Sau khi học cách thiết lập và sử dụng Zoom^{(how to set up and use Zoom)} , bạn có thể cảm thấy mình đã sẵn sàng cho cuộc họp trực tuyến lớn đầu tiên. Tuy nhiên, một người dẫn chương trình giỏi biết rằng một bản trình bày Zoom thành công đòi hỏi rất nhiều sự chuẩn bị, cũng như tuân theo một số quy tắc. 

Nếu bạn đang muốn hoàn thành cuộc họp lớn tiếp theo của mình trong Zoom , đây là một số mẹo mà bạn có thể sử dụng để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và bạn trở thành một người thuyết trình tự tin và hấp dẫn.

Kiểm tra thiết bị của bạn

Điều đầu tiên cần làm để tránh trục trặc trong quá trình trình chiếu Zoom là kiểm tra thiết bị của bạn. Bạn có thể thực hiện nhiều bài kiểm tra khác nhau để kiểm tra xem webcam của mình có hoạt động^{(check if your webcam is working)} hay không cũng như các bản sửa lỗi mà bạn có thể thực hiện nếu micrô của bạn dường như không hoạt động^{(mic doesn’t seem to work)} bình thường. 

Sau khi bạn kiểm tra webcam, hãy đảm bảo rằng bạn đặt nó để mọi người có thể nhìn thấy khuôn mặt của bạn chứ không chỉ trán hoặc vai của bạn. Để làm điều đó, trước tiên hãy quyết định xem bạn đang thuyết trình ở tư thế đứng hay ngồi, sau đó điều chỉnh mức máy ảnh của bạn. 

Một số điều quan trọng khác cần kiểm tra bao gồm pin máy tính xách tay của bạn. Hãy cắm nó nếu bạn không chắc chắn rằng pin sẽ sử dụng được trong toàn bộ thời lượng của bài thuyết trình của mình. Đồng thời kiểm tra kết nối internet của bạn. Video hoặc âm thanh bị trễ sẽ khiến người tham gia khó tập trung hơn. 

Ăn mặc để gây ấn tượng

Khi bạn đã hoàn thành xong khía cạnh kỹ thuật của mọi thứ, hãy nhìn nhận lại bản thân và môi trường của bạn một cách nghiêm túc. Nếu bạn định bật video của mình, có thể là khôn ngoan nếu bạn thay đổi PJ^(PJs) ngay cả khi bạn đang ở nhà. Mặc đẹp sẽ giúp bạn tự tin hơn và tạo cho bạn động lực thích hợp. 

Nếu không hài lòng với môi trường xung quanh, bạn luôn có thể sử dụng tính năng nền ảo tuyệt vời của Zoom^{(Zoom’s excellent virtual background feature)} và đảm bảo rằng không có gì phía sau hoặc xung quanh bạn có thể khiến người tham dự bị phân tâm khỏi bản trình bày Zoom của bạn . 

Tập dượt trước bài thuyết trình của bạn^{(Presentation Beforehand)}

Ngay cả khi bạn là một diễn giả tự tin trước đám đông, việc luyện tập một vài khoảnh khắc quan trọng của bài thuyết trình cũng không bao giờ là vấn đề. Không thể dự đoán mọi vấn đề có thể phát sinh, đặc biệt là với các bản trình bày Zoom , vì vậy có thể khó ứng biến ngay lập tức nếu bạn chưa luyện tập trước toàn bộ. 

Một ý tưởng hay là thực hiện một bài thuyết trình demo ở nhà với một thành viên trong gia đình hoặc với một người bạn qua internet. Nó sẽ cung cấp cho bạn ý tưởng về những gì mong đợi từ cuộc họp trong tương lai của bạn và loại thách thức bạn cần vượt qua trước khi thực hiện bài thuyết trình của mình. 

