Các dịch vụ đám mây^(Cloud) như Dropbox đã thay đổi cách tất cả chúng ta sử dụng máy tính và thiết bị di động. Lần cuối cùng bạn thực sự mang các tệp từ cơ quan về nhà trên ổ USB^{(USB drive)} là khi nào? Tuy nhiên, một khía cạnh đôi khi gây khó chịu khi sử dụng các dịch vụ đám mây là các tính năng và giao diện thay đổi theo ý muốn của chủ sở hữu nền tảng^{(platform owner)} . Ai có thể cập nhật tất cả các chỉnh sửa? 

Vì vậy, đây là một số mẹo mới (và cũ nhưng được cập nhật) để làm thế nào để sử dụng Dropbox hiệu quả hơn. Nếu bạn thờ ơ với ổ cứng dựa trên đám mây của mình, một trong những mẹo hay này có thể khiến bạn cảm thấy hứng thú với nó một lần nữa.

Khôi phục tệp Dropbox^{(Restoring Dropbox Files)}

Mặc dù thoạt nhìn, bạn chỉ thấy một bản sao dữ liệu của mình trong Dropbox , nhưng dịch vụ này thực sự có một cửa sổ cuốn chiếu mà bạn có thể hoàn nguyên về cho bất kỳ tệp nào. ^(Dropbox)Cửa sổ khác nhau giữa tài khoản miễn phí và trả phí, nhưng người dùng miễn phí có thể khôi phục bất kỳ thay đổi nào trong 30 ngày qua. 

Bạn có thể khôi phục các tệp và thư mục riêng lẻ theo cách thủ công. Tuy nhiên, nếu bạn cần đặt toàn bộ Dropbox của mình trở lại^{(Dropbox back)} thời điểm sớm hơn (vì nói rằng một cuộc tấn công ransomware), bạn sẽ cần phải viết một email cho bộ phận hỗ trợ của Dropbox^{(Dropbox support)} .

• Để sử dụng tính năng này, hãy đăng nhập vào Dropbox.com .
• Nhấp vào Tệp^(Files) và sau đó nhấp vào tệp đã xóa^{(deleted files)} .

• Chọn tệp bạn muốn khôi phục, nhấp vào tệp đó và sau đó nhấp vào khôi phục^(restore) .

• Các tệp của bạn bây giờ sẽ trở lại vị trí cũ.

Cách sử dụng xác thực hai yếu tố trên Dropbox^{(How To Use Two-Factor Authentication On Dropbox)}

Hãy đối mặt với nó, hệ thống dựa trên mật khẩu hiện tại mà hầu hết các trang web sử dụng không hoàn hảo. Chúng tôi liên tục nghe về các vụ vi phạm và tấn công dữ liệu mới trong đó thông tin đăng nhập của người dùng bị lộ. Khi nói đến một dịch vụ như Dropbox có khả năng lưu giữ thông tin cá nhân nhạy cảm, nhu cầu về một giải pháp tốt hơn là cấp thiết hơn nhiều. 

Đó là lúc xác thực hai yếu tố^{(two-factor authentication)} phát huy tác dụng. Nó kết hợp hai nguồn xác minh riêng biệt, chẳng hạn như mật khẩu và mã PIN^(PIN) điện thoại dùng một lần , để khiến tin tặc khó lấy được nội dung của bạn hơn nhiều.

Dưới đây là cách sử dụng xác thực hai yếu tố trên Dropbox:

• Đăng nhập vào trang web.
• Nhấp vào ^(Click)hình ảnh tài khoản^{(account picture)} của bạn và sau đó nhấp vào cài đặt^(settings) .

• Nhấp vào tab bảo mật^(security) và sau đó bật xác minh hai bước^{(two-step verification)} .

• Từ đây chỉ cần nhấp vào bắt đầu^{(get started)} và làm theo hướng dẫn.

Sau khi quá trình hoàn tất, bạn sẽ có nhiều bảo mật hơn cho bộ sưu tập thơ^{(poetry collection)} đáng xấu hổ của mình .

