Chương trình Mang thiết bị của riêng bạn (BYOD)^{(Bring Your Own Device (BYOD) program)} có những ưu và nhược điểm riêng. Bài viết này, bài đầu tiên trong chuỗi ba bài - nói về mặt tốt và xấu của BYOD . Hai bài viết còn lại làm việc để tạo ra một chính sách BYOD phù hợp và tìm ra những sai lầm cần tránh trong khi thực hiện chính sách. Trước khi tiếp tục nói về lợi ích của BYOD và những tiêu cực của nó, chúng ta hãy kiểm tra cách hệ thống được triển khai.

Mang theo thiết bị của riêng bạn hoặc BYOD là ^(Device)gì^(BYOD)

Hệ thống Mang Thiết bị Riêng^{(Own Device)} của Bạn đã ra đời được một thời gian và đang được đà phát triển khi ngày càng có nhiều doanh nghiệp lựa chọn hệ thống này. Theo cấu trúc BYOD , nhân viên sử dụng thiết bị di động cho phép họ:

1. Sử dụng cùng một thiết bị cho mục đích cá nhân và văn phòng
2. Làm việc từ mọi nơi

Tôi có thể phân loại BYOD thành hai loại riêng biệt: (a) loại thứ nhất là nơi các công ty cho phép sử dụng thiết bị do nhân viên sở hữu và (b) loại thứ hai là nơi các công ty mua thiết bị di động cho nhân viên. Trong mỗi trường hợp, cách thực hiện sẽ khác nhau một chút. Ví dụ: nếu công ty đang cung cấp thiết bị, nó có thể sẽ chặn cài đặt những thứ gây mất tập trung: Angry Birds chẳng hạn. Ngoài ra, công ty có thể sử dụng phần mềm bí mật để xem bạn đang làm gì trên thiết bị. Tất nhiên, họ sẽ cho phép sử dụng các thiết bị riêng tư nhưng điều đó sẽ bị hạn chế một chút.

Nói một cách đơn giản, BYOD là một hệ thống mà nhân viên mang theo một thiết bị di động mà họ có thể sử dụng để làm việc từ mọi nơi (sử dụng VPN văn phòng trong hầu hết các trường hợp).^{(Simply put, BYOD is a system where employees carry a mobile device that they can use to work from anywhere (using the office VPN in most cases).)}

Ưu điểm của BYOD

Điều đầu tiên nghĩ đến khi nói về BYOD , đó là tiết kiệm chi phí bằng các hình thức khác nhau. Trong hầu hết các trường hợp, chúng tôi giả định rằng bạn đã sở hữu một thiết bị di động và công ty của bạn định cấu hình lại thiết bị đó để sử dụng cho công việc. Nếu đúng như vậy, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí mua các thiết bị.

Như hiện nay, thói quen sử dụng các thiết bị hiện có của nhân viên vẫn chưa được thực hiện nhiều. Thay vào đó^(Rather) , các công ty tự mua thiết bị di động, cấu hình nó và đưa chúng cho nhân viên - trong trường hợp đó, nhân viên được hưởng lợi theo hai cách sau:

1. Họ kết nối Internet bằng VPN văn phòng do đó tiết kiệm chi phí Internet ;
2. Họ có thể làm việc từ mọi nơi bằng cách sử dụng cùng một thiết bị cho cả mục đích công việc và mục đích cá nhân. Điều này giúp họ không phải mang theo nhiều thiết bị di động để sử dụng cá nhân. Các vấn đề sẽ phát sinh ở đây có thể gây khó chịu cho nhân viên. Chúng tôi sẽ nói về những vấn đề này trong tiêu cực của việc sử dụng hệ thống BYOD trong doanh nghiệp.

Vì nhân viên có thể làm việc từ bất cứ đâu nên năng suất chung sẽ tăng lên. Những nhân viên có thể không đến văn phòng do thời tiết xấu hoặc giao thông, có thể làm việc tại nhà hoặc bất cứ nơi nào khác. Điều này giúp tiết kiệm sự vắng mặt của nhân viên mà nếu không sẽ dẫn đến sự chậm trễ trong các dự án. Trong trường hợp một nhân viên cần rời văn phòng sớm, họ có thể hoàn thành công việc đang chờ xử lý sau đó. Ví dụ, nếu nhân viên có lịch hẹn, họ có thể về sớm, gặp bác sĩ, về nhà và làm việc để hoàn thành chỉ tiêu trong ngày.

