Một trong những khó chịu phổ biến nhất mà mọi người nhắc đến với Excel là xử lý cách số và văn bản được định dạng trong ô. Nó đặc biệt khó chịu khi các con số vô tình được nhập vào bảng tính ở định dạng văn bản.

Khi điều này xảy ra, các phép tính và các công thức khác nhau không hoạt động hoàn toàn đúng hoặc có thể không hoạt động. 

Trong bài viết này, bạn sẽ học cách xác định khi nào một cột hoặc hàng số thực sự được định dạng dưới dạng văn bản và cách chuyển đổi văn bản thành số để chúng hoạt động lại trong các công thức và phép tính. Đây là một trong những thủ thuật Excel cơ bản^{(basic Excel tips)} mà mọi người nên biết.

Dữ liệu ô là văn bản hay số?

Có một số cách bạn có thể xem liệu một số hoặc tập hợp số trong một cột hoặc hàng có được định dạng dưới dạng văn bản trong Excel hay không .

Cách dễ nhất là chọn ô, chọn menu Trang chủ^(Home) và trong nhóm Số^(Number) trong ruy-băng, lưu ý định dạng số được hiển thị trong hộp thả xuống.

Nếu hộp thả xuống hiển thị “văn bản”, bạn biết ô được định dạng là định dạng văn bản. Nếu bạn muốn thực hiện các phép tính số^{(numerical calculations)} trên ô bằng công thức Excel^{(Excel formulas)} , trước tiên bạn cần phải chuyển đổi nó.

Trong trường hợp ai đó đã nhập số ở định dạng văn bản bằng dấu nháy đơn trong ô, bạn sẽ thấy một hình tam giác nhỏ màu xanh lục cho biết giá trị đã được nhập dưới dạng văn bản.

Lưu ý^(Note) : Việc đặt trước một mục nhập ô bằng dấu nháy đơn buộc định dạng ô thành dựa trên văn bản.

Nếu bạn đã phát hiện bằng cách sử dụng một trong các phương pháp ở trên, dữ liệu số được nhập vào trang tính Excel ở định dạng văn bản, bạn có thể sử dụng bất kỳ phương pháp nào bên dưới để chuyển đổi văn bản đó thành số.

1. Chuyển đổi sang số

Nếu bạn cần chuyển đổi dữ liệu đã được nhập vào Excel bằng dấu nháy đơn, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi dữ liệu đó trở lại định dạng số bằng cách sử dụng tùy chọn Chuyển đổi^(Convert) thành Số^(Number) .

1. Đầu tiên^(First) , chọn các ô bạn muốn chuyển đổi trở lại định dạng số. Bạn sẽ thấy một viên kim cương màu vàng xuất hiện gần vùng chọn với biểu tượng dấu chấm than ở giữa.

2. Chọn biểu tượng này. Từ menu thả xuống, chọn Chuyển đổi thành Số^{(Convert to Number)} . 

Thao tác này sẽ cập nhật tất cả các số dựa trên văn bản mà bạn đã chọn thành định dạng dữ liệu số  Chung .^(General)

Bạn sẽ biết nó hoạt động khi tất cả các số trong lựa chọn của bạn chuyển từ căn trái sang căn phải trong các ô.

2. Sử dụng văn bản thành cột

Một cách dễ dàng khác để chuyển đổi văn bản thành số trong Excel là chuyển đổi toàn bộ cột giá trị cùng một lúc. Bạn có thể làm điều này bằng cách sử dụng tính năng Văn bản thành Cột^(Column) .

1. Chọn toàn bộ cột dữ liệu mà bạn muốn chuyển đổi từ văn bản sang số.

2. Chọn Dữ liệu^(Data) từ menu, rồi chọn Văn bản thành Cột^{(Text to Columns)} trong phần Công cụ Dữ liệu^{(Data Tools)} của ruy-băng.

3. Trong cửa sổ Wizard , hãy chọn ^(Wizard)Delimited mặc định được chọn và chọn Next . 

4. Trên trang Wizard tiếp theo , giữ Tab mặc định được chọn, và chọn Next một lần nữa.

5. Cuối cùng, trên trang cuối cùng của Trình hướng dẫn^(Wizard) , hãy đảm bảo rằng Chung^(General) được chọn trong Định dạng dữ liệu cột^{(Column data format)} . Đối với trường Đích^{(Destination)} , bạn có thể chọn một cột mới mà bạn muốn dữ liệu số đến hoặc chỉ giữ nguyên cột đã chọn hiện tại. Chọn Kết thúc^(Finish) .

Bây giờ, tất cả dữ liệu của bạn sẽ được chuyển đổi thành các giá trị số, bạn có thể sử dụng các giá trị này trong các công thức và phép tính Excel .

