Google^{(Google Sheets)} Trang tính là một ứng dụng dựa trên web miễn phí và là ứng dụng thay thế phổ biến cho Microsoft Excel . Công cụ này cho phép dễ dàng tạo, cập nhật và sửa đổi bảng tính. Nó hoạt động như một công cụ cộng tác tuyệt vời cho phép bạn thêm bao nhiêu người tùy thích và chỉnh sửa Google Trang tính^{(Google Sheets)} với những người khác cùng một lúc. Công cụ trực tuyến cho phép bạn làm việc cùng nhau trong thời gian thực trên một dự án trong cùng một bảng tính bất kể bạn đang ở đâu. Để cộng tác trên Google Trang tính^{(Google Sheets)} , người ta chỉ cần nhấp vào nút Chia sẻ^(Share) và ở đó bạn cho phép bạn bè, đồng nghiệp hoặc gia đình chỉnh sửa bảng tính của mình.

Khi làm việc trên Bảng tính Google^{(Google Spreadsheet)} được chia sẻ , bạn có thể muốn những người dùng khác chỉ nhập dữ liệu bị hạn chế trong các ô của nó. Để tránh những người khác nhập sai giá trị trong ô, bạn có thể muốn thêm phần tử điều khiển đồ họa như menu thả xuống^{(drop-down menu)} tương tự như hộp danh sách cho phép mọi người chỉ nhập những giá trị có sẵn từ một danh sách nhất định. Ngoài ra, danh sách thả xuống đóng vai trò như một phương pháp thông minh và hiệu quả hơn để nhập dữ liệu.

Điều đó đang được nói, danh sách thả xuống hoặc menu kéo xuống là một cách hợp lý để đảm bảo rằng mọi người chỉ điền các giá trị vào các ô của bạn theo cách chính xác như mong đợi của bạn. Giống như Excel ,  Google Trang tính^{(Google Sheets)} cho phép bạn dễ dàng tạo menu thả xuống cho Trang tính của mình. Ngoài ra, nó cho phép bạn thực hiện các thay đổi một phần đối với danh sách thả xuống trong trường hợp bạn muốn sửa đổi danh sách lựa chọn trong các ô. Trong bài viết này, chúng tôi giải thích chi tiết cách tạo menu thả xuống trong Google Trang tính^{(Google Sheets)} và sửa đổi tương tự.

Tạo menu thả xuống trong Google Trang tính

Khởi chạy^(Launch) Google Trang tính

Mở bảng tính mới hoặc mở tệp bảng tính hiện có.

Chọn một ô mà bạn muốn tạo danh sách thả xuống. Bạn cũng có thể chọn một nhóm ô, toàn bộ cột hoặc một hàng.

Điều hướng đến menu Trang tính và nhấp vào tùy chọn ^(Sheets)Dữ liệu.^(Data.)

Chọn Xác thực dữ liệu^{( Data Validation)} từ menu thả xuống. Cửa sổ Xác thực Dữ liệu^{(Data Validation)} bật lên với một số tùy chọn để tùy chỉnh.

Trường đầu tiên trong cửa sổ Xác thực Dữ liệu là ^{(Data Validation)}Phạm vi ô^{(Cell range)} được điền tự động dựa trên các ô đã chọn. Bạn có thể thay đổi phạm vi thành một giá trị mới bằng cách chỉ cần nhấp vào biểu tượng bảng trong trường Phạm vi ô^{(Cell Range)} .

Trường thứ hai trong cửa sổ Xác thực Dữ liệu là ^{(Data Validation)}Tiêu chí^{( Criteria )} có danh sách các tùy chọn khác nhau trong menu thả xuống của chính nó. Tiêu chí^(Criteria) chứa các tùy chọn như Danh sách từ một phạm vi, Danh sách các mục, Số, Văn bản^{(List from a range, List of items, Number, Text, )} và Ngày. ^{( Date. )}

