Bạn^(Are) là người học trực quan đang tìm kiếm một công cụ quản lý dự án^{(project management tool)} mạnh mẽ ? Không nhìn xa hơn Trello . Trello dễ sử dụng, trực quan, hợp tác và trực quan. Nó đánh giá tốt so với các ứng dụng tương tự^{(rates well against similar applications)} và cho phép bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên và sắp xếp các dự án bằng cách sử dụng bảng, thẻ và danh sách. Người dùng có thể thêm tệp đính kèm, nhận xét, danh sách kiểm tra và ngày đến hạn cho các dự án và nhiệm vụ. 

Các chiến lược khéo léo nhất để tận dụng tối đa Trello bao gồm:

• Chuyển đổi bảng tính thành thẻ
• Tạo quy trình làm việc
• Sử dụng nhãn hiệu quả
• Các tính năng phân loại thẻ
• Thêm thẻ mới
• Chuyển đổi email thành các tác vụ Trello
• Các phím tắt thông minh
• Làm nổi bật các bảng phổ biến
• Kết nối thẻ
• Thủ thuật kéo-n-thả

Tạo thẻ từ bảng tính^{(Create Cards From Spreadsheets)}

Nếu trước đây bạn đã sử dụng bảng tính để sắp xếp và theo dõi các dự án của mình, thì việc chuyển sang Trello rất đơn giản. Không cần phải bắt đầu lại từ đầu.

• Bạn có thể chuyển đổi toàn bộ cột bảng tính^{(spreadsheet column)} thành thẻ Trello bằng cách ^{(Trello card)}sao chép và dán^{(copy and paste)} đơn giản .

• Khi bạn dán danh sách vào thẻ Trello^{(Trello card)} , bạn sẽ được hỏi xem bạn muốn các mục trong danh sách nằm trên một thẻ hay các thẻ riêng biệt.

Khi bạn đang di chuyển từ danh sách trên bảng tính, bạn sẽ muốn tạo một thẻ khác nhau cho từng mục. 

Tạo quy trình làm việc^{(Create a Workflow)}

Dòng công việc là một quá trình hoàn thành các nhiệm vụ cho một dự án từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành.

Bạn có thể không biết rằng bạn sử dụng quy trình công việc trong cuộc sống hàng ngày của mình bất cứ khi nào có quy trình cần thiết để hoàn thành một việc gì đó.

Ví dụ, hãy nghĩ đến việc lên kế hoạch tổ chức bữa tối Lễ Tạ ơn^{(Thanksgiving dinner)} cho đại gia đình của bạn. Nếu bạn chia nhỏ mọi thứ bạn cần hoàn thành thành các nhiệm vụ, bạn sẽ nhận ra rằng nếu bạn bỏ lỡ một bước, một cái gì đó sẽ thiếu trong bữa tối của bạn. 

Những nhiệm vụ đó là một phần của quy trình làm việc của bạn.

Dưới đây^(Below) là một số ví dụ về quy trình làm việc mà bạn có thể sử dụng để làm việc hiệu quả hơn trong công việc kinh doanh của mình.

Việc cần làm, đang làm, đã hoàn thành^{(To-Do, Doing, Done)}

Đây là một quy trình làm việc đơn giản theo dõi những gì bạn cần làm, những gì bạn hiện đang làm và những gì đã hoàn thành.

Sử dụng quy trình làm việc như thế này giúp theo dõi một dự án có nhiều nhiệm vụ dễ dàng hơn nhiều. Việc theo dõi trên bảng trực quan dễ dàng hơn so với danh sách trên giấy hoặc trong đầu bạn.

Bạn thậm chí có thể thêm danh sách các nhiệm vụ không nhất thiết phải hoàn thành ngay lập tức để tiện theo dõi và không bỏ quên bất cứ thứ gì.

Sử dụng quy trình công việc để:

• Theo dõi tiến độ
• Liệt kê và giao nhiệm vụ
• Cộng tác với các thành viên trong nhóm
• Tổ chức các dự án rất phức tạp

Quy trình làm việc^(Workflows) giữ mọi thứ ở một nơi và có thể truy cập được cho tất cả những người chịu trách nhiệm cuối cùng để hoàn thành công việc một cách chính xác và đúng hạn. 