Tắt thông báo tham gia cuộc họp^{(Turn Off Meeting Entry Notifications)}

Một cách để giảm thiểu sự phiền nhiễu trong cuộc họp Thu phóng^(Zoom) của bạn là tắt thông báo nhập cảnh cho người tham dự. Không phải ai cũng xuất hiện đúng giờ và tùy thuộc vào quy mô nhóm của bạn, việc nghe thấy tiếng chuông đó và thấy thông báo cho mọi mục nhập mới bật lên có thể không chỉ làm gián đoạn quá trình trình bày của bạn mà còn làm phiền bạn. 

Để tắt các thông báo này, hãy đi tới Cài đặt^(Settings) tài khoản Thu^(Zoom) phóng > Cuộc họp^(Meeting) > Trong Cuộc họp^{(In Meeting )} và chuyển đổi thông báo Âm thanh khi ai đó tham gia hoặc rời khỏi^{(Sound notification when someone joins or leaves)} cài đặt. 

Nhờ ai đó^{(Ask Someone)} giám sát^(Monitor) phòng chờ^{(Waiting Room)}

Zoom có ​​Phòng chờ^{(Waiting Room)} , nơi mọi người tham gia tập hợp trước khi bước vào cuộc họp. Đó là một chiến lược hiệu quả để tránh những người ngẫu nhiên tham gia và làm hỏng bài thuyết trình của bạn. Nhược điểm của hệ thống này là bạn phải duyệt thủ công mọi yêu cầu từ Phòng chờ^{(Waiting Room)} . Nếu ai đó đến muộn hoặc cố gắng tham gia lại cuộc họp sau khi cuộc họp đã bắt đầu, bạn có thể không nhận thấy thông báo và khiến người đó bị mắc kẹt trong tình trạng lấp lửng  Zoom cá nhân của họ.^(Zoom)

Để tránh điều đó, bạn có thể yêu cầu một trong các đồng nghiệp của mình xem cửa sổ Người tham gia để cho phép những người tham dự khác vào từ ^{(Participant)}Phòng chờ^{(Waiting Room)} . 

Tìm hiểu các phím tắt thu phóng cơ bản

Học các phím tắt hữu ích nhất^{(the most useful shortcuts)} trong Zoom có ​​thể giúp bạn hoàn thiện bài thuyết trình của mình và trở thành người dẫn chương trình chuyên nghiệp. Thêm vào đó, một số trong số chúng sẽ giúp bạn nhanh chóng giải quyết mọi vấn đề không mong muốn và tiết kiệm thời gian trong khi trình bày. Dưới đây là một số phím tắt Zoom cần thiết nhất mà bạn cần biết.

• Alt + M (dành cho Windows) hoặc Cmd + Ctrl + M (dành cho Mac) 

Phím tắt này sẽ tắt tiếng mọi người cùng một lúc ngoại trừ máy chủ lưu trữ (bạn). 

• Alt + M (dành cho Windows) hoặc Cmd + Ctrl + U (dành cho Mac)

Điều này sẽ hiển thị tất cả mọi người cho tất cả mọi người ngoại trừ máy chủ. 

• Alt + Shift + T (dành cho Windows) hoặc Cmd + T (dành cho Mac)

Một phím tắt tiện dụng khi bạn cần chụp ảnh màn hình cuộc họp Thu phóng của mình.^(Zoom)

• Space (dành cho Windows, Mac)

Nếu bạn đang tắt tiếng và cần nhanh chóng trả lời câu hỏi rồi quay lại chế độ tắt tiếng, hãy giữ khoảng cách trong khi nói để tạm thời tự tắt tiếng. 

Bạn có thể tìm hiểu phần còn lại của các phím tắt Zoom hữu ích trong ^(Zoom)Cài đặt^(Settings) của ứng dụng . Mở ứng dụng Thu phóng^(Zoom) trên màn hình của bạn, đăng nhập vào tài khoản của bạn và đi tới Cài đặt^(Settings) . Chọn Phím tắt^{(Keyboard Shortcuts)} để xem danh sách phím tắt đầy đủ. 

