử lý thủ công và tất cả các bản ghi đều được viết tay trong sổ đăng ký, tệp, v.v. Trong ngân hàng, cửa hàng, bệnh viện, v.v., nơi có một lượng lớn dữ liệu được tạo ra mỗi ngày (vì đây là những nơi có rất nhiều người ghé thăm hàng ngày và điều quan trọng là phải duy trì hồ sơ của họ) tất cả dữ liệu được duy trì theo cách thủ công và do lượng dữ liệu, rất nhiều tệp cần được duy trì. Điều này tạo ra rất nhiều vấn đề như:

• Một số lượng lớn các tệp cần được duy trì nên nó chiếm nhiều dung lượng.
• Khi các tệp hoặc đăng ký mới cần được mua, chi phí sẽ tăng lên đáng kể.
• Nếu bất kỳ dữ liệu nào được yêu cầu, thì tất cả các tệp phải được tìm kiếm thủ công, rất tốn thời gian.
• Khi dữ liệu được duy trì trong các tệp hoặc sổ đăng ký, khả năng đặt sai vị trí hoặc làm hỏng dữ liệu sẽ tăng lên.
• Ngoài ra còn thiếu an ninh vì bất kỳ người nào có quyền truy cập vào tòa nhà đều có thể truy cập vào dữ liệu đó.
• Vì một số lượng lớn các tệp có sẵn nên rất khó thực hiện bất kỳ thay đổi nào.

Với sự ra đời của các thiết bị kỹ thuật số, tất cả các vấn đề trên đã được loại bỏ hoặc giải quyết khi các thiết bị kỹ thuật số như điện thoại, máy tính, ... cung cấp phương tiện để lưu trữ và lưu dữ liệu. Mặc dù, có một số hạn chế, nhưng các thiết bị này vẫn cung cấp rất nhiều trợ giúp và làm cho nó rất dễ dàng và thuận tiện để xử lý tất cả dữ liệu.

Vì tất cả dữ liệu hiện có thể được lưu trữ ở một nơi, tức là trong một máy tính hoặc điện thoại, vì vậy nó không chiếm bất kỳ không gian vật lý nào. Tất cả các thiết bị kỹ thuật số đều đi kèm với các tính năng bảo mật để tất cả dữ liệu được an toàn và bảo mật. Không thể đặt nhầm bất kỳ tệp nào làm bản sao lưu dữ liệu. Thực hiện bất kỳ thay đổi mới nào trong dữ liệu hiện có rất thuận tiện vì tất cả các tệp được lưu trữ tại một nơi tức là một thiết bị.

Nhưng, như chúng ta biết không có gì là lý tưởng trên thế giới này. Các thiết bị kỹ thuật số có thể bị hư hỏng theo thời gian hoặc khi sử dụng chúng bắt đầu bị hao mòn. Bây giờ một khi điều đó xảy ra, thì bạn nên tự hỏi bản thân rằng điều gì sẽ xảy ra với tất cả dữ liệu được lưu trữ trong thiết bị đó? Ngoài ra, điều gì sẽ xảy ra nếu ai đó hoặc bạn định dạng nhầm thiết bị của mình, thì tất cả dữ liệu cũng sẽ bị mất. Trong các trường hợp như thế này, bạn nên sử dụng OneDrive để sao lưu dữ liệu của mình trên đám mây.

Để giải quyết các vấn đề trên,  Microsoft đã giới thiệu một dịch vụ lưu trữ mới, nơi bạn có thể lưu tất cả dữ liệu của mình mà không lo làm hỏng thiết bị vì dữ liệu được lưu trữ trên chính đám mây chứ không phải thiết bị. Vì vậy, ngay cả khi thiết bị của bạn bị hỏng thì dữ liệu cũng sẽ luôn an toàn và bạn có thể truy cập dữ liệu của mình mọi lúc và mọi nơi trên đám mây với sự trợ giúp của một thiết bị khác. Dịch vụ lưu trữ này của Microsoft được gọi là OneDrive.

OneDrive: OneDrive là một dịch vụ lưu trữ đám mây trực tuyến được đính kèm với Tài khoản Microsoft^{(Microsoft Account)} của bạn . Nó cho phép bạn lưu trữ các tệp của mình trên đám mây và sau này, bạn có thể truy cập các tệp này ở bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào bạn muốn trên các thiết bị của mình như máy tính, điện thoại, máy tính bảng, v.v. Điều tuyệt vời nhất là bạn có thể dễ dàng gửi bất kỳ tệp hoặc thư mục nào tới những người khác trực tiếp từ đám mây.