Sử dụng đồng bộ hóa mạng LAN để tăng tốc máy Dropbox cục bộ^{(Using LAN Sync To Speed Up Local Dropbox Machines)}

Ngày nay, hầu hết mọi người có nhiều thiết bị và nếu bạn có Internet có dây ở nhà, bạn cũng có một mạng LAN^(LAN) nhỏ qua bộ định tuyến của mình. Nếu các máy được kết nối khác nhau của bạn đều đang đồng bộ hóa Dropbox qua internet, điều này có thể làm giảm băng thông của bạn. 

Bằng cách kích hoạt Đồng bộ hóa LAN^{(LAN Sync)} , các thiết bị được kết nối với cùng một mạng LAN và tài khoản Dropbox^{(LAN and Dropbox account)} sẽ chia sẻ tệp giữa chúng. Có nghĩa là bạn sẽ không tải xuống cùng một dữ liệu nhiều lần.

• Để kích hoạt hoặc kiểm tra xem nó đã được kích hoạt chưa, hãy nhấp chuột phải vào biểu tượng Dropbox^{(Dropbox icon)} trong khu vực thông báo^{(notification area)} .

• Nhấp vào biểu tượng bánh răng và chọn tùy chọn^{(preferences)} .

• Nhấp vào tab Băng thông^(Bandwidth) và bên dưới Đồng bộ hóa Lan,^{(Lan Sync,)} đảm bảo có dấu kiểm.

Giờ đây, các thiết bị của bạn sẽ hoạt động tốt và chia sẻ dữ liệu của chúng với nhau.

Rocks tải lên máy ảnh cho người dùng iOS^{(Camera Upload Rocks For iOS Users)}

Trong khi người dùng Android có thể dễ dàng tìm thấy ảnh của họ trong Google Drive mà không cần nỗ lực, người dùng iOS đã bị hạn chế sử dụng iCloud, điều này có thể hơi kém thanh lịch khi sử dụng. May mắn thay^(Luckily) , Dropbox cung cấp chức năng tải lên máy ảnh^{(camera upload function)} tự động hoạt động trên Android , nhưng đối với người dùng iOS, nó đặc biệt hữu ích.

• Để kiểm tra xem tải lên máy ảnh^{(camera upload)} có được bật bằng iOS hay không, hãy mở ứng dụng Dropbox^{(Dropbox app)} .
• Nhấn vào Tài khoản^(Account) .

• Nhấn vào Tải lên từ máy ảnh^{(Camera Uploads)} .

• Chuyển đổi tải lên như bạn muốn.

• Bây giờ snaps của bạn sẽ tự động chuyển đến Dropbox của bạn .

Đồng bộ hóa có chọn lọc giúp bạn tiết kiệm băng thông và dung lượng bị lãng phí^{(Selective Syncing Saves You Wasted Bandwidth & Space)}

Trên máy tính để bàn và máy tính xách tay, Dropbox đồng bộ hóa^{(Dropbox syncs)} mọi thư mục theo mặc định. Đối với hầu hết mọi người, điều này là tốt, nhưng nếu bạn chỉ cần một số thư mục nhất định được đồng bộ hóa với một thiết bị cụ thể, bạn có thể sử dụng đồng bộ hóa có chọn lọc để đảm bảo rằng chỉ các thư mục có liên quan mới được tải xuống thiết bị đó.

• Để kích hoạt nó, hãy nhấp chuột phải vào biểu tượng Dropbox^{(Dropbox icon)} trong khu vực thông báo^{(notification area)} .

• Nhấp vào biểu tượng bánh răng và chọn tùy chọn^{(preferences)} .

• Nhấp vào tab Đồng^(Sync) bộ hóa .

• Nhấp vào đồng bộ hóa có chọn lọc^{(selective sync)} và xóa dấu kiểm bên cạnh bất kỳ thứ gì bạn không muốn đồng bộ hóa. Bây giờ các thư mục đó sẽ không chiếm dung lượng hoặc băng thông^{(space or bandwidth)} cho máy cụ thể đó.