BYOD cũng đóng vai trò là một điểm bán hàng. Mọi người thích làm việc với các công ty cho phép sử dụng một thiết bị di động duy nhất cho cả mục đích kinh doanh và cá nhân. Nếu đó là nơi làm việc truyền thống, mọi người có thể không được phép mang các thiết bị cá nhân của họ vào bên trong văn phòng. Tôi đã thấy những nơi làm việc mà họ không cho phép cả điện thoại di động của nhân viên vào trong. Điều đó, so với việc có thể sử dụng một thiết bị duy nhất cho cả công việc cá nhân và công việc, là một bước ngoặt lớn. Nói cách khác, các công ty có hệ thống BYOD vững chắc có xu hướng thu hút nhân viên giỏi hơn.

Đọc^(Read) : Mang thiết lập và cài đặt thiết bị của riêng bạn trong Windows 10 .

Nhược điểm của BYOD

Một lần nữa, điều đầu tiên là yếu tố chi phí. Trừ khi công ty tin tưởng vào việc cho phép kinh doanh các thiết bị hiện có của nhân viên, họ sẽ chi tiền để mua thiết bị. Thêm vào đó, việc sử dụng Internet cho các mục đích cá nhân sẽ chỉ làm tăng chi tiêu. Tuy nhiên, vì có những lợi ích khác đi kèm như tính di động và năng suất tốt hơn, hầu hết các công ty đang chuyển sang hệ thống BYOD .

Đối với nhân viên, việc tắt máy có thể là những hạn chế được đặt trên thiết bị. Tôi chưa gặp bất kỳ nhân viên nào nói rằng các tổ chức cấm cài đặt cá nhân trong bầu không khí BYOD . Tuy nhiên, chính sách của tổ chức có thể đi đến mức nói KHÔNG với trò chơi và một số trang web nhất định.

Một nguyên nhân khác khiến nhân viên quan tâm là quyền riêng tư của họ. Nếu họ sử dụng Facebook , Twitter hoặc thứ gì đó tương tự, công ty có thể biết thông tin đăng nhập. Cá nhân tôi không tin các công ty sẽ tiến xa như vậy nhưng vẫn có khả năng tồn tại. Một khía cạnh khác là ghi lại hoặc ghi nhật ký các hành động của nhân viên trên thiết bị có thể cung cấp thông tin mà họ sẽ không muốn chia sẻ với bất kỳ ai. Một ví dụ có thể là sử dụng thiết bị để tải phim vi phạm bản quyền.

Mối quan tâm được tranh luận nhiều nhất hoặc tiêu cực của hệ thống BYOD là tính bảo mật của dữ liệu của công ty. Tất nhiên, nhân viên chỉ có thể truy cập một phần của nó nhưng phần đó vẫn có thể đủ để cung cấp thông tin quan trọng cho người khác - cố ý hoặc vô thức. Cần có một chính sách thích hợp về những gì nhân viên có thể chia sẻ với những người khác cũng như một chính sách rút lui tốt: được thực hiện khi nhân viên rời khỏi công ty. Một lựa chọn tốt sẽ là chuyển tất cả dữ liệu kinh doanh sang một máy tính khác và cắt nhỏ các tệp dữ liệu từ thiết bị của nhân viên.

Mang chính sách thiết bị của riêng bạn

Để làm cho BYOD thành công, bạn nên có chính sách BYOD tốt . Không có cái gọi là chính sách BYOD hoàn hảo . Bạn chỉ cần tiếp tục thực hiện các thay đổi đối với chính sách - khi công nghệ phát triển - để giữ an toàn cho dữ liệu.

#1 Educate the Employees

Nếu bạn đang xem xét triển khai BYOD hoặc đã triển khai, hãy dành thời gian để làm cho nhân viên hiểu hệ thống là để tạo sự thuận tiện cho cả nhân viên và người sử dụng lao động. Bạn cần hướng dẫn họ cách giữ thiết bị được bảo vệ bằng các bản cập nhật và bản vá mới nhất cho hệ điều hành và phần cứng mà họ đang sử dụng trên thiết bị di động của mình. Bạn cần nói với họ về khả năng rò rỉ dữ liệu và cách nó có thể hủy hoại nỗ lực của tổ chức. Bạn cần nói rõ rằng không thể xâm phạm quyền riêng tư đối với dữ liệu của tổ chức.