Các tính năng cốt lõi của OneDrive^{(Core features of OneDrive)}

• Là người dùng miễn phí, bạn có thể lưu trữ tối đa 5 GB dữ liệu trên Tài khoản OneDrive của mình.
• Nó cung cấp tính năng đồng bộ hóa đa nền tảng, có nghĩa là bạn có thể truy cập vào cùng một tệp mà bạn đang làm việc trên máy tính cũng như từ điện thoại hoặc các thiết bị khác của bạn.
• Nó cũng cung cấp tính năng tìm kiếm thông minh.
• Nó lưu giữ lịch sử tệp, có nghĩa là nếu bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào trong tệp và bây giờ bạn muốn hoàn tác chúng, bạn có thể thực hiện dễ dàng.

Bây giờ câu hỏi đặt ra, làm thế nào để sử dụng OneDrive . Vì vậy, chúng ta hãy xem từng bước cách sử dụng OneDrive .

Cách sử dụng OneDrive: Bắt đầu với Microsoft OneDrive

Đảm bảo  tạo điểm khôi phục^{(create a restore point)}  đề phòng xảy ra sự cố.

Phương pháp 1 - ^{(Method 1 – )}Cách tạo tài khoản OneDrive^{(How To Create a OneDrive Account)}

Trước khi bắt đầu sử dụng OneDrive , chúng ta nên tạo tài khoản OneDrive . Nếu bạn đã có bất kỳ tài khoản nào có địa chỉ email như @outlook.com or @hotmail.com or have a Skype account , điều đó có nghĩa là bạn đã có tài khoản Microsoft và bạn có thể bỏ qua bước này và đăng nhập bằng tài khoản đó. Nhưng nếu bạn chưa có thì hãy tạo một cái bằng các bước sau:

1.Truy cập OneDrive.com bằng trình duyệt web.

2. nhấp vào nút Đăng ký miễn phí.

3. nhấp vào nút Tạo tài khoản Microsoft^{(Create a Microsoft account)} .

Nhập địa chỉ email^{(email address)} cho tài khoản Microsoft mới và nhấp vào Tiếp theo.^(Next.)

Nhập mật khẩu^(password) cho tài khoản Microsoft mới của bạn và nhấp vào Tiếp theo.^(Next.)

6.Nhập mã xác minh^{(verification code)} bạn sẽ nhận được vào địa chỉ email đã đăng ký của mình và nhấp vào Tiếp theo.^(Next.)

7.Nhập các ký tự bạn sẽ thấy để xác minh Captcha^{(verify the Captcha)} và nhấp vào Tiếp theo.^(Next.)

8.Tài khoản OneDrive của bạn sẽ được tạo.^{(OneDrive account will be created.)}

Sau khi hoàn thành tất cả các bước trên, bạn có thể bắt đầu sử dụng OneDrive .

Phương pháp 2 - Cách thiết lập OneDrive trên Windows 10^{(Method 2 – How to set up OneDrive on Windows 10)}

Trước khi sử dụng OneDrive , OneDrive phải có sẵn trên thiết bị của bạn và sẵn sàng để sử dụng. Vì vậy, để thiết lập OneDrive trong Windows 10 , hãy làm theo các bước sau:

1.Mở khởi động, tìm kiếm OneDrive^{(search for OneDrive)} bằng thanh tìm kiếm và nhấn nút enter trên Bàn phím^(Keyboard) .

Lưu ý:^(Note:) Nếu bạn không tìm thấy OneDrive khi tìm kiếm, điều đó có nghĩa là bạn chưa cài đặt OneDrive trên máy tính của mình. ^{(OneDrive installed on your computer.)}Vì vậy, hãy tải xuống OneDrive^{(download OneDrive)} từ Microsoft , giải nén và nhấp đúp vào tệp để cài đặt.

Nhập địa chỉ email Microsoft^{(Microsoft email address)} của bạn mà bạn đã tạo ở trên và nhấp vào Đăng nhập.^{( Sign in.)}

Nhập mật khẩu của tài khoản Microsoft của bạn và nhấp vào Đăng nhập.^{(Sign in.)}

Lưu ý:^(Note:) Nếu bạn quên mật khẩu, bạn có thể đặt lại mật khẩu bằng cách nhấp vào “ Quên mật khẩu^{(Forgot your password)} ”.