Yêu cầu người tham dự^(Attendees) tắt âm thanh của họ^{(Their Audio)}

Yêu cầu mọi người tắt tiếng mic của họ trong bản trình bày Thu^(Zoom) phóng của bạn có vẻ như là một mẹo rõ ràng. Tuy nhiên, nếu bạn có những người không quen với định dạng bản trình bày trực tuyến này trong nhóm của bạn, chúng tôi khuyên bạn nên làm rõ điều này trước khi bạn bắt đầu trình bày. 

Bạn có thể giúp họ bằng cách chỉ ra cách thực hiện việc này trong Zoom . 

Bạn có thể tắt tiếng bằng phím tắt Alt + A (cho Windows) hoặc Cmd + Shift + A (cho Mac ) hoặc thông qua Cài đặt^(Settings) của ứng dụng Thu phóng^(Zoom) bằng cách làm theo đường dẫn Cài đặt^(Settings) > Âm thanh^{(Audio )} > Tắt tiếng micrô của tôi khi tham gia cuộc họp^{(Mute my mic when joining a meeting)} . 

Tạm dừng bản trình bày của bạn để trả lời câu hỏi^{(Answer Questions)}

Bất kể bạn nghĩ bài thuyết trình của mình chi tiết đến mức nào, khán giả của bạn có thể có câu hỏi hoặc nhận xét trong suốt bài thuyết trình mà họ muốn chia sẻ với nhóm. Việc tạm dừng bài thuyết trình của bạn thường xuyên sẽ giúp làm rõ xem thông tin có rõ ràng với mọi người hay không và đồng nghiệp của bạn có điều gì cần bổ sung hay không. 

Lưu Nhật ký trò chuyện cho các lần theo dõi

Điều quan trọng là phải ghi chú trong buổi thuyết trình ngay cả khi bạn là người lưu trữ nó. Những câu hỏi và nhận xét quan trọng mà những người tham dự của bạn đưa ra trong suốt cuộc họp có thể rất hữu ích cho việc theo dõi trong tương lai. May mắn thay^(Luckily) , Zoom có ​​thể làm điều đó cho bạn với tính năng cho phép bạn lưu nhật ký trò chuyện của mình. 

Tuy nhiên, tính năng Zoom^(Zoom) sẽ không tự động lưu lịch sử trò chuyện của bạn, bạn phải bật chức năng này trước. 

Để thực hiện, hãy chuyển đến Cài đặt^(Settings) tài khoản thu phóng của bạn và làm theo đường dẫn Cuộc họp^(Meeting) > Trong cuộc họp (Cơ bản)^{(In Meeting (Basic))} > Tự động lưu cuộc trò chuyện^{(Auto saving chats)} . Thao tác này sẽ tự động lưu tất cả các tin nhắn trong cuộc trò chuyện, ngay cả những tin nhắn được gửi riêng tư giữa những người tham dự. 

Ghi lại bản trình bày thu phóng của bạn

Một mẹo cuối cùng là ghi lại bản trình bày Thu phóng của bạn^{(record your Zoom presentation)} . Nó có thể có lợi ở nhiều cấp độ. Bạn có thể gửi bản ghi cho những người không thể thực hiện cuộc họp, cũng như cho những người tham dự muốn xem chi tiết hơn một số phần nhất định. Bạn cũng có thể sử dụng bản ghi âm để phân tích kỹ năng trình bày và cải thiện kỹ năng của mình với tư cách là một diễn giả trước công chúng. 

Nếu lo lắng rằng bạn sẽ quên ghi lại cuộc họp của mình, bạn có thể đi tới Cài đặt^(Settings) Thu phóng > Ghi âm^(Recording) và bật Tự động ghi^{(Automatic recording)} các cuộc họp  Thu phóng khi chúng bắt đầu.^(Zoom)

Đã đến lúc cải thiện kỹ năng trình bày thu phóng của bạn^{(Zoom Presentation Skills)} 

Tổ chức các cuộc họp công việc lớn trong các ứng dụng như Zoom là một thực tế mới. Dù muốn hay không, chúng ta phải thích nghi với nó. Tin tốt là Zoom khá trực quan và dễ sử dụng. Miễn là bạn thực hiện tất cả các thử nghiệm và kiểm tra trước^{(perform all the tests and checks in advance)} , bài thuyết trình của bạn chắc chắn sẽ chạy trơn tru. 