#2 What all Platforms To Allow

Bạn không thể để người dùng chọn bất kỳ nền tảng nào. Nếu tổ chức của bạn không thể chạy trên bất kỳ hệ điều hành cụ thể nào, chẳng hạn như iOS, bạn phải cho nhân viên của mình biết rằng những người chọn sử dụng iOS không thể tham gia vào chương trình BYOD .

Trong một phương pháp tốt hơn, bạn có thể cung cấp cho họ danh sách hai ba nền tảng có thể chấp nhận được và đủ tốt để cung cấp cho cả tổ chức và nhân viên. Điều đó sẽ mang lại sự nhất quán nhất định để bạn không phải thuê thêm nhân viên CNTT để khắc phục sự cố thiết bị.

#3 Non-Disclosure Agreement

Yêu cầu nhân viên ký NDA để họ không thể chia sẻ dữ liệu công ty với bất kỳ bên thứ ba nào. Làm cho họ biết về kỹ thuật xã hội và dạy họ các phương pháp để giữ cho dữ liệu được khóa.

#4 Logging & Responsibility

Điều này rất quan trọng ngay cả khi nhân viên phản đối. Ghi nhật ký các sự kiện có thể giúp bạn xác định xem có nhân viên nào đang tham gia vào các hoạt động bất hợp pháp như tải phim vi phạm bản quyền hay không. Trong trường hợp này, bạn cũng cần nói với các nhân viên rằng họ sẽ chịu trách nhiệm nếu có ai yêu cầu bồi thường thiệt hại mà không phải tổ chức. Điều khoản này rất quan trọng vì mọi người thường quay lại các phương pháp rẻ hơn cho thứ này hay thứ kia. Và vì đó là nhân viên sử dụng thiết bị và vì chính nhân viên đã tải xuống một bộ phim vi phạm bản quyền, tổ chức sẽ không bị buộc tội với bất kỳ hành vi phạm tội nào.

#5 Tracking and Remote Deletion of Data

Một khía cạnh quan trọng khác khi tạo chính sách BYOD tốt, việc theo dõi thiết bị di động là để đảm bảo an toàn cho dữ liệu của tổ chức và KHÔNG^(NOT) biết nhân viên đang làm gì. Thiết bị di động cần được trang bị một số loại ứng dụng cho phép xóa ổ cứng^(HDD) từ xa . Điều này hữu ích khi:

1. Một nhân viên làm mất thiết bị
2. Một nhân viên rời bỏ công việc và chuyển sang một tổ chức đối thủ

Khả năng một nhân viên khó chịu cố tình cung cấp thông tin và thỏa thuận NDA sẽ có thể giải quyết vấn đề đó. Giữ yêu cầu bồi thường thiệt hại cao hơn một chút để ngăn chặn việc cố tình chia sẻ dữ liệu.

Trong số các biện pháp khác giúp bạn xây dựng chính sách BYOD phù hợp , là

1. Đăng ký địa chỉ MAC của các thiết bị - Điều này giúp chặn các kết nối bất hợp pháp đến mạng công ty
2. Kiểm tra mạng - Kiểm tra^{(Network – Check)} mạng xem có lỗ hổng bảo mật nào không và kiểm tra số lượng thiết bị kết nối với mạng đó. Bằng cách này, bạn sẽ có thể biết nếu có bất kỳ thiết bị trái phép nào cố gắng kết nối.
3. Tạo một đám mây công ty để người dùng đang làm việc từ xa có thể lưu trữ mọi thứ vào không gian chia sẻ chung thay vì cắm đi cắm lại vào mạng của bạn. Điều đó sẽ làm giảm một tỷ lệ phần trăm đáng kể khả năng vi phạm bảo mật. Nó có thể là bất kỳ thứ gì cho phép lưu trữ, cộng tác và mã hóa.