4. nhấp vào nút Tiếp theo^(Next) .

Lưu ý:^(Note:) Nếu một thư mục OneDrive đã tồn tại thì có thể an toàn thay đổi vị trí của thư mục OneDrive để sau này không tạo ra bất kỳ sự cố đồng bộ hóa tệp nào.

5.Nhấp vào Không phải bây giờ^{( Not now)} nếu bạn đang sử dụng phiên bản OneDrive miễn phí.^(OneDrive.)

6. Xem qua các mẹo đã cho và cuối cùng nhấp vào Mở thư mục OneDrive của tôi.^{(Open my OneDrive folder.)}

7. Thư mục OneDrive của bạn sẽ mở ra^{(OneDrive folder will open up)} từ máy tính của bạn.

Bây giờ, thư mục OneDrive của bạn đã được tạo. Bạn có thể bắt đầu tải bất kỳ hình ảnh, tài liệu, tệp nào lên đám mây.

Phương pháp 3 - Cách tải tệp lên OneDrive^{(Method 3 – How To Upload Files To OneDrive)}

Bây giờ khi thư mục OneDrive được tạo, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu tải tệp lên. OneDrive được tích hợp trong Windows 10 File Explorer để giúp quá trình tải lên tệp dễ dàng, đơn giản và nhanh hơn. Để tải tệp lên bằng File Explorer , chỉ cần làm theo các bước sau:

Mở File Explorer bằng cách nhấp vào PC này hoặc sử dụng phím tắt Windows key + E.

2. Tìm thư mục OneDrive^{(OneDrive folder)} trong số danh sách thư mục có sẵn ở phía bên trái và nhấp vào nó.

Lưu ý:^(Note:) Nếu nhiều tài khoản được định cấu hình trên thiết bị của bạn, thì có thể có nhiều hơn một thư mục OneDrive^{( OneDrive folder available)} . Vì vậy, hãy chọn một trong những bạn muốn.

3. Kéo và thả hoặc sao chép và dán các tệp hoặc thư mục từ PC của bạn vào thư mục OneDrive.

4.Sau khi hoàn tất các bước trên, các tệp của bạn sẽ có sẵn trên thư mục OneDrive^{( your files will be available on your OneDrive folder)} và chúng sẽ tự động đồng bộ hóa với tài khoản của bạn^{( automatically sync to your account)} bằng ứng dụng khách OneDrive ở chế độ nền.

Lưu ý:^(Note:) Thay vì trước tiên lưu tệp của bạn vào máy tính và sau đó di dời tệp đó vào thư mục OneDrive , bạn cũng có thể trực tiếp lưu tệp của mình vào thư mục OneDrive. ^{(directly save your file into OneDrive folder.)}Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm cả thời gian và bộ nhớ.

Phương pháp 4 - Cách chọn thư mục nào để đồng bộ hóa từ OneDrive^{(Method 4 – How To Choose Which Folders To Sync From OneDrive)}

Khi dữ liệu của bạn trên tài khoản OneDrive tăng lên, sẽ khó quản lý tất cả các tệp và thư mục trên thư mục OneDrive của bạn bên trong File Explorer . Vì vậy, để tránh sự cố này, bạn luôn có thể chỉ định tệp hoặc thư mục nào từ tài khoản OneDrive của mình có thể truy cập được từ máy tính của bạn.

1. nhấp chuột vào biểu tượng đám mây^{( cloud icon)} có sẵn ở góc dưới bên phải hoặc trên khu vực thông báo.

2. nhấp chuột vào biểu tượng ba chấm (Thêm)^{(three dotted icon (More))} .

3.Bây giờ từ menu Thêm, hãy nhấp vào Cài đặt.^(Settings.)

4.Truy cập tab Tài khoản^{(Account tab)} và nhấp vào nút Chọn thư mục^{(Choose folders)} .

5. Bỏ chọn^(Uncheck) tùy chọn Đặt tất cả tệp khả dụng.^{(Make all files available option.)}

6.Từ các thư mục có sẵn, hãy chọn các thư mục ^{(check the folders)} bạn muốn cung cấp trên máy tính của mình.^{(you want to make available on your computer.)}

7. Sau khi hoàn tất, hãy xem lại các thay đổi của bạn và nhấp vào OK.

8.Nhấn OK một lần nữa để lưu các thay đổi.