Bạn có thể tăng năng suất của mình hơn nữa bằng cách kết nối trò chuyện nhóm Chanty^{(connecting Chanty team chat)} để khi một hành động nhất định diễn ra trong Trello , toàn bộ nhóm của bạn cũng có thể được thông báo. Những thông báo này có thể bao gồm các trường hợp:

• một thẻ được di chuyển
• có một bình luận mới
• một hành động được đánh dấu là hoàn thành và,
• một thẻ mới được tạo

Sử dụng nhãn hiệu quả ^{(Use Labels Effectively )}

Việc sử dụng các nhãn trong Trello sẽ thêm một lớp dữ liệu trực quan và được mã hóa bằng màu sắc vào các thẻ trên bảng của bạn. Nếu bạn không sử dụng chúng, bạn đang không tận dụng tối đa hệ thống Trello^{(Trello system)} .

Sử dụng nhãn để:

• Sắp xếp thẻ theo nhóm
• Thẻ phân đoạn
• Đánh dấu và ưu tiên nhiệm vụ
• Bật khả năng tìm kiếm và lọc^{(search and filtering capabilities)}

Đặt tên cho mỗi nhãn^{(Give Each Label a Name)}

Sẽ rất hữu ích nếu bạn đặt tên cho từng nhãn để dễ nhận biết. Khi bạn nhấp vào một thẻ, bất kỳ ai có quyền truy cập vào bảng^{(board access)} đều có thể xem mỗi màu đại diện cho màu gì.

Tuy nhiên, sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu có thể xem tên nhãn từ giao diện bảng^{(board view)} mà không cần phải di chuột qua nó. Điều đó dễ dàng để sửa chữa.

Nhấp^(Click) vào bất kỳ nhãn nào từ giao diện bảng^{(board view)} và tên sẽ hiển thị cho tất cả các nhãn.

Áp dụng hoặc xóa nhãn cho thẻ^{(Apply or Remove Labels for a Card)}

Có một số cách để chỉnh sửa nhãn trên thẻ bao gồm:

• Mở thẻ, chọn nút nhãn và thực hiện các thay đổi của bạn.
• Chọn biểu tượng chỉnh sửa^(edit) hiển thị khi di chuột qua bất kỳ thẻ Trello^{(Trello card)} nào và chỉnh sửa những gì bạn muốn thay đổi.
• Di chuột qua bất kỳ thẻ nào và nhấp vào phím L trên máy tính của bạn để mở nhãn.

Một phím tắt khác liên quan đến thứ tự các nhãn xuất hiện trong menu. Vị trí đầu tiên là 1 , vị trí thứ hai là 2 , và cứ tiếp tục như vậy trên dòng nhãn.

Cách nhanh nhất để thêm hoặc xóa nhãn trên bảng của bạn là di chuột qua thẻ và nhấp vào phím số^{(number key)} trên từ khóa của bạn tương ứng với vị trí của nhãn trong menu.

Sắp xếp các thẻ trên một danh sách^{(Sort The Cards On a List)}

Nếu bạn muốn có thể xem các nhiệm vụ đến hạn trước hoặc những nhiệm vụ nào có thể đã vượt qua các vết nứt, bạn có thể sắp xếp các thẻ trên một danh sách. Bạn có thể sắp xếp theo các tiêu chí cụ thể như ngày đến hạn và ngày^{(date and date)} tạo.

• Tìm ba dấu chấm ngang ở góc trên cùng bên phải^{(right-hand corner)} của menu. Nhấp^(Click) vào Sắp xếp^(Sort) và chọn tùy chọn bạn muốn sử dụng.

Hãy nhớ rằng các tùy chọn khả dụng duy nhất là tiêu chí được sử dụng trên thẻ. Ví dụ: nếu bạn không có ngày đến hạn^{(due date)} trên bất kỳ thẻ nào của mình, bạn sẽ không thể sử dụng nó để phân loại.

