Biểu đồ Gantt^(Gantt) là một cách phổ biến để theo dõi các dự án, đặc biệt là đối với các nhóm cần ghi nhớ thời lượng của một nhiệm vụ. Bằng cách sử dụng biểu đồ Gantt^(Gantt) một cách hiệu quả, bạn có thể đảm bảo các nhiệm vụ khác nhau không ảnh hưởng lẫn nhau và thậm chí xác định khi nào một việc nên hoàn thành để việc khác có thể bắt đầu. 

Có một số cách để tạo biểu đồ Gantt^(Gantt) , nhưng trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo một biểu đồ trong một chương trình mà bạn có thể có sẵn: Microsoft Excel . Mặc dù nó có thể sẽ không vượt trội so với phần mềm tùy chỉnh khi quản lý một số lượng lớn tác vụ, nhưng đối với các dự án nhỏ, nó là một lựa chọn thay thế hoàn toàn tốt.

Cách tạo biểu đồ Gantt^{(Gantt Charts)} trong Microsoft Excel

Điều thú vị khi tạo biểu đồ Gantt^(Gantt) trong Excel là bạn có thể đã sở hữu một bản sao của bảng tính và biết cách sử dụng nó. Nếu không, chúng tôi khuyên bạn nên xem hướng dẫn Excel^{(Excel tutorial)} của chúng tôi . Các phiên bản gần đây nhất của Microsoft Excel (chúng tôi đang sử dụng Office Online cho hướng dẫn này, mặc dù bạn cũng có thể tải Office 365 miễn phí^{(Office 365 for free)} ) có mẫu Gantt đi kèm, vì vậy hãy xem nhanh mẫu đó trước khi chúng tôi hướng dẫn bạn cách tạo mẫu của riêng bạn .

Mẫu Microsoft Excel Gantt^{(Microsoft Excel Gantt Template)}

Trước khi bắt đầu xây dựng biểu đồ từ đầu, hãy lưu ý rằng có một mẫu Gantt được bao gồm trong Excel . Nếu bạn đang sử dụng Office Online , đó là một trong những Sổ làm việc khả dụng trên^(Workbooks) màn hình chính của Excel

Mẫu biểu đồ Gantt^(Gantt) khá tốt. Bạn có thể nhập dữ liệu của mình vào một bảng, bảng này sau đó sẽ tự động xuất dữ liệu sang biểu đồ thanh đảo ngược. Chúng tôi khuyên bạn nên làm rối với nó một chút để xem điều gì có thể xảy ra với biểu đồ Gantt của Excel^{(Excel Gantt)} . Tuy nhiên, mẫu này hơi không linh hoạt, vì vậy nếu nó không phù hợp với bạn thì bạn sẽ phải xây dựng biểu đồ Gantt^(Gantt) của mình từ đầu.

Lập biểu đồ Gantt của riêng bạn^{(Making Your Own Gantt Chart)}

1. Nếu bạn muốn mọi thứ diễn ra chính xác theo cách bạn muốn, bạn sẽ cần bắt đầu với một sổ làm việc trống. Để làm như vậy, hãy chọn nút sổ làm việc trống mới^{(new blank workbook)} từ thanh trên cùng - nó nằm ở phía bên trái - và đợi nó tải. Sau khi hoàn tất, bạn sẽ thấy một bảng tính trống.

1. Trước khi có thể tạo biểu đồ Gantt^(Gantt) , bạn cần tổng hợp một số dữ liệu. Đối với mục đích minh họa, chúng tôi sẽ giả sử chúng tôi có năm nhiệm vụ và đánh số chúng từ 1 đến 5. Các nhiệm vụ đó chuyển sang cột A. Trong cột B, thêm một số ngày bắt đầu hư cấu bốn nhiệm vụ - đảm bảo các ô được đặt để chấp nhận ngày. Cuối cùng, trong cột C, hãy đặt thời lượng của mỗi nhiệm vụ tính bằng ngày. 

Nếu muốn, bạn cũng có thể thêm ngày kết thúc vào cột C, sau đó tự động trừ các ngày^{(subtract the dates automatically)} và thời lượng kết quả được hiển thị trong cột D. Tuy nhiên, chỉ với mục đích thiết lập biểu đồ Gantt^(Gantt) , ngày bắt đầu và thời lượng là đầy đủ.

1. Với các ngày đã sẵn sàng, bước tiếp theo là tạo một biểu đồ xếp chồng lên nhau^{(stacked chart)} dựa trên ngày bắt đầu nhiệm vụ của chúng ta. Để làm được điều đó, bạn cần chọn tất cả dữ liệu trong bảng, từ A1 đến C6, rồi chọn chèn^(insert) ở đầu trang (đọc tất cả về cách tạo biểu đồ trong Excel^{(making charts in Excel)} ). 