Khi bạn đã hoàn tất các bước trên, chỉ những tệp hoặc thư mục mà bạn đã chọn đã đánh dấu ở trên mới hiển thị trên thư mục OneDrive của bạn. Bạn có thể thay đổi bất kỳ lúc nào các tệp hoặc thư mục bạn muốn xem trong thư mục OneDrive trong File Explorer .

Lưu ý:^(Note:) Nếu bạn lại muốn hiển thị tất cả các tệp, hãy chọn hộp “ Cung cấp tất cả các tệp^{(Make all files available)} ” mà bạn đã bỏ chọn trước đó rồi bấm OK.  

Phương pháp 5 - Hiểu trạng thái của tệp OneDrive đang đồng bộ hóa^{(Method 5 – Understand the Status of OneDrive Files which are Syncing)}

Rất nhiều dữ liệu được lưu trên OneDrive , vì vậy, việc theo dõi các tệp hoặc thư mục đang đồng bộ hóa đám mây là rất quan trọng. Và điều quan trọng nhất là xác minh rằng các tệp hoặc thư mục đang đồng bộ hóa đúng cách trên đám mây. Bạn nên biết cách phân biệt tệp nào đã được đồng bộ hóa trên Đám mây^(Cloud) , tệp nào vẫn đang đồng bộ hóa và tệp nào vẫn chưa được đồng bộ hóa. Rất dễ dàng để kiểm tra tất cả thông tin này với OneDrive . OneDrive cung cấp một số huy hiệu^{(OneDrive provides several badges)} để cập nhật cho người dùng về trạng thái đồng bộ hóa tệp.

Dưới đây là một số huy hiệu.

• Biểu tượng đám mây trắng đồng nhất: Biểu tượng ^{(Solid white cloud icon: )}đám^(Solid) mây trắng đặc có sẵn ở góc dưới cùng bên trái cho biết OneDrive đang chạy đúng cách và OneDrive đã được cập nhật.
• Biểu tượng Đám mây màu xanh lam đặc:^{(Solid Blue Cloud icon: )} Biểu tượng đám mây màu xanh lam đặc có sẵn ở góc dưới cùng bên phải cho biết rằng OneDrive cho doanh nghiệp đang chạy bình thường mà không có bất kỳ sự cố nào và được cập nhật.
• Biểu tượng đám mây màu xám đặc: Biểu tượng đám mây màu xám đặc cho biết OneDrive đang chạy nhưng không có tài khoản nào được đăng nhập.^{(Solid grey cloud icon: Solid grey cloud icon indicates that OneDrive is running, but no account is signed in.)}
• Biểu tượng đám mây với các mũi tên tạo thành vòng tròn: Biểu tượng này cho biết OneDrive đang tải thành công tệp lên đám mây hoặc tải xuống thành công tệp từ đám mây.^{(Cloud icon with arrows forming a circle: This symbol indicates that OneDrive is successfully uploading files on to the cloud or successfully downloading files from the cloud.)}
• Đám mây với biểu tượng X màu đỏ:^{(Cloud with red X icon:)} Biểu tượng này cho biết OneDrive đang chạy nhưng có một số vấn đề trong quá trình đồng bộ hóa cần được khắc phục.

Các biểu tượng hiển thị trạng thái của tệp và thư mục^{(Icons showing statuses of files and folders)}

• Đám mây trắng với viền xanh lam: Nó cho biết rằng tệp không có sẵn trên bộ nhớ cục bộ và bạn không thể mở nó ngoại tuyến. Nó sẽ chỉ mở khi bạn được kết nối với Internet.^{(White cloud with blue border: It indicates that file is not available on local storage and you cannot open it offline. It will only open when you will be connected to the Internet.)}
• Màu xanh lục đồng nhất với dấu kiểm màu trắng bên trong:^{(Solid green with a white check inside:)} Nó cho biết rằng tệp được đánh dấu là “ Luôn giữ trên thiết bị này^{(Always keep on this device)} ” để tệp quan trọng sẽ khả dụng ngoại tuyến và bạn có thể truy cập tệp đó bất cứ khi nào bạn muốn. 
• Biểu tượng màu trắng với đường viền màu xanh lá cây và dấu kiểm màu xanh lục bên trong: Biểu tượng^{(White icon with green borders & green check inside it:)} này cho biết tệp khả dụng ngoại tuyến trong bộ nhớ cục bộ và bạn có thể truy cập tệp ngoại tuyến.
• Màu đỏ đồng nhất với X màu trắng bên trong:^{(Solid red with white X inside it: )} Nó cho biết rằng tệp đã gặp sự cố khi đồng bộ hóa và nó cần được khắc phục.
• Biểu tượng có hai mũi tên tạo thành vòng tròn: Biểu tượng^{(Icon with two arrows forming a circle: )} cho biết tệp hiện đang được đồng bộ hóa.  

