Gặp gỡ đồng nghiệp của bạn bằng một ứng dụng như Zoom là một điều bình thường mới, nhưng hầu hết mọi người vẫn chỉ làm quen với nó. 

Mặc dù trò chuyện video nhóm đã xuất hiện được một thời gian, nhưng rất có thể cho đến giờ bạn vẫn chưa bao giờ thực sự có lý do để sử dụng nó. Có nghĩa là học một danh sách kiểm tra hoàn toàn mới về các quy tắc nghi thức và chuẩn bị kỹ thuật.

Tin tốt là bạn không phải lo lắng về hơi thở có mùi nữa, nhưng bạn nên cố gắng thực hiện các bài kiểm tra Zoom sau đây trước cuộc họp quan trọng tiếp theo của bạn. 

Chuẩn bị môi trường của bạn

Mặc dù bạn có thể không ở trong cùng một không gian vật lý với đồng nghiệp của mình, nhưng Zoom kết nối tất cả các không gian riêng lẻ của bạn với nhau. Điều này^(Which) cũng có nghĩa là bất kỳ vấn đề nào mà môi trường của bạn gặp phải đều có thể trở thành vấn đề trong cuộc họp của bạn. Những loại vấn đề? Vâng, nó sẽ phụ thuộc vào hoàn cảnh cá nhân, nhưng đây là một vài mẹo chính:

• Đảm^(Make) bảo rằng môi trường của bạn được chiếu sáng đầy đủ.
• Nếu có thể, hãy chọn một nơi có kiểm soát ra vào, chẳng hạn như một cánh cửa có thể khóa được.
• Cố gắng chọn một căn phòng không quá dễ bị tiếng vọng. Ở đâu đó^(Somewhere) với một tấm thảm, màn dày và đồ nội thất mềm nói chung là tốt.
• Kiểm tra các nguồn phát ra tiếng ồn trong phòng. Một thiết bị bíp, tiếng quạt kêu cót két hoặc các vấn đề tương tự khác sẽ khiến tất cả những người tham gia cuộc họp khác cảm thấy lo lắng.
• Kiểm tra khung của luồng video của bạn một cách cẩn thận. Có điều gì đó không phù hợp hoặc gây mất tập trung trong tầm nhìn không? Cân nhắc di chuyển nơi bạn ngồi hoặc di chuyển những đồ vật đó ra khỏi đường đi.

Đây không phải là danh sách toàn diện, vì vậy hãy xem xét môi trường bạn sẽ sử dụng trong cuộc họp Zoom của mình và thử nghĩ xem có điều gì gây ra sự cố hay không.

Cân nhắc sử dụng nền ảo

Thu phóng^(Zoom) cung cấp khả năng thay thế nền của bạn bằng một nền ảo. Điều này hoạt động giống như bất kỳ thiết lập "màn hình xanh" nào, nhưng bạn không cần phải có màn hình xanh lục. Miễn là nền của bạn có màu đồng nhất và ánh sáng đồng đều, bạn sẽ có được kết quả tốt. Nền ảo của bạn không nhất thiết phải hoàn hảo, nhưng bạn có thể kiểm tra nó trong cài đặt Thu phóng^(Zoom) để đảm bảo rằng nó phù hợp với bạn.

Nếu bạn không nhận được kết quả tuyệt vời, bạn có thể thử chiếu sáng nền đồng đều hơn hoặc đầu tư vào một màn hình bật lên màu xanh lục. Thậm chí còn có những ý tưởng hay ho như màn hình xanh gắn trên ghế Webaround^{(Webaround chair-mounted green screen)} giúp bạn dễ dàng thu được toàn bộ khung hình máy ảnh.

Có một giải pháp ghi chú

Đây là một mẹo chuẩn bị cũng áp dụng cho các cuộc họp ngoài đời thực, nhưng bạn nên có một số giải pháp ghi chú. Nó có thể là bút và giấy, máy tính bảng có bút hoặc điện thoại có bàn phím ảo. 

Một số cuộc họp Thu phóng được ghi lại. ^(Zoom)Trong trường hợp đó, bạn không cần phải ghi chép để tham khảo sau khi cuộc họp kết thúc. Thay vào đó, ghi chú rất hữu ích để sắp xếp các câu hỏi và phản hồi của bạn. Bản chất của các cuộc họp Zoom mà bạn có thể sẽ không có nhiều thời gian để nói khi đến lượt mình. Ghi chú giúp bạn tận dụng tốt nhất thời gian bạn có. 