1. Thanh công cụ sẽ thay đổi thành một số tùy chọn đồ thị, bạn cần vào tùy chọn đồ họa và nhấp vào mũi tên xuống. Một danh sách dài các tùy chọn sẽ xuất hiện, bên dưới các thanh^(bars) chọn thanh xếp chồng lên nhau^{(stacked bar)} . Đảm bảo không chọn thanh được gọi là thanh xếp chồng 100% vì điều đó sẽ không hoạt động.

1. Microsoft Excel sẽ hoạt động và một biểu đồ mới sẽ bật lên ở giữa màn hình. Đây là phần khởi đầu của biểu đồ Gantt^(Gantt) của bạn , mặc dù bạn vẫn chưa ở đó.

1. Đối với một, bạn có thể cần phải thay đổi kích thước cửa sổ (chúng tôi đã làm điều đó trong ví dụ trên), sau đó đổi tên biểu đồ bằng cách nhấp vào hộp tiêu đề biểu đồ^{(chart title)} . Trong khi bạn ở đó,. Ngoài ra, hãy xóa chú giải ở cuối biểu đồ - nơi có ghi ngày^{(start date)} và thời gian^{(duration )} bắt đầu - bằng cách chọn và nhấn phím Xóa^{(Delete )} trên bàn phím của bạn.

1. Tiếp theo, bạn cần sắp xếp lại biểu đồ. Hiện tại, nhiệm vụ 5 đang ở trên cùng và nhiệm vụ 1 ở dưới cùng, và nó cần phải hoàn toàn ngược lại. Để khắc phục điều đó, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trên biểu đồ và chọn Định dạng^(Format) trong hộp thoại xuất hiện.

1. Một thanh tác vụ mới sẽ mở ra ở bên phải màn hình của bạn, được gọi là “ Biểu đồ. ^(Chart.)”Từ tất cả các tùy chọn, hãy chọn Trục dọc^{(Vertical Axis)} .

1. Trong menu gấp ra, hãy chọn hộp bên cạnh cài đặt cho biết danh mục theo thứ tự ngược lại^{(categories in reverse order)} . Điều đó sẽ đặt nhiệm vụ 1 lên hàng đầu trong biểu đồ.

1. Khi điều này được thực hiện, chỉ còn một bước nữa, đó là xóa phần màu xanh lam - đại diện cho ngày bắt đầu - của thanh khỏi biểu đồ. Rốt cuộc, trong biểu đồ Gantt^(Gantt) , bạn chỉ quan tâm đến thời lượng của các nhiệm vụ; thanh màu xanh lam đang cản đường.

1. Để loại bỏ nó, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ thanh màu xanh lam nào. Một hộp định dạng khác sẽ bật lên; nhấp vào nó. Một lần nữa, bạn sẽ có cửa sổ bên phải mở ra. Tuy nhiên, lần này, chúng ta cần nhấp vào mục nhập cho Chuỗi "Ngày bắt đầu".^{(Series “Start Date.”)}

1. Trong menu này, hãy nhấp vào mục có ghi Tô^(Fill) , sau đó trên menu màu lớn bật lên, hãy chuyển xuống cuối và chọn Không tô^{(No fill)} .

Với điều đó, biểu đồ Gantt^(Gantt) của bạn đã hoàn tất. Các ô màu cam (bạn có thể tô màu lại bằng lệnh tô màu nếu muốn) hiển thị khi một tác vụ nhất định đang được thực hiện. 

Biểu đồ Gantt trong Excel

Như vậy là đủ để bạn bắt đầu tạo biểu đồ Gantt^(Gantt) của riêng mình . Mặc dù các mẫu mà Excel cung cấp - chưa kể đến phần mềm quản lý dự án được thiết kế riêng - có lẽ là một lựa chọn tốt hơn nếu bạn có kế hoạch quản lý nhiều tác vụ, nhưng sử dụng tùy chọn homebrew như trên có thể tốt hơn nếu bạn đang theo dõi một số lượng nhỏ nhiệm vụ hoặc muốn thêm một số hương vị dễ dàng cho bản trình bày.

How to Create Gantt Charts in Microsoft Excel

Gantt charts are a popular way to keеp track of projects, especially for teams that need to keep the duration of a task in mind. Bу using a Gantt chart effectively, you cаn makе sure different tasks don’t interfere wіth each other, and even determine when onе ѕhould finish so аnother can start. 

There are several ways to make Gantt charts, but in this article we’ll show you how to make one in a program that you probably have available: Microsoft Excel. Though it probably won’t outdo custom-made software when managing a large number of tasks, for small projects it’s a perfectly good alternative.

How to Create Gantt Charts in Microsoft Excel

The nice thing about creating a Gantt chart in Excel is that you probably already own a copy of the spreadsheet and know how to use it. If not, we recommend you check out our Excel tutorial. Most recent versions of Microsoft Excel (we’re using Office Online for this guide, though you can also get Office 365 for free) have a Gantt template included, so let’s take a quick look at that before we show you how to make your own.