Đặt các tệp quan trọng “Có sẵn khi ngoại tuyến” trên thiết bị di động^{(Make Important Files “Available Offline” On Mobile Devices)}

Theo mặc định , Dropbox^{(Dropbox doesn)} hoàn toàn không tải bất kỳ thứ gì^{(download anything)} xuống thiết bị di động của bạn. Nó chỉ hiển thị cho bạn tất cả các tệp trong ứng dụng, tải xuống nếu bạn cố gắng mở bất kỳ tệp nào trong số đó. Đây rõ ràng là một biện pháp để giải quyết tình trạng dữ liệu đắt đỏ và dung lượng lưu trữ hạn chế trên điện thoại. 

Tuy nhiên, bạn có thể đánh dấu các tệp cụ thể để đảm bảo rằng chúng luôn được cập nhật và có sẵn trên thiết bị của bạn, ngay cả khi bạn không có kết nối internet.

Nó dễ dàng như chiếc bánh. Trong ứng dụng Android^(Android) hoặc iOS của bạn, hãy nhấn vào dấu ba chấm bên cạnh bất kỳ tệp nào và nhấn vào ^{(file and tap)} khả dụng ngoại tuyến. ^{(make available offline. )}Bây giờ chúng sẽ luôn có sẵn cho đến khi bạn đảo ngược quy trình. Chỉ cần lưu ý rằng đây hiện là một tính năng trả phí của DropBox Plus^{(paid feature of DropBox Plus)} .

Sử dụng Dropbox và tích hợp “Mở bằng” để chỉnh sửa tệp trực tiếp^{(Use Dropbox & “Open With” Integration To Edit Files Directly)}

Việc chỉnh sửa Word hoặc tệp Office^{(Office file)} khác từ thư mục đã đồng bộ hóa trên máy tính^{(computer couldn)} của bạn không thể dễ dàng hơn. Tất cả những gì bạn cần làm là mở nó như bình thường và sau đó lưu nó khi các chỉnh sửa hoàn tất. Sự cố xảy ra khi bạn cần nhanh chóng chỉnh sửa tệp từ máy tính không có thư mục được đồng bộ hóa. 

May mắn thay , Dropbox hiện cho phép bạn mở một tệp từ trang web trực tiếp trong ứng dụng và sau đó tự động lưu các chỉnh sửa. Điều này giúp bạn không phải tải tệp xuống theo cách thủ công, chỉnh sửa, tải tệp lên và sau đó xóa hoặc đổi tên tệp gốc.

Cách sử dụng Open With trên Dropbox:

• Mở bản xem trước tệp trên Dropbox.
• Nhấp vào Mở bằng^{(Open With)} và chọn ứng dụng phù hợp. Trong trường hợp của tệp Word^{(Word file)} , ứng dụng chính xác này tất nhiên là Word .

Tệp sẽ mở trong Word , nơi bạn có thể chỉnh sửa nó như bình thường. Sau khi lưu và đóng tệp, các thay đổi sẽ ngay lập tức phản ánh trong tệp Dropbox^{(Dropbox file)} trực tuyến .

Sử dụng giấy Dropbox để cộng tác và làm việc liền mạch^{(Use Dropbox Paper To Seamlessly Collaborate & Work)}

Dropbox nhanh chóng trở thành không chỉ là một nơi để lưu trữ và chia sẻ tài liệu^{(store and share documents)} . Có sự cạnh tranh gay gắt từ những công ty như Google và Microsoft^{(Google and Microsoft)} , những người tích hợp các giải pháp lưu trữ đám mây của họ với các công cụ năng suất dựa trên đám mây.

Giấy^(Paper) là một công cụ hợp tác, nơi các thành viên trong nhóm có thể làm việc cùng nhau cùng một lúc. Dropbox không ^{(Dropbox didn)}thiết kế^{(t design)} nó đơn giản để trở thành một giải pháp thay thế cho Google Tài liệu^{(Google Docs)} . Đây cũng là một không gian làm việc có mục đích chung, nơi các nhóm từ xa có thể băm các dự án. Bạn có thể sử dụng Paper để ghi chú cuộc họp, có các phiên động não và lập kế hoạch cho các dự án, đồng thời khai thác tất cả các tài nguyên bạn đã lưu trữ trong không gian đám mây Dropbox được chia sẻ của mình . 