Kiểm tra xem màn hình của bạn có thích hợp^{(Appropriate)} để chia sẻ không

Cho dù bạn có dự định chia sẻ màn hình máy tính của mình với những người khác trong cuộc họp hay không, hãy luôn chuẩn bị sẵn sàng để làm điều đó ngay lập tức. Điều đó có nghĩa là gì? Đảm^(Make) bảo rằng hình nền của bạn phù hợp với công việc, có lẽ tốt nhất bạn nên thay đổi nó thành một trong những lựa chọn có sẵn của Windows . Đóng bất kỳ ứng dụng nào đang mở và có thể hiển thị nội dung riêng tư hoặc nhạy cảm. 

Nếu bạn có khả năng sử dụng trình duyệt web, bạn có thể muốn tắt tính năng hoàn tất tìm kiếm tự động hoặc sử dụng trình duyệt di động không có lịch sử tìm kiếm của bạn. Điều cuối cùng bạn muốn là các trang web hoặc cụm từ tìm kiếm bạn đã truy cập vào thời gian cá nhân của mình hiển thị trên màn hình để cả nhóm cùng xem.

Chạy kiểm tra tốc độ Internet

Khi bạn đã tìm thấy một địa điểm tốt cho cuộc họp của mình và đã chuẩn bị sẵn sàng môi trường, bạn nên kiểm tra xem tốc độ internet của mình có đủ hay không. Chạy kiểm tra tốc độ internet^{(internet speed test)} và kiểm tra xem bạn có đủ băng thông để tham gia cuộc họp Thu phóng^(Zoom) hay không .

Yêu cầu tối thiểu cho cuộc gọi điện video nhóm Zoom là băng thông khoảng 1 Mbps . Đó là theo cả hai hướng. Băng thông thượng nguồn^(Upstream) rất quan trọng đối với các cuộc gọi điện video. Nếu internet của bạn gửi thông tin chậm, điều đó sẽ ảnh hưởng đến trải nghiệm của những người tham gia khác. Lý tưởng nhất là bạn muốn 3 Mbps ở cả hai hướng để đảm bảo truyền video HD chất lượng cao. 

Nếu kiểm tra tốc độ cho thấy kết nối của bạn không nhanh như gói internet của bạn, thì bạn sẽ phải khắc phục sự cố hiệu suất internet của mình^{(troubleshoot your internet performance)} . Điều đó có nghĩa là đảm bảo có đủ cường độ tín hiệu Wi-Fi và đảm bảo bạn không ở vào điểm chết. Hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về cách tăng tốc^{(speeding up WiFi)} Internet Wi-Fi hoặc cân nhắc sử dụng cáp Ethernet , nếu có thể.

Đảm bảo Webcam^{(Make Sure Your Webcam)} và Micrô của bạn đang hoạt^{(Microphone Are)} động

Bây giờ chúng ta có lẽ là bài kiểm tra quan trọng nhất cần thực hiện trước cuộc họp Thu phóng của bạn: đảm bảo micrô và webcam của bạn hoạt động. Đây là những gì bạn cần làm:

• Cắm micrô và webcam của bạn
• Nếu được nhắc, bạn có thể phải cài đặt phần mềm hoặc trình điều khiển cho chúng. Thông thường, đây là trải nghiệm plug-and-play
• Mở Zoom
• Chọn bánh răng cài đặt^{(settings cog)}
• Chọn Video
• Chọn đúng webcam từ danh sách thả xuống, nếu có
• Kiểm tra bản xem trước để xem nó có đẹp không (hoặc nó có xuất hiện không)
• Điều chỉnh^(Adjust) các cài đặt khác, chẳng hạn như chất lượng HD, cho phù hợp với nhu cầu của bạn
• Chọn âm thanh^(Audio)
• Đảm^(Make) bảo chọn đúng thiết bị âm thanh cho cả Loa^(Speaker) và Micrô^(Microphone)
• Lần lượt chọn Kiểm tra Loa^{(Test Speaker)} và Kiểm tra Micrô^{(Test Microphone)} để đảm bảo chúng hoạt động

Chúng tôi cũng khuyên bạn nên chọn hộp “Tắt tiếng micrô của tôi khi tham gia cuộc họp”, vì đó chỉ là cách cư xử tốt. Ngoài ra, nó ngăn bạn vô tình nói điều gì đó mà bạn không muốn những người còn lại trong cuộc họp nghe thấy vì bạn quên tắt tiếng micrô của mình.

Để biết hướng dẫn thiết lập Zoom chi tiết , hãy xem Cách thiết lập và sử dụng Zoom - Nó có tốt hơn Skype không? ^{(How To Set Up & Use Zoom – Is It Better Than Skype?)}để được các chuyên gia tư vấn.

Nếu webcam của bạn không hoạt động, hãy chuyển đến Sửa nhanh khi Máy ảnh cuộc họp thu phóng của bạn không hoạt động^{(Quick Fixes When Your Zoom Meeting Camera Isn’t Working)} để sắp xếp nhanh chóng.