Lưu ý^(Note) : Bạn sẽ nhận thấy rằng định dạng ô thực tế không thay đổi từ Văn bản^(Text) thành Chung^(General) mặc dù bản thân các giá trị hiện có thể được sử dụng dưới dạng số. Tuy nhiên, nếu bạn đặt cột đầu ra của mình thành một cột mới, bạn sẽ nhận thấy rằng định dạng của cột mới được đặt thành Chung^(General) . Đây chỉ là một vấn đề thẩm mỹ và không ảnh hưởng đến cách các số trong cột được định dạng " Văn bản " hoạt động.^(Text)

3. Thay đổi định dạng ô

Cách dễ nhất và nhanh nhất để chuyển đổi văn bản thành số trong Excel chỉ đơn giản là thay đổi định dạng ô từ menu Trang chủ^(Home) .

Để làm điều này:

1. Chọn tất cả các ô bạn muốn chuyển đổi. Bạn có thể chọn toàn bộ một cột (không bao gồm tiêu đề) nếu bạn muốn chuyển đổi tất cả các ô trong một cột.

2. Chọn menu Chính^(Home) , và trong nhóm Số^(Number) trên ruy-băng, hãy chọn hộp thả xuống có Văn bản^(Text) trong đó. 

3. Bạn sẽ thấy danh sách các định dạng để lựa chọn. Chọn Chung^(General) để chuyển sang định dạng số. Hoặc bạn có thể chọn Số^(Number) , Đơn vị tiền tệ^(Currency) , Kế toán^(Accounting) hoặc Tỷ lệ phần trăm nếu bạn muốn áp dụng các định dạng số cụ thể đó cho dữ liệu số của mình.

4. Sử dụng các giá trị dán

Nếu bạn cần di chuyển các ô văn bản có chứa số vào một ô hoặc cột mới, bạn có thể sử dụng tính năng Dán Đặc biệt^{(Paste Special)} .

1. Chọn nhóm ô trống mà bạn muốn đặt đầu ra dữ liệu số. Chọn Định dạng ô^{(Format Cells)} từ menu bật lên.

2. Trong cửa sổ mở ra, hãy đảm bảo chọn Chung^(General) làm định dạng số và chọn OK .

3. Chọn toàn bộ cột ô bạn muốn chuyển từ văn bản sang số, nhấp chuột phải và chọn Sao chép^(Copy) .

4. Chọn ô đầu tiên trong cột trống mà bạn đã định dạng, bấm chuột phải vào ô đó và chọn Dán Giá trị^{(Paste Values)} . Bạn sẽ thấy tất cả các số được định dạng văn bản được dán ở định dạng Số chung^(General) .

Điều này hoạt động vì khi bạn chọn Dán Giá trị^{(Paste Values)} , nó chỉ dán các giá trị từ ô nguồn chứ không dán định dạng ô ban đầu. Thay vào đó, nó sử dụng định dạng ô đích mà bạn đã định cấu hình trong phần đầu tiên của quá trình này.

5. Sử dụng Hàm VALUE

Có một hàm đặc biệt trong Excel sẽ chuyển đổi một số được định dạng dưới dạng văn bản thành một giá trị số. Đây là hàm GIÁ TRỊ^(VALUE) .

Để sử dụng chức năng này, hãy chọn ô mà bạn muốn chuyển số được chuyển đổi và nhập:

=VALUE(G2)

Thay thế “G2” ở trên bằng ô có số bạn muốn chuyển đổi. Nếu bạn đang chuyển đổi toàn bộ cột số, hãy chỉ bắt đầu với ô đầu tiên.

Nhấn Enter và bạn sẽ thấy rằng số định dạng văn bản đã được chuyển đổi thành số định dạng Chung. 

Sau đó, bạn có thể điền phần còn lại của cột trống vào cuối cột đó và công thức VALUE cũng sẽ chuyển đổi phần còn lại của các ô trong cột ban đầu.

Sau khi sử dụng bất kỳ tùy chọn nào trong số này để định dạng lại các số của bạn, bạn có thể cần phải làm mới dữ liệu ô sau khi áp dụng định dạng mới. 

Như bạn có thể thấy, có một số cách để chuyển đổi văn bản thành số trong Excel . Tùy chọn bạn chọn chỉ phụ thuộc vào nơi bạn đang cố gắng đặt đầu ra. Nó cũng phụ thuộc vào việc bạn thích sử dụng sao chép và dán, công thức Excel hay các tùy chọn menu.

Cuối cùng, mỗi lựa chọn trong số này cung cấp cho bạn cùng một kết quả cuối cùng.

5 Ways To Convert Text to Numbers In Excel

One of the most common annoyanсes that peoрle cite with Excel is dealing with how numbers and text are formatted in cells. It’s espeсially annoying when numbеrs inadvertently get entered into a spreadsheet in tеxt fоrmat.

When this happens, calculations and different formulas don’t work quite right, or may not work at all. 

In this article you’ll learn how to identify when a column or row of numbers are actually formatted as text, and how to convert text to numbers so that they’ll work in formulas and calculations again. This is one of those basic Excel tips everyone should know.

Is Cell Data Text Or Numbers?

There are several ways you can see if a number or set of numbers in a column or row is formatted as text in Excel.

The easiest way is to select the cell, select the Home menu, and under the Number group in the ribbon, note the number format displayed in the dropdown box.

If the dropdown box displays “text”, you know the cell is formatted as text format. If you want to perform numerical calculations on the cell using Excel formulas, you’ll need to convert it first.

