Bạn đã bao giờ bỏ lỡ một email quan trọng vì hộp thư đến của bạn chứa đầy những thư trước đó chưa được trả lời? Hầu hết mọi người đều đã trải qua điều này và hầu như ai cũng biết sự phân tâm của năm mươi email chưa đọc đòi hỏi sự chú ý của bạn ngay khi bạn mở hộp thư đến vào buổi sáng. 

Theo các nghiên cứu, người lao động dành 28% thời gian trong tuần để^{(28 percent of their week)} đọc và trả lời email. Đó là hơn một phần tư thời gian của bạn tại nơi làm việc. Bạn có thể làm được bao nhiêu nữa nếu bạn không phải xử lý hàng loạt email liên tục? 

Inbox Zero là gì?

Inbox Zero là một khái niệm được phát triển bởi Merlin Mann , một chuyên gia về năng suất. Mặc dù hầu hết mọi người giải thích "số không" trong tên để chỉ số lượng email mà một người có, nhưng ban đầu nó đề cập đến lượng thời gian mọi người dành để nghĩ về email. Nếu bạn không có email, bạn gần như không dành thời gian để nghĩ về chúng.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách giữ số lượng email chưa đọc trong hộp thư đến của bạn ở mức tối thiểu tuyệt đối bằng cách sử dụng các công cụ có sẵn cho bạn trong Gmail , cũng như các phương pháp bạn có thể áp dụng cho ngày làm việc của mình sẽ giúp bạn chế ngự hàng loạt email bạn nhận được trong suốt cả ngày. 

Kiến thức cơ bản về quản lý email

Bước đầu tiên để cải thiện năng suất email của bạn là đóng hộp thư đến của bạn. Nghe có vẻ phản trực giác, nhưng tốt hơn là bạn nên đặt cho mình khoảng thời gian để đọc và trả lời email hơn là giải quyết khi chúng đến. Nghiên cứu^(Research) đã chỉ ra rằng thời hạn, tự áp đặt hay không, sẽ cải thiện hiệu quả^{(deadlines, self-imposed or not, improve efficiency)} và giảm thời gian dành cho một dự án.

Dành^(Set) ra năm phút vào đầu mỗi giờ, hoặc có thể là hai mươi phút vào đầu và cuối ngày, để trả lời email^{(to answer emails)} . Xóa bất kỳ email nào rõ ràng là thư rác^{(clearly spam)} . Nếu một email yêu cầu hai phút hoặc ít hơn để trả lời, hãy trả lời email đó trước. 

Nếu một email cần thêm thời gian để trả lời, hãy chuyển nó vào một thư mục được chỉ định đặc biệt.

Sử dụng Gmail để tiếp cận Inbox Zero

Gmail là ứng dụng email được sử dụng nhiều nhất trên thế giới, nhưng hầu hết mọi người không nhận ra rằng nền tảng này thực sự linh hoạt đến mức nào. Gmail có rất nhiều công cụ^{(chock-full of tools)} và các tùy chọn có thể tùy chỉnh cho phép bạn kiểm soát rất nhiều đối với giao diện của nó. Inbox Zero trở nên khả thi hơn nhiều khi bạn tận dụng các công cụ này. 

Sử dụng các dấu sao đặc biệt

Mọi người đều biết về khả năng “gắn dấu sao” email bằng cách nhấp vào biểu tượng Dấu sao^(Star) – nhưng bạn có biết có 12 dấu sao khác nhau có thể được sử dụng không? Nhấp vào ^(Click) Settings > See All Settings > General và sau đó cuộn cho đến khi bạn thấy phần phụ Dấu sao^(Stars) . 

Có các màu sắc khác nhau của các ngôi sao, nhưng cũng có các biểu tượng như dấu chấm than, mũi tên tua đi nhanh, dấu kiểm, dấu chấm hỏi và chữ i viết thường. Theo mặc định, chỉ có ngôi sao chính là hoạt động, nhưng bạn có thể nhấp và kéo bất kỳ biểu tượng nào vào phần Đang sử dụng^{(In use)} để kích hoạt chúng. 

