Nhiều công ty trên toàn thế giới không ngại mở rộng cơ sở làm việc tại nhà cho nhân viên của họ, những người không nhất thiết phải có mặt tại văn phòng. Trong mối liên hệ này, điều quan trọng là phải nhận thức được một số nghi thức hội nghị truyền hình^{(video conferencing etiquette)} nhất định .

Trong khi các công ty đang tận dụng tính năng từ xa và chế độ hội nghị truyền hình để cho phép tương tác liền mạch, thì đây là một số nghi thức, mẹo và quy tắc của hội nghị truyền hình mà bạn nên áp dụng để tạo ấn tượng lâu dài.

Đọc^(Read) : Cách thiết lập và tham gia cuộc họp Microsoft Teams^{(How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting)} .

Hướng dẫn nghi thức hội nghị truyền hình

Trong một cuộc họp video, bạn không có cơ hội gặp gỡ trực tiếp tất cả mọi người để tạo ấn tượng lâu dài. Vì vậy, hãy làm theo các nghi thức mong muốn này như một hướng dẫn tham khảo.

1. Quyết định trước chương trình họp
2. Thiết lập nền
3. Chuẩn bị cho cuộc họp
4. Hãy đúng giờ
5. Giữ bàn làm việc của bạn sạch sẽ
6. Biết khán giả của bạn
7. Ghi lại các điểm liên quan
8. Chỉ định một người ghi chú
9. Lịch sự với những người tham dự khác
10. Tắt tiếng micrô khi không sử dụng

Các nghi thức cuộc gọi hội nghị video tốt có thể giúp bạn củng cố sự tự tin và nâng cao kỹ năng giao tiếp của mình.

1] Quyết định^(Decide) trước chương trình họp

Một thực tiễn cần thiết để tổ chức hội nghị truyền hình hiệu quả là tổ chức và chỉ tổ chức cuộc họp khi bạn hoàn toàn hiểu chủ đề của các cuộc thảo luận. Do đó, nếu bạn là người tổ chức cuộc họp ảo, hãy đảm bảo rằng tất cả những người tham gia đều có một số kiến ​​thức về nó trước. Việc gửi ít nhất hai lời nhắc được coi là an toàn,

• Một ngày trước cuộc họp
• Một giờ trước khi bắt đầu cuộc họp

Điều này giúp những người tham gia sẵn sàng cho cuộc họp để họ không mất cảnh giác và vật lộn với các nghi thức.

2] Thiết lập nền

Điều quan trọng hơn là phải có điều kiện sét thích hợp ở hậu cảnh để tránh bóng tối. Tương tự, nếu bạn có một cửa sổ đầy nắng ngay phía sau bạn, hãy vẽ rèm để làm mờ tia chớp. Ngoài ra, một bức tường hoặc rèm sạch sẽ tốt hơn là một văn phòng lộn xộn hoặc các tác phẩm nghệ thuật kỳ lạ để tránh bị phân tâm.

Hãy nhớ rằng người mà bạn đang tham gia hội nghị truyền hình không được cảm thấy bị phân tâm. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn kiểm tra những gì họ nhìn thấy trước khi bạn gọi. Lo lắng quá nhiều về những gì có trong nền của bạn và cách người khác có thể nhìn thấy nó có thể gây thêm căng thẳng và cản trở công việc.

Đọc^(Read) : Cách làm mờ nền trong cuộc họp Microsoft Teams^{(How to blur the background in Microsoft Teams meeting)} .

3] Chuẩn bị cho cuộc họp

Ngồi^(Sit) thẳng lưng trước ống kính và nở một nụ cười trên môi. Sử dụng^(Use) cử chỉ tự nhiên khi bạn nói và cố gắng hạn chế các cuộc trò chuyện bên lề. Tránh^(Avoid) chạm vào micrô hoặc giấy tờ sột soạt gần micrô. Ngoài ra, hãy giữ các chuyển động của bạn ở mức tối thiểu nhất có thể.

4] Đúng giờ

Nhiều người có thói quen đến muộn vì vậy đúng giờ là vấn đề quan trọng. Trên thực tế, đây phải là một tiêu chuẩn để theo kịp với bất kỳ cuộc họp, video hoặc cách nào khác. Bởi vì, mặc dù bạn có thể thoát khỏi một cuộc họp thực tế, nhưng không có lối thoát nào trong một cuộc họp video.