Thêm thẻ mới ở bất kỳ đâu trong danh sách của bạn^{(Add New Cards Anywhere On Your List)}

Không cần phải lo lắng nếu bạn muốn thêm một thẻ vào đầu danh sách dài. Bạn không cần phải kéo nó từ vị trí dưới cùng lên trên cùng.  

Thay vào đó, bạn có thể nhấp đúp vào giữa hai thẻ trong bất kỳ danh sách nào để thêm thẻ mới. Hoặc bạn có thể thêm một thẻ ở dưới cùng và sử dụng tùy chọn Di chuyển^(Move) để thay đổi vị trí của nó. 

Biến email thành thẻ Trello^{(Turn Emails Into Trello Cards)}

Một trong những lợi ích của việc sử dụng Trello để quản lý dự án và cộng tác^{(project management and collaboration)} là tránh được vô số email qua lại hàng ngày từ các thành viên trong nhóm hoặc khách hàng.

Ví dụ: thay vì sao chép từ Gmail vào các tác vụ Trello , bạn có thể chuyển email thành thẻ trực tiếp từ email hoặc hộp thư đến Gmail^{(email or Gmail inbox)} của mình .

• Tất cả các hội đồng quản trị Trello đều có một ^(Trello)địa chỉ email^{(email address)} duy nhất . Để tìm nó, hãy nhấp vào Hiển thị Menu^{(Show Menu)} từ góc trên cùng bên phải^{(right-hand corner)} của bảng của bạn.
• Sau đó, chọn thêm^(more) và nhấp vào Cài đặt email-to-board^{( Email-to-board Setting)} .

Một khi bạn biết địa chỉ email^{(email address)} duy nhất của hội đồng quản trị , bạn có thể chuyển tiếp bất kỳ email nào đến đó. Trello sẽ tự động tạo một thẻ từ nội dung của email.

Một mẹo khác mà bạn có thể không biết là thẻ cũng có địa chỉ email^{(email address)} duy nhất của riêng chúng . Bạn có thể chuyển tiếp bất kỳ email nào đến địa chỉ đó, nơi nó sẽ tự động được chuyển thành nhận xét trên thẻ.

Điều này đặc biệt hữu ích nếu các thành viên trong nhóm của bạn gửi nhiều phản hồi qua email.

Các phím tắt bàn phím^{(Keyboard Shortcuts)}

Như chúng tôi đã giới thiệu cho bạn ở trên với các nhãn, việc sử dụng phím tắt có thể giảm thời gian bạn sử dụng và tăng hiệu quả khi sử dụng Trello .

• Để tìm các phím tắt, hãy nhấp vào ảnh hồ sơ của bạn ở góc trên cùng bên phải^{(right-hand corner)} của bảng. Nhấp^(Click) vào Phím tắt^(Shortcuts) .

Có nhiều phím tắt có sẵn để tiết kiệm thời gian cho bạn, chẳng hạn như:

• Ngày đáo hạn
• Điều hướng thẻ
• Hộp Tìm kiếm Tiêu điểm
• Mở thẻ
• Chỉnh sửa tiêu đề
• Xóa tất cả các bộ lọc

Xem Phím tắt Trello: Tờ thông tin gian lận^{( Trello Keyboard Shortcuts: An Infographic Cheat Sheet)} để biết danh sách đầy đủ.

Đánh dấu các bảng bạn truy cập thường xuyên nhất^{(Highlight The Boards You Access Most Often)}

Nếu bạn làm việc với nhiều nhóm và có nhiều bảng, việc tìm những người bạn sử dụng thường xuyên nhất có thể rất phức tạp.

Điều đó dễ dàng để sửa chữa. Đơn giản chỉ cần^(Simply) đi đến bảng và nhấp^{(board and click)} vào nút Ngôi sao^{(Star button)} . Thao tác này sẽ thêm bảng vào phần Bảng được gắn dấu sao^{(Starred Boards)} bên dưới Bảng^(Boards) (góc trên bên trái).  