Bạn đã bao giờ tổ chức một cuộc họp lớn trong Zoom chưa? Một số mẹo mà bạn muốn chia sẻ với người sắp tổ chức một buổi thuyết trình trong Zoom lần đầu tiên là gì? Chia sẻ kiến ​​thức về Zoom của bạn với chúng tôi trong phần nhận xét bên dưới. 

10 Zoom Presentation Tips for Your Next Big Meeting

After you learned how to set up and use Zoom, you might feel you’re ready for your first big online meeting. However, a good host knows that a successful Zoom presentation requires a lot of preparation, as well as following a few rules. 

If you’re looking to ace your next big meeting in Zoom, here are some tips that you can use to make sure everything runs smoothly and you come across as a confident and engaging presenter.

Check Your Equipment

The first thing to do to avoid hiccups during your Zoom presentation is to check your equipment. There are various tests you can perform to check if your webcam is working as well as fixes that you can perform if your mic doesn’t seem to work properly. 

After you test the webcam, make sure you position it so that people can see your face rather than just your forehead or your shoulders. To do that, first decide whether you’re giving the presentation standing or sitting and then adjust your camera level. 

A few other important things to check include your laptop battery. Plug it in if you’re not sure the battery will last the entire duration of your presentation. Also check your internet connection. Lagging video or audio will make it harder for the participants to stay focused. 

Dress to Impress

Once you’re done with the technical side of things, take a critical look at yourself and your environment. If you’re planning to have your video on, it might be wise to change out of your PJs even if you’re at home. Dressing up will help you feel more confident and give you the right motivation. 

If you’re not happy with your surroundings, you can always use Zoom’s excellent virtual background feature and make sure there’s nothing behind or around you that can distract the attendees from your Zoom presentation. 

Rehearse Your Presentation Beforehand

Even if you’re a confident public speaker, it never hurts to rehearse a few crucial moments of the presentation. It’s impossible to predict every single issue that might arise, especially with Zoom presentations, so it can be difficult to improvise on spot if you haven’t rehearsed the whole thing in advance. 

A good idea is to do a demo presentation at home with a family member, or with a friend over the internet. It’ll give you an idea of what to expect from your future meeting and what kind of challenges you need to overcome before doing your presentation. 

Turn Off Meeting Entry Notifications

One way to minimize the distractions during your Zoom meeting is to disable the entry notifications for attendees. Not everyone will show up on time, and depending on the size of your team, hearing that ring and seeing the notification for every new entry pop up might not just disrupt your presenting process but also annoy you. 

To disable these notifications, go to your Zoom account Settings > Meeting > In Meeting and toggle the Sound notification when someone joins or leaves setting off. 

Ask Someone to Monitor the Waiting Room

Zoom has a Waiting Room where every participant gathers before entering the meeting. It’s an effective strategy to avoid random people joining in and ruining your presentation. The downside of this system is that you have to manually approve every request from the Waiting Room. If someone is late or tries to rejoin the meeting after it’s already started, you might not notice the notification and leave the person stuck in their personal Zoom limbo. 

To avoid that, you can ask one of your colleagues to watch the Participant window to allow other attendees in from the Waiting Room. 

Learn Essential Zoom Shortcuts

Learning the most useful shortcuts in Zoom can help you ace your presentation and become a pro host. Plus, some of them will help you quickly resolve any unexpected issues and save time during your presentation. Here are some of the most essential Zoom shortcuts you need to know.

• Alt + M (for Windows) or Cmd + Ctrl + M (for Mac) 

This shortcut will mute everyone at once except the host (you). 

• Alt + M (for Windows) or Cmd + Ctrl + U (for Mac)

This will unmute everyone for everyone except the host. 