Giải pháp và sai lầm của BYOD

#1 Employee Education

Tìm một người hiểu rõ về BYOD : vấn đề bảo mật, vấn đề tương thích và quan trọng nhất là tất cả - phần kỹ thuật xã hội. Sẽ là một ý kiến ​​hay nếu bạn có thể cung cấp cho mỗi nhân viên một cuốn sổ tay về chính sách BYOD của bạn cùng với thông tin chi tiết của người cần liên hệ trong trường hợp có vấn đề. Bạn có thể sử dụng nội dung đa phương tiện để minh họa các mối đe dọa có thể xảy ra (bản trình bày, video, v.v.) để mọi nhân viên hiểu chính sách.

Bạn phải tiếp tục nhắc nhở họ. Đào tạo một lần^{(One-Time-Training)} sẽ không đủ. Bạn thực sự có thể tạo các buổi đào tạo dưới tên “Phản hồi và nhu cầu^(Needs) của nhân viên BYOD”. Bạn có thể nhấn mạnh những điểm quan trọng và yêu cầu phản hồi / vấn đề mà nhân viên đang gặp phải trong hệ thống. Điều đó sẽ phục vụ hai mục đích - bạn có thể ghi lại những điểm cơ bản nhưng quan trọng của chính sách và bạn có thể sử dụng phản hồi để cải thiện và biến nó thành một trong những giải pháp BYOD tốt nhất.

#2 Restricting BYOD To Certain Device Models

Tất cả chúng ta đều biết thị trường di động luôn thay đổi nhanh chóng. Các^(Newer) mẫu mới hơn ra đời quá thường xuyên và nhân viên muốn mua một thiết bị tốt hơn. Nhưng nếu ứng dụng của các tổ chức không chạy trên mô hình mới, nhân viên có thể thất vọng. Một tùy chọn là tạo các ứng dụng sử dụng Azure giống như đám mây và Microsoft 365 sẽ chạy trên hầu hết các loại mô hình. Việc sử dụng và triển khai các ứng dụng chung như Dropbox , OneDrive , v.v. để lưu trữ từ xa và cộng tác trong thời gian thực sẽ thúc đẩy chính sách BYOD của bạn .

Nếu bạn muốn nhân viên sử dụng các ứng dụng do bộ phận CNTT của doanh nghiệp thiết kế, hãy đảm bảo các ứng dụng đó tương thích với tất cả các thiết bị chính (hệ điều hành) có sẵn cho thiết bị di động. Do đó, bạn sẽ cung cấp các tiện ích có thể chạy trên hầu hết mọi kiểu thiết bị thay vì giới hạn chúng ở một số kiểu thiết bị nhất định mặc dù họ đang thèm muốn chiếc điện thoại Windows mới được phát hành với nhiều sự phô trương.

#3 Don’t Forget Migrating Process

Khi sử dụng các ứng dụng chung theo phương pháp trên, không khó để chuyển từ thiết bị cũ sang thiết bị mới. Tuy nhiên, hãy bao gồm một cái gì đó giúp chuyển dữ liệu sang các thiết bị mới hơn (nếu được lưu trữ cục bộ) và sau đó xóa thiết bị trước đó. Thông thường, mọi người giữ các thiết bị cũ của họ một cách tùy tiện (không được bảo vệ) và một số có thể cố gắng bán chúng đi. Trong cả hai trường hợp, bạn phải xóa dữ liệu kinh doanh trước khi chúng được người ngoài tổ chức lấy.

#4 Not Including Erase Clause Is a Huge Mistake

Trong khi điểm 3 nói về các thiết bị cũ, thì điểm này lại liên quan đến các thiết bị mới. Sẽ rất khó để khiến nhân viên đồng ý với nhau về quan điểm. Nói với họ rằng đó là vì lợi ích của họ. Nếu họ đặt nhầm thiết bị hoặc chuyển sang công ty khác, bộ phận CNTT của bạn sẽ có thể xóa từ xa dữ liệu trên thiết bị của nhân viên.

Bạn không thể chỉ đơn giản là tiếp tục và xóa sạch dữ liệu vì nhân viên có thể khiến các tòa án thất bại. Khả năng này khiến bạn cần phải đưa điều khoản này vào thỏa thuận BYOD để ngay cả khi bạn xóa dữ liệu từ xa, bạn cũng không phải chịu trách nhiệm.