In the case where someone has entered numbers in text format using the apostrophe in the cell, you’ll see a small green triangle indicating the value has been entered as text.

Note: Preceding a cell entry with an apostrophe forces the cell formatting to text-based.

If you’ve discovered, using either of the approaches above, that the numerical data is entered into the Excel sheet in text format, you can use any of the methods below to convert that text to numbers.

1. Convert To Number

If you need to convert data that’s been entered into Excel with an apostrophe, you can easily convert it back to number format using the Convert to Number option.

1. First, select the cells you want to convert back to number format. You will see a yellow diamond appear near the selection with an exclamation symbol in the middle.

2. Select this symbol. From the dropdown, choose Convert to Number. 

This will update all of the text based numbers you’ve selected to the General numeric data format. 

You’ll know it worked when all the numbers in your selection switched from being left aligned to right aligned in the cells.

2. Using Text to Column

Another easy way to convert text to numbers in Excel is by converting over an entire column of values at once. You can do this using the Text to Column feature.

1. Select the entire column of data that you want to convert from text to numbers.

2. Select Data from the menu, and then select Text to Columns in the Data Tools section of the ribbon.

3. In the Wizard window, keep the default Delimited selected and select Next. 

4. On the next Wizard page, keep the default Tab selected, and select Next again.

5. Finally, on the last page of the Wizard, make sure General is selected under Column data format. For the Destination field, you can either select a new column where you want the number data to go, or just keep the current selected column as is. Select Finish.

Now your data will all be converted to numeric values, which you can use in Excel formulas and calculations.

Note: You’ll notice that the actual cell formatting doesn’t change from Text to General even though the values themselves can now be used as numbers. However, if you set your output column to a new column, you will notice that the formatting of the new column is set to General. This is only a cosmetic issue and doesn’t affect how the numbers in the “Text” formatted column behave.

3. Changing Cell Format

The easiest and fastest way to convert text to numbers in Excel is simply changing the cell formatting from the Home menu.

To do this:

1. Select all of the cells you want to convert. You can select an entire column (don’t include the header) if you want to convert all of the cells in a column.

2. Select the Home menu, and in the Number group on the ribbon, select the dropdown box with Text in it. 

3. You’ll see a list of formats to choose from. Select General to convert to number format. Or you can select Number, Currency, Accounting, or Percentage if you want those specific number formats applied to your numerical data.

4. Using Paste Values

If you need to move text cells that contain numbers into a new cell or column, you can use the Paste Special feature.

1. Select the group of empty cells where you want to place your output of numeric data. Select Format Cells from the pop-up menu.

2. In the window that opens, make sure General is selected as the number format and select OK.

3. Select the entire column of cells you want to convert from text to numbers, right-click, and select Copy.

4. Select the first cell in the empty column you formatted, right-click the cell and select Paste Values. You’ll see all of the text formatted numbers pasted in the General number format.

This works because when you select Paste Values, it pastes only the values from the source cell and not the original cell formatting. Instead, it uses the destination cell formatting, which you configured in the first part of this process.

5. Using The VALUE Function

There is a special function in Excel that’ll convert a number formatted as text into a numeric value. This is the VALUE function.

To use this function, select the cell where you want the converted number to go and type:

=VALUE(G2)

Replace “G2” above with the cell that has the number you want to convert. If you’re converting an entire column of numbers, start with the first cell only.

Press Enter and you’ll see that the text-formatted number has been converted to a General-format number. 

You can then fill the rest of the empty column to the bottom of that column and the VALUE formula will convert the rest of the cells in the original column as well.

After using any of these options for reformatting your numbers, you may need to refresh cell data after applying the new formatting. 

As you can see, there are a number of ways to convert text to numbers in Excel. The option you choose just depends on where you’re trying to place the output. It also depends whether you prefer using copy and paste, Excel formulas, or menu options.

Ultimately, each of these choices provides you with the same end result.

Related posts

• 4 cách chuyển đổi Excel sang Google Trang tính

• Đánh vần nhanh các số trong Word và Excel

• 3 cách để tách một ô trong Excel

• Cách xóa dòng trống trong Excel

• Microsoft Outlook sẽ không mở? 10 cách để sửa chữa

• Cách thêm số trang chiếu vào bản trình bày PowerPoint

• Cách theo dõi người phụ thuộc trong Excel

• Hiển thị / Ẩn mã trường trong Word và chuyển đổi trường thành văn bản

• Hướng dẫn VBA nâng cao cho MS Excel

• Cách tạo biểu đồ hình tròn trong Excel

• Cách tìm kiếm trong Excel

• Cách sử dụng hàm PMT trong Excel

• Cách Chèn Trang tính Excel vào Tài liệu Word

• Dán văn bản vào Word mà không cần định dạng

• Cách sử dụng Tính năng Nói ô trong Excel

• Cách viết công thức / câu lệnh IF trong Excel

• 4 cách sử dụng dấu kiểm trong Excel

• Cách xóa đường lưới trong Excel

• 2 cách sử dụng hàm Transpose của Excel

• Tại sao bạn nên sử dụng phạm vi được đặt tên trong Excel