Giấy có thể được sử dụng thông qua giao diện trình duyệt^{(browser interface)} hoặc thông qua các ứng dụng dành riêng cho Android và iOS.

Cách tích hợp Dropbox với G Suite^{(How To Integrate Dropbox With G Suite)}

Dropbox Paper là một công cụ cộng tác^{(collaboration tool)} thông minh, tối giản . Tuy nhiên, nó chắc chắn không phải là sự thay thế nghiêm túc cho các ứng dụng đám mây năng suất mà bạn nhận được với G Suite của Google . G Suite là phiên bản trả phí, tập trung vào doanh nghiệp của các ứng dụng Google Cloud mà tất cả chúng ta đều biết và yêu thích.

Nếu nơi làm việc của bạn sử dụng cả Dropbox và G Suite^{(Dropbox and G Suite)} , thì giờ đây bạn có thể hợp nhất cả hai bằng Dropbox cho G Suite^{(Dropbox for G Suite)} . Đó là một trong những tích hợp khéo léo nhất của hai dịch vụ đám mây hoàn toàn khác nhau chưa từng thấy và những lợi ích mang lại là khá đáng kể. Bằng cách sử dụng Dropbox cho G Suite , bạn có thể lưu trữ các định dạng tệp gốc của Google trong bộ lưu trữ ^{(Google file)}tệp Dropbox^{(Dropbox file)} của mình . Vì vậy, Tài liệu^(Docs) , Trang tính và Trang trình bày^{(Sheets and Slides)} sẽ nằm ngay bên cạnh các tài liệu Office thông thường của bạn .

Nói về điều này, sự tích hợp này cũng cho phép bạn chỉnh sửa tài liệu định dạng Office^{(Office format)} trực tiếp từ Dropbox của mình bằng cách sử dụng các công cụ chỉnh sửa của Google^{(Google editing)} - mà không cần phải chuyển đổi chúng. Tùy chọn này có nghĩa là bạn không còn phải lựa chọn khó khăn giữa hai trong số các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây hàng đầu.

Đưa Dropbox vào Slack^{(Bring Dropbox Into Slack)}

Cũng giống như G Suite đã trở nên thiết yếu đối với nhiều doanh nghiệp, Slack đã trở thành một công cụ giao tiếp và quản lý nhóm^{(team management and communication tool)} quan trọng . Đó là một cách tuyệt vời để cho phép mọi người làm việc cùng nhau qua mạng máy tính^{(computer network)} , nhưng Slack thiếu các công cụ quản lý và lưu trữ tệp^{(file storage and management tools)} tốt . 

May mắn thay , Dropbox đã một lần nữa nhận ra rằng cần phải hợp nhất hai sản phẩm này và đã cung cấp tích hợp chính thức cho Slack^{(official integration for Slack)} .

Bạn có thể bắt đầu các cuộc trò chuyện Slack từ chính ^(Slack)Dropbox , liên quan đến các tệp cụ thể. Bạn có thể gửi trực tiếp các tệp Dropbox cho mọi người thông qua ^(Dropbox)Slack và các tài liệu Dropbox Paper cũng có thể được truy cập và cộng tác trực tiếp từ Slack . 

Nếu bạn sử dụng cả Dropbox và Slack^{(Dropbox and Slack)} , tính năng này sẽ cắt giảm số lượng các thao tác không khéo léo mà bạn hiện phải làm.

Suy nghĩ sáng tạo^{(Thinking Outside The Box)}

Đây chỉ là một vài cách để bạn có thể sử dụng Dropbox hiệu quả hơn, nhưng cộng đồng cũng đang xuất hiện nhiều “bản hack” không chính thức và bản thân Dropbox vẫn tiếp tục làm việc chăm chỉ để dẫn đầu đối thủ. Theo đúng nghĩa đen, bạn có thể viết một cuốn sách về tất cả những điều có thể với dịch vụ đám mây tưởng chừng đơn giản này.

10 Tips To Use Dropbox More Effectively

Cloud serνices like Dropbox hаve changed thе way we all use our computers and mobіle devices. When was the last time you actυally carried files home frоm work on a USB drive? Howеver, one somеtimes annoying аspect of using cloud services is that the features аnd interfaces change at the whim of the platform owner. Who can keep uр with all the tweaks? 