Vì vậy, trên đây là một số huy hiệu sẽ cho bạn biết trạng thái hiện tại của tệp của bạn.

Phương pháp 6 - Cách sử dụng tệp OneDrive theo yêu cầu^{(Method 6 – How To Use OneDrive Files On-Demand)}

Tệp theo yêu cầu^(On-Demand) là một tính năng của OneDrive cho phép bạn xem tất cả nội dung được lưu trữ trên đám mây bằng cách sử dụng File Explorer mà không cần tải xuống trước trên thiết bị của bạn.

1.Nhấp vào biểu tượng đám mây^{(cloud icon)} ở góc dưới cùng bên trái hoặc từ khu vực thông báo.

2. nhấp vào biểu tượng ba chấm (Thêm)^{(three dot icon (More))} và sau đó nhấp vào Cài đặt.^(Settings.)

3 Chuyển sang tab Cài đặt.^{( Settings tab.)}

4. Trong Tệp Theo Yêu cầu, hãy đánh dấu chọn^{( checkmark)}  “ Tiết kiệm dung lượng và tải xuống tệp khi bạn sử dụng chúng^{(Save space and download files as you use them)} ” và nhấp vào OK.

5.Khi các bước trên hoàn tất, dịch vụ Tệp theo yêu cầu^{(Files On-Demand)} của bạn sẽ được bật. Bây giờ bấm chuột phải^{(right-click)} vào tệp và thư mục từ thư mục OneDrive.

6.Chọn bất kỳ một tùy chọn^{(any one option)} nào theo cách bạn muốn tệp đó khả dụng.

a. Nhấp vào Giải phóng dung lượng^{(Free up space)} nếu bạn muốn tệp đó chỉ khả dụng khi có kết nối Internet .

b. Nhấp vào Luôn giữ trên thiết bị này^{(Always keep on this device)} nếu bạn muốn tệp đó luôn khả dụng khi ngoại tuyến.

Phương pháp 7 - Cách chia sẻ tệp bằng OneDrive^{(Method 7 – How To Share Files Using OneDrive)}

Như chúng ta đã thấy trước đó, OneDrive cung cấp một phương tiện để chia sẻ trực tiếp các tệp với người khác mà không cần tải các tệp đó xuống thiết bị của bạn. OneDrive làm như vậy bằng cách tạo một liên kết an toàn mà bạn có thể cung cấp cho những người khác, những người muốn truy cập nội dung hoặc tệp.

Mở thư mục OneDrive bằng cách nhấn phím Windows key+E , sau đó bấm vào thư mục OneDrive .

2. Nhấp chuột phải^{(Right-click)} vào tệp hoặc thư mục^{(file or folder)} bạn muốn chia sẻ.

3 Chọn “ Chia sẻ liên kết OneDrive^{(Share a OneDrive link)} ”.

4. Một thông báo sẽ xuất hiện trên thanh Thông báo^{(Notification)} rằng một liên kết duy nhất được tạo.

Sau khi thực hiện tất cả các bước trên, liên kết của bạn sẽ được sao chép vào Clipboard. ^{(your link will be copied to the Clipboard.)}Bạn chỉ cần dán liên kết và gửi qua email hoặc bất kỳ trình nhắn tin nào cho người bạn muốn gửi.

Phương pháp 8 - Cách nhận thêm bộ nhớ trên OneDrive^{(Method 8 – How To Get More Storage On OneDrive)}

Nếu bạn đang sử dụng phiên bản OneDrive miễn phí thì bạn sẽ chỉ có 5GB dung lượng trống để lưu trữ dữ liệu của mình. Nếu bạn muốn có thêm dung lượng, thì bạn phải đăng ký hàng tháng và phải trả một số chi phí cho nó.

Nếu bạn muốn biết mình đã sử dụng bao nhiêu dung lượng và còn trống bao nhiêu, hãy làm theo các bước sau:

1. nhấp vào biểu tượng Đám mây^{(Cloud icon)} ở góc dưới cùng bên trái.

2. nhấp vào biểu tượng ba chấm và nhấp vào Cài đặt.^(Settings.)