Các bảng bạn đã chọn để được đưa vào danh sách các ngôi sao sẽ hiển thị ở đầu danh sách các bảng rất dài.

Kết nối thẻ^{(Connect Cards)}

Sẽ có lúc khi làm việc với Trello , bạn sẽ muốn tạo kết nối giữa một hoặc nhiều thẻ trên cùng một bảng hoặc thậm chí là một thẻ từ một bảng khác.

• Nhấp^(Click) vào thẻ bạn muốn kết nối, sau đó nhấp vào Tệp đính kèm^(Attachment) và xem tùy chọn Trello .
• Sau đó, bạn sẽ thấy rằng bạn có thể tìm kiếm Thẻ hoặc Bảng^{(Card or Board)} mà bạn muốn kết nối. 

Khi bạn chọn bảng hoặc thẻ^{(board or card)} trong vùng đính kèm, bạn sẽ thấy ảnh chụp nhanh của thẻ bạn đã đính kèm bao gồm:

• Tiêu đề
• Ngày đáo hạn
• Bất kỳ biểu tượng nào khác ở mặt trước của thẻ đính kèm
• Bảng^{(Which board)} và danh sách thẻ đã ở trong

Nếu bạn nhấp vào hình ảnh, Trello sẽ đưa bạn trực tiếp đến thẻ kia.

Tạo kết nối giữa các thẻ^{(Make a Connection Between the Cards)}

• Nếu bạn muốn tạo liên kết thực giữa hai thẻ, hãy chọn tùy chọn Kết nối thẻ^{(Connect cards)} . Trello sau đó sẽ hỏi bạn có muốn liên kết cả hai thẻ hay không.
• Khi bạn nhấp vào Liên hệ cả hai tùy chọn^{(Relate Both Options)} , bạn sẽ tạo ra một liên kết giữa hai thẻ. Sau đó, bạn có thể chuyển đổi qua lại giữa các thẻ được kết nối.
• Một biểu tượng mới sẽ xuất hiện ở mặt trước của cả hai thẻ, cho biết rằng có tệp đính kèm Trello^{(Trello attachment)} . Các tệp đính kèm khác được xác định bằng biểu tượng kẹp giấy^{(paper clip icon)} .
• Bạn cũng có thể gắn toàn bộ bảng vào một thẻ trên bảng khác. Tổng số tệp đính kèm cho mỗi thẻ sẽ được xác định trên mặt trước của thẻ bằng số thẻ Trello hoặc bảng bạn đã đính kèm.

Kéo thả^{(Drag & Drop)}

Chức năng kéo và thả^{(drag and drop function)} của Trello giúp bạn dễ dàng di chuyển các mục xung quanh bảng của mình. Di chuyển thẻ bằng cách nhấp vào thẻ đó và kéo thẻ lên hoặc xuống trên cùng một danh sách hoặc sang một danh sách khác.

Danh sách có thể được di chuyển đến một vị trí khác trên bảng theo cách tương tự bằng cách nhấp và kéo.

• Ví dụ: hãy nhìn vào bảng mẫu^{(sample board)} ở trên “Việc cần làm, việc làm^(Doing) , việc hoàn thành”. Khi bạn bắt đầu “ Làm^(Doing) ” một “Việc cần làm”, hãy kéo nó vào “Đang làm^(Doing) ”.
• Khi bạn hoàn thành nhiệm vụ, hãy kéo nó đến “ Hoàn tất^(Done) ”.

Nếu bạn chưa thử Trello , bạn sẽ không biết mình đang thiếu gì. Nó là một công cụ rất mạnh mẽ và trực quan để quản lý dự án và nhiệm vụ^{(project and task management)} .

Top 10 Trello Tips to Power Up Your Productivity

Are you a visual learner looking for a powerful proјect management tool? Look no further than Trello. Trello is easy-to-use, intuitive, сollaborativе, and visual. Іt rates well against similar applications and enables you to prioritize and organize projects by using boards, cards, and lists. Users can add attachments, comments, checklists, and due dates on projects and tasks. 

