Microsoft Excel vẫn là ứng dụng bảng tính phổ biến nhất trên thế giới. Dữ liệu bảng tính Excel^(Excel) thường nhạy cảm, chứa dữ liệu cá nhân hoặc tài chính. Có thể hiểu, bạn có thể xem xét việc bảo vệ bổ sung cho các tệp Excel^(Excel) của mình , chẳng hạn như mật khẩu.

Bạn có thể bảo vệ bằng mật khẩu cho bất kỳ tệp Excel^(Excel) nào bằng cách sử dụng một số tùy chọn, bao gồm công cụ mật khẩu Excel tích hợp hoặc các tùy chọn mật khẩu ^(Excel)Excel của bên thứ ba .

1. Mật khẩu Bảo vệ Trang tính Excel bằng Công cụ Tích hợp^{(1. Password Protect An Excel Sheet Using Integrated Tool)}

Tùy chọn đầu tiên để bảo vệ bằng mật khẩu Excel là một công cụ tích hợp. Toàn bộ bộ Microsoft Office có một công cụ bảo vệ bằng mật khẩu mà bạn có thể sử dụng để bảo mật bảng tính Excel , tài liệu Word , bản trình bày ^(Word)PowerPoint , v.v.

Trong Excel, đi tới File > Info. Chọn Bảo vệ^{(Protect Workbook)} sổ làm việc , sau đó Mã hóa bằng mật khẩu^{(Encrypt with Password)} từ menu thả xuống.

Bây giờ, hãy nhập mật khẩu an toàn cho bảng tính Excel của bạn . Đảm bảo mật khẩu của bạn mạnh và duy nhất, nhấn OK , sau đó nhập lại mật khẩu của bạn để xác nhận.

Lần tới khi bạn cố gắng mở bảng tính Excel , bạn sẽ gặp biểu mẫu nhập mật khẩu.

Bạn mới sử dụng Excel? Hãy xem hướng dẫn kiến ​​thức cơ bản về Microsoft Excel^{(Microsoft Excel basics tutorial)} của chúng tôi để tìm hiểu các nguyên tắc - nhanh chóng!

Bảo vệ bằng mật khẩu Microsoft Office an toàn như thế nào?^{(How Secure Is Microsoft Office Password Protection?)}

Microsoft Office 97-2003 đã^{(Microsoft Office 97-2003)} sử dụng một tiêu chuẩn mã hóa rất kém, được gọi là RC4 . Thuật toán mã hóa cũ hơn có nhiều lỗ hổng, khiến việc bẻ khóa mật khẩu trên tài liệu Excel cũ trở nên vô cùng dễ dàng.

Microsoft Office 2007-2013 đã chứng kiến ​​một thuật toán mã hóa được nâng cấp, chuyển sang thuật toán AES-128 mạnh hơn nhiều. Office 2016-2019 sử dụng thuật toán mã hóa AES-256, không thể phá vỡ trong một khung thời gian hợp lý bằng cách sử dụng công nghệ hiện có.

Bảo vệ Excel bổ sung^{(Extra Excel Protections)}

Microsoft Excel cũng có một số tính năng bảo mật bổ sung:

• Đánh dấu là Cuối cùng:^{(Mark as Final:)} Đánh dấu tệp là hoàn chỉnh, thông báo cho những người dùng khác của bảng tính rằng họ không nên thực hiện bất kỳ thay đổi nào. Tuy nhiên, việc đánh dấu một bảng tính là cuối cùng không cung cấp thêm bất kỳ bảo vệ mật khẩu nào.
  
• Bảo vệ Trang tính Hiện tại:^{(Protect Current Sheet:)} Bạn có thể thêm một lớp bảo vệ nhỏ bổ sung cho một bảng tính cụ thể trong sổ làm việc của mình khi bạn bảo vệ trang tính Excel bằng mật khẩu. Những người có quyền truy cập vào tệp Excel^(Excel) vẫn có thể xem bảng tính nhưng không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào nếu không có mật khẩu chính xác. Bạn cũng có thể sử dụng một mật khẩu khác cho tùy chọn này.

• Hạn chế quyền truy cập:^{(Restrict Access:)} Một tùy chọn mà các tổ chức lớn có thể sử dụng để hạn chế quyền truy cập đối với một số cá nhân nhất định bằng cách sử dụng các mẫu bảo mật hoặc các số nhận dạng khác.
  