Chỉ một biểu tượng duy nhất sẽ xuất hiện trong Gmail . Nhấp vào^(Click) nó nhiều lần để lướt qua tất cả các ngôi sao khác nhau mà bạn đã chọn. Chọn ít nhất bốn biểu tượng: dấu sao chuẩn, dấu sao màu đỏ, chữ i viết thường và dấu kiểm màu xanh lá cây. 

Thiết lập nhiều hộp thư đến và bộ lọc^{(Set Up Multiple Inboxes and Filters)}

Bạn có thể đã quen với một số tab có sẵn cho bạn trong Gmail : Quảng cáo, Cá nhân^(Personal) , Xã hội^(Social) , v.v. Điều hướng đến Settings > Inbox đến và bên cạnh Loại hộp thư đến,^{(Inbox type,)} nhấp vào hộp thả xuống và chọn Nhiều hộp thư đến.^{(Multiple inboxes.)}

Một phần mới xuất hiện được gọi là Nhiều phần hộp thư đến. ^{(Multiple inbox sections.)}Bạn có thể đặt tên cho tối đa năm phần tùy chỉnh để xem cùng với hộp thư đến chính của mình, mặc dù hai phần được điền theo mặc định. Một phần dành cho email Có gắn dấu sao^(Starred) , trong khi phần còn lại dành cho thư nháp. Các phần này được chỉ định bởi các truy vấn tìm kiếm của chúng, vì vậy bạn sẽ cần tìm hiểu từng ngôi sao đặc biệt được gọi là gì để dành các phần cho chúng.

Đây là tên của từng ngôi sao:

• Sao vàng
• Sao Đỏ
• Ngôi sao màu cam
• Ngôi sao xanh
• Ngôi sao xanh
• Ngôi sao màu tím
• Yellow-bang (dấu chấm than)
• Red-bang
• Câu hỏi màu tím
• Guild màu cam^{(Orange-guillemet)} (biểu tượng tua đi nhanh)
• Kiểm tra xanh
• Thông tin màu xanh lam (chữ thường i)

Trường truy vấn tìm kiếm nhận dạng các toán tử khác nhau, vì vậy bạn có thể sử dụng lệnh OR/AND để bao gồm nhiều dấu sao trong cùng một phần. Bên cạnh trường Truy vấn tìm kiếm^{(Search query)} là trường Tên phần^{(Section name)} . Nhập tên cụ thể mà bạn muốn trường được gọi vào đây.

Để đạt được Inbox Zero , tốt nhất bạn nên thiết lập một số phần cụ thể:

• Cần Hành động / Trả lời
• Cần trả lời khẩn cấp
• Đang chờ trả lời
• Được ủy quyền

Bạn có thể chọn thiết lập phần thứ năm theo nhu cầu của mình, nhưng bốn phần này sẽ xử lý các tác vụ cơ bản nhất. 

Tiếp cận Hộp thư đến Số 0^{(Reaching Inbox Zero)}

Bây giờ bạn đã thay đổi cài đặt Gmail của mình , đã đến lúc thực hiện mọi thứ. Đầu tiên^(First) , hãy đặt bộ lọc của bạn. Nhập theo chỉ dẫn:

Khi bạn nhận được một email, điều đầu tiên bạn nên làm là quyết định xem nó có yêu cầu phản hồi hay bạn nên xóa nó đi. Nếu email là spam hoặc không đảm bảo phản hồi, hãy xóa ngay hoặc lưu trữ nó. 

Nếu email yêu cầu phản hồi và sẽ mất ít hơn hai phút, hãy trả lời nó. Nếu bạn cần nhiều hơn hai phút, hãy nhấp vào biểu tượng Dấu sao^(Star) một lần. Nếu email khẩn cấp và phải là thứ bạn trả lời tiếp theo, hãy nhấp vào biểu tượng hai lần để đánh dấu nó bằng Dấu sao đỏ^{(Red Star)} . 