3. Chuyển tab Tài khoản^{( Account tab)} để xem dung lượng còn trống và đã sử dụng. Trong OneDrive, bạn có thể xem dung lượng bộ nhớ đã được sử dụng.^{(how much storage is already used.)}

Vì vậy, sau khi hoàn thành các bước trên, bạn có thể xem dung lượng còn trống là bao nhiêu. Nếu bạn cần nhiều hơn, hãy giải phóng một số dung lượng hoặc mở rộng nó bằng cách đăng ký hàng tháng.

Khuyến khích:^{(Recommended:)}

• Sửa lỗi CPU Cao của Trình quản lý Cửa sổ Máy tính để bàn (DWM.exe)^{(Fix Desktop Window Manager High CPU (DWM.exe))}
• Tôi có thể làm gì nếu tôi quên mật khẩu Instagram của mình?^{(What Can I Do If I Forgot My Instagram Password?)}
• Cách đặt Tự động tắt máy trong Windows 10^{(How to Set Auto Shutdown in Windows 10)}
• Cách tắt tường lửa Windows 10^{(How to Disable Windows 10 Firewall)}

Tôi hy vọng bài viết này hữu ích và giờ đây bạn có thể dễ dàng  Bắt đầu với Microsoft OneDrive trên Windows 10 ^{(Get Started With Microsoft OneDrive on Windows 10)},  nhưng nếu bạn vẫn có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến hướng dẫn này, vui lòng hỏi họ trong phần nhận xét.

How to Use OneDrive: Getting Started with Microsoft OneDrive

Get Started With Microsoft OneDrive on Windows 10: We all know, before the digital devices like computers, phones, tablets, etc came into the market, all the data was handled manually and all the records were handwritten in registers, files, etc. In banks, stores, hospitals, etc. where a huge amount of data is created every day (as these are the places where lots of people visit every day and it is important to maintain their records) all the data was maintained manually and due to huge amount of data, lots of files need to be maintained. This created a lot of problems like:

• A large number of files need to be maintained so it occupies lots of space.
• As new files or registers need to be purchased, expenses increase drastically.
• If any data is required, then all the files have to be searched manually which is very time-consuming.
• As data is maintained in files or registries, chances of misplacing or damaging data increases.
• There is also a lack of security as any person with access to the building can access that data.
• As a large number of files are available so, it is very difficult to make any changes.

With the introduction of digital devices, all the above problems were either eliminated or solved as digital devices like phones, computers, etc. provide with the facility to store and save data. Although, there are some limitations, but still these devices provide a lot of help and made it very easy & convenient to handle all the data.

As all the data can now be stored in one place i.e. in one computer or phone, so it doesn’t occupy any physical space. All the digital devices come with security features so all the data is safe & secured. No chance of misplacing any files as a backup of the data can be made. Making any new changes in the existing data is very convenient as all the files are stored at one place i.e. one device.

But, as we know nothing is ideal in this world. The digital devices can be damaged over time or with their use they start to wear out. Now once that happens, then you should ask yourself that what will happen to all the data stored under that device? Also, what if somebody or you format your device by mistake, then also all the data will get lost. In scenarios like this, you should use OneDrive to backup your data on the cloud.

To solve the above issues, Microsoft introduced a new storage service where you can save all your data without worrying about damaging the device because the data is stored on the cloud itself rather than the device. So even if your device gets damaged then also the data will always remain safe and you can access your data anytime & anywhere on the cloud with the help of another device. This storage service by Microsoft is called OneDrive.

OneDrive: OneDrive is an online cloud storage service that comes attached with your Microsoft Account. It allows you to store your files on the cloud and later on you can access these files anywhere & anytime you want on your devices such as a computer, phone, tablet, etc. The best part, you could easily send any files or folders to other people directly from the cloud.

Core features of OneDrive

• As a free user, you can store up to 5GB data on your OneDrive Account.
• It provides cross-platform sync which means you can access the same file you are working on from your computer as well as from your phone or other devices.
• It also provides Intelligent search feature.
• It keeps file history which means if you made any changes in files and now you want to undo them you can do it easily.

Now the question arises, how to use OneDrive. So, let’s see step by step how to use OneDrive.

How to Use OneDrive: Getting Started with Microsoft OneDrive

Make sure to create a restore point just in case something goes wrong.

Method 1 – How To Create a OneDrive Account

Before we start using OneDrive, we should create a OneDrive account. If you already have any account whose email address is like @outlook.com or @hotmail.com or have a Skype account, it means you already have a Microsoft account and you can skip this step and sign in using that account. But if you do not have one then create one using the below steps:

1.Visit OneDrive.com using web browser.