#5 Responsibility For Illegal Usage

Cần có một chính sách rõ ràng để tổ chức tha thứ cho tổ chức nếu nhân viên sử dụng thiết bị của họ để tải xuống bất hợp pháp, v.v.

#6 Forgetting About Upgrades

Có một thực tế là công nghệ không ngừng phát triển. Theo đó, bộ phận CNTT của bạn cần làm cho các ứng dụng của họ và những thứ khác tương thích với công nghệ mới hơn để các quy trình được bảo vệ và trơn tru. Phần cứng và hệ điều hành của thiết bị di động có thể quá lỗi thời theo cách mà các ứng dụng tổ chức có thể không chạy đúng trên các thiết bị hiện có.

Các giải pháp BYOD tốt nhất bao gồm một điều khoản buộc nhân viên phải nâng cấp thiết bị di động của họ khi công nghệ yêu cầu phần cứng hoặc hệ điều hành tốt hơn. Nếu nhân viên không thể nâng cấp do vấn đề tài chính, tổ chức có thể cung cấp cho họ một thiết bị tương thích hoặc tốt hơn là cho họ vay để mua công nghệ mới nhất. Điều này sẽ khiến nhân viên hài lòng và trung thành. Điều này có nghĩa là sản xuất tốt hơn.

Trên đây là một số sai lầm nghiêm trọng mà tôi có thể xác định khi thực hiện chính sách BYOD tốt. Nếu bạn nghĩ rằng tôi đã bỏ lỡ bất cứ điều gì, hãy bình luận và chia sẻ với chúng tôi.^{(The above are some critical mistakes I could identify in implementing a good BYOD policy. If you think I missed anything, please comment and share with us.)}

Bây giờ hãy đọc: ^{(Now read:)} Mang mạng riêng của bạn hoặc BYON là gì?^{(What is Bring Your Own Network or BYON?)}

Bring Your Own Device (BYOD) Advantages, Best Practices, etc.

Bring Your Own Device (BYOD) program has its own advantages and disadvantages. This article, the first in the three article series – talks about the good and bad of BYOD. The other two articles work to create a proper BYOD policy and find out mistakes to avoid while implementing it. Before proceeding to talk about the benefits of BYOD and its negatives, let us check out how the system is implemented.

What is Bring Your Own Device or BYOD

Bring Your Own Device system has been around for a while and is gaining momentum as more and more businesses opt for the system. Under the BYOD structure, employees use mobile devices that allow them to:

1. Use the same device for personal and office use
2. Work from anywhere

I can classify BYOD into two distinct categories: (a) the first one is where companies allow usage of employee-owned devices and (b) the second one where companies buy mobile devices for the employees. In each case, the implementation will differ slightly. For example, if the company is providing the device, it probably will block installations of things that are distracting: Angry Birds, for example. Also, the company may use secret software to see what you have been doing on the device. Of course, they will allow private use of the devices but that will be a little restricted.

Simply put, BYOD is a system where employees carry a mobile device that they can use to work from anywhere (using the office VPN in most cases).

BYOD Advantages

The first thing that comes to mind when talking about BYOD, is cost savings in different forms. In most cases, we assume you already own a mobile device and your company reconfigures it for business use. If that is the case, the business saves on buying the devices.

As of now, the practice of using employees’ existing devices is not much implemented. Rather, companies themselves buy the mobile devices, configure it and give them to the employees – in which case, the employees benefit in the following two ways:

1. They connect to the Internet using the office VPN thereby saving on the Internet costs;
2. They can work from anywhere using the same device for both business and personal uses. This relieves them from carrying more than one mobile device for personal use. Issues will arise here that might irk employees. We will talk about these issues in the negatives of using the BYOD system in businesses.

Since the employees can work from anywhere, the overall productivity increases. Employees who might not make it to the office due to bad weather or traffic, can work from home or anywhere else. This saves on employees’ absence that would otherwise lead to delay in projects. In case an employee needs to leave the office early, they can later cover the pending work. For example, if an employee has an appointment, s/he can leave early, meet the doctor, go home and work from there to complete the day’s targets.

BYOD also serves as a selling point. People prefer to work with companies that allow a single mobile device for both business and personal uses. If it is the traditional workplace, people may not be allowed to take their personal devices inside the office. I have seen workplaces where they do not allow even employees’ cellphones inside. That, compared to being able to use a single device for both personal and business work, is a big turn-off. In other words, companies with a solid BYOD system in place tend to attract better employees.