Sau khi bạn trả lời email, nếu bạn đang đợi trả lời, hãy nhấp vào biểu tượng Dấu sao^(Star) ba lần để chỉ định nó là “Đang chờ trả lời”. Nếu bạn nhận được email do người khác xử lý tốt hơn, hãy chuyển tiếp email đó đến người thích hợp và nhấp vào biểu tượng Dấu sao^(Star) bốn lần để đánh dấu là “Được ủy quyền”. 

Chọn thời điểm bạn muốn trả lời email của mình và chỉ tập trung làm việc trong khoảng thời gian đó. Bằng cách đặt cho mình thời hạn và đặt khoảng thời gian để xử lý email, bạn giảm lượng thời gian dành cho hộp thư đến để có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn. Nếu bạn chọn giải quyết nó vào đầu giờ, hãy tập trung trả lời bất kỳ email khẩn cấp nào trước, sau đó xử lý phần còn lại từ đó. 

Bằng cách áp dụng những phương pháp này, bạn có thể sớm đạt được toàn quyền kiểm soát hộp thư đến của mình. Nếu nó đã là một mớ hỗn độn, hãy dành ra nửa giờ mỗi ngày để sắp xếp lại các email bạn đã có và xác định xem chúng có quan trọng hay không. Đáp ứng những thứ cần, xóa những thứ không cần. 

Có thể mất một chút thời gian, nhưng các bộ lọc^{(but filters)} , hộp thư đến được chỉ định và các công cụ khác sẽ giúp bạn tiếp cận Hộp thư đến số 0 – và^{(Inbox Zero–and)} bạn sẽ tìm thấy những kỹ thuật tốt nhất giúp bạn duy trì ở đó. 

How to Get to Inbox Zero in Gmail

Have you ever missed an important email because your inbox was full of previоuѕ, unanswered messages? Mоst people have experienced thіs and almost еveryone knows the distraction of fіfty unread еmails that demand your attention as soon as you open your inbox іn the mornіng. 

According to studies, workers spend as much as 28 percent of their week reading and answering emails. That’s more than a quarter of your entire time at work. How much more could you accomplish if you didn’t have to handle a constant barrage of emails? 

What Is Inbox Zero?

Inbox Zero is a concept developed by Merlin Mann, an expert on productivity. Although most people interpret the “zero” in the name to refer to the number of emails a person has, it originally referenced how much time people spend thinking about email. If you have zero emails, you spend almost zero time thinking about them.

This article will walk you through how to keep the number of unread emails in your inbox to an absolute minimum using tools available to you within Gmail, as well as practices you can apply to your workday that will help you tame the swarm of emails you receive throughout the day. 

Email Management Basics

The first step to improving your email productivity is to close your inbox. It might sound counterintuitive, but it is better to give yourself set periods of time to read and respond to emails than to address them as they arrive. Research has shown that deadlines, self-imposed or not, improve efficiency and reduce the time spent on a project.

Set aside five minutes at the start of each hour, or maybe twenty minutes at the start and end of the day, to answer emails. Delete any emails that are clearly spam. If an email requires two minutes or less to answer, respond to it first. 

If an email will require more time to answer, move it to a specially-designated folder.

Using Gmail to Reach Inbox Zero

Gmail is the most-used email client in the world, but most people don’t realize just how versatile the platform actually is. Gmail is chock-full of tools and customizable options that give you a tremendous amount of control over its appearance. Inbox Zero becomes much more achievable when you take advantage of these tools. 

Use Special Stars

Everyone knows about the ability to “star” an email by clicking the Star icon–but did you know there are 12 different stars that can be used? Click Settings > See All Settings > General and then scroll until you see the Stars subsection. 

There are different colors of stars, but there are also icons like an exclamation mark, a fast-forward arrow, a check mark, a question mark, and a lower-case i. By default, only the main star is active, but you can click and drag any of the icons to the In use section to activate them. 