5] Giữ bàn làm việc của bạn sạch sẽ

Bàn làm việc của bạn trông không được lộn xộn hoặc vô tổ chức. Như vậy, điều quan trọng là không có bất cứ thứ gì giữa bạn và máy ảnh. Mất chồng giấy, ghi chú và các vật dụng văn phòng phẩm khác trên bàn làm việc. Bạn cũng có thể muốn giữ cho màn hình Windows của mình sạch sẽ. Sử dụng tùy chọn Ẩn biểu tượng trên màn hình^{(Hide desktop icons)} nếu bạn cảm thấy cần thiết.

6] Biết khán giả của bạn

Bạn không thể thực thi quy định về trang phục của trường học thông qua hội nghị truyền hình, tức là, tùy thuộc vào đối tượng, trang phục của bạn có thể thay đổi từ trang trọng thông thường đến lịch sự hết sức. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng phấn màu sáng và màu tắt để trông đẹp nhất trên màn hình.

7] Ghi lại các điểm liên quan

Tài liệu thích hợp^(Proper) về các cuộc họp từ xa cho phép thu hồi chi tiết một cách hiệu quả khi cần thiết. Hơn nữa, nó có thể giúp các thành viên khác trong nhóm không thể tham dự cuộc họp theo kịp tốc độ.

8] Chỉ định một người ghi chú

Luôn giữ một cuốn sổ ghi chép để ghi lại những điểm quan trọng được coi là một thói quen tốt trong cuộc họp chung. Thực hành này thậm chí còn trở nên quan trọng hơn khi đi ảo. Vì vậy, hãy chỉ định một người ghi chú để ghi lại mọi thứ trong cuộc họp khi nó diễn ra. Điều đó làm tăng thêm sắc thái và nếu ai đó muốn xem lại những gì đã được thảo luận, anh ta có thể dễ dàng đến đó.

9] Lịch sự với những người tham dự khác

Nếu bạn là người tổ chức hoặc người đã sắp xếp cuộc họp video, hãy đăng nhập vào máy tính của bạn và sẵn sàng cho cuộc họp vài phút trước thời gian đã định. Đây nên là bài học đầu tiên.

Thứ hai, hãy bắt đầu bằng cách giới thiệu bản thân trước khi nói để tất cả những người tham gia biết về bạn và có thể tiếp tục xưng hô bằng tên của bạn.

Đọc^(Read) : Cách trông đẹp nhất của bạn trong cuộc gọi hội nghị truyền hình^{(How to look your best on a video conferencing call)} .

10] Tắt^(Keep) tiếng micrô khi không sử dụng

Mặc dù bạn có thể không nói và nghĩ rằng bạn đang im lặng, nhưng hầu hết các micrô đều có thể phát ra những tiếng ồn nhỏ, chẳng hạn như ho, hắt hơi hoặc gõ phím. Những âm thanh này có thể dễ dàng làm mất tập trung những người tham gia hội nghị truyền hình khác hoặc có thể gây khó chịu. Vì vậy, hãy tắt tiếng micrô trước khi nghỉ giải lao và di chuyển ra ngoài trong cuộc họp.

Còn điều gì khác mà chúng ta nên đề cập đến không?^{(Anything else we should have mentioned?)}

Video conferencing etiquette, tips and rules you need to follow

Many firms worldwide do not mind extеnding the facility of work-from-home to their workers who don’t have to necessarily be in office. In thіs connеction, it becоmes important to be aware of certain video conferencing etiquette.

While the companies are leveraging telepresence and video conferencing mode to enable seamless engagement, here are some video conferencing etiquette, tips & rules you should adopt to create a lasting impression.

Read: How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting.

Video conferencing etiquette guide

In a video conference, you don’t get the chance to meet everyone in person to create a lasting impression. So, follow these desired etiquettes as a reference guide.

1. Decide the meeting agendas in advance
2. Setup the background
3. Get prepared for the meeting
4. Be Time punctual
5. Keep your desk clean
6. Know your audience
7. Document relevant points
8. Assign a note-taker
9. Be courteous to other attendees
10. Keep microphone muted when not in use

Good video conference call etiquette can help you reinforce your confidence and enhance your communication skills.