Tham gia một cuộc họp thử nghiệm

Bước cuối cùng trong quy trình trước khi tham gia cuộc họp Zoom của bạn là gọi dịch vụ cuộc họp kiểm tra Zoom . Chỉ cần^(Just) truy https://zoom.us/test và làm theo hướng dẫn. Bạn sẽ có thể xác nhận rằng tất cả các thiết bị của bạn đang hoạt động và liệu bạn có nghe tốt với những người tham gia khác trong cuộc họp hay không. Nếu bạn gặp bất kỳ sự cố nào với micrô, máy ảnh hoặc kết nối internet của mình tại đây thì bạn chỉ cần xem lại danh sách kiểm tra ở trên để tìm ra sự cố.

Hãy dành một chút thời gian để tìm hiểu cách ghi lại một cuộc họp Thu phóng^{(how to record a Zoom meeting)} . Bạn cũng có thể tìm hiểu cách tổ chức một cuộc họp Thu phóng^{(how to host a Zoom meeting)} .

Các vấn đề kỹ thuật xảy ra^{(Problems Happen)} , sau đó cuộc sống sẽ xảy ra^{(Life Happens)}

Chúng tôi hy vọng cuộc họp Zoom của bạn diễn ra tốt đẹp và không gặp bất kỳ trở ngại nào, nhưng điều cuối cùng bạn phải biết là một số điều nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn. Bạn không thể chuẩn bị trước hoặc dự phòng để đảm bảo rằng cuộc họp của bạn sẽ diễn ra mà không gặp trở ngại nào. Các vấn đề kỹ thuật luôn có thể xảy ra và bạn chỉ nên xử lý chúng.

Điều tương tự cũng xảy ra với những thứ không đúng kỹ thuật. Nếu con mèo của bạn nhảy lên bàn và chặn máy ảnh, đó chỉ là cuộc sống. Nó không đáng để làm việc lại. Tất cả chúng ta là con người và tất cả chúng ta đang sống trong những hoàn cảnh bất thường ngay bây giờ. Vì vậy, hãy thư giãn, tận hưởng cuộc họp của bạn và yên tâm rằng bạn đã làm mọi thứ hợp lý để chạy các bài kiểm tra Zoom phù hợp trước cuộc họp. Bây giờ, tất cả những gì bạn cần làm là học cách giả tạo sự chú ý trong một cuộc gọi Thu phóng^{(fake paying attention in a Zoom call)} .

7 Zoom Tests to Perform Before Your Next Meeting

Meeting with your colleagues using an app like Zoom is the new normal, but most people are ѕtill only getting used to it. 

While group video chat has been around for some time, there’s a good chance that until now you’ve never really had a reason to use it. Which means learning a whole new checklist of etiquette rules and technical preparation.

The good news is you don’t have to worry about bad breath anymore, but you should try to do the following Zoom tests before your next important meeting. 

Prepare Your Environment

While you may not be in the same physical space as your colleagues, Zoom connects all your individual spaces together. Which also means any problems your environment has can become an issue in your meeting. What sorts of problems? Well, it will depend on individual circumstances, but here are a few key tips:

• Make sure that your environment is adequately lit.
• If possible, pick a place with access control, like a door that can be locked.
• Try to choose a room that’s not too prone to echoes. Somewhere with a carpet, thick drapes and soft furniture is generally good.
• Check the room for sources of noise. A beeping device, squeaky fan or other similar issue will grate on the nerves of all the other meeting participants.
• Check the framing of your video stream carefully. Is there something inappropriate or distracting in view? Consider moving where you sit or moving those objects out of the way.

This isn’t a comprehensive list, so look around the environment you’ll be using during your Zoom meeting and try to think if anything would cause problems.

Consider Using a Virtual Background

Zoom offers the ability to replace your background with a virtual one. This works the same as any “green screen” setup, but you don’t specifically need a green screen. As long as your background is a uniform color and evenly lit, you should get good results. Your virtual background doesn’t have to be perfect, but you can test it in the Zoom settings to make sure it works for you.

If you’re not getting great results, you can try lighting the background more evenly or invest in a pop-up green screen. There are even cool ideas like the Webaround chair-mounted green screen which makes it pretty easy to get coverage of the entire camera frame.

Have A Note-Taking Solution

This is a preparation tip that applies to real-life meetings as well, but you should have some sort of note-taking solution. It can be a pen and paper, a tablet with a pen, or a phone with an on-screen keyboard. 

Some Zoom meetings are recorded. In which case you don’t need to take notes intended for reference after the meeting has ended. Instead, notes are useful for organizing your questions and feedback. It’s the nature of Zoom meetings that you probably won’t have much time to speak when it’s your turn. Keeping notes helps you make the best of the time you have. 

Check That Your Screen Is Appropriate To Share

Whether you plan to share your computer screen with others during the meeting or not, always be prepared to do so at a moment’s notice. What does this mean? Make sure your wallpaper is appropriate for work, it’s probably best to change it to one of the Windows built-in selections. Close any applications that are open and might display private or sensitive content. 