Only a single symbol will appear in Gmail. Click it multiple times to cycle through all of the different stars you have selected. Choose at least four symbols: the standard star, the red star, the lower-case i, and the green-check. 

Set Up Multiple Inboxes and Filters

You might already be familiar with several of the tabs available to you in Gmail: Promotions, Personal, Social, etc. Navigate to Settings > Inbox and beside Inbox type, click the drop-down box and select Multiple inboxes.

A new section appears called Multiple inbox sections. You can name up to five custom sections to view alongside your main inbox, although two are filled in by default. One section is for Starred emails, while the other is for drafts. These sections are designated by their search queries, so you will need to learn what each of the special stars is called in order to set aside sections for them.

These are the names of each star:

• Yellow-star
• Red-star
• Orange-star
• Green-star
• Blue-star
• Purple-star
• Yellow-bang (exclamation mark)
• Red-bang
• Purple-question
• Orange-guillemet (fast forward symbol)
• Green-check
• Blue-info (lower-case i)

The search query field recognizes different operators, so you can use OR/AND commands to include multiple stars within the same section. Beside the Search query field is the Section name field. Enter the specific name you want the field to be called here.

To achieve Inbox Zero, it’s best to set up a few specific sections:

• Needs Action/Reply
• Needs Urgent Reply
• Awaiting Reply
• Delegated

You can choose to set up a fifth section according to your needs, but these four will handle the most basic tasks. 

Reaching Inbox Zero

Now that you have changed your Gmail settings, it’s time to put everything into action. First, set your filters. Enter the following:

When you receive an email, the first thing you should do is decide whether it requires a response or if you should delete it. If the email is spam or just doesn’t warrant a response, immediately delete it or archive it. 

If the email requires a response and will take less than two minutes, answer it. If you need more than two minutes, click the Star icon once. If the email is urgent and should be the next thing you respond to, click the icon twice to mark it with a Red Star. 

Once you respond to an email, if you are waiting on a reply, click the Star icon three times to designate it as “Awaiting Reply.” If you receive an email that is better handled by someone else, forward it to the appropriate person and click the Star icon four times to mark it as “Delegated.” 

Choose when you want to respond to your email and focus on working only within those times. By giving yourself deadlines and set periods to handle email, you reduce the amount of time you spend in your inbox so that you can focus on more important tasks. If you choose to deal with it at the start of the hour, focus on responding to any urgent emails first, then handle the rest from there. 

By putting these methods into practice, you can soon attain total control of your inbox. If it is already a mess, set aside half an hour a day to sort through the emails that you already have and determine whether they are important or not. Respond to those that need it, delete those that don’t. 

It might take a bit of time, but filters, designated inboxes, and other tools will help you reach Inbox Zero–and you’ll find what techniques best help you stay there. 

Related posts

• Cách gửi Private Emails bằng Gmail

• Bạn có thể xóa tất cả các email từ Gmail cùng một lúc không?

• Làm thế nào để không giới thiệu Email trong Gmail

• 7 Best Gmail Add-Ons

• Làm thế nào để Fix Gmail khi nó không nhận được email

• Cách hủy hoặc tạm dừng YouTube Premium Subscription

• Cách yêu cầu một doanh nghiệp trên Google

• Muốn Tự động Đăng xuất Tài khoản Gmail hoặc Google?

• Cách sử dụng Google Calendar: 10 Pro Tips

• 3 cách để Create Borders trong Google Docs

• Cách Filter trong tờ Google

• 5 tính năng mới hàng đầu của Gmail nên dùng thử trong năm 2019

• Tại sao Does Chrome Have So Nhiều tiến trình đang chạy?

• Làm thế nào để sử dụng SUMIF trong Google Sheets

• Làm thế nào để sắp xếp hoặc Filter bởi Color trong Google Sheets

• Metric and Dimension trong Google Analytics là gì?

• Cách xảy ra lỗi Fix SSL Security Certificate trong Chrome

• Làm thế nào để Set Up Out of Office trong Gmail

• Cách Backup Google Chrome History

• Cách xem Google Maps Search History của bạn