• Thêm chữ ký kỹ thuật số:^{(Add a Digital Signature:)} Tùy chọn chữ ký kỹ thuật số xác minh rằng tệp vẫn chưa được đánh giá giữa người gửi và người nhận, đảm bảo nội dung giống nhau.

Bạn có thể sử dụng kết hợp các tính năng bảo mật bổ sung cùng với tùy chọn bảo vệ bằng mật khẩu bảng tính Excel , đặc biệt nếu bạn đang chia sẻ bảng tính Excel^{(especially if you’re sharing an Excel spreadsheet)} .

2. 7-Zip

Một phương pháp tuyệt vời để mã hóa nhiều tệp Excel^(Excel) cùng lúc là sử dụng công cụ lưu trữ miễn phí, 7-Zip để bảo vệ bằng mật khẩu cho nhiều tệp Excel^(Excel) . Bạn có thể sử dụng 7-Zip để mã hóa toàn bộ thư mục gồm các tệp Excel^(Excel) riêng lẻ , bảo vệ bằng mật khẩu bảo vệ toàn bộ lựa chọn bảng tính Excel thay vì từng tệp một.

Trước tiên, hãy tải xuống và cài đặt phiên bản mới nhất của 7-Zip . Sau khi^(Once) cài đặt, hãy chuyển đến thư mục chứa bảng tính Excel của bạn . Bây giờ, hãy kéo con trỏ chuột qua các tệp bạn muốn bảo vệ bằng mật khẩu để chọn tất cả. Ngoài ra, giữ CTRL và nhấp chuột trái để chọn các tệp riêng lẻ bằng chuột của bạn.

Sau khi hoàn thành lựa chọn của bạn, nhấp chuột phải và chọn 7-Zip > Add to Archive để mở các tùy chọn lưu trữ 7-Zip. Các tùy chọn mã hóa^{(Encryption )} nằm ở bên phải. Nhập mật khẩu mạnh và duy nhất, sau đó nhấn OK .

Bây giờ, bạn phải nhập mật khẩu trước khi mở bất kỳ bảng tính Excel nào ^(Excel)bên trong^(inside) kho lưu trữ. Nhưng các bảng tính bên ngoài kho lưu trữ không được bảo vệ bằng mật khẩu. Chọn các bảng tính Excel không được bảo vệ bằng mật khẩu (bên ngoài kho lưu trữ) và xóa chúng.

3. Hệ thống tệp mã hóa Windows^{(3. Windows Encrypting File System)}

Hệ thống tệp mã hóa Windows^{(Windows Encrypting File System)} ( EFS ) là hệ^(Windows) thống mã hóa tích hợp của Windows cho các tệp riêng lẻ. EFS không giống như Bitlocker , mà bạn sử dụng để mã hóa toàn bộ ổ đĩa. Thay vào đó, EFS hoạt động trên cơ sở từng tệp, hoàn hảo để bảo vệ bằng mật khẩu bảng tính Excel .

Để sử dụng EFS để mã hóa tệp của bạn, hãy nhấp chuột phải vào bảng tính Excel và chọn Thuộc tính^(Properties) . Bây giờ, hãy chọn Nâng cao,^{(Advanced, )} sau đó chọn hộp Mã hóa nội dung để bảo mật dữ liệu^{(Encrypt contents to secure data)} . Nhấn OK , sau đó nhấn nút Apply.^(Apply.)

Cảnh báo Mã hóa^{(Encryption Warning)} sẽ xuất hiện. Nó giải thích rằng việc mã hóa một tệp duy nhất có thể gây ra sự cố trong một số trường hợp nhất định và mã hóa toàn bộ thư mục cung cấp nhiều bảo vệ hơn. Nếu tệp nằm trong thư mục được truy cập thường xuyên, bạn sẽ phải mở khóa thư mục mỗi khi muốn truy cập bất kỳ tệp nào khác. Một cách giải quyết vấn đề này là đặt tệp văn bản của bạn vào một thư mục riêng và sử dụng tệp này làm thư mục bảo mật của bạn.

Sau khi xác nhận lựa chọn của bạn, Hệ thống Tệp Mã hóa^{(Encrypting File System)} sẽ hỏi bạn xem bạn có muốn sao lưu khóa mã hóa hay không. Bạn có thể sử dụng bản sao lưu khóa mã hóa nếu bạn quên mật khẩu giải mã của mình.