The most ingenious strategies for getting the most out of Trello include:

• Converting spreadsheets into cards
• Creating a workflow
• Using labels effectively
• Card sorting features
• Adding new cards
• Converting email into Trello tasks
• Clever keyboard shortcuts
• Highlighting popular boards
• Connecting cards
• Drag-n-drop tricks

Create Cards From Spreadsheets

If you have previously used spreadsheets to organize and track your projects, moving over to Trello is simple. There is no need to start from scratch.

• You can convert an entire spreadsheet column into a Trello card with a simple copy and paste.

• When you paste a list onto a Trello card, you will be asked if you want the items on the list to be on one card or separate cards.

As you are moving from a list on a spreadsheet, you will want to create a different card for each item. 

Create a Workflow

A workflow is a process of completing tasks for a project from initiation to completion.

You might not be aware that you use workflows in your everyday life whenever there is a process required to get something done.

For example, think about planning a Thanksgiving dinner for your extended family. If you break down everything you need to accomplish into tasks, you will realize that if you miss a step, something will be missing from your dinner. 

Those tasks are part of your workflow.

Below are some examples of workflows you can use to be more productive in your business.

To-Do, Doing, Done

This is a straightforward workflow that tracks what you need to do, what you are currently working on, and what has been completed.

Using a workflow like this makes it much easier to track a project that has multiple tasks. It is easier to follow in a visual board than on lists of paper or in your head.

You can even add a list for tasks that don’t necessarily need to be completed immediately in order to keep track of and not forget anything.

Use workflows to:

• Track progress
• List and assign tasks
• Collaborate with team members
• Organize very complex projects

Workflows keep everything in one place and accessible to all who are ultimately responsible for getting a job done correctly and on time. 

You can increase your productivity further by connecting Chanty team chat so that when a certain action takes place in Trello your entire team can also be notified. These notifications can include instances where:

• a card gets moved
• there is a new comment
• an action is marked as complete and,
• a new card is created

Use Labels Effectively 

Using labels in Trello adds a layer of color-coded and visual data to the cards on your board. If you aren’t using them, you are not making the most of the Trello system.

Use labels to:

• Organize cards by team
• Segment cards
• Highlight and prioritize tasks
• Enable search and filtering capabilities

Give Each Label a Name

It is helpful to give each label a name for easy identification. When you click on a card, anyone with board access can see what each color represents.

However, it would be much easier to be able to see the label names from the board view without having to hover over it. That’s easy to fix.

Click on any label from the board view and the name will show for all labels.

Apply or Remove Labels for a Card

There are several ways to edit a label on a card including:

• Open the card, select the labels button, and make your changes.
• Select the edit icon visible when hovering over any Trello card, and edit what you want to change.
• Hover over any card and click the L key on your computer to open the labels.

Another shortcut involves the order the labels appear in the menu. The first position is 1, the second is 2, and so on down the line of labels.

The fastest way to add or remove a label on your board is to hover over the card and click the number key on your keyword that corresponds to the position of the label in the menu.

Sort The Cards On a List

If you want to be able to view the tasks that are due first or which ones might have fallen through the cracks, you can sort the cards on a list. You can sort by specific criteria such as due date and date created.

• Locate the three horizontal dots in the top right-hand corner of the menu. Click on Sort and select the option you want to use.

Keep in mind that the only available options are the criteria used on cards. For example, if you don’t have due date on any of your cards, you will not be able to use it for sorting.

Add New Cards Anywhere On Your List

There is no need to be concerned if you want to add a card to the top of a long list. You don’t have to drag it from the bottom position to the top.  

Instead, you can double-click between two cards in any list to add a new one. Or you can add a card at the bottom and use the Move option to change its position. 

Turn Emails Into Trello Cards

One of the many benefits of using Trello for project management and collaboration is to avoid the numerous daily emails back and forth from team members or clients.

For example, rather than copying from Gmail into Trello tasks, you can turn emails into cards directly from your email or Gmail inbox.

• All Trello boards have a unique email address. To find it, click on Show Menu from the top right-hand corner of your board.
• Then select more and click on Email-to-board Setting.