• Alt + Shift + T (for Windows) or Cmd + T (for Mac)

A handy shortcut for when you need to take a screenshot of your Zoom meeting.

• Space (for Windows, Mac)

If you’re on mute and need to quickly answer a question and then go back to mute, hold space while talking to temporarily unmute yourself. 

You can learn the rest of the useful Zoom keyboard shortcuts in the app’s Settings. Open the Zoom app on your desktop, log into your account, and go to Settings. Select Keyboard Shortcuts to view the full shortcuts list. 

Ask the Attendees to Mute Their Audio

Asking people to mute their mics during your Zoom presentation might seem like an obvious tip. However, if you have people that aren’t used to this format of online presentations on your team, we’d recommend making a point out of this before you start presenting. 

You can help them by pointing out how to do this in Zoom. 

You can mute your audio using the shortcut Alt + A (for Windows) or Cmd + Shift + A (for Mac), or through the Zoom app’s Settings by following the path Settings > Audio > Mute my mic when joining a meeting. 

Pause Your Presentation to Answer Questions

No matter how detailed you think your presentation is, your audience might have questions or remarks throughout it that they want to share with the team. It helps to pause your presentation frequently to clarify if the information is clear to everyone and if your colleagues have anything to add. 

Save the Chat Log for Follow-Ups

It’s important to take notes during the presentation even when you’re the one hosting it. Important questions and remarks that your attendees make throughout the meeting can be great for a future follow-up. Luckily, Zoom can do it for you with the feature that allows you to save your chat log. 

Zoom won’t save your chat history automatically though, you have to enable this function in advance. 

To do it, go to your Zoom account Settings and follow the path Meeting > In Meeting (Basic) > Auto saving chats. This will automatically save all the messages in the chat, even the ones sent privately between the attendees. 

Record Your Zoom Presentation

One final tip is to record your Zoom presentation. It can be beneficial on more than one level. You can send the recording to the people who couldn’t make the meeting, as well as to the attendees who wish to go over certain parts in more detail. You can also use the recording to analyze your presenting skills and improve your skills as a public speaker. 

If you’re worried that you’ll forget to record your meeting, you can go to Zoom Settings > Recording and enable Automatic recording of your Zoom meetings as they start. 

Time to Improve Your Zoom Presentation Skills 

Holding big work meetings in apps like Zoom is the new reality. Whether we like it or not, we have to adapt to it. The good news is, Zoom is pretty intuitive and easy to use. As long as you perform all the tests and checks in advance, your presentation is certain to run smoothly. 

Have you ever hosted a big meeting in Zoom? What are some tips that you’d like to share with someone who’s about to hold a presentation in Zoom for the first time? Share your Zoom knowledge with us in the comments section below. 

Related posts

• Làm thế nào để Nâng cao một Hand trong một Zoom Meeting

• Cách chuyển đổi Between Breakout Rooms trong Zoom

• Làm thế nào để Fake Paying Attention trong Zoom Video Calls

• Cách Dial Into A Zoom Meeting với Phone Number

• Các bản sửa lỗi nhanh khi máy ảnh cuộc họp thu phóng của bạn không hoạt động

• Cách sử dụng VLOOKUP trong tờ Google

• Cách sử dụng Discord Spoiler Tags

• Làm thế nào để khắc phục sự cố zoom hoặc đóng băng

• Cách tạo Transparent Background trong GIMP

• 7 Quick Fixes Khi Minecraft Keeps Crashing

• Cách làm Spotify Louder and Sound Better

• Tất cả các phím tắt thu phóng và cách sử dụng chúng

• Cách Fix Disney Plus Error Code 83

• Cách tìm Memories trên Facebook

• Cách chia Clip trong Adobe Premiere Pro

• Làm thế nào để có được Rid của Yahoo Search trong Chrome

• Cách Fix Hulu Error Code RUNUNK13

• Bạn có thể thay đổi Twitch Name của bạn? Có, nhưng Be Careful

• Cách thay đổi ngôn ngữ trên Netflix

• Cách Download and Install Peacock trên Firestick