1] Decide the meeting agendas in advance

An essential practice for effective video conferencing is to organize and the meeting only when you perfectly understand the theme of discussions. As such, if you’re the one organizing the virtual meeting, then ensure that all the participants have some knowledge about it in advance. It’s considered safe to send at least two reminders,

• A day before the meeting
• An hour before the start of the meeting

This helps participants get ready for the meeting so that they are not caught off guard and grapple with etiquette.

2] Setup the background

It’s all more important to have proper lightning conditions in the background to avoid shadows. Similarly, if you have a sunny window directly behind you, draw the blind to dim the lightning. In addition, a clean wall or curtain is way better than a cluttered office or weird artwork to avoid distraction.

Keep in mind, the person you are video conferencing with should not feel distracted. So, make sure you check what they see before you call. Worrying too much about what’s there in your background and how others may see it can add stress that may get in the way of the work.

Read: How to blur the background in Microsoft Teams meeting.

3] Get prepared for the meeting

Sit up straight right on the camera and wear a smile on your face. Use natural gestures when you speak and try to limit side conversations. Avoid tapping on the microphone or rustling papers near the microphone. Also, keep your movements as minimal as possible.

4] Be on time

A lot of people are habitually late so, being on time matters. In fact, this should be a standard to keep up with any meeting, video or otherwise. Because, while you might be able to get away with a physical meeting, there’s no escaping route in a video conference.

5] Keep your desk clean

Your working desk shouldn’t look messy or disorganized. As such, it is important to not have anything between you and the camera. Lose the stack of papers, sticky notes and other stationery items from your desk. You may want to also keep your Windows desktop clean. Use the Hide desktop icons option if you feel the need to.

6] Know your audience

You cannot enforce a school dress code via video conference i.e., depending on the audience, your attire may vary from usually sober formals to downright casuals. We would recommend you to go with light pastels and muted colors that look the best on the screen.

7] Document relevant points

Proper documentation of remote meetings allows for details to be recalled efficiently when needed. Moreover, it can help other team members who could not attend the meeting to stay up to speed.

8] Assign a note-taker

Always keeping a notepad to jot down important points is considered as a good general meeting practice. This practice becomes even more important when going virtual. So, assign a note-taker to document everything in the meeting as it happens. That adds nuance and if someone would like to revisit what was discussed, he could easily get there.

9] Be courteous to other attendees

If you are the organizer or the one who has arranged the video conference, be logged into your computer and ready for the meeting a few minutes before the scheduled time. This should be the first lesson.

Second, start off by introducing yourself before speaking so that all the participants get to know you and can proceed to address you by your name.

Read: How to look your best on a video conferencing call.

10] Keep microphone muted when not in use

Even though you may not be speaking and think you’re being quiet, most microphones can pick up minor background noises, like coughs, sneezes, or typing. These sounds can easily distract other video conferencing participants or may cause annoyance. So, mute the microphone before taking a break and moving out during a meeting.

Anything else we should have mentioned?

Related posts

• Cách cài đặt Drupal bằng WAMP trên Windows

• Best Software & Hardware Bitcoin Wallets cho Windows, iOS, Android

• Setup Internet Radio Station miễn phí trên Windows PC

• Fix Partner không kết nối với lỗi router trong TeamViewer trên Windows 10

• NASA của Eyes giúp bạn khám phá Universe như Astronauts

• Tài khoản đó không được liên kết với bất kỳ Mixer account nào

• một Magnet link và làm thế nào để Magnet link s mở là gì trong một trình duyệt

• NFT có nghĩa là gì và cách tạo NFT Digital Art?

• ngrok: Hãy Servers địa phương nào của bạn với Secure Tunnels

• là gì Big Data - Một Giải thích đơn giản với Example

• Ứng dụng nhắn tin phiên cung cấp bảo mật mạnh mẽ; Số yêu cầu No phone!

• Làm thế nào để làm cho Invitation Card trong Windows PC

• SMS Organizer: SMS Application cung cấp bởi Machine Learning

• Task Management Software miễn phí để quản lý việc theo nhóm

• Làm thế nào để bảo vệ bằng mật khẩu và đảm bảo PDf tài liệu với LibreOffice

• Convert Magnet liên kết để trực tiếp Download liên kết sử dụng Seedr

• Best Laptop Backpacks cho Men and Women

• Các công cụ tốt nhất để gửi SMS miễn phí khỏi máy tính của bạn

• Cách tạo SSL Certificates tự ký tự ký vào Windows 10

• Online Reputation Management Tips, Tools & Services