So here are some new (and old but updated) tips for how to use Dropbox more effectively. If you’ve apathetic to your cloud-based hard drive, one of these hot tips might just make you feel excited about it again.

Restoring Dropbox Files

Although you only see one copy of your data in Dropbox at first glance, the service actually has a rolling window that you can revert to for any file. The window differs between free and paid accounts, but free users can restore any changes in the last 30 days. 

You can restore individual files and folders manually. However, if you need to set your entire Dropbox back to an earlier time (because of say a ransomware attack) you’ll need to write an email to Dropbox support.

• In order to use this feature, sign into Dropbox.com.
• Click Files and then deleted files.

• Pick the file you want to restore, click on it and then click restore.

• Your files should now be back in place.

How To Use Two-Factor Authentication On Dropbox

Let’s face it, the current password-based system most sites use isn’t perfect. We constantly hear about new data breaches and hacks where user credentials are exposed. When it comes to a service like Dropbox which is likely to hold sensitive personal information, the need for a better solution is much more urgent. 

That’s where two-factor authentication comes into play. It combines two separate sources of verification, such as a password and a one-time phone PIN, to make it much harder for hackers to get at your stuff.

Here’s how to use two-factor authentication on Dropbox:

• Log into the site.
• Click your account picture and then click settings.

• Click on the security tab and then toggle two-step verification on.

• From here just click get started and follow the instructions.

Once the process is done you’ll have much more security for your embarrassing poetry collection.

Using LAN Sync To Speed Up Local Dropbox Machines

Most people have multiple devices these days and if you have wired internet at home you’ve also got a little LAN via your router as well. If your various connected machines are all syncing Dropbox over the internet that can put a real dent in your bandwidth. 

By activating LAN Sync, devices connected to the same LAN and Dropbox account will share files between themselves. Which means you don’t end up downloading the same data more than once.

• To activate it, or check that it is activated, right-click on the Dropbox icon in the notification area.

• Click the gear icon and choose preferences.

• Click on the Bandwidth tab and under Lan Sync, ensure there’s a check mark.

Now your devices will play nice and share their data with each other.

Camera Upload Rocks For iOS Users

While Android users can easily find their photos in their Google Drive with no effort, iOS users have been limited to using iCloud, which can be a little less elegant to use. Luckily, Dropbox offers an automatic camera upload function that works on Android too, but for iOS users it’s especially useful.

• To check if camera upload is on using iOS, open the Dropbox app.
• Tap Account.

• Tap Camera Uploads.

• Toggle uploads as you desire.

• Now your snaps will automatically go to your Dropbox.

Selective Syncing Saves You Wasted Bandwidth & Space

On desktop and laptop computers, Dropbox syncs every folder by default. For most people this is fine, but if you only need certain folders synced to a specific device, you can use selective syncing to make sure only relevant folders get downloaded to that device.

• To activate it, right-click on the Dropbox icon in the notification area.

• Click the gear icon and choose preferences.

• Click on the Sync tab.

• Click selective sync and remove the checkmark next to anything you don’t want to sync. Now those folders won’t take up space or bandwidth for that particular machine.

Make Important Files “Available Offline” On Mobile Devices

By default Dropbox doesn’t download anything to your mobile device at all. It just shows you all the files in the app, downloading if you try to open any of them. This is obviously a measure to deal with expensive data and limited storage on phones. 

You can however mark specific files to ensure that they are always up to date and available on your device, even if you have no internet connection.

It’s easy as pie. In your Android or iOS app, tap the three dots next to any file and tap make available offline. Now they will always be available until you reverse the process. Just be aware that this is now a paid feature of DropBox Plus.

Use Dropbox & “Open With” Integration To Edit Files Directly

Editing a Word or other Office file from the synced folder on your computer couldn’t be easier. All you need to do is open it as usual and then save it when the edits are done. The problem comes when you need to quickly edit a file from a computer that doesn’t have a synced folder. 