2.Click on Sign up for free button.

3.Click on Create a Microsoft account button.

4.Enter an email address for a new Microsoft account and click on Next.

5.Enter the password for your new Microsoft account and click Next.

6.Enter the verification code you will receive on your registered email address and click Next.

7.Enter the characters you will see to verify the Captcha and click Next.

8.Your OneDrive account will be created.

After completing all the above steps, you can start using OneDrive.

Method 2 – How to set up OneDrive on Windows 10

Before using OneDrive, OneDrive should be available on your device and should be ready to use. So, to set up OneDrive in Windows 10 follow below steps:

1.Open start, search for OneDrive using the search bar and hit the enter button on Keyboard.

Note: If you do not find OneDrive on searching, it means you do not have OneDrive installed on your computer. So, download OneDrive from Microsoft, unzip it and double click on the file to install it.

2.Enter your Microsoft email address which you have created above and click on Sign in.

3.Enter the password of your Microsoft account and click on Sign in.

Note: If you forget your password, you can reset it by clicking on “Forgot your password”.

4.Click on the Next button.

Note: If one OneDrive folder already exists then it is safe to change the location of the OneDrive folder so that later on it will not create any problem of file synchronization.

5.Click on Not now if you are using the free version of OneDrive.

6.Go through the given tips and finally click on Open my OneDrive folder.

7.Your OneDrive folder will open up from your computer.

Now, your OneDrive folder has been created. You can start uploading any images, documents, files to the cloud.

Method 3 – How To Upload Files To OneDrive

Now as OneDrive folder is created, you’re ready to start uploading files. OneDrive is integrated within the Windows 10 File Explorer to make the process of uploading files easy, simple, and faster. To upload files using the File Explorer just follow the below steps:

1.Open the File Explorer by clicking on This PC or by using shortcut Windows key + E.

2.Look for OneDrive folder among the folders list available on the left side and click on it.

Note: If more than one account is configured on your device, then there may be more than one OneDrive folder available. So, choose the one you want.

3.Drag & drop or copy & paste the files or folders from your PC into the OneDrive folder.

4.After completing the above steps, your files will be available on your OneDrive folder and they will automatically sync to your account by the OneDrive client in the background.

Note: Instead of first saving your file into your computer and then relocating it into OneDrive folder, you can also directly save your file into OneDrive folder. It will save you both time and memory.

Method 4 – How To Choose Which Folders To Sync From OneDrive

As your data on the OneDrive account grow, it would be difficult to manage all the files & folders on your OneDrive folder inside the File Explorer. So to avoid this issue, you can always specify which files or folders from your OneDrive account should be accessible from your computer.

1.Click on cloud icon available on right bottom corner or on notification area.

2.Click on three dotted icon (More).

3.Now from the More menu click on Settings.

4.Visit the Account tab and click on Choose folders buttons.

5.Uncheck the Make all files available option.

6.From the folders available, check the folders you want to make available on your computer.

7.Once you are done, review your changes and click OK.

8.Click OK again to save changes.

Once you have completed the above steps, only the files or folders which you check marked above will be visible on your OneDrive folder. You can anytime change which files or folders you want to see under OneDrive folder under File Explorer.

Note: If you again want to make all files visible, then check the box “Make all files available”, which you have unchecked before and then click OK.  

Method 5 – Understand the Status of OneDrive Files which are Syncing

Lots of data is saved on OneDrive, so it is very important to keep track of files or folder which are syncing the cloud. And the most important thing is verifying that the files or folders are syncing properly on the cloud. You should know how to differentiate between which files have already synced on the Cloud, which are still syncing, and which are still not synced. It is very easy to check all this information with OneDrive. OneDrive provides several badges to keep users updated about the status of files syncing.

Given below are some of those badges.

• Solid white cloud icon: Solid white cloud icon available at the bottom left corner indicates that OneDrive is running properly and OneDrive is up to date.
• Solid Blue Cloud icon: Solid blue cloud icon available at bottom right corner indicates that OneDrive for business is running properly without any problem and is up to date.
• Solid grey cloud icon: Solid grey cloud icon indicates that OneDrive is running, but no account is signed in.
• Cloud icon with arrows forming a circle: This symbol indicates that OneDrive is successfully uploading files on to the cloud or successfully downloading files from the cloud.
• Cloud with red X icon: This symbol indicates that OneDrive is running but there are some problems in synchronization which needs to be fixed.