Microsoft Excel Gantt Template

Before starting to build a chart from scratch, please note that there’s a Gantt template included in Excel. If you’re using Office Online, it’s one of the available Workbooks in Excel’s home screen

The Gantt chart template is pretty good. You can enter your data in a table, which then automatically exports the data into an inverted bar chart. We recommend messing with it a bit to see what’s possible with Excel Gantt charts. However, the template is a bit inflexible, so if it doesn’t work for you then you’ll have to build your Gantt charts from scratch.

Making Your Own Gantt Chart

1. If you want things to be exactly the way you like, you’ll need to start with a blank workbook. To do so, select the button new blank workbook from the topmost bar — it’s all the way to the left — and wait for it to load. Once that’s done, you’ll be presented with a blank spreadsheet.

1. Before you can make the Gantt chart, you need to put together some data. For illustration purposes, we’ll pretend we have five tasks and number them 1 through 5. Those go into column A. In column B, add some fictitious start dates four the tasks — make sure the cells are set to accept dates. Finally, in column C, set the duration of each task in days. 

If you want, you could also add an end date in column C, then subtract the dates automatically and have the resulting duration be displayed in column D. However, just for purposes of setting up the Gantt chart, the start date and the duration is enough.

1. With the dates ready, the next step is to create a stacked chart based on the start date of our tasks. For that, you need to select all the data in the table, from A1 to C6, and then select insert at the top of the page (read all about making charts in Excel). 

1. The toolbar will change to a number of graph options, you need to go to the graphical options and click the down arrow. A long list of options will appear, under bars pick stacked bar. Make sure not to pick the one called 100% stacked bar as that won’t work.

1. Microsoft Excel will get to work and a new chart will pop up in the middle of the screen. This is the beginnings of your Gantt chart, though you’re not there yet.

1. For one, you’ll probably need to resize the window (we already did that in the above example), then rename the chart by clicking on the chart title box. While you’re at it,. Also remove the legend at the bottom of the chart — where it says start date and duration — by selecting it and hitting the Delete key on your keyboard.

1. Next, you need to reorder the chart. Right now, task 5 is at the top and task 1 is at the bottom, and it needs to be exactly the other way around. To fix that, right-click anywhere on the chart and select Format in the dialog box that appears.

1. A new task bar will open up on the right side of your screen, called “Chart.” From all the options, choose Vertical Axis.

1. In the menu that folds out, check the box next to the setting that says categories in reverse order. That should put task 1 on top in the chart.

1. With this done, there’s only one step remaining, namely removing the blue part — which represents the start date — of the bar from the chart. After all, in a Gantt chart you only care about the duration of tasks; the blue bar is just getting in the way.

1. To get rid of it, right-click any of the blue bars. Another format box will pop up; click it. Once again, you’ll have the right hand pane open up. This time, though, we need to click on the entry for Series “Start Date.”

1. In this menu, click on the item that says Fill, then on the large color menu that pops up go all the way to the bottom and select No fill.

With that, your Gantt chart is all done. The orange boxes (you can recolor them using the fill command if you want) show when a certain task is being worked on. 

Gantt Charts in Excel

That should be enough to get you started with making your own Gantt charts. Though the templates that Excel offers — not to mention tailor-made project management software — are probably a better option if you plan to manage many tasks, using a homebrew option like above might be better if you’re keeping track of a small number of tasks or want to add some easy flavor to presentations.

Related posts

• Làm thế nào để hiểu phân tích điều gì xảy ra trong Microsoft Excel

• Hướng dẫn Kiến thức Cơ bản về Microsoft Excel - Học Cách sử dụng Excel

• 40 phím tắt Microsoft Excel tốt nhất

• Cách thay đổi Background trong Microsoft Teams

• Thêm một Regression Trendline tuyến tính đến một Excel Scatter Plot

• Cách ẩn Trang tính, Ô, Cột và Công thức trong Excel

• Sử dụng chức năng “Chèn dữ liệu từ ảnh” mới của Excel Mobile

• Cách Create Labels trong Word từ Excel Spreadsheet

• Sử dụng Excel để tìm ra lãi suất hiệu quả từ lãi suất danh nghĩa

• Microsoft Outlook không phản hồi? 8 bản sửa lỗi cần thử

• Sử dụng các hàm tóm tắt để tóm tắt dữ liệu trong Excel

• Cách tạo Phím tắt Microsoft Outlook cho Email và Công việc

• Cách tìm các giá trị phù hợp trong Excel

• Cách Create and Use AutoText trong Microsoft Word

• Microsoft Word không phản hồi? 8 cách để khắc phục nó

• Cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel

• Cách chuyển đổi giữa các bảng tính trong Excel

• Cách chèn chữ ký trong Microsoft Word Document

• Cách tạo đồ thị hoặc biểu đồ đơn giản trong Excel

• Cách làm chủ Slide Master trong Microsoft PowerPoint