Read: Bring Your Own Device Setup and Settings in Windows 10.

BYOD Disadvantages

Again, the first one is the cost factor. Unless the company believes in allowing employees’ existing devices for business, they will be spending money on buying the equipment. Add to it, the usage of the Internet for personal purposes will only increase the spending. Still, because there are other benefits attached such as mobility and better productivity, most companies are shifting to BYOD systems.

For the employee, the turn-offs could be restrictions placed on the device. I am yet to come across any employee who says organizations prohibit personal installations in the BYOD atmosphere. Still, the organization’s policy might go to the extent of saying NO to games and certain websites.

Another cause of concern for employees is their privacy. If they use Facebook, Twitter, or something similar, the company may be able to know the login credentials. Personally, I do not believe corporate houses will go that far on snooping but the possibilities exist. Another aspect is recording or logging employee actions on the device that may give out information they won’t want to share with anyone. An example could be using the device to download a pirated movie.

The most argued concern or the negatives of BYOD systems is the security of the company’s data. Of course, the employees can access only a part of it but that part might still be enough to give out important information to others – knowingly or unconsciously. There should be a proper policy as to what the employees can share with others as well as a good exit policy: to be implemented when the employee leaves the company. A good option would be to transfer all the business data to another computer and shred the data files from the employees’ devices.

Bring Your Own Device Policy

To make BYOD successful, you should have a good BYOD policy in place. There is no such thing as the perfect BYOD policy. You just keep on making changes to the policy – as technology progresses – to keep the data secure.

#1 Educate the Employees

If you are considering BYOD implementation or have already implemented it, take time to make the employees understand the system is for convenience to both the employee and employer. You need to tell them how to keep the device protected with the latest updates and patches for the operating system and hardware they are using on their mobile devices. You need to tell them about the possibility of data leaks and how it can ruin the organization’s efforts. You need to make it clear that privacy of an organization’s data cannot be compromised.

#2 What all Platforms To Allow

You cannot let users select just about any platform. If your organizations cannot run on any specific operating system such as iOS, you have to tell your employees that people opting for iOS cannot participate in the BYOD program.

In a better method, you can give them a list of two three platforms that are acceptable and are good enough to provide for both the organization and employees. That would bring in some consistency so that you do not have to hire additional IT people to troubleshoot the devices.

#3 Non-Disclosure Agreement

Make the employees sign an NDA to an effect where they cannot share company data with any third party. Make them aware of social engineering and teach them methods to keep the data under lock.

#4 Logging & Responsibility

This is important even if the employees object. Logging the events can help you identify if any employee has been engaging in illegal activities such as downloading pirated movies. In this case, you also need to tell the employees that they will be responsible if anyone claims damages and not the organization. This clause is important as people often revert to cheaper methods for something or the other. And since it is the employee using the device and because it was the employee who went ahead to, say, download a pirated movie, the organization will not be charged with any offense.

#5 Tracking and Remote Deletion of Data

Another important aspect when creating a good BYOD policy, tracking the mobile device is more for the safety of the organization’s data and NOT to know what the employee is up to. The mobile device needs to be equipped with some sort of application that allows remote deletion of HDD. This is helpful when:

1. An employee loses the device
2. An employee leaves the job and moves on to a rival organization

The possibility of an irked employee giving away information deliberately exists, and the NDA agreement should be able to take care of that. Keep the damage claims a little higher to prevent the deliberate sharing of data.

Among other measures that help you to formulate a proper BYOD policy, are

1. Registering the MAC addresses of devices – This helps in blocking illegal connections to the corporate network
2. Auditing the Network – Check the network for any possible vulnerabilities and keep a check on the number of devices connecting to it. This way, you will be able to know if any unauthorized devices attempt a connection.
3. Create a company cloud so that users who are working remotely can store things to the common shared space instead of plugging into your network again and again. That will reduce the chances of a security breach by a significant percentage. It can be anything that allows storage, collaboration, and encryption.

BYOD Solutions & Mistakes

#1 Employee Education

Get a person who knows the ins and outs of BYOD: the security issues, compatibility issues and most important of them all – the social engineering part. It would be a good idea if you can provide each employee with a handbook of your BYOD policy along with details of the person to contact in case of problems. You can use multimedia content to illustrate possible threats (presentations, videos, etc.) so that every employee understands the policy.