Luckily Dropbox now allows you to open a file from the website directly in the app and then automatically save the edits. This saves you from manually downloading the file, editing it, uploading it and then deleting or renaming the original.

How to Use Open With on Dropbox:

• Open the file preview on Dropbox.
• Click Open With and select the right app. In the case of a Word file, this correct application is of course Word.

The file will open in Word, where you can edit it as usual. After saving and closing the file, the changes will immediately reflect in the online Dropbox file.

Use Dropbox Paper To Seamlessly Collaborate & Work

Dropbox is quickly becoming much more than just a place to store and share documents. There’s stiff competition from the likes of Google and Microsoft, who integrate their cloud storage solutions with cloud-based productivity tools.

Paper is a collaborative tool where team members can work together at the same time. Dropbox didn’t design it simply to be an alternative to Google Docs. It’s also a general-purpose workspace where remote teams can hash out projects. You can use Paper to take meeting notes, have brainstorming sessions and plan out projects, while tapping into all the resources you’ve stored in your shared Dropbox cloud space. 

Paper can be used through a browser interface or through dedicated Android and iOS apps.

How To Integrate Dropbox With G Suite

Dropbox Paper is a smart, minimalist collaboration tool. However it’s definitely not a serious replacement for the productivity cloud apps you get with Google’s G Suite. G Suite is the paid, business-focused version of the Google Cloud apps we all know and love.

If your workplace uses both Dropbox and G Suite, it’s now possible to merge the two using Dropbox for G Suite. It’s one of the slickest integrations of two completely different cloud services yet seen and the benefits are pretty substantial. By using Dropbox for G Suite you can store native Google file formats in your Dropbox file storage. So Docs, Sheets and Slides will live right next door to your normal Office documents.

Speaking of which, this integration also lets you edit Office format documents directly from your Dropbox using the Google editing tools – without having to convert them at all. This option means you no longer have to make a hard choice between two of the leading cloud storage providers.

Bring Dropbox Into Slack

Just as G Suite has become essential to many businesses, Slack has become a critical team management and communication tool. It’s an excellent way to let people work together over a computer network, but Slack lacks good file storage and management tools. 

Luckily Dropbox have again recognized that there’s a need to fuse these two products and has provided official integration for Slack.

You can start Slack conversations from Dropbox itself, pertaining to specific files. You can send Dropbox files to people through Slack directly and Dropbox Paper documents can also be accessed and collaborated upon directly from Slack. 

If you use both Dropbox and Slack, this feature will cut down on the amount of inelegant fudging you currently have to do.

Thinking Outside The Box

These are just a few ways you can use Dropbox more effectively, but the community is also coming up with plenty of unofficial “hacks” and Dropbox itself keeps working hard to stay ahead of the competition. You could literally write a book on all the things that are possible with this seemingly simple cloud service.

Related posts

• Đồng bộ hóa mọi thư mục Windows với Google Drive, OneDrive và Dropbox

• Cách tạo và sử dụng các mẫu giấy Dropbox

• Cách di chuyển thư mục Dropbox của bạn

• 3 cách để Hãy Photo or Video trên Chromebook

• Cách Detect Computer & Email Monitoring hoặc Spying Software

• Làm thế nào để tìm các máy chủ bất hòa tốt nhất

• Không thể Schedule một Uber trong Advance? Đây là những việc cần làm

• Làm thế nào để sửa chữa một Steam “Pending giao dịch” Lỗi

• Cách chia Clip trong Adobe Premiere Pro

• Best Camera Settings Đối Portraits

• Computer Randomly Turn của bạn có tự mình không?

• Cách Insert Emoji trong Word, Google Docs and Outlook

• Discord Streamer Mode and How là gì để thiết lập nó

• Làm thế nào để Mute Someone trên Discord

• 4 Ways Để tìm Internet tốt nhất Options (ISPs) trong khu vực của bạn

• DVI vs HDMI vs DisplayPort - Những gì bạn cần biết

• Cách Download and Install Peacock trên Firestick

• Cách Download Twitch Videos

• Những gì Do BCC and CC Mean? Hiểu Basic Email Lingo

• Cách sử dụng Discord Spoiler Tags