• Danh sách từ một phạm vi: Tùy chọn này cho phép bạn tạo danh sách các giá trị đã được truy xuất từ ​​các trang tính khác nhau hoặc danh sách giá trị từ các ô khác nhau trên cùng một trang tính.
• Danh sách các mục: Điều này cho phép chúng tôi tạo một danh sách các giá trị văn bản. Chúng được nhập vào trường chỉnh sửa được phân tách bằng dấu phẩy.
• Số^(Number) : Tùy chọn^(Option) này không tạo danh sách thả xuống thay vào đó đảm bảo rằng mục nhập vào menu thả xuống nằm trong một phạm vi số cụ thể.
• Văn bản: Tùy chọn^(Option) này không tạo danh sách thả xuống thay vào đó đảm bảo rằng mục nhập có định dạng văn bản phù hợp.
• Ngày: Tùy chọn^(Option) này không tạo danh sách thả xuống thay vào đó đảm bảo liệu ngày đã nhập có hợp lệ hoặc nằm trong một phạm vi nhất định hay không.
• Công thức Tùy chỉnh^{(Custom Formula)} là: Tùy chọn này không tạo danh sách thả xuống thay vào đó đảm bảo rằng ô đã chọn sử dụng công thức do người dùng chỉ định.

Khi dữ liệu sẽ được đưa vào danh sách được nhập, hãy chọn tùy chọn Hiển thị danh sách thả xuống^{(Show dropdown list)} trong ô. Việc chọn tùy chọn này đảm bảo rằng các giá trị xuất hiện trong các ô.

Bạn cũng có thể chọn việc phải làm khi ai đó nhập dữ liệu không hợp lệ không có trong danh sách bằng cách chọn các tùy chọn bằng nút radio. Bạn có thể chọn có tùy chọn Hiển thị cảnh báo^{(Show warning)} hoặc Từ chối^{(Reject input)} tùy chọn nhập trên dữ liệu không hợp lệ. Tùy chọn Từ chối Nhập^{(Reject Input)} không cho phép bạn nhập bất kỳ giá trị nào không có trong danh sách thả xuống của bạn. Mặt khác,  tùy chọn Hiển thị cảnh báo^{(Show warning)} cho phép bạn nhập dữ liệu không hợp lệ không có trong danh sách của bạn nhưng hiển thị thông báo cảnh báo trong trang tính.

Tùy chọn cuối cùng trong cửa sổ cài đặt là Giao diện. ^{(Appearance.)}Tùy chọn này cung cấp gợi ý cho người dùng về những giá trị hoặc dữ liệu mà họ có thể nhập vào các ô. Để kích hoạt trợ lý này, hãy chọn tùy chọn Hiển thị văn bản trợ giúp xác thực^{(Show validation help text)} bên cạnh trường Giao diện^(Appearance) . Sau khi bạn chọn tùy chọn, hãy nhập hướng dẫn muốn cung cấp cho mọi người về những giá trị mà họ có thể chọn trong phạm vi ô.

Nhấp vào Lưu^(Save) để áp dụng các thay đổi.

Chỉnh sửa danh sách thả xuống trong Google Trang tính

Để thêm nhiều giá trị hơn vào danh sách hoặc xóa các mục khỏi menu thả xuống, hãy làm theo các bước dưới đây

Điều hướng đến Dữ liệu^{( Data)} và chọn Xác thực dữ liệu^{( Data validation)} từ menu thả xuống.

Chọn các ô và thay đổi các mục trong mục nhập.

Nhấp vào Lưu^(Save) để áp dụng các thay đổi.

Đó là tất cả.

How to create and modify a drop-down list in Google Sheets

Google Sheets is a free web-based application and a popular alternative to Microsoft Excel. The tool allows to easily create, update, and modify spreadsheets. It serves as an excellent collaborative tool allowing you to add as many people as you want and edit Google Sheets with others at the same time. The online tool enables you to work jointly in real-time on a project in the same spreadsheet irrespective of wherever you are located. To collaborate on Google Sheets one has to simply click a Share button and there you are allowing your friends, colleagues, or family to edit your spreadsheet.

When working on a shared Google Spreadsheet, you may want other users to enter only restricted data within its cells. To avoid others entering wrong values within cells, you may want to add a graphical control element like the drop-down menu which is similar to a list box that would allow people to enter only those values available from a given list. Apart from that, the drop-down list serves as a smart and more efficient method to enter data.