You have to keep them reminding. One-Time-Training would not suffice. You can actually create training sessions under the name of “Feedback & Needs of BYOD Employees”. You can stress the important points and ask for feedback/problems the employees are facing in the system. That will serve two purposes – you get to replug the basic but important points of the policy and you can use the feedback to improve and make it one of the best BYOD solutions.

#2 Restricting BYOD To Certain Device Models

We all know the mobile market that keeps on changing fast. Newer models come out too frequently and employees would want to buy a better device. But if the organizations’ applications do not run on the new model, the employees may be frustrated. One option is to create apps that make use of cloud-like Azure and Microsoft 365 that will run on almost all types of models. Using and implementing generic apps like Dropbox, OneDrive, etc. for remote storage and real-time collaboration will give a boost to your BYOD policy.

If you want the employees to use apps designed by the business IT department, make sure the apps are compatible with all major devices (operating systems) available for mobile devices. Thus, you will be offering facilities that can run on almost any device model rather than restrict them to certain device models even though they are craving for that new Windows phone released with much fanfare.

#3 Don’t Forget Migrating Process

When the above method of using generic apps, it is not much difficult to migrate from the older device to the new one. Still, include something that helps in transferring data to newer devices (if stored locally) and then wiping out the previous device. More than often, people keep their old devices casually (unprotected) and some might try to sell them away. In both cases, you have to get the business data erased before they are picked up by someone outside the organization.

#4 Not Including Erase Clause Is a Huge Mistake

While point 3 talked about old devices, this point is related to new devices. It will be hard to get employees to agree on the point. Tell them it is for their own benefit. If they misplace the device or move to another company, your IT department should be able to remotely wipe out the data on employees’ devices.

You can’t simply go ahead and wipe out data as the employee may knock courts. This possibility makes it necessary to include the clause in the BYOD agreement so that even if you erase the data remotely, you are not to be held responsible.

#5 Responsibility For Illegal Usage

There should be a clear policy that absolves the organization if the employee uses his/her device for illegal downloads etc.

#6 Forgetting About Upgrades

It is a known fact that technology keeps on evolving. Accordingly, your IT department needs to make their apps and other things compatible with the newer technology for smooth and protected processes. The mobile devices’ hardware and operating system may too get obsolete in a way that the organizational apps might not run properly on the existing devices.

The best BYOD solutions include a clause that forces employees to upgrade their mobile devices when technology demands better hardware or operating system. If the employees can’t upgrade due to financial problems, the organization can offer them a compatible device or better still, offer them a loan to buy the latest technology. This will make employees happy and loyal. This translates to better production.

The above are some critical mistakes I could identify in implementing a good BYOD policy. If you think I missed anything, please comment and share with us.

Now read: What is Bring Your Own Network or BYON?

Related posts

• Các tính năng Best và Advantages của LibreOffice Writer

• Best Software & Hardware Bitcoin Wallets cho Windows, iOS, Android

• Best Laptop Tables để mua trực tuyến

• Best Laptop Backpacks cho Men and Women

• Best miễn phí Secure Digital Notebook Software & Online Services

• các Best Cybersecurity Practices cho Small Business là gì?

• Zip file là lỗi quá lớn khi tải tệp từ DropBox

• NASA của Eyes giúp bạn khám phá Universe như Astronauts

• Các tính năng tốt nhất trong LibreOffice Calc

• Silly Window Syndrome - Explanation and Prevention là gì

• Làm thế nào để Đóng Payoneer Account của bạn?

• Đã xảy ra lỗi trong khi kiểm tra các bản cập nhật trong VLC

• Blue Whale Challenge Dare Game là gì

• Sự khác biệt giữa Analog, Digital and Hybrid computers

• Hộp Disqus comment không tải hoặc hiển thị cho một trang web

• Online Reputation Management Tips, Tools & Services

• Cách sử dụng Template để tạo tài liệu với LibreOffice

• 10 đèn USB LED tốt nhất cho máy tính xách tay

• Mẹo mua sắm Cyber Monday & Black Friday Sale bạn muốn theo dõi

• Automate.io là một thay thế automation tool and IFTTT miễn phí