Once you know a board’s unique email address, you can forward any email to it. Trello will automatically create a card from the contents of the email.

Another tip you might not know is that cards also have their own unique email address. You can forward any email to that address where it will automatically be turned into a comment on the card.

This is especially helpful if your team members send a lot of feedback via email.

Keyboard Shortcuts

As we showed you above with labels, using keyboard shortcuts can reduce the time you spend and increase your efficiency when using Trello.

• To find the shortcuts, click on your profile picture in the top right-hand corner of your board. Click on Shortcuts.

There are many available shortcuts to save you time, such as:

• Due Date
• Navigate Cards
• Focus Search Box
• Open Card
• Edit Title
• Clear All Filters

See Trello Keyboard Shortcuts: An Infographic Cheat Sheet for a complete list.

Highlight The Boards You Access Most Often

If you work with many teams and have multiple boards, it could be cumbersome to find those you use most often.

That’s easy to fix. Simply go to the board and click on the Star button. This will add the board to the Starred Boards section under Boards (top left corner).  

The boards you have selected to be included as stars will show up at the top of what could be a very long list of boards.

Connect Cards

There will be times when working with Trello that you will want to make a connection between one or more cards on the same board or even a card from another board.

• Click on the card you want to connect, then click on Attachment and see the Trello option.
• You will then see that you can search for the Card or Board to which you want to connect. 

When you choose a board or card under the attachment area, you will see a snapshot of the card you attached including:

• The title
• Due date
• Any other icons that are on the front of the attached card
• Which board and list the card was in

If you click on the image, Trello will take you directly to the other card.

Make a Connection Between the Cards

• If you want to create an actual link between the two cards, select the Connect cards option. Trello will then ask if you want to relate both cards.
• When you click the Relate Both Options, you will create a linkage between the two cards. You can then toggle back and forth between the connected cards.
• A new icon will appear on the front of both cards, indicating that there is a Trello attachment. Other attachments are identified by a paper clip icon.
• You can also attach an entire board to one card on a different board. The total number of attachments to each card will be identified on the front of the card by the number of Trello cards or boards you attached.

Drag & Drop

Trello’s drag and drop function makes it super easy to move items around your board. Move a card by clicking on it and dragging it up or down on the same list or to a different list.

Lists can be moved to a different position on a board the same way by clicking and dragging.

• For example, let’s look at the sample board above “To-Do, Doing, Done.” When you start “Doing” a “To-Do”, drag it to “Doing.”
• When you complete the task, drag it to “Done.”

If you haven’t tried Trello, you have no idea what you are missing. It is a very powerful and intuitive tool for project and task management.

Related posts

• Mẹo ứng dụng ngữ pháp nâng cao để viết như một người chuyên nghiệp

• Làm cho giọng nói của bạn trở nên chuyên nghiệp với các mẹo Audacity nhanh này

• 4 trình duyệt nhẹ tốt nhất cho Windows and Mac

• Discord Nitro là gì và nó có đáng không?

• 6 Best Reddit Alternatives Bạn có thể sử dụng miễn phí

• Twitch Turbo là gì và nó có đáng không?

• 5 Best Spotify Alternatives cho Music Streaming

• 4 Best Android Office Suites Besides Google and Microsoft

• 12 Best Free Android Calculator Apps and Widgets

• 10 Best Apps để đo năng suất của bạn

• SurveyMonkey so với Google Forms: Better là Better?

• Microsoft Teams vs Zoom: nào là Better?

• 6 Best Online Paraphrasing Tools đến Rewrite Text

• Best Reddit Apps cho Windows and Mac

• 15 Subreddits tốt nhất để binge khi bạn chán

• 5 Nhận dạng âm nhạc tốt nhất Apps để tìm các bài hát tương tự của Tune

• 8 soundboard tốt nhất cho Discord

• 7 Best Android Reminder Apps

• 5 Best Cash Advance Apps cho iPhone and Android

• 13 Best Các lựa chọn thay thế miễn phí đến Microsoft Visio