If you’re likely to use a web browser, you may want to turn off automated search completion or use a portable browser with none of your search history. The last thing you want is for websites or search terms you’ve visited on your own personal time to show up on screen for the whole group to see.

Run an Internet Speed Test

Once you’ve found a good spot for your meeting and have prepped the environment, you should check whether your internet speed is adequate. Run an internet speed test and check whether you have enough bandwidth to take part in a Zoom meeting.

The minimum requirement for a Zoom group video call is about 1 Mbps of bandwidth. That’s in both directions. Upstream bandwidth is very important for video calls. If your internet is slow in sending information, that’s going to affect the experience for other participants. Ideally you want 3 Mbps in both directions to ensure high-quality HD video streaming. 

If the speed test shows that your connection isn’t as fast as your internet package should be, then you’ll have to troubleshoot your internet performance. That means making sure there’s enough WiFi signal strength and ensuring you’re not in a dead spot. Check out our guide on speeding up WiFi internet or consider using an Ethernet cable, if possible.

Make Sure Your Webcam and Microphone Are Working

Now we come to perhaps the most critical test to do before your Zoom meeting: making sure your microphone and webcam work. Here’s what you need to do:

• Plug in your microphone and webcam
• If prompted, you might have to install software or drivers for them. Usually this is a plug-and-play experience
• Open Zoom
• Select the settings cog
• Select Video
• Choose the correct webcam from the dropdown list, if applicable
• Check the preview to see if it looks good (or if it appears at all)
• Adjust other settings, such as HD quality, to suit your needs
• Select Audio
• Make sure the correct audio device is selected for both Speaker and Microphone
• Select Test Speaker and Test Microphone each in turn to ensure they’re working

We also suggest that you tick the box “Mute my microphone when joining a meeting”, because that’s just good manners. Also, it prevents you from accidentally saying something you don’t want the rest of the people in the meeting to hear, because you forgot to mute your mic.

For detailed Zoom setup instructions, check out How To Set Up & Use Zoom – Is It Better Than Skype? for expert advice.

If your webcam isn’t working, head over to Quick Fixes When Your Zoom Meeting Camera Isn’t Working to get that sorted in no time.

Join a Test Meeting

The last step in the process before joining your Zoom meeting is to call the Zoom test meeting service. Just head over to https://zoom.us/test and follow the instructions. You’ll be able to confirm that all your gear is working and whether you sound good to the other participants in the meeting. If you encounter any issues with your mic, camera or internet connectivity here then you can simply go through the list of checks above again to find the issue.

Take some time to learn how to record a Zoom meeting. You can also learn how to host a Zoom meeting.

Technical Problems Happen, Then Life Happens

We hope your Zoom meeting went well and without any hitches, but the last thing you have to know is that some things are just out of your control. There is no amount of preparation or backups you can put in place to make sure that your meeting will go off without a hitch. Technical problems can always happen and you should just roll with them.

The same goes for things that aren’t strictly technical. If your cat jumps up on the desk and blocks the camera, that’s just life. It’s not worth getting worked up over. We’re all human beings and we’re all living under abnormal circumstances right now. So chill out, enjoy your meeting and rest assured you’ve done everything you reasonably could to run the right Zoom tests before your meeting. Now all you need to do is learn how to fake paying attention in a Zoom call.

Related posts

• 3 cách để Hãy Photo or Video trên Chromebook

• Cách Detect Computer & Email Monitoring hoặc Spying Software

• Flat Panel Display Technology Demystified: TN, IPS, VA, OLED trở lên

• Cách bật hoặc tắt Caps Lock trên Chromebook

• 4 Ways Để tìm Internet tốt nhất Options (ISPs) trong khu vực của bạn

• Discord Streamer Mode and How là gì để thiết lập nó

• DVI vs HDMI vs DisplayPort - Những gì bạn cần biết

• Làm thế nào để Gửi Anonymous Text Message có thể không Be Traced Back cho Bạn

• Cách tạo Transparent Background trong GIMP

• Cách hủy kích hoạt Facebook Account thay vì xóa nó

• Computer Randomly Turn của bạn có tự mình không?

• Discord Không Opening? 9 Ways để Fix

• Làm thế nào để bảo vệ mình khỏi Hackers Online

• Cách Fix Disney Plus Error Code 83

• Bạn có thể thay đổi Twitch Name của bạn? Có, nhưng Be Careful

• 8 Ways để có thêm tín dụng trên Alible

• Cách chia Screen trên Chromebook

• 10 Best Ways lên Child Proof Your Computer

• Làm thế nào để cast để Roku TV từ PC or Mobile

• Làm thế nào để thực hiện bất kỳ Wired Printer Wireless trong 6 Different cách