Xuất bản sao lưu khóa mã hóa của bạn^{(Exporting Your Encryption Key Backup)}

Nếu bạn chọn xuất bản sao lưu khóa mã hóa của mình để tăng cường bảo mật, thì Trình hướng dẫn xuất chứng chỉ của Microsoft^{(Microsoft Certificate Export Wizard)} sẽ chạy. Trình hướng dẫn sẽ hướng dẫn bạn cách tạo và xuất khóa mã hóa của bạn sang nguồn phương tiện bên ngoài, chẳng hạn như ổ đĩa flash USB .

Chọn Trao đổi thông tin cá nhân^{(Personal Information Exchange)} từ trang đầu tiên và chọn Xuất tất cả các thuộc tính mở rộng^{(Export all extended properties)} . Trên trang tiếp theo, bạn phải nhập một mật khẩu an toàn và duy nhất^{( input a secure and unique password)} để bảo vệ các tệp của bạn bằng mật khẩu. Chuyển kiểu mã hóa thành AES256-SHA256 ( extremely strong encryption! ), Sau đó đặt tên tệp cho bản sao lưu khóa mã hóa của bạn. Nhấn Kết thúc^(Finish) để hoàn tất quá trình.

Khi quá trình hoàn tất, bạn sẽ thấy một biểu tượng ổ khóa nhỏ trên biểu tượng tệp văn bản Notepad , cho biết trạng thái mã hóa của nó.

4. AxCrypt

Một công cụ hữu ích khác để bảo vệ mật khẩu trang tính Excel là AxCrypt , một công cụ mã hóa tiện dụng nhưng mạnh mẽ.

Tải xuống và cài đặt AxCrypt . Lần đầu tiên bạn chạy AxCrypt , bạn sẽ phải chạy qua quá trình thiết lập. Điều quan trọng là bạn phải cung cấp địa chỉ email thực trong quá trình đăng ký, nếu không, bạn sẽ không nhận được giấy phép AxCrypt miễn phí của mình . Sau khi nhận được mã, hãy sao chép và dán mã đó vào AxCrypt trước khi tiếp tục.

Bạn cũng cần tạo một mật khẩu AxCrypt mạnh và duy nhất . Mật khẩu AxCrypt đóng vai trò là khóa mã hóa và giải mã cho bảng tính Excel của bạn . Hãy chú ý đến cảnh báo AxCrypt . Khôi phục mật khẩu của bạn sẽ chỉ cho phép truy cập vào tài khoản được liên kết với các tệp. Nó sẽ không cho phép bạn giải mã các tệp được bảo mật bằng mật khẩu cũ.

Khi bạn đã sẵn sàng, hãy kéo và thả tệp bảng tính Excel vào cửa sổ AxCrypt . Nếu bạn đã đăng nhập AxCrypt , nó sẽ tự động mã hóa các tệp của bạn. Tương tự, nếu bạn đã đăng nhập vào AxCrypt và cố gắng mở một tệp, nó sẽ không hiển thị lời nhắc mật khẩu. Nếu bạn đóng AxCrypt (cũng khiến bạn đăng xuất), bạn sẽ nhận được lời nhắc mật khẩu khi bạn cố gắng mở bảng tính.

AxCrypt là một công cụ mã hóa miễn phí, đó là lý do tại sao nó có mặt trong danh sách các chương trình phần mềm miễn phí Windows tốt nhất^{( list of the best Windows freeware programs)} của chúng tôi .

Cách tốt nhất để bảo vệ mật khẩu một bảng tính Excel là gì?^{(What’s The Best Way To Password Protect An Excel Spreadsheet?)}

Ngày xưa, việc sử dụng tính năng bảo vệ bằng mật khẩu tích hợp của Microsoft Office để bảo vệ bằng mật khẩu cho tệp hoặc trang tính Excel là rất rủi ro. ^(Excel)Thuật toán mã hóa không đủ mạnh và có nhiều lỗ hổng, khiến nó không thể sử dụng được. Vì Microsoft Office hiện sử dụng AES-256 , bạn có thể yên tâm rằng mật khẩu bảo vệ trên bảng tính Excel của bạn là đáng tin cậy và không thể bị phá vỡ bằng công nghệ hiện tại.

Vì bảo vệ bằng mật khẩu tích hợp chỉ xử lý một tệp tại một thời điểm, bạn cũng có thể xem xét tùy chọn mã hóa 7-Zip. Nếu bạn đang xử lý một khối lượng lớn bảng tính Excel mà bạn muốn bảo vệ, thì mật khẩu bảo vệ tất cả chúng trong một kho lưu trữ duy nhất (với một mật khẩu mạnh và duy nhất!) Là một tùy chọn tiện dụng cũng sử dụng AES-256 .

Băn khoăn về một mật khẩu mạnh và duy nhất? Hãy xem những cách dễ dàng này để tạo mật khẩu mà bạn sẽ luôn nhớ^{( to create a password you’ll always remember)} .

How to Securely Password Protect an Excel File

Microsoft Εxcel remains the most popular spreadsheet application in the world. Excel spreadsheet data is often sensitіνe, containing personal or financial data. Understandably, yoυ might consider additional protection for your Excel fileѕ, such as a password.

You can password protect any Excel file using several options, including the integrated Excel password tool or third-party Excel password options.

1. Password Protect An Excel Sheet Using Integrated Tool

The first option for Excel password protection is an integrated tool. The entire Microsoft Office suite has a password protection tool you can use to secure your Excel spreadsheets, Word documents, PowerPoint presentations, and so on.

In Excel, head to File > Info. Select Protect Workbook, then Encrypt with Password from the dropdown menu.

Now, enter a secure password for your Excel spreadsheet. Ensure your password is strong and unique, press OK, then re-enter your password to confirm.

Next time you attempt to open the Excel spreadsheet, you’ll meet the password entry form.

New to Excel? Check out our Microsoft Excel basics tutorial to learn the ropes – fast!

How Secure Is Microsoft Office Password Protection?

Microsoft Office 97-2003 used a very poor encryption standard, known as RC4. The older encryption algorithm has numerous vulnerabilities, which makes cracking the password on an older Excel document incredibly easy.

Microsoft Office 2007-2013 saw an upgraded encryption algorithm, switching to the much stronger AES-128 algorithm. Office 2016-2019 uses the AES-256 encryption algorithm, which is unbreakable within a reasonable timeframe using existing technology.

Extra Excel Protections

Microsoft Excel has a few extra security features, too:

• Mark as Final: Marks the file as complete, which informs other users of the spreadsheet that they should not make any changes. However, marking a spreadsheet as final does not provide any additional password protection.
  
• Protect Current Sheet: You can add a small additional layer of protection to a specific spreadsheet within your workbook when you password protect an Excel sheet. People with access to the Excel file can still see the spreadsheet but cannot make any changes without the correct password. You can use a different password for this option, too.

• Restrict Access: An option large organizations can use to restrict access to certain individuals using security templates or other identifiers.
  
• Add a Digital Signature: The digital signature option verifies that the file remains untampered between the sender and recipient, ensuring the content is the same.

You might use a combination of additional security features alongside the Excel spreadsheet password protection option, especially if you’re sharing an Excel spreadsheet.

2. 7-Zip

A great method for encrypting multiple Excel files at the same time is to use the free archive tool, 7-Zip to password protect multiple Excel files. You can use 7-Zip to encrypt a whole folder of individual Excel files, password protecting an entire selection of Excel spreadsheets rather than one at a time.

First, download and install the latest version of 7-Zip. Once installed, head to the folder containing your Excel spreadsheets. Now, drag your mouse cursor over the files you want to password protect to select them all. Alternatively, hold CTRL and left click to select individual files with your mouse.

After finalizing your selection, right-click and select 7-Zip > Add to Archive to open the 7-Zip archive options. Encryption options are on the right. Enter a strong and unique password, then press OK.

Now, you must enter a password before opening any of the Excel spreadsheets inside the archive. But the spreadsheets outside the archive are not password protected. Select the non-password protected Excel spreadsheets (outside the archive) and delete them.

3. Windows Encrypting File System

The Windows Encrypting File System (EFS) is Windows integrated encryption system for individual files. EFS is unlike Bitlocker, which you use for full disk encryption. Instead, EFS works on a file-by-file basis, perfect for password-protecting an Excel spreadsheet.

To use EFS to encrypt your file, right-click the Excel spreadsheet and select Properties. Now, select Advanced, then check the box to Encrypt contents to secure data. Press OK, then Apply.

The Encryption Warning will appear. It explains that encrypting a single file can cause an issue under certain circumstances and that encrypting the entire folder offers more protection. If the file is in a frequently accessed folder, you’ll have to unlock the folder each time you want to access any other file. One way around this is to place your text file in a separate folder and use this as your secure folder.

After confirming your selection, the Encrypting File System will ask you if you want to take a backup of the encryption key. You can use the encryption key backup if you forget your decryption password.

Exporting Your Encryption Key Backup

If you choose to export your encryption key backup for additional security, the Microsoft Certificate Export Wizard will run. The wizard will guide you through the creation and export of your encryption key to an external media source, such as a USB flash drive.

Select Personal Information Exchange from the first page, and check Export all extended properties. On the next page, you must input a secure and unique password to password protect your files. Switch the encryption type to AES256-SHA256 (extremely strong encryption!), then give your encryption key backup a filename. Press Finish to complete the process.

Once the process is complete, you’ll see a small lock icon on the Notepad text file icon, indicating its encryption status.

4. AxCrypt

Another handy tool for password protecting Excel sheets is AxCrypt, a handy yet powerful encryption tool.

Download and install AxCrypt. The first time you run AxCrypt, you’ll have to run through the setup. Importantly, you must provide a real email address during the sign-up process, or else you won’t receive your free AxCrypt license. After receiving the code, copy and paste it into AxCrypt before continuing.

You also need to create a strong and unique AxCrypt password. The AxCrypt password acts as the encryption and decryption key for your Excel spreadsheets. Take heed of the AxCrypt warning. Restoring your password will only allow access to the account associated with the files. It will not allow you to decrypt files secured with an old password.

When you’re ready, drag and drop an Excel spreadsheet file into the AxCrypt window. If you are signed into AxCrypt, it will encrypt your files automatically. Similarly, if you are logged into AxCrypt and attempt to open a file, it will not present a password prompt. If you close AxCrypt (which also logs you out), you will receive a password prompt when you attempt to open the spreadsheet.

AxCrypt is a free encryption tool, which is why it features in our list of the best Windows freeware programs.

What’s The Best Way To Password Protect An Excel Spreadsheet?

In the old days, using Microsoft Office’s integrated password protection to password protect an Excel file or sheet was risky. The encryption algorithm was not strong enough and had multiple vulnerabilities, rendering it unusable. As Microsoft Office now uses AES-256, you can rest assured that the password protection on your Excel spreadsheet is trustworthy and impossible to break using current technology.

As the integrated password protection only handles one file at a time, you might also consider the 7-Zip encryption option. If you are dealing with a large volume of Excel spreadsheets that you want to protect, password protecting all of them in a single archive (with a strong and unique password!) is a handy option that also uses AES-256.

Wondering about a strong and unique password? Check out these easy ways to create a password you’ll always remember.

Related posts

• Cách xóa, bẻ khóa hoặc phá vỡ mật khẩu Excel XLS đã quên

• 3 Ways ĐẾN Password Protect A Excel File

• Thêm một Regression Trendline tuyến tính đến một Excel Scatter Plot

• Cách tạo Histogram trong Excel

• Cách tạo Flowchart trong Word and Excel

• Cách tính Variance bằng Excel

• Làm thế nào để hiểu phân tích điều gì xảy ra trong Microsoft Excel

• Hướng dẫn cho tất cả các phần mở rộng tệp Excel & Ý nghĩa của chúng

• Làm thế nào để Automatically Backup một Word Document để onedrive

• Lập biểu đồ dữ liệu Excel của bạn

• 13 OneNote Tips & Tricks Để tổ chức ghi chú của bạn tốt hơn

• Sử dụng chức năng “Chèn dữ liệu từ ảnh” mới của Excel Mobile

• Hướng dẫn Kiến thức Cơ bản về Microsoft Excel - Học Cách sử dụng Excel

• Cách lọc dữ liệu trong Excel

• Cách Group Worksheets trong Excel

• Cách trừ ngày trong Excel

• Cách thêm thanh lỗi trong Excel

• Cách thay đổi Background trong Microsoft Teams

• Liên kết các ô giữa Trang tính và Sổ làm việc trong Excel

• Cách mở nhiều phiên bản Excel