That being said, a drop-down list or a pulldown menu is a streamlined way to ensure that people fill only the values into your cells in the exact same manner as your expecting. Like Excel,  Google Sheets allows you to easily create a drop-down menu to your Sheets. Additionally, it enables you to make partial changes to the drop-down list in case you want to modify the selection list in the cells.  In this article, we explain in detail how to create a drop-down menu in Google Sheets and modify the same.

Create a drop-down menu in Google Sheets

Launch Google Sheets

Open a new spreadsheet or open an existing spreadsheet file.

Select a cell where you want to create a drop-down list. You can also select a group of cells, an entire column, or a row.

Navigate to Sheets menu and click on the option Data.

Select Data Validation from the drop-down menu. A Data Validation window pops up with several options to customize.

The first field in the Data Validation window is the Cell range which is automatically filled based on the selected cells. You can change the range to a new value by simply clicking on a table icon in the Cell Range field.

The second field in the Data Validation window is the Criteria which has a list of various options in its own drop-down menu. The Criteria contains options like List from a range, List of items, Number, Text, and Date. 

• List from a range: This option allows you to create a list of values that have been retrieved from different sheets or the list of values from different cells on the same sheet.
• List of items: This allows us to create a  list of text values. They are entered in the edit field separated by commas.
• Number: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure that the entry to the drop-down menu falls within a specific numeric range.
• Text: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure that the entry is in a proper textual format.
• Date: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure if the date entered is valid or comes in a certain range.
• Custom Formula is: This option does not create a drop-down list instead makes sure the selected cell uses a user-specified formula.

Once the data that is to be included in the list is entered, select the option Show dropdown list in cell. Selecting this option ensures that the values appear in the cells.

You can also choose what has to be done when someone enters an invalid data which is not present on the list by selecting the options with a radio button. You can choose to have either Show warning option or Reject input option on invalid data. The Reject Input option doesn’t allow you to enter any value which is not present on your drop-down list. On the other hand,  Show warning option allows you to enter the invalid data which is not on your list but displays the warning message in the sheet.

The last option in the setting window is the Appearance. This option gives a hint to the user on what values or data they can enter in the cells. To activate this assistant, select the option Show validation help text beside the Appearance field.  After you select the option, type the instructions that want to give people about what values they can choose within the cell range.

Click Save to apply the changes.

Edit the drop-down list in Google Sheets

To add more values to the list or remove items from the drop-down menu follow the below steps

Navigate to Data and select Data validation from the drop-down menu.

Select the cells and change the items in the entry.

Click Save to apply changes.

That’s all.

Related posts

• Làm thế nào để văn bản xoay trong ứng dụng web Google Sheets

• Cách tạo Drop Cap trong Google Docs trong vài phút

• Fix Google Docs Spellcheck không hoạt động đúng

• Cách chèn Text Box bằng Google Docs

• Làm thế nào để làm cho Google Slides loop mà không xuất bản

• Cách chèn Table của Contents trong Google Docs

• Cách viết Screenplay bằng Google Docs

• Cách tự động tạo biểu đồ và Graphs trong tờ Google

• Làm thế nào để thực hiện một Gantt Chart trong Google Sheets

• Cách hợp nhất và hủy bỏ các ô trong Google Doc Table

• Cách tạo Hanging Indent trong Microsoft Word and Google Docs

• Tốt nhất Google Sheets and Excel Online Calendar templates

• Cách chèn WordArt bằng Google Sheets bằng bản vẽ Google

• Best Invoice Templates cho Google Docs cho Freelancers, Small Business

• A browser error đã xảy ra thông báo - Google Docs trên Chrome

• Cách sử dụng Header, Footer và Footnote trong Google Docs

• Cách sử dụng Dark Mode bằng Google Docs, Sheets và Slides

• Cách lớp và nhóm Images trong Google Docs

• Tiện ích bổ sung Google Docs tốt nhất cho các nhà văn tự do

• Cách tạo Org Chart bằng Google Docs