Icons showing statuses of files and folders

• White cloud with blue border: It indicates that file is not available on local storage and you cannot open it offline. It will only open when you will be connected to the Internet.
• Solid green with a white check inside: It indicates that file is marked as “Always keep on this device” so that important file will be available offline and you can access it whenever you want. 
• White icon with green borders & green check inside it: It indicates the file is available offline in local storage and you can access it offline.
• Solid red with white X inside it: It indicates that file has a problem while syncing and it needs to be fixed.
• Icon with two arrows forming a circle: It indicates that the file is currently syncing.  

So, above are some badges which will let you know the current status of your files.

Method 6 – How To Use OneDrive Files On-Demand

Files On-Demand is a feature of OneDrive that allows you to see all the content stored on the cloud using File Explorer without first downloading it on your device.

1.Click the cloud icon present at the bottom left corner or from the notification area.

2.Click on three dot icon (More) and then click on Settings.

3.Switch to the Settings tab.

4.Under Files On-Demand, checkmark “Save space and download files as you use them” and click OK.

5.Once the above steps are completed, your Files On-Demand service will be enabled. Now right-click on files and folders from OneDrive folder.

6.Choose any one option according to the way you want that file to be available.

a.Click on Free up space if you want that file to only available when there will be an Internet connection.

b.Click on Always keep on this device if you want that file to always available offline.

Method 7 – How To Share Files Using OneDrive

As we have seen earlier that OneDrive provides a facility to directly share the files with others without downloading those files on your device. OneDrive does so by creating a secure link which you can give to others, those who want to access the content or files.

1.Open OneDrive folder by pressing Windows key+E and then click on the OneDrive folder.

2.Right-click on the file or folder you want to share.

3.Select “Share a OneDrive link”.

4.A notification will appear on the Notification bar that a unique link is created.

After performing all the above steps, your link will be copied to the Clipboard. You just have to paste the link and send it through email or any messenger to the person you want to send.

Method 8 – How To Get More Storage On OneDrive

If you are using the free version of OneDrive then only 5GB space will be available to you to store your data. If you want more space, then you have to take the monthly subscription and have to pay some cost for it.

If you want to know how much space you have used and how much is available follow the below steps:

1.Click on Cloud icon at bottom left corner.

2.Click on three dot icon and click on Settings.

3.Switch the Account tab to see the available and used space. Under OneDrive you can see how much storage is already used.

So, after completing the above steps you can see how much storage is available. If you need more than either free up some space or expand it by taking the monthly subscription.

Recommended:

• Fix Desktop Window Manager High CPU (DWM.exe)
• What Can I Do If I Forgot My Instagram Password?
• How to Set Auto Shutdown in Windows 10
• How to Disable Windows 10 Firewall

I hope this article was helpful and you can now easily Get Started With Microsoft OneDrive on Windows 10, but if you still have any questions regarding this tutorial then feel free to ask them in the comment’s section.

Related posts

• Fix Microsoft Compatibility Telemetry High Disk Usage trong Windows 10

• Link Microsoft Account để Windows 10 Digital License

• Cách loại bỏ OneDrive từ Windows 10 File Explorer

• Fix Ca n't Connect một cách an toàn để Page Error này trong Microsoft Edge

• Fix Microsoft Office không mở trên Windows 10

• Cách cố định hàng và cột trong Excel

• Cách thêm Microsoft Games vào Steam

• Thêm giao diện người dùng đồ họa (GUI) vào Microsoft Robocopy

• Fix OneDrive Sync Problems trên Windows 10

• Microsoft Store cài đặt trò chơi ở đâu?

• [HƯỚNG DẪN] Đặt lại Microsoft Edge về Cài đặt Mặc định

• Cách gỡ cài đặt Microsoft Edge bằng Windows 10

• Vô hiệu hóa OneDrive trên PC Windows 10

• Gỡ bỏ Microsoft Security Essentials trong Windows 10

• Cách đặt lại mật khẩu tài khoản Microsoft

• Hmm, chúng ta không thể đạt page error này trong Microsoft Edge [SOLVED]

• Cách ngăn Microsoft Teams mở tự động trên Windows 11

• [SOLVED] Microsoft Print để PDF Không làm việc

• Cách thay đổi hình đại diện hồ sơ Microsoft Teams

• Khắc phục sự cố bảo mật INET